Operator logistyczny ma inny problem niż magazyn własny. Nie wystarczy mu wiedzieć, ile towaru leży na regale - musi wiedzieć czyj to towar, ile miejsca zajmował przez ostatnie trzydzieści dni i ile za to trzeba wystawić na fakturze. Dział Logistyka 3PL zbiera strony o tej właśnie części Studio WMS.net: pracy na wielu kontrahentach w jednym magazynie i rozliczaniu usług magazynowych.
Jeden magazyn, wielu właścicieli towaru
W modelu 3PL ten sam regał może mieścić towar trzech różnych firm, a każda z nich chce widzieć wyłącznie swoje stany. Studio WMS.net rozdziela dane na poziomie kartoteki kontrahenta, więc podział nie zależy od dyscypliny magazyniera, tylko od struktury bazy. Podstawy opisuje kartoteki kontrahentów systemu magazynowego, a codzienną pracę z nimi - historia transakcji kontrahentów.
Klient operatora dostaje własny dostęp przez przeglądarkę i widzi w nim wyłącznie własny asortyment. Ten wariant pracy opisaliśmy osobno jako program magazynowy online dla klienta. Dla operatora oznacza to mniej telefonów z pytaniem „ile mam jeszcze na stanie", bo odpowiedź jest dostępna bez pośrednika.
Pełny obraz systemu w tym zastosowaniu daje magazynowy system informatyczny dla 3PL i e-commerce oraz oprogramowanie dla branży 3PL. Jeśli szukasz krótkiego wprowadzenia, zacznij od program magazynowy 3PL.
Rozliczanie usług magazynowych
Faktura operatora logistycznego nie bierze się z jednej liczby. Składają się na nią składowanie liczone za paletodobę, przyjęcia i wydania liczone za pozycję lub za dokument, przepakowanie, etykietowanie, inwentaryzacje na żądanie i praca na godziny. Każda z tych usług ma własną stawkę, a często inną dla każdego kontrahenta.
Studio WMS.net trzyma to w kartotece usług z cennikiem i nalicza pozycje na podstawie zdarzeń, które i tak zostały zarejestrowane w systemie przy okazji pracy magazynu. Szczegóły mechanizmu opisuje usługi magazynowe i rozliczenie kosztów, a sam sposób liczenia - rozliczenie kosztów oraz precyzyjne rozliczenie kosztów magazynowych.
Efekt jest prosty do sprawdzenia: jeżeli zestawienie kosztów da się wygenerować jednym kliknięciem na koniec miesiąca, to znaczy, że dane były poprawnie zbierane przez cały miesiąc. Jeżeli trzeba je rekonstruować z notatek, system nie pracował - pracowali ludzie.
Rozdzielenie klientów operatora w jednym magazynie
Rozdzielenie klientów działa na czterech poziomach i każdy z nich trzeba ustawić osobno. Pierwszy to stan: ilość towaru zawsze jest przypisana do właściciela, więc nadwyżka jednego klienta nie może pokryć braku u drugiego. Drugi to lokalizacja: operator wybiera, czy klient dostaje wydzielone regały, czy towary mieszają się we wspólnej puli miejsc.
Trzeci poziom to rozliczenie. Każdy klient ma własny cennik, bo operator rzadko ma dwie takie same umowy, a usługi naliczają się według jego stawek. Czwarty to raport: zestawienie dla klienta obejmuje tylko jego towar i jego okres rozliczeniowy. Cennik indywidualny oraz adres, pod który system wysyła automatyczne raporty, zapisuje kartoteka kontrahenta, a ustawienia opisuje sekcja o konfiguracji klienta operatora.
| Poziom | Co rozdziela | Gdzie to ustawić |
|---|---|---|
| Stan | Ilości towaru według właściciela | Kontrahent na dokumentach PZ i WZ |
| Lokalizacja | Wydzielone regały albo wspólna pula miejsc | Adresacja magazynu i kolor kontrahenta na planie |
| Rozliczenie | Stawki i naliczone usługi | Cennik indywidualny w kartotece kontrahenta |
| Raport | Zakres danych i adresat raportu | E-mail autopowiadomień oraz dostęp klienta przez przeglądarkę |
Raportowanie dla klienta ma dwa tryby. W pierwszym operator wysyła zestawienie sam, w drugim klient pobiera je w swoim dostępie przez przeglądarkę. Drugi tryb zdejmuje z biura cykliczne wysyłki, ale wymaga uprawnień, które ograniczają widok do własnego asortymentu. Dashboard z rankingiem kontrahentów pokazuje operatorowi, którzy klienci zajmują najwięcej palet, a to wskazówka przy renegocjacji stawek.
Przed pierwszym rozliczeniem nowego klienta sprawdza się, czy stan na koniec okresu zgadza się z sumą przyjęć pomniejszoną o wydania. Potem porównuje się liczbę paletodób naliczonych za składowanie z historią zajętości lokalizacji tego klienta. Gdy któraś liczba się nie zgadza, błąd dotyczy konfiguracji jednego klienta, a nie całego magazynu, więc szukanie zaczyna się od jego cennika i przypisanych lokalizacji.
Uruchomienie kolejnego klienta nie wymaga zmian w systemie, tylko czterech czynności w tej kolejności:
- założenie kartoteki kontrahenta z cennikiem indywidualnym,
- wskazanie adresu autopowiadomień i koloru kontrahenta,
- przypisanie lokalizacji albo strefy we wspólnej puli,
- nadanie klientowi dostępu przez przeglądarkę z widokiem własnego towaru.
Awizacje i okna czasowe na rampie
Magazyn 3PL przyjmuje dostawy od wielu dostawców naraz, więc rampa bywa wąskim gardłem szybciej niż regał. Moduł awizacji pozwala rezerwować okna czasowe zanim ciężarówka wyjedzie, a nie w momencie, gdy stoi już przed bramą. Zasady działania opisuje awizacja dostaw, wersję z oknami czasowymi - awizacja dostaw z oknami czasowymi, a perspektywę przewoźnika - awizacja w transporcie.
Rezerwacja ramp łączy się z resztą systemu: awizowana dostawa czeka w buforze jako zlecenie przyjęcia, a po rozładunku zamienia się w dokument PZ bez ponownego wpisywania danych. Kontekst całości daje gospodarka magazynowa zintegrowana z awizacją, a szczegóły procesu - szczegóły procesu awizacji. Tam, gdzie liczy się masa ładunku, dochodzi jeszcze ważenie palet.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu dla 3PL
Cztery rzeczy odróżniają system nadający się do logistyki kontraktowej od zwykłego programu magazynowego. Po pierwsze - rozdział danych między kontrahentów musi być wymuszony przez uprawnienia, nie przez konwencję nazewniczą. Po drugie - cennik usług musi być edytowalny bez programisty, bo stawki zmieniają się przy każdej nowej umowie. Po trzecie - klient musi mieć własny dostęp online, inaczej operator zostaje żywym interfejsem do bazy danych. Po czwarte - system musi wymieniać dane z systemami ERP klientów, a nie tylko z jednym własnym; temu poświęcony jest osobny dział Integracje.
Studio WMS.net pracuje w modelu chmurowym, więc uruchomienie obsługi nowego kontrahenta nie wymaga stawiania serwera - opisuje to dział Chmura. Magazynierzy pracują na terminalach Android, co przy rozliczaniu za pozycję ma bezpośrednie przełożenie na dokładność danych: patrz dział Mobilność.
Jeśli chcesz zobaczyć te ekrany w działaniu, uruchom demo Studio WMS.net - pracuje na danych przykładowych, bez rejestracji. Gdy wiesz już, czego potrzebujesz, przejdź do wyceny wdrożenia.
Procesy, które w 3PL wyglądają inaczej
Przyjęcie towaru w magazynie własnym kończy się wpisem na stan. W magazynie kontraktowym kończy się wpisem na stan i naliczeniem usługi przyjęcia dla właściwego kontrahenta. Ta sama różnica dotyczy wydania, przesunięcia, przepakowania i inwentaryzacji. Dlatego system dla 3PL musi zapamiętywać nie tylko co się stało, ale też na czyj rachunek.
Kompletacja bywa dzielona według klienta, a nie według trasy - jeden magazynier realizuje zlecenia jednego kontrahenta, żeby nie mieszać towaru na wózku. W innych magazynach opłaca się odwrotnie. Studio WMS.net obsługuje oba warianty, bo o kolejności decyduje reguła przydziału zleceń, a nie sztywna ścieżka w kodzie.
Zwroty od klienta końcowego to w 3PL osobna operacja, bo towar wraca do magazynu operatora, ale własność pozostaje po stronie zleceniodawcy. Strefa zwrotów i reklamacji jest więc wydzielona, a przyjęcie zwrotu nie miesza się z przyjęciem od dostawcy.
Raportowanie dla zleceniodawcy
Operator logistyczny raportuje częściej niż magazyn własny i przed kimś z zewnątrz. Klient chce wiedzieć, ile jego towaru leży, jak długo, ile wyszło w zeszłym tygodniu i czy coś zbliża się do terminu ważności. Jeśli te odpowiedzi wymagają pracy analityka, koszt obsługi rośnie z każdym nowym kontraktem.
W Studio WMS.net raporty są elementem systemu, a nie dodatkiem: zestawienia stanów, obrotów i rozliczeń generuje się na żądanie, a klient z własnym dostępem może pobrać je sam. Dzięki temu liczba kontrahentów przestaje przekładać się wprost na liczbę godzin pracy biura.
Dwie rzeczy warto ustawić od początku. Pierwsza to jednoznaczna definicja doby składowania - liczona od przyjęcia czy kalendarzowo, bo od tego zależy każda faktura. Druga to moment, w którym dokument uznaje się za zamknięty, bo dopiero zamknięty dokument wchodzi do rozliczenia. Obie ustala się podczas analizy przedwdrożeniowej, zanim system ruszy produkcyjnie.