Magazyn online w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Magazyn online w znaczeniu tej strony to usługa. Operator prowadzi magazyn dla sklepów internetowych, które nie mają własnej hali ani zespołu magazynierów. Sklep wysyła towar na adres magazynu, a operator przyjmuje go na stan i składuje, a potem kompletuje zamówienia kupujących i przekazuje je przewoźnikowi. Ta strona opisuje, co w takim układzie dostaje sklep, czego operator potrzebuje od systemu i co dochodzi przy towarach z datą ważności.

To inny temat niż program magazynowy działający w przeglądarce. Pracę z programem opisuje strona o programie magazynowym online, a model chmurowy strona o magazynie w chmurze. Magazyn własnego sklepu, w którym paczki pakuje sam sklep, opisuje strona e-commerce WMS, a system operatora z rozliczaniem usług program magazynowy 3PL. Tu patrzymy na usługę z punktu widzenia sklepu, który zleca obsługę magazynową.

Jak zamówienie sklepu przechodzi przez magazyn online?

Zamówienie kupującego przechodzi przez magazyn operatora w pięciu etapach, a każdy z nich zostawia ślad w systemie. Szósty element to zwrot, bo paczki wracają do tego samego magazynu. Schemat pokazuje drogę w Studio WMS.net, a szczegóły zależą od wdrożenia i od umowy między sklepem a operatorem.

Co robi magazyn, a co widzi sklep

Tabela zestawia te same etapy z dwóch stron. Środkowa kolumna to praca operatora na hali, a ostatnia to dane, które operator może udostępnić sklepowi. Zakres udostępnionych danych ustala operator przy zakładaniu klienta. W Studio WMS.net dostęp dla kontrahentów zapewnia moduł Proxy, czyli witryna www z wybranymi danymi, dostępna od wersji STANDARD.

Kolejność etapów od trzeciego do piątego zależy od metody zbierania towaru i od sposobu pakowania. Opisują je strony o kompletacji zamówień i o pakowaniu i kontroli wysyłki. Przyjęcie dostawy sklepu opisuje strona o przyjęciu do magazynu, a dokumenty wydania strona o wydaniu z magazynu.

Przed pierwszą dostawą magazyn potrzebuje kartoteki asortymentu sklepu z indeksem i kodem EAN, a dla towaru z partią także z informacją, że seria i data ważności są wymagane. Kartoteka może mieć zdjęcie przy indeksie, co skraca rozpoznanie towaru przy przyjęciu i pakowaniu. Zasady kodowania opisuje strona o kodach kreskowych w magazynie.

Co musi mieć operator, żeby obsługiwać kilka sklepów?

Pierwszym elementem jest system zarządzania magazynem (WMS), w którym każdy produkt ma właściciela i lokalizację. Dzięki niemu można śledzić towar od przyjęcia do wysyłki na bieżąco. System prowadzi przyjęcie towaru i kompletację zamówień, a inwentaryzację wykonuje na tych samych danych, co przyspiesza pracę i ogranicza ryzyko błędów.

Drugim elementem jest układ przestrzeni. Dobrze zaprojektowany magazyn pozwala lepiej wykorzystać powierzchnię i ułatwia odnajdywanie produktów, a zasady rozmieszczenia opisuje strona o optymalizacji przestrzeni magazynowej. Przepływ towarów usprawniają też urządzenia transportu wewnętrznego, takie jak wózki widłowe i przenośniki.

Sklep, który zleca obsługę, potrzebuje też własnego widoku danych. Powinien widzieć stany swojego towaru i dokumenty przyjęć i wydań. W Studio WMS.net taką rolę pełni moduł Proxy, który obsługuje też zlecenia wysyłki, a zakres widoku ustala operator. Sklep sprzedaje także w nocy, więc dostępność takiego widoku całą dobę warto uzgodnić w umowie z operatorem.

Widok ograniczony do własnego towaru wymaga uprawnień, bo konto sklepu nie może zobaczyć danych innego klienta. Zakres konta ustala administrator, a mechanikę nadawania dostępu opisuje strona o uprawnieniach per użytkownik. Dostawy kilku sklepów trafiają na tę samą rampę, więc operator rezerwuje okna czasowe. Awizowana dostawa czeka w systemie jako zlecenie przyjęcia i po rozładunku zamienia się w dokument PZ, jak opisuje strona o awizacji dostaw.

Przy kilku sklepach w jednym magazynie dochodzi wymóg, którego nie ma magazyn własny: stan towaru i naliczona usługa muszą mieć właściciela. Studio WMS.net prowadzi magazyn w podziale na firmy, więc właściciela towaru wyznacza struktura danych, a nie dyscyplina magazyniera. Cztery poziomy takiego rozdziału, czyli stan, lokalizację, rozliczenie i raport, opisuje dział Logistyka 3PL.

Co sklep powinien sprawdzić u operatora przed umową

Cztery pytania pomagają ocenić, czy system operatora rozdziela klientów naprawdę, a nie tylko nazwami folderów.

• Czy stan jest osobny dla każdego sklepu. Ilość towaru ma być przypisana do właściciela, żeby nadwyżka jednego klienta nie pokryła braku u drugiego.
• Czy sklep dostanie własny dostęp. Widok ograniczony do jego asortymentu zdejmuje z operatora telefony z pytaniem o stan.
• Czy cennik jest indywidualny. W kartotece kontrahenta pole wyboru uruchamia cennik klienta, więc ta sama usługa może kosztować inaczej dla dwóch sklepów.
• Jak system informuje o zdarzeniach. Adres autopowiadomień w kartotece kontrahenta odbiera automatyczne raporty przeznaczone dla klienta magazynu.

Jak wygląda start nowego sklepu w magazynie

Uruchomienie kolejnego klienta nie wymaga zmian w systemie, tylko czterech czynności po stronie operatora. Każda z nich wymaga czegoś od sklepu.

1. Operator zakłada kartotekę kontrahenta z cennikiem indywidualnym, więc sklep przekazuje dane firmy i uzgadnia stawki.
2. Operator wpisuje adres autopowiadomień i kolor kontrahenta, więc sklep wskazuje osobę, która ma dostawać raporty.
3. Operator przypisuje lokalizacje albo strefę we wspólnej puli, a to, czy sklep dostanie wydzielone regały, wynika z umowy.
4. Operator nadaje dostęp przez przeglądarkę z widokiem własnego towaru, więc sklep wskazuje osoby, które dostaną konta.

Układ kartoteki kontrahenta opisuje strona o kartotekach kontrahentów, a codzienną pracę z kontrahentami strona o historii transakcji kontrahentów.

Jak utrzymać wysoką jakość usługi magazynu online?

Jakość usługi magazynu online sklep ocenia po tym, czy paczka dotarła do kupującego dokładnie i na czas. Po pierwsze więc liczy się dokładne i terminowe realizowanie zamówień. Każde opóźnienie albo błąd w kompletacji obciąża wizerunek sklepu, a nie magazynu, bo kupujący widzi tylko sklep.

Po drugie, ważne jest bezpieczeństwo powierzonych towarów. Operator zapewnia warunki przechowywania odpowiednie do asortymentu, na przykład stałą temperaturę i wilgotność tam, gdzie wymaga tego towar, oraz zabezpiecza magazyn przed dostępem osób niepowołanych. W umowie warto ustalić, kto ubezpiecza towar na wypadek kradzieży lub uszkodzenia. Formularz kontrahenta w Studio WMS.net ma pola rodzaju ubezpieczenia i daty, do której ono obowiązuje, a zasady bezpieczeństwa na hali opisuje strona o bezpieczeństwie w magazynie.

Po trzecie, liczy się obsługa klienta. Pracownicy operatora powinni umieć odpowiedzieć na pytania sklepu, a kanały kontaktu, na przykład e-mail i telefon, trzeba uzgodnić z góry.

Jakość da się sprawdzić na danych, jeśli operator je udostępnia. Pierwszym miernikiem są statusy zleceń: lista dokumentów wydania pokazuje, ile zleceń czeka na kompletację, a ile jest już wydanych i zamkniętych. Drugim jest liczba palet każdego klienta w magazynie, która pokazuje, ile miejsca zajmuje sklep i czy rozliczenie składowania ma pokrycie w zajętości.

Sklep może oczekiwać wskaźników, na przykład czasu od wpłynięcia zlecenia do wydania, ale ich definicję ustala umowa. Nie podajemy tu żadnych wartości, bo zależą one od towaru i od ustaleń z operatorem.

Jakie usługi dodatkowe wykonuje magazyn dla sklepu?

Oprócz składowania operator może pakować towar i przygotowywać dokumenty wysyłkowe. Dla sklepu oznacza to mniej pracy własnej, a dla operatora osobną pozycję w cenniku. Każda taka czynność wykonana na cudzym towarze jest usługą, którą trzeba policzyć.

W Studio WMS.net usługi trzyma kartoteka usług magazynowych, w której każdy rekord ma indeks, nazwę, cenę netto i walutę. Stawki klienta zapisuje jego kartoteka kontrahenta. Zestaw usług i sposób ich rozliczania opisuje strona o usługach dodanych w magazynie operatora, a model operatora z naliczaniem według cennika klienta strona o programie magazynowym 3PL.

Rozliczenie powstaje w module rozliczania kosztów magazynowania. Użytkownik wybiera kontrahenta i okres, a wygenerowane rozliczenie trafia do bufora, w którym można je poprawić przed zatwierdzeniem. Zatwierdzone zestawienie można wyeksportować do arkusza albo przekazać do systemu ERP, który wystawi fakturę. Promocja oferty magazynowej i programy lojalnościowe to sprawy handlowe operatora, które nie zależą od programu magazynowego, więc ich tu nie opisujemy.

Dlaczego operator potrzebuje WMS przy obsłudze sklepów?

Kupujący w sklepie internetowym oczekuje szybkiej dostawy, więc operator musi przyjmować zamówienia bez ręcznego przepisywania. System WMS automatyzuje część procesów magazynowych i skraca czas przygotowania zamówienia. Ten sam magazyn może obsługiwać zamówienia z kilku kanałów sprzedaży, na przykład ze sklepu internetowego i z marketplace’ów.

System WMS ułatwia też integrację z innymi systemami, na przykład z ERP i ze sklepem internetowym. Sklep widzi wtedy aktualny stan zapasów, a informacje o dostępności produktów w kanałach sprzedaży aktualizują się automatycznie. To ogranicza sytuacje, w których kupujący zamawia towar, którego już nie ma w magazynie. Dokładność zależy jednak od porządku w danych i od sposobu integracji, a część platform ogranicza częstotliwość zmian stanów.

Przy magazynie online dochodzi trzecia strona: operator wykonuje pracę, ale towar i zamówienia należą do sklepu. Zamówienie musi więc trafić do magazynu bez ręcznego przepisywania, a status i numer przesyłki muszą wrócić do sklepu. Moduł integracji wymienia komunikaty przez API i importuje pliki z serwera FTPs, a połączenie z platformą wymaga dodatkowej pracy programistycznej, której zakres zależy od liczby i złożoności systemów. Przepływ danych opisuje strona o integracji WMS z platformami e-commerce, a dwie najczęstsze drogi strony o integracji z BaseLinkerem i z Allegro.

Dla sklepu wybór drogi to decyzja o tym, kto wpisuje zamówienia i ile pracy zostaje po stronie sklepu. Ostateczny zakres integracji ustala analiza przedwdrożeniowa, a ogólne zasady wdrożenia opisuje strona o wdrożeniu programu magazynowego.

Co dzieje się ze zwrotami od kupujących?

Zwrot towaru kupionego w sklepie internetowym kończy się w magazynie operatora. W Studio WMS.net przyjęcie zwrotu odbywa się w wydzielonej strefie, a właściciel towaru pozostaje bez zmian. Magazyn rozpakowuje paczkę, ocenia stan towaru i zapisuje decyzję, a sklep czeka na nią, żeby rozliczyć się z kupującym.

W umowie z operatorem trzeba więc ustalić, kto ocenia stan towaru i jak szybko informuje sklep o przyjęciu zwrotu. Terminy i podział obowiązków wynikają z ustawy o prawach konsumenta, a opisuje je strona o zwrotach w magazynie e-commerce. Wysyłkę paczek i etykiety przewoźnika omawia strona o wysyłce przez firmy kurierskie.

Co magazyn online dla FMCG musi wiedzieć o partiach i datach ważności?

Obsługa towarów szybko rotujących opiera się na dwóch danych zapisanych przy każdej dostawie: numerze partii i terminie ważności. Wdrożenie systemu WMS w magazynie online sprzedającym produkty FMCG ma więc sens wtedy, gdy te dane trafiają do systemu już przy przyjęciu. Dzięki nim system może ograniczać straty z przeterminowania, bo wydaje towar według terminu.

System WMS ułatwia też zarządzanie wieloma lokalizacjami i współpracę z przewoźnikami. Dane z dokumentów można analizować, żeby zobaczyć, które indeksy sprzedają się szybciej, a które zalegają.

W Studio WMS.net kontrolę ustawia się w kartotece towaru. Zakładka Inne w formularzu asortymentu ma dwa pola wyboru, Wymagana seria i Wymagana data ważności. Po ich zaznaczeniu program wymusza te dane przy operacjach magazynowych, więc towar objęty partią nie wejdzie na magazyn bez numeru i terminu.

Przy wydawaniu obowiązuje zasada FEFO: pierwszy wychodzi towar o najkrótszym terminie ważności, nawet jeśli dojechał później. Działa ona tylko wtedy, gdy termin podano przy każdym przyjęciu, dlatego brak daty trzeba zatrzymać na rampie, a nie przy wydaniu. Umowa ze sklepem albo z kanałem sprzedaży może też określać minimalny pozostały termin, z jakim towar wolno wydać. Takie wartości ustala umowa, więc ich tu nie podajemy.

Gdy partia okaże się wadliwa, magazyn musi zrobić dwie rzeczy: zablokować towar na stanie i ustalić, którym odbiorcom wydano towar z tej partii. Odpowiedź daje zestawienie dokumentów wydań z numerem partii. Szczegóły blokady i wycofania z rynku opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności. Samo pojęcie wyjaśnia strona o numerze partii, a odczyt z opakowania strona o odczycie numeru partii. Wymagania sieci handlowych i cross-docking opisuje strona o WMS dla branży FMCG, a FEFO i strefy temperaturowe strona o WMS dla branży spożywczej.

Gdzie czytać dalej o FMCG i modułach magazynu

W branży FMCG liczy się świeżość i terminowość dostaw. Systemy WMS, które rejestrują numery partii i terminy ważności, pomagają kontrolować stan i jakość towaru, a blokady jakości zatrzymują partie, które nie powinny trafić do kompletacji. Tabela odsyła do stron o modułach, które dotyczą pracy z partiami.

Gdzie czytać dalej o logistyce i dostępie online

Branża FMCG ma szybką rotację produktów i wymaga ścisłej kontroli dat ważności. System WMS umożliwia śledzenie partii i blokowanie towaru po przekroczeniu terminu, a dostęp przez przeglądarkę pozwala zarządzać magazynem z dowolnego miejsca.

Którą stronę o magazynie online otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o magazynie online i każda opisuje inny wycinek tematu. Ta strona dotyczy usługi dla sklepów internetowych, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.