Kitting i etykietowanie u operatora 3PL: jak WMS ewidencjonuje usługi dodane i rozlicza je z właścicielem towaru według indywidualnego cennika klienta.
Operator logistyczny sprzedaje miejsce i ruch towaru, ale marża coraz częściej powstaje na czynnościach, które nie mają nic wspólnego z regałem. Złożenie zestawu promocyjnego albo naklejenie etykiety to usługi dodane, po angielsku value-added services, w skrócie VAS. Każda z nich zabiera czas ludzi i materiał, więc każda powinna zostawić ślad, z którego da się wystawić fakturę.
Ta strona opisuje, jak Studio WMS.net ewidencjonuje takie usługi i jak rozlicza je z właścicielem towaru. Dotyczy magazynu, w którym stoi towar wielu klientów naraz, a każdy ma własny cennik. Podstawy modelu opisuje strona o programie magazynowym 3PL, a pozostałe tematy operatora zbiera dział Logistyka 3PL.
Usługi dodane w praktyce operatora 3PL
Sześć typów usług i to, co każda z nich musi zostawić w systemie.
Zestaw usług zależy od branży klienta, ale sześć typów powtarza się najczęściej. Tabela zestawia je z tym, co system musi zapisać, żeby usługę dało się policzyć. Jednostka w ostatniej kolumnie jest typowa dla rynku, a faktyczną ustala umowa i cennik klienta.
| Usługa | Na czym polega | Co system musi zapisać | Typowa jednostka |
|---|---|---|---|
| Kitting | Składanie zestawu z kilku indeksów w jeden produkt sprzedażowy | Rozchód składników i przychód zestawu na tego samego właściciela | Zestaw albo godzina pracy |
| Etykietowanie | Naklejanie etykiet klienta lub sieci handlowej na sztuki i kartony | Pozycję z kartoteki usług i liczbę oznaczonych sztuk | Sztuka |
| Przepakowanie | Przełożenie towaru do innych kartonów albo na inne palety | Dokumenty RW i PW ze statusem P | Karton albo paleta |
| Kontrola jakości | Sprawdzenie stanu i kompletności towaru ponad standardowe przyjęcie | Wynik kontroli przy dokumencie i blokadę wydania towaru wadliwego | Linia kontrolowana albo godzina |
| Zestawy promocyjne | Dołączanie gadżetu lub ulotki do produktu na czas akcji | Rozchód materiału promocyjnego i przychód nowego indeksu | Sztuka |
| Obsługa zwrotów | Przyjęcie zwrotu, ocena stanu i decyzja: na stan albo do wycofania | Przyjęcie zwrotu w wydzielonej strefie, właściciel bez zmian | Zwrot albo linia |
Kitting zmienia stan dwóch klas indeksów naraz: składniki ubywają, a zestaw przybywa, przy czym oba ruchy dotyczą tego samego właściciela. Logikę rozchodu i przychodu system zna z przepakowania. Dokument RW rozładowuje oryginalne palety, a PW zapisuje towar na nowych, i obie operacje dostają status P, jak opisuje strona o dokumentach magazynowych. Dla zestawu ta sama para dokumentów jest naturalnym punktem wyjścia. Sposób odwzorowania zestawu w kartotece (osobny indeks, skład, ewentualna receptura) ustala jednak analiza przedwdrożeniowa, bo zależy od umowy z klientem.
Pakowanie z materiału powierzonego według receptur wychodzi poza standardowe procesy. To zakres operatora logistycznego, który wymaga wyceny indywidualnej.
Ewidencja w kartotece usług i w cenniku klienta
Pozycja usługi jest osobnym rekordem, a stawka należy do klienta.
Studio WMS.net trzyma usługi w kartotece usług magazynowych. Każdy rekord ma indeks, nazwę, cenę netto i walutę, a lista pokazuje też, czy usługa jest aktywna, kto ją zapisał i kiedy. Na ekranie z naszego środowiska demonstracyjnego widać pozycje takie jak etykietowanie czy foliowanie, a także magazynowanie w kilku wariantach.
Stawki klienta zapisuje się w jego kartotece kontrahenta, w zakładce Cennik, a pole wyboru uruchamia cennik indywidualny. Dzięki temu ta sama usługa kosztuje inaczej dla dwóch zleceniodawców, a system bierze stawkę z rekordu właściwego właściciela towaru. Układ kartoteki opisuje strona o kartotekach kontrahentów systemu magazynowego.
Sposób zapisu usługi dodanej zależy od jej natury. Usługa wynikająca z dokumentu, jak przyjęcie czy wydanie, ma w systemie zdarzenie, z którego można ją naliczyć. Usługa wykonana obok dokumentu, jak naklejenie etykiety klienta, wymaga osobnego zapisu ilości. Które usługi system nalicza z dokumentów, a które trzeba dopisać, ustala analiza przedwdrożeniowa. Piszemy o tym wprost, bo od tej decyzji zależy, czy faktura obejmie całą wykonaną pracę.
Właściciel towaru i wielu klientów w jednym magazynie
Usługa bez właściciela nie ma na czyją fakturę trafić.
W magazynie 3PL jeden regał mieści towar kilku firm, a właścicielem towaru jest inny podmiot niż operator. Studio WMS.net ewidencjonuje magazyn w podziale na firmy, więc stan oraz usługa mają przypisanego właściciela już w chwili zapisu. Rozdział nie zależy od dyscypliny magazyniera, tylko od struktury danych.
Usługa wykonana na cudzym towarze ma właściciela od chwili zapisu, a nie dopiero w chwili fakturowania.
Dla usług dodanych ma to konkretną konsekwencję. Zestaw składany z elementów dwóch właścicieli wymaga decyzji, czyj stan powiększy produkt gotowy. Cztery poziomy rozdziału klientów, od stanu po raport, opisuje dział Logistyka 3PL. Klient widzi swoją część danych w panelu www, czyli w module Proxy, który udostępnia jego stany i dokumenty oraz obsługuje zlecenia wysyłki. Szczegóły tej pracy zbiera strona o oprogramowaniu dla branży 3PL.
Rozliczanie usług dodanych według cennika klienta
Od zapisu usługi do faktury: pięć kroków, z których jeden jest buforem.
Moduł rozliczania usług logistycznych nalicza opłaty według cennika wskazanego przy kliencie. Jest dostępny od wariantu Standard, a opłaty za moduły podaje cennik programu magazynowego.
Rozliczenie otwiera się z menu Magazyn, z pozycji Nowe rozliczenie kosztów. Użytkownik wybiera kontrahenta i okres, a potem rodzaj usług. Przy rozliczeniu według oddziałów wskazuje także oddział. Wygenerowane rozliczenie trafia do bufora, w którym uprawniony użytkownik może je poprawić, bo bufor nie zmienia stanów magazynowych. Dopiero zatwierdzone rozliczenie jest chronione przed zmianą i nadaje się do eksportu do arkusza albo do przekazania systemowi ERP, który wystawia fakturę. Mechanizm opisują strony o rozliczeniu kosztów usług magazynowych i o precyzyjnym rozliczeniu kosztów magazynowych.
| Dana | Skąd system ją bierze | Skutek braku |
|---|---|---|
| Właściciel towaru | Kontrahent na dokumencie | Usługa trafia do rozliczenia niewłaściwego klienta |
| Rodzaj usługi | Pozycja z kartoteki usług | Praca wykonana, ale niezafakturowana |
| Ilość i jednostka | Pozycje dokumentu albo zapis ilości usługi | Faktura niezgodna z faktyczną pracą |
| Okres | Zakres dat w formularzu rozliczenia | Usługa wpada do niewłaściwego miesiąca |
| Stawka | Cennik indywidualny w kartotece kontrahenta | Naliczenie po stawce innego klienta |
Etykietowanie na zlecenie klienta
Wymagania sieci handlowych często są powodem, dla którego klient zleca etykietowanie operatorowi.
Sieć handlowa wymaga etykiety logistycznej w standardzie GS1 z numerem SSCC, więc klient zleca jej nadruk i naklejenie operatorowi. Studio WMS.net drukuje etykiety lokalizacji i nośników z kodami 1D i 2D (w tym QR) oraz etykiety logistyczne GS1, jak opisuje strona o programie do etykiet magazynowych. Zasady standardu publikuje GS1 Polska. Każda etykieta naklejona na cudzym towarze jest usługą, więc ilość oznaczonych sztuk trzeba zapisać.
Zwroty i kontrola jakości jako usługi osobne od przyjęcia
Obie czynności są pracą na towarze klienta, więc zasługują na własną pozycję w cenniku.
Zwrot od klienta końcowego wraca do magazynu operatora, ale własność zostaje po stronie zleceniodawcy. Dlatego strefa zwrotów jest wydzielona, a przyjęcie zwrotu nie miesza się z przyjęciem od dostawcy. Ocena stanu towaru jest osobną czynnością, więc wolno ją rozliczyć osobno od samego przyjęcia.
Kontrola jakości działa podobnie. Pracownik ocenia stan fizyczny i kompletność, a system zapisuje wynik i blokuje wydanie towaru niezgodnego z normą, jak opisuje strona o kontroli jakości towaru w magazynie. Dla operatora to dwie korzyści naraz: ochrona klienta przed wysyłką wadliwego towaru i pozycja na fakturze, jeśli umowa przewiduje kontrolę ponadstandardową.
Co ustalić przed uruchomieniem usług dodanych
Cztery decyzje, które zmieniają wartość faktury.
Usługi dodane są obszarem, w którym najwięcej zależy od umowy, a nie od systemu. Przed uruchomieniem klienta trzeba ustalić cztery rzeczy:
- Rodzaj usługi - czy usługa ma własną pozycję w kartotece, czy jest częścią stawki za przyjęcie albo wydanie.
- Jednostka rozliczeniowa - sztuka, karton albo godzina, bo ta sama usługa daje różne kwoty przy różnej jednostce.
- Moment naliczenia - zdarzenie, które powoduje naliczenie, na przykład zatwierdzenie dokumentu albo zapis ilości usługi.
- Właściciel stawki - z którego cennika bierze się stawkę, gdy zestaw powstaje z towaru dwóch klientów.
Odpowiedzi trafiają do analizy przedwdrożeniowej. Przy zakresie na poziomie operatora logistycznego, z wieloma magazynami, panelem klienta i rozliczaniem usług, wiążącą wycenę przygotowujemy dopiero po tej analizie.