Numer partii (LOT) wskazuje grupę sztuk z jednego cyklu produkcji i różni się od numeru seryjnego. Opisujemy jego odczyt z kodów GS1 oraz ślad partii w WMS.net.
Czym jest numer partii i czym różni się od numeru seryjnego?
Numer partii (ang. LOT albo batch) to oznaczenie, które producent nadaje grupie sztuk wytworzonych w jednym cyklu i w takich samych warunkach. Wszystkie sztuki z tej grupy noszą ten sam numer, więc wskazuje on, skąd pochodzi towar, ale nie odróżnia jednej sztuki od drugiej. Magazyn nie wymyśla tego numeru, tylko odczytuje go z etykiety i przenosi do systemu w niezmienionej postaci.
Stan magazynowy bez partii mówi tylko, ile sztuk leży na półkach. Przy partiach stany magazynowe rozpisuje się na numery, więc widać nie tylko ilość, ale i cykl produkcji, z którego towar pochodzi. Dwie dostawy tego samego artykułu to dla zarządzania zapasami dwie osobne pozycje. Mogą mieć różne terminy ważności i różne losy: jedną da się zablokować, a drugą nadal wydawać.
Numer partii towarzyszy towarowi przez cały przepływ towarów: od rampy przyjęcia przez lokalizację i kompletację do rampy wydania. Na każdym etapie powinien być zapisany tak samo, bo każda zmiana zapisu przerywa ślad. Przy surowcach farmaceutycznych partia ma własną zawartość substancji czynnej, a jej wpływ na masę naważki opisuje strona o korekcie procentowej substancji czynnej.
Ta strona opisuje, czym jest numer partii i jak jest zbudowany, a następnie jak partia przechodzi przez magazyn. Procesy zależne od terminu ważności, na przykład FEFO i wycofanie, opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności, a praktyczne wskazówki o szukaniu numeru na opakowaniu zbiera strona o odczycie numeru partii.
Co identyfikuje numer partii, a co numer seryjny?
Partia i numer seryjny działają na różnych poziomach. Partia odpowiada na pytanie, z którego cyklu produkcji pochodzi towar, a numer seryjny na pytanie, która to sztuka. Termin ważności jest osobną daną: nie identyfikuje niczego, ale razem z partią wyznacza kolejność wydań. Tabela zestawia te trzy dane obok siebie.
| Cecha | Numer partii | Numer seryjny | Termin ważności |
|---|---|---|---|
| Co wskazuje | Grupę sztuk z jednego cyklu produkcji | Jedną konkretną sztukę | Datę, do której towar nadaje się do sprzedaży albo zachowuje jakość |
| Ile sztuk ma ten sam zapis | Wiele, cała partia | Jedna | Wiele, zwykle cała partia |
| Gdzie zapisuje go Studio WMS.net | Pozycja dokumentu przyjęcia, powiązana z paletą i lokalizacją | Ewidencja według numerów seryjnych | Pole obok numeru partii w pozycji dokumentu przyjęcia |
| Kiedy bywa wymagany | Żywność i leki oraz inne towary, których dostawę trzeba umieć wycofać | Towary drogie, objęte gwarancją lub serwisem | Towary o ograniczonej przydatności |
| Do czego służy w magazynie | Blokada partii i śledzenie w obie strony | Gwarancja i serwis pojedynczej sztuki | Kolejność wydań według FEFO i blokada po terminie |
| Identyfikator w kodzie GS1 | (10) | (21) | (17) albo (15) |
Numer seryjny schodzi poziom niżej niż partia, dlatego prowadzi się go przy towarach drogich lub objętych gwarancją, a często obok numeru partii. Mechanizm opisują strony o numerach seryjnych i o ewidencji według numerów seryjnych.
Jak zbudowany jest numer partii i gdzie go szukać na opakowaniu?
Format numeru ustala producent i nie ma jednego wzorca. Zdarza się numer czysto kolejny, ale częściej zawiera on datę wytworzenia i oznaczenie linii, bo pomaga producentowi odtworzyć historię partii. Magazyn nie rozbiera numeru na części, ponieważ każdy producent ma własny schemat. Dla magazynu obowiązuje jedna zasada: numer to ciąg znaków, który przenosi się w całości i bez zmian.
| Segment | Przykład | Możliwe znaczenie | Co z nim robi magazyn |
|---|---|---|---|
| Rok | 26 | Rok wytworzenia | Przenosi bez zmian, nie liczy z niego terminu |
| Dzień roku | 281 | Kolejny dzień roku, w którym powstała partia | Przenosi bez zmian, termin czyta z osobnego pola |
| Linia | L2 | Linia produkcyjna producenta | Przenosi bez zmian, rozróżnia partie z jednego dnia |
| Numer kolejny | 07 | Siódma partia tego dnia na tej linii | Przenosi bez zmian, bo to część unikalnego zapisu |
Przykład jest ilustracyjny i nie opisuje żadnego konkretnego producenta. Pokazuje jednak, dlaczego nie warto poprawiać numeru z etykiety: pozornie zbędny myślnik albo zamieniona litera zmienia zapis, którego producent użyje przy ewentualnym wycofaniu. Numer stoi na opakowaniu jednostkowym i zbiorczym, zwykle jako tekst obok kodu, często po słowie LOT. Jeśli etykieta dostawcy go nie ma, magazyn nadaje własny numer o ustalonym schemacie, który nie powtórzy się przy kolejnej dostawie.
Jak odczytać numer partii z kodu GS1?
W standardzie GS1 dane w kodzie poprzedzają identyfikatory zastosowania (AI), czyli krótkie numery w nawiasach, które mówią, co oznacza kolejny ciąg znaków. Skan jednego kodu przekazuje systemowi kilka danych naraz, więc nikt ich nie przepisuje. Kody 2D, na przykład QR, mieszczą więcej informacji niż liniowe, co opisuje strona o kodach kreskowych 1D i 2D.
| Identyfikator | Co niesie | Format danych |
|---|---|---|
| (00) | Numer SSCC jednostki logistycznej, na przykład palety | 18 cyfr |
| (01) | Numer GTIN towaru | 14 cyfr |
| (10) | Numer partii | Do 20 znaków alfanumerycznych |
| (15) | Data minimalnej trwałości (best before) | Sześć cyfr w układzie RRMMDD |
| (17) | Termin ważności | Sześć cyfr w układzie RRMMDD |
| (21) | Numer seryjny sztuki | Do 20 znaków alfanumerycznych |
Przykład ilustracyjny: zapis (01)05901234123457(10)26-281-L2-07(17)271231 zawiera trzy identyfikatory. Pierwszy wskazuje towar o numerze GTIN 05901234123457. Dwa pozostałe niosą numer partii 26-281-L2-07 i termin ważności 31.12.2027. Pola o zmiennej długości, takie jak (10) i (21), mają w kodzie znak rozdzielający, jeśli stoi po nich kolejny identyfikator, a w zapisie czytelnym dla człowieka ten znak się nie pokazuje.
Rodzaj daty z opakowania ma znaczenie. Identyfikator (17) oznacza termin ważności, po którym towar blokuje się bezwzględnie, a (15) datę minimalnej trwałości, po której o dalszym wydawaniu decyduje dział jakości lub handlowy. Budowę etykiety z numerem SSCC opisują strony o etykietach logistycznych w standardzie GS1 i o generowaniu etykiet GS1, a zasady oznaczania towaru kodami omawia filar o kodach kreskowych w magazynie.
Jak partia przechodzi przez magazyn od dostawcy do klienta?
Droga partii ma sześć przystanków, a numer musi być zapisany lub sprawdzony na każdym z nich. Zapis zaczyna się na etykiecie producenta. W systemie pojawia się przy przyjęciu i od tego wpisu zależą wszystkie kolejne ogniwa. Schemat jest ilustracyjny, a nazwy dokumentów odpowiadają Studio WMS.net.
Gdzie numer partii wpisuje się po raz pierwszy?
Przy przyjęciu, w pozycji dokumentu PZ albo PZB. Obok palety i lokalizacji stoją pola numeru partii i terminu ważności, a program przyjmuje też datę produkcji. Zasady kontroli ustawia się już w kartotece towaru: zakładka Inne ma dwa pola wyboru, Wymagana seria i Wymagana data ważności. Po ich zaznaczeniu program nie przyjmie towaru bez numeru i terminu, dlatego brak numeru trzeba wyjaśnić z dostawcą przy rampie, a nie po odłożeniu palety.
Numer partii nie powinien być wpisywany ręcznie. Jedna zamieniona cyfra tworzy partię, której nie ma u dostawcy, a to przerywa ślad. Skan etykiety terminalem z Androidem, który opisuje strona o terminalu Android, zastępuje przepisywanie. Cały przebieg przyjęcia, od awizacji do odłożenia na lokalizację, opisuje filar o przyjęciu do magazynu, a tutaj zajmujemy się wyłącznie numerem partii.
Jak partia wpływa na kolejność wydawania?
Partia daje kryterium, według którego system wskazuje towar do zebrania. FIFO wydaje partię przyjętą najwcześniej, a FEFO tę, której termin ważności upływa pierwszy. Lista kompletacyjna podaje wtedy lokalizację i partię, a skan na terminalu potwierdza, że magazynier sięgnął po właściwą paletę. Na platformach ST i RS program ostrzega przy wydaniu, gdy do terminu zostało mniej niż 30 dni, ale ostrzeżenie nie blokuje zatwierdzenia.
Wybór strategii nie kończy się na samej regule. Odbiorcy często zastrzegają w umowie minimalny pozostały okres ważności, więc przy kompletacji sprawdza się, czy partia jest najstarsza i czy jej termin mieści się w umowie. Przebieg zbierania opisuje filar o kompletacji zamówień, a dobór reguły kolejności strona o strategii komisjonowania.
Co się dzieje, gdy partię trzeba zablokować?
Blokada zmienia status palety: towar zostaje na lokalizacji, ale nie trafia do kompletacji. Musi objąć całą partię naraz, także palety stojące w innych regałach i przy kompletacji, bo zatrzymanie jednej palety niczego nie zmienia, jeśli reszta partii nadal jest wydawana. Wycofanie produktu konsumenckiego reguluje też rozporządzenie GPSR, opisane na stronie GPSR w magazynie i e-commerce.
Decyzję o zwolnieniu albo odrzuceniu partii podejmuje dział jakości, a magazyn ją wykonuje. Tryb pracy opisuje strona o kontroli jakości. Blokada dotyczy nie tylko wad: partia, która przekroczyła termin ważności, też powinna zmienić status, zanim ktoś ją skompletuje.
Jak sprawdzić, dokąd trafiła partia i skąd przyszła?
Ślad partii to zestaw zapisów łączących numer z dokumentami. W praktyce zadaje się cztery pytania, a każde ma swoje miejsce w systemie. Tabela pokazuje, gdzie szukać odpowiedzi.
| Pytanie | Gdzie jest odpowiedź | Do czego prowadzi |
|---|---|---|
| Skąd przyszła partia? | Dokument przyjęcia (PZ, PZB) z dostawcą | Do dostawcy i jego dokumentów jakościowych |
| Gdzie leży teraz? | Ewidencja palet: lokalizacja i status | Do miejsca w magazynie i do blokady |
| Komu ją wydano? | Dokumenty wydań WZ z kontrahentem i datą | Do listy odbiorców na wypadek wycofania |
| Czy zapis jest kompletny? | Porównanie ilości przyjętej z wydaną i ze stanem | Do ogniwa, w którym brakuje danych |
Śledzenie działa w dwóch kierunkach i oba zaczynają od tego samego numeru:
- W przód - od partii do odbiorców. Odpowiedź daje zestawienie dokumentów wydań WZ z kontrahentami i datami.
- Wstecz - od reklamacji do dostawcy. Numer z opakowania prowadzi do dokumentu przyjęcia, a ten do dostawcy.
Spójność zapisu da się sprawdzić prostym bilansem: ilość przyjęta powinna równać się sumie wydań i stanowi, który został w magazynie. Przykład ilustracyjny: z dostawy 40 palet po 48 sztuk przyjęto 1920 sztuk. Wydano 1500, a na stanie zostało 400, więc brakuje 20 sztuk i rozbieżność wymaga wyjaśnienia, na przykład inwentaryzacją, którą opisuje filar o inwentaryzacji magazynu. Zgodny bilans oznacza, że ślad jest kompletny, a rozjazd wskazuje ogniwo bez zapisu. Dokumenty, na których opiera się ślad, opisuje filar o dokumentach magazynowych.
Jak partia wiąże się z przyjęciem i raportem stanów?
Numer partii nie jest odrębnym modułem, tylko dodatkową daną w procesach, które magazyn i tak prowadzi. Poniżej cztery tematy, w których pojawia się najczęściej.
Jak import z Excela wiąże się z numerami partii?
Funkcja importu danych z arkuszy Excel wspiera migrację kartotek i kontrahentów, o czym pisze strona o imporcie danych z excela. Numer partii nie należy jednak do kartoteki towaru, tylko do dokumentu przyjęcia, bo każda dostawa ma własny. W kartotece ustawia się jedynie, że seria i termin są wymagane. Wymianę danych o dostawach z ERP opisuje strona o synchronizacji danych. To, czy plik z importu może przenieść także stany z podziałem na partie i które pola partii przechodzą między systemami, ustala analiza przedwdrożeniowa.
Jak numer partii wpływa na przyjęcie towaru do magazynu?
Przyjęcie to jedyny moment, w którym numer da się zapisać bez ryzyka rozjazdu ze stanem fizycznym, bo paleta stoi jeszcze przy rampie, a etykieta jest w zasięgu wzroku. Pracownik weryfikuje zgodność dostawy z zamówieniem i stan towaru, a przy partiach także zgodność numeru z etykietą i dokumentem dostawy. Skanery kodów kreskowych skracają ten krok, bo odczytują numer z kodu. Dobrze przeprowadzone przyjęcie towaru do magazynu daje poprawne stany od pierwszego dnia, a przy partiach także poprawny ślad.
Co raport stanów magazynowych mówi o partiach?
Raport stanów magazynowych przedstawia ilości towarów i ich lokalizacje, więc od razu widać braki. Stan łączny nie powie jednak, ile z niego leży w partii o krótkim terminie, dlatego stany czyta się w przekroju partii, który program kontroluje na poziomie pojedynczej pozycji. Ekran stanów strefy kompletacji w Studio WMS.net pokazuje obok kodu EAN i miejsca składowania numer partii oraz termin ważności. Sam raport opisuje strona o raporcie stanów magazynowych. Dane z niego pomagają też rozmieścić towary tak, żeby partie o krótkim terminie leżały blisko strefy, z której przebiega kompletacja towarów.
Na której platformie prowadzić partie z terminem ważności?
Obsługa partii z datą ważności i FEFO zależy od platformy. Pod magazyn z takimi towarami wskazujemy platformy StudioSystem ST albo RS, bo pakiet WMS na nowszej platformie GT nie ma jeszcze pełnej obsługi partii z datą ważności i FEFO, jak opisuje strona o WMS dla przemysłu farmaceutycznego. Przegląd rozwiązań, w tym aplikacji mobilnych na Androida, pokazuje portfolio systemu WMS.
W których branżach numer partii jest wymagany najczęściej?
Numer partii przydaje się wszędzie tam, gdzie wadę trzeba umieć odnieść do jednej dostawy. Cztery branże mają jednak własne powody, by zapisywać go przy każdym przyjęciu:
- Żywność - rozporządzenie (WE) nr 178/2002 wymaga, żeby firma wiedziała, od kogo kupiła towar i komu go sprzedała. Numer partii jest do tego podstawą, co omawia strona o WMS dla branży spożywczej.
- Leki i surowce farmaceutyczne - partia ma status, więc czeka w kwarantannie do decyzji Kontroli Jakości, a ślad sięga serii wyrobu. Opisują to strony o WMS dla przemysłu farmaceutycznego i o logistyce farmaceutyków.
- Chemia i ADR - termin przydatności obowiązuje przy warunkach składowania z karty charakterystyki, a strona o WMS dla chemii i ADR pokazuje, jak program wymusza te dane przy przyjęciu.
- Kosmetyki - liczy się termin z opakowania i okres po otwarciu, który omawia strona o WMS dla branży kosmetycznej.
Naważanie surowców przed produkcją leków, z blokadą partii niezwolnionej przez Kontrolę Jakości, prowadzi moduł Studio Naważalnia GMP.