Generowanie etykiet GS1 w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Ta strona opisuje samo generowanie etykiety: w którym momencie powstaje, skąd program bierze dane i kto nadaje numery. Budowę etykiety, identyfikatory AI i wymagania co do jakości kodu omawia strona o etykietach logistycznych w standardzie GS1, a uruchomienie etykiet w magazynie strona o wdrożeniu etykiet GS1.

Którą stronę o etykietach GS1 otworzyć najpierw?

Jak powstaje etykieta GS1 w magazynie?

System etykiet GS1 opisuje, jak zapisać numer jednostki i dane o towarze tak, żeby każdy skaner w łańcuchu dostaw odczytał je tak samo. Magazyn nie wymyśla więc własnego zapisu, tylko wypełnia ustalony wzór danymi z programu. Etykieta niesie numer jednostki logistycznej oraz informacje o jej zawartości, na przykład numer partii i datę ważności.

Firma, która ma drukować etykiety GS1, rejestruje się w organizacji GS1 i dostaje własny prefiks firmowy, z którego buduje swoje numery. Program magazynowy bierze pola z bazy, układa je według wzoru i drukuje etykietę, a pracownik niczego nie przepisuje z kartki. Etykieta powstaje więc na końcu łańcucha danych: najpierw w programie muszą być towar, dokument i numer palety, dopiero potem da się ją złożyć.

System magazynowy prowadzi dalszy ciąg po wydruku: skan etykiety wskazuje paletę w ewidencji, a program zapisuje jej lokalizację i status. Dane trzeba sprawdzić, zanim trafią na etykietę, bo błędu w nadrukowanym kodzie nie poprawi się w systemie. Schemat pokazuje drogę od danych do etykiety w czterech krokach po złożeniu pól.

Co zmienia generowanie etykiety z danych zamiast ręcznego wpisu?

Ręcznie wpisana etykieta powstaje z drugiej kopii danych: numer partii, termin i ilość przepisuje się z dokumentu na kartkę. Każde przepisanie to miejsce pomyłki, a pomyłki nie widać, dopóki odbiorca nie zeskanuje kodu. Etykieta składana z pozycji dokumentu bierze dane z jednego źródła, więc napis pod kodem i sam kod zawierają to samo.

Ten sam skan, który odczytuje etykietę, zapisuje w programie ruch palety. Dlatego automatyzacja procesów logistycznych zaczyna się w magazynie od etykiety: to ona łączy fizyczną paletę z jej wierszem w ewidencji. Ile czasu to oszczędza, zależy od liczby palet i od jakości danych wejściowych, więc skutki trzeba zmierzyć we własnym magazynie.

Wydruk z zatwierdzonego dokumentu pomaga też przy terminach. Partia i termin ważności zapisane w pozycji przyjęcia stoją na etykiecie, a program może według nich wydawać najpierw towar o najkrótszym terminie, o czym mówi strona o numerze partii. Gdy odbiorca zgłosi problem jakościowy, numer partii z etykiety zawęża szukanie do jednej serii.

Kiedy i przez kogo powinny być generowane etykiety GS1 w magazynie?

Etykieta powstaje wtedy, gdy w magazynie pojawia się nowa jednostka logistyczna, a nie przy każdym ruchu towaru. W procesie magazynowym wyznaczają to cztery zdarzenia: przyjęcie palety bez czytelnej etykiety, przyjęcie wyrobów z produkcji, złożenie palety od nowa i skompletowanie palety do wysyłki. Przy odłożeniu na regał i przy przesunięciu paleta zachowuje swoją etykietę, a zmienia się tylko jej lokalizacja w programie, co opisuje strona o programie magazynowym WMS.

Numer nadaje ten, kto buduje jednostkę logistyczną. Według GS1 Australia prefiks użyty w numerze SSCC należy do fizycznego budowniczego jednostki albo do właściciela marki. W praktyce rozstrzygają cztery sytuacje:

• Producent - nadaje numer przy zbudowaniu palety na wyjściu z produkcji, ze swojego prefiksu, i opisuje paletę w awizie.
• Magazyn przy przyjęciu - nic nie drukuje, gdy paleta ma czytelną etykietę GS1; skanuje numer dostawcy i zapisuje go w pozycji dokumentu.
• Magazyn przy braku etykiety - nadaje własny numer, a czyj prefiks zostanie użyty, ustala umowa z właścicielem towaru.
• Magazyn przy nowej palecie - po przepakowaniu albo kompletacji nadaje nowy numer i zdejmuje stare etykiety.

Za wydruk odpowiada system WMS, a decyzję, dla których dokumentów drukować etykiety, podejmuje użytkownik modułu. Całością przebiegu od przyjęcia po wysyłkę zajmuje się zarządzanie magazynem w programie, a zakres funkcji, które wspierają etykietowanie, opisują funkcje systemu WMS.

Skąd program bierze numer palety, GTIN, partię i termin?

Etykieta nie ma własnych danych. Każde pole pochodzi z miejsca, w którym ktoś wcześniej zapisał je w programie, więc jakość etykiety zależy od jakości tych zapisów. Tabela zestawia pola etykiety z ich źródłem w Studio WMS.net i z identyfikatorem AI, pod którym pole trafia do kodu; formaty podaje wykaz identyfikatorów AI w GS1.

Z zestawienia wynika praktyczna reguła: pole puste w dokumencie nie ma skąd trafić na etykietę. Jeśli towar ma termin, a w pozycji przyjęcia pole Termin ważności zostało puste, etykieta wyjdzie bez daty albo odbiorca odrzuci paletę. Kontrola danych przed zatwierdzeniem dokumentu kosztuje mniej niż wymiana etykiet na rampie.

GTIN w kartotece musi odpowiadać numerowi aktywowanemu w GS1, co opisuje strona o aktywacji numeru GTIN. Przebieg samego przyjęcia, w którym te pola się wypełnia, omawia strona o przyjęciu do magazynu.

Jak nadaje się numery SSCC i jak nie powtórzyć żadnego?

Numer SSCC ma 18 cyfr i składa się z cyfry rozszerzenia, prefiksu firmy GS1, numeru kolejnego i cyfry kontrolnej. Cyfra rozszerzenia to dowolna cyfra od 0 do 9, którą wybiera firma nadająca numer. Prefiks przydziela krajowa organizacja GS1, w Polsce GS1 Polska, a razem z numerem kolejnym i cyfrą rozszerzenia zajmuje zawsze 17 cyfr. Identyfikator (00) poprzedza numer w kodzie, ale do numeru nie należy.

Numerator musi być jeden. Gdy dwa stanowiska nadają numery niezależnie, prędzej czy później powstanie duplikat, a skan dwóch palet o tym samym numerze wskaże jedną pozycję w ewidencji. Według GS1 US numery nadaje się kolejno i nie wbudowuje w nie żadnego znaczenia, bo schemat oparty na znaczeniu liczb przestaje działać po reorganizacji firmy. Numer nie wraca do obiegu przez rok od wysyłki, jak podaje GS1 Australia. Program powinien więc brać następną wartość, a nie szukać pierwszej wolnej luki.

Przykład ilustracyjny z fikcyjnym prefiksem: cyfra rozszerzenia 0, prefiks 5901234, numer kolejny 000000127 i cyfra kontrolna 4 dają numer 059012340000001274. Cyfrę kontrolną liczy się z 17 pierwszych cyfr: mnoży się je na przemian przez 3 i 1, zaczynając od pierwszej, a sumę odejmuje od najbliższej wielokrotności dziesięciu. Ten sam algorytm stosuje się w numerach GTIN. Wykrywa on większość pomyłek wpisu, ale nie wszystkie: zamiana sąsiednich cyfr 2 i 7 w numerze 000000127 na 000000172 daje tę samą cyfrę 4, więc sama cyfra kontrolna nie zastępuje skanu.

W Studio WMS.net numer palety wpisuje się w pozycji dokumentu przyjęcia i można go wygenerować przyciskiem przy polu, a strona o kodach kreskowych w magazynie opisuje też automatyczne nadawanie numerów nośników przy zatwierdzeniu PZ. Ewidencja palet zapisuje przy numerze lokalizację i status. Strony serwisu mówią o numerze SSCC albo o własnym kodzie kreskowym palety, więc przed uruchomieniem etykiet ustala się, czy numery z programu mają być pełnymi numerami SSCC z prefiksem firmy. Odbiorca, który wymaga etykiety GS1, wymaga właśnie takiego numeru; rolę identyfikatorów GS1 w programie zestawia strona o certyfikacie GS1 dla SoftwareStudio.

Gdy firma ma kilka magazynów, numeracja musi być wspólna albo podzielona na rozłączne zakresy numerów kolejnych. Inaczej dwa magazyny wydrukują ten sam numer, a odbiorca, który przyjmuje palety z obu, zobaczy duplikat. Zakres numerów, sposób ich rezerwowania i osobę odpowiedzialną za numerator zapisuje się przed pierwszym wydrukiem, bo po wydaniu palet numeru nie da się już zmienić.

Jak działa szablon etykiety i wydruk na drukarce?

Szablon etykiety ma pola stałe i zmienne. Pola stałe, jak ramkę i logo, rysuje się raz, a pola zmienne, na przykład numer palety i partię, program podstawia z bazy w chwili wydruku. W Studio WMS.net szablony wydruków można przeprojektować w bezpłatnym narzędziu Microsoft Report Builder 3.0, a przy obsłudze wielu firm każda może mieć własny szablon z własnym logo. Zasady personalizacji opisuje strona o personalizacji wydruków w programie WMS.

Przed wydrukiem program pokazuje ekran podglądu etykiety. Wydruk idzie na zwykłej drukarce laserowej albo na drukarce kodów kreskowych, na przykład Zebra, na etykiecie samoprzylepnej. Dobór drukarki kodów kreskowych zależy od liczby etykiet dziennie i od tego, jak długo etykieta ma być czytelna. Serie drukarek omawia strona o drukarkach etykiet Zebra.

Moduł pokazuje na etykiecie między innymi nazwę towaru, liczbę sztuk, numer serii, GTIN i numer SSCC, a dane zapisuje jawnie oraz w kodach GS1-128. Który zestaw pól wymaga odbiorca, ustala się przy uruchomieniu, a próbny wydruk potwierdza zgodność z jego instrukcją. Moduł drukuje na podstawie zatwierdzonych dokumentów, więc etykieta powstaje dopiero wtedy, gdy dane w dokumencie są ostateczne. Poprawka dokumentu po wydruku oznacza nowy wydruk tej samej etykiety, a nie nowy numer.

Kiedy etykieta powstaje przy kompletacji i wysyłce?

Przy kompletacji towaru paleta wysyłkowa często składa się z kartonów z kilku miejsc, więc jest nową jednostką i potrzebuje własnego numeru. Rozebraną i złożoną od nowa jednostkę oznacza się nowym SSCC, jak podaje GS1 US. Paleta z kilkoma asortymentami, czyli MIX, nie ma jednego GTIN, więc identyfikuje ją sam numer SSCC, a skład wynika z dokumentu MIX albo z awiza ASN. Sposób pobierania towaru opisuje strona o programie do kompletacji, a cały przebieg strona o kompletacji zamówień.

Przy wysyłce do odbiorcy, który wymaga GS1, etykieta ma być na palecie, zanim paleta opuści rampę, a numery SSCC muszą zgadzać się z awizem wysłanym odbiorcy. Awizo ASN wymienia numery SSCC palet, a jeden skan etykiety przy rampie odbiorcy łączy paletę z zapowiedzią, co podaje GS1 US. Zapowiedź dostawy opisuje strona o awizacji dostaw, a etykietę przewoźnika, która jest osobną etykietą, strona o pakowaniu i kontroli wysyłki.

Jak sprawdzić etykietę skanem, zanim paleta trafi w obieg?

Pierwszy skan robi się przy stanowisku wydruku, a nie na rampie odbiorcy. Skan próbny czytnikiem, którego magazyn używa na co dzień, pokazuje, czy symbol w ogóle się czyta i czy odczyt zgadza się z napisem pod kodem. Napis drukuje się z identyfikatorami AI w nawiasach, a nawiasy nie są częścią zakodowanych danych (wyjaśnienie GS1).

Po skanie sprawdza się cztery rzeczy:

• Długość i cyfra kontrolna - numer SSCC ma 18 cyfr, a ostatnia zgadza się z obliczeniem.
• Zgodność z dokumentem - GTIN, partia, termin i ilość są takie same jak w pozycji dokumentu.
• Unikalność - numeru nie ma na innej palecie w ewidencji.
• Format daty - zapis RRMMDD, więc 30 września 2027 roku to 270930.

Jeśli odbiorca ocenia jakość symbolu, potrzebny jest weryfikator zgodny z normą ISO/IEC 15416, który wystawia ocenę w skali od A do F. Skan w hali takiej oceny nie zastępuje. Przy kodach o zmiennej długości liczy się także znak FNC1 i kolejność pól. Drugi skan następuje przy pierwszym ruchu palety: jeśli program nie rozpoznaje numeru, paleta nie ma wiersza w ewidencji, więc błąd leży w danych, a nie w druku. Zasady oceny wydruku zbiera strona o kodach kreskowych w magazynie.

Jakie błędy przy generowaniu etykiet zdarzają się najczęściej?

Większość błędów powstaje przed wydrukiem, w danych albo w numeracji, a nie w drukarce. Tabela zestawia sześć najczęstszych.