Dokumenty magazynowe

Dokumenty magazynowe

Dokumenty magazynowe odgrywają ważną rolę w zapewnieniu przejrzystości i dokładności w procesach magazynowych. Dzięki nim, każda operacja – od przyjęcia towaru, przez wysyłkę, po przemieszczenia i zamówienia klientów – jest formalnie potwierdzona i udokumentowana.

Jakie jest znaczenie dokumentów magazynowych w ewidencji obrotu towaru?

Dokumenty magazynowe zapewniają płynność i dokładność operacji magazynowych. A ich efektywne zarządzanie jest fundamentem sukcesu każdej firmy. Dokumenty przyjęcia towaru, takie jak dokument przyjęcia dostawy i nota przyjęcia towaru, zapewniają precyzyjne potwierdzenie odbioru oraz kontrolę nad przyjętymi zapasami.
Z kolei dokumenty wydania towaru, takie jak faktura sprzedaży i zamówienie klienta, stanowią niezbędne narzędzia do efektywnego zarządzania sprzedażą i rozliczeniami finansowymi.

Dokumenty magazynowe

Rola dokumentów magazynowych w ewidencji towarów

Dokumenty magazynowe odgrywają kluczową rolę w ewidencji obrotu towaru w magazynie. Służą one do rejestrowania i kontrolowania wszystkich operacji związanych z przyjęciem i wydaniem towarów, co jest niezbędne dla utrzymania dokładnych danych o stanach magazynowych. Dzięki dokumentom magazynowym możliwe jest ścisłe monitorowanie ruchu towarów, co pozwala na efektywne zarządzanie zapasami oraz uniknięcie błędów w obiegu informacji.

Ewidencjonowanie przyjęć towarów

Jednym z podstawowych zastosowań dokumentów magazynowych jest ewidencjonowanie przyjęć towarów. Każde przyjęcie towaru do magazynu jest dokumentowane za pomocą odpowiedniego dokumentu przyjęcia (np. PZ – Przyjęcie Zewnętrzne). Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o ilości, rodzaju i stanie przyjmowanych towarów, a także o dostawcy i dacie przyjęcia. Poprawna ewidencja przyjęć jest kluczowa dla utrzymania aktualnych stanów magazynowych oraz dla zapewnienia, że wszystkie przyjęte towary są odpowiednio sklasyfikowane i gotowe do dalszego obiegu.

Ewidencjonowanie wydań towarów

Podobnie jak przyjęcia, wydania towarów są rejestrowane za pomocą odpowiednich dokumentów magazynowych, takich jak dokumenty wydania (np. WZ – Wydanie Zewnętrzne). Dokumenty te zawierają informacje na temat ilości i rodzaju towarów wydawanych z magazynu, odbiorcy oraz powodu wydania. Ewidencjonowanie wydania towarów jest istotne dla utrzymania dokładnych danych o zapasach oraz dla kontroli nad przepływem towarów z magazynu do klientów lub innych działów firmy.

Korzyści płynące z dokładnej ewidencji

Dokładne rejestrowanie dokumentów magazynowych przynosi wiele korzyści, w tym lepszą kontrolę nad stanami magazynowymi, poprawę dokładności inwentaryzacji oraz efektywniejsze zarządzanie obiegiem towarów. Pozwala to również na szybsze reagowanie na zmieniające się potrzeby rynku i klientów, a także na skuteczniejsze planowanie i zarządzanie zapasami. W rezultacie, organizacje mogą zwiększyć efektywność operacyjną, zminimalizować ryzyko błędów oraz poprawić ogólną jakość obsługi klienta.

Podziel się informacją

Dokumenty magazynowe

Dokumenty magazynowe rejestrują obrót towaru w magazynie, a w szczególności ewidencjonują przyjęcia i wydania. W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo omówić każdy z tych dokumentów, opisując, jak generować, wypełniać, drukować lub eksportować informacje związane z nimi. Ponadto, instrukcja może zawierać informacje o dostępnych szablonach, konfiguracji, dostosowywaniu i przechowywaniu tych dokumentów w programie magazynowym.

Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego (adresu) na inne.

Podstawowe dokumenty magazynowe

Oto kilka podstawowych dokumentów magazynowych, które mogą być omawiane w instrukcji obsługi programu magazynowego:

  1. Dokument przyjęcia (POD – Proof of Delivery):
    • Ten dokument jest generowany, gdy towar jest dostarczany do magazynu.
    • Zawiera informacje dotyczące dostawcy, daty dostawy, numeru dostawy, szczegółów towaru i ilości.
    • Dostawca oraz pracownik magazynowy podpisują ten dokument jako potwierdzenie przyjęcia towaru.
  2. Dokument wysyłki (DO – Delivery Order):
    • Ten dokument jest generowany podczas procesu wysyłki towaru do klienta.
    • Zawiera informacje o kliencie, adresie dostawy, numerze zamówienia, szczegółach towaru i ilości.
    • Może zawierać również instrukcje dotyczące pakowania towaru i szczegóły przewoźnika.
  3. Lista przewozowa (CMR – Convention Relative au Contrat de Transport de Marchandises par Route):
    • Jest to dokument używany w międzynarodowych przesyłkach drogowych.
    • Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, przewoźniku, szczegółach towaru, ilościach i warunkach przewozu.
    • Przewoźnik i nadawca podpisują ten dokument jako potwierdzenie odbioru towaru przez przewoźnika.
  4. Faktura:
    • Dokument finansowy, który jest generowany przy sprzedaży towaru.
    • Zawiera szczegóły dotyczące sprzedawcy, nabywcy, produktów, cen, rabatów, podatków itp.
    • Faktura służy do rozliczenia finansowego i księgowego transakcji.
  5. Raport stanu magazynowego:
    • Ten raport zawiera informacje o ilościach poszczególnych produktów w magazynie.
    • Może zawierać także informacje o lokalizacjach, stanie produktów (np. dostępne, zarezerwowane, niedostępne) itp.
    • Raport stanu magazynowego pozwala na śledzenie i kontrolę ilości towarów w magazynie.

Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego, czyli adresu na inne.

Zrzut ekranu prezentuje interfejs użytkownika programu magazynowego Studio WMS.net, konkretnie moduł przyjęć.

Operacje przyjęć

Na ekranie widzimy menu z pięcioma głównymi sekcjami. Pierwsza sekcja to „Zlecenia przyjęć” z opcjami dotyczącymi nowych zleceń przyjęcia ZPZ, zleceń oczekujących oraz przeglądu wszystkich zleceń ZPZ. Druga sekcja to „Przyjęcia zewnętrzne na podst. zlecenia” z opcjami dla nowych przyjęć PZ, przyjęć PZ bufor i ogólnym przeglądem przyjęć PZ.

W trzeciej sekcji znajdują się „Przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie” z możliwościami utworzenia nowego przyjęcia PZB, przeglądania bufora przyjęć PZB oraz wszystkich przyjęć PZB. Czwarta sekcja to „Przychody wewnętrzne” z opcjami na nowe przyjęcia PW, bufor przyjęć PW oraz przegląd wszystkich przyjęć PW. Piąta sekcja, „Inne działania”, zawiera narzędzie do importu zleceń z pliku Excel.

Wydanie zewnętrzne

Dokumenty magazynowe są niezbędne do prawidłowego zarządzania zapasami i śledzenia przepływu towarów. Kiedy wysyłamy towar poza magazyn, generujemy specjalne dokumenty, które potwierdzają wydanie. Jakie to dokumenty?

Paragon, faktura, a może jeszcze coś innego? Wydanie towaru z magazynu wiąże się z koniecznością sporządzenia szeregu dokumentów. Służą one zarówno do ewidencji wewnętrznej, jak i do rozliczeń z kontrahentem. Dzięki nim możemy śledzić historię każdej przesyłki, kontrolować stany magazynowe i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.

Opis dokumentu

  1. Dokument wysyłki (Delivery Note):
    • Jest to podstawowy dokument generowany podczas procesu wysyłki towaru do klienta.
    • Zawiera informacje dotyczące odbiorcy, adresu dostawy, numeru zamówienia, szczegółów towaru i ilości.
    • Może zawierać również instrukcje dotyczące pakowania towaru, uwagi specjalne czy informacje o przewoźniku.
  2. Etykietki adresowe (Shipping Labels):
    • Są to etykiety, które są naklejane na opakowania towarowe lub palety wysyłkowe.
    • Zawierają informacje o adresie dostawy, numerze zamówienia, kodzie kreskowym lub innym identyfikatorze, który ułatwia identyfikację przesyłki.
  3. Lista pakunków (Packing List):
    • Jest to szczegółowy dokument, który wskazuje zawartość każdego pakunku lub palety wysyłkowej.
    • Zawiera informacje o numerze pakunku, nazwie produktu, ilości, opisie itp.
    • Lista pakunków pomaga w weryfikacji zawartości wysyłki i ułatwia odbiorcy sprawdzenie dostarczonych produktów.
  4. Dokument przewozowy (Waybill):
    • Jest to dokument wymagany przez przewoźnika w celu uruchomienia procesu transportu.
    • Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, szczegółach towaru, ilościach, warunkach przewozu i innym niezbędnym dane dotyczących transportu.
  5. Potwierdzenie dostawy (Proof of Delivery – POD):
    • Jest to dokument, który potwierdza odbiór towaru przez klienta lub odbiorcę.
    • Zawiera informacje dotyczące daty dostawy, odbiorcy, podpisu potwierdzającego odbiór itp.
    • Potwierdzenie dostawy jest ważne dla rozliczenia transakcji i może być wykorzystywane w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów.
Dokument wydania zewnętrznego

W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo opisać proces generowania, drukowania, wysyłania i przechowywania tych dokumentów związanych z wydaniem zewnętrznym. Dodatkowo, instrukcja może zawierać informacje o personalizacji tych dokumentów, takich jak dodawanie logo firmy czy dostosowanie formatu wydruku do indywidualnych preferencji użytkownika.

Dokument przyjęcia wewnętrznego

Dokumenty magazynowe RW

Co ważne dokumenty wydania wewnętrznego RW, czyli rozchód wewnętrzny z magazynu wysokiego składowania, związany z dostawami do innego magazynu firmy.

Dokument rozchodu wewnętrznegoo

Dokumenty zmiany lokalizacji

Dokumenty zmiany lokalizacji ZL to wewnętrzne narzędzia, które pozwalają śledzić ruch towarów w magazynie wysokiego składowania. Dzięki nim wiemy, gdzie dokładnie znajduje się każdy produkt i jak często zmienia swoje miejsce.

Każdy dokument tego typu zawiera szczegółowe informacje o przenoszeniu towarów z jednego miejsca na drugie. Znajdziemy w nim między innymi numery palet, daty przeprowadzki oraz nowe i stare lokalizacje. Dokumenty te są niezbędne do utrzymania porządku w magazynie i sprawnego zarządzania zapasami.

Regularne analizowanie tych dokumentów pozwala wychwycić ewentualne nieprawidłowości i usprawnić procesy magazynowe. Dzięki nim możemy zoptymalizować rozmieszczenie towarów, zmniejszyć ryzyko błędów i skrócić czas realizacji zamówień. Dokumenty zmiany lokalizacji ZL są więc nieocenionym narzędziem dla każdego, kto chce mieć pełną kontrolę nad swoim magazynem.

  1. Dokument przemieszczenia towaru (Transfer Order):
    • Ten dokument jest generowany, gdy towar ma być przeniesiony z jednej lokalizacji magazynowej do innej.
    • Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, obecnej lokalizacji i docelowej lokalizacji.
    • Dokument przemieszczenia towaru służy jako instrukcja dla pracowników magazynu w celu dokonania fizycznego przemieszczenia towaru.
  2. Dokument zmiany lokalizacji (Location Change):
    • Ten dokument jest używany, gdy zmienia się lokalizacja konkretnego towaru w magazynie.
    • Zawiera informacje dotyczące produktu, aktualnej lokalizacji i nowej lokalizacji.
    • Dokument zmiany lokalizacji pozwala na śledzenie historii przemieszczeń towaru i utrzymanie dokładnych danych o położeniu produktów.
  3. Lista lokalizacji (Location List):
    • Jest to raport lub lista, która przedstawia wszystkie lokalizacje magazynowe wraz z informacjami o przypisanych do nich produktach.
    • Zawiera informacje dotyczące kodu lokalizacji, typu lokalizacji (np. półka, regał), pojemności, ilości przechowywanych produktów itp.
    • Lista lokalizacji pomaga w zarządzaniu magazynem i ułatwia identyfikację miejsc przechowywania towarów.

Dokumenty magazynowe Mm, Mw, Mp

Studio WMS.net oferuje zaawansowane rozwiązania dla dokumentów magazynowych. Przede wszystkim system WMS umożliwia obsługę specyficznych dokumentów Mw i Mp. Ponadto te dokumenty stanowią istotne narzędzie w przesunięciach międzymagazynowych.

Specyficzna odmiana dokumentów magazynowych

Oprogramowanie magazynowe od SoftwareStudio pozwala na precyzyjne śledzenie towaru w drodze. Co więcej, dzięki dokumentom Mw i Mp, program magazynowy umożliwia lepszą kontrolę nad przepływem produktów między magazynami. Warto zaznaczyć, że takie rozwiązanie znacząco usprawnia proces bilansowania ilości wydanych z przyjętymi. Niewątpliwie wykorzystanie tych specjalistycznych dokumentów w systemie WMS przyczynia się do optymalizacji procesów logistycznych. Dlatego też firmy poszukujące efektywnych narzędzi do zarządzania magazynem powinny rozważyć wdrożenie Studio WMS.net, które oferuje takie zaawansowane funkcje.

Dokument przyjęcia zewnętrznego bezpośrredniego

Dokumenty przesunięć międzymagazynowych to niezbędne narzędzia w każdej firmie, która posiada kilka magazynów lub lokalizacji. Dzięki nim mamy pełną kontrolę nad przepływem towarów, co przekłada się na większą wydajność i dokładność procesów magazynowych.

Ale co dokładnie zawierają takie dokumenty i jak je wykorzystać?

Dokumenty przesunięć międzymagazynowych służą do rejestrowania wszelkich zmian lokalizacji towarów. Zawierają one szczegółowe informacje o produkcie, takie jak jego kod, nazwa, ilość oraz nowe i stare miejsce przechowywania. Dzięki nim możemy łatwo śledzić trasę towaru od momentu przyjęcia do magazynu aż do jego wydania. Co więcej, dokumenty te są niezwykle przydatne podczas inwentaryzacji, ponieważ pozwalają szybko zweryfikować stan magazynowy.

  1. Dokument przesunięcia międzymagazynowego (Inter-Warehouse Transfer):
    • Ten dokument jest generowany, gdy towar ma zostać przeniesiony z jednego magazynu do innego w ramach firmy.
    • Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, magazynu źródłowego i docelowego, daty przesunięcia itp.
    • Dokument przesunięcia międzymagazynowego służy jako instrukcja dla personelu magazynowego w celu dokonania fizycznego przemieszczenia towaru między magazynami.
  2. Dokument wewnętrznego zlecenia przesunięcia (Internal Transfer Order):
    • Jest to dokument wewnętrzny, który służy do zarządzania przemieszczeniem towarów między różnymi oddziałami lub lokalizacjami w firmie.
    • Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, lokalizacji źródłowej i docelowej, daty przesunięcia itp.
    • Dokument wewnętrznego zlecenia przesunięcia pomaga w monitorowaniu przemieszczeń towarów w ramach firmy i utrzymaniu dokładnych danych dotyczących położenia produktów.
  3. Lista przesunięć międzymagazynowych (Inter-Warehouse Transfer List):
    • Jest to raport lub lista, która przedstawia wszystkie przemieszczenia między magazynowe, które zostały wykonane lub są w trakcie realizacji.
    • Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, lokalizacji źródłowej i docelowej, daty przesunięcia itp.
    • Lista przesunięć międzymagazynowych pozwala na śledzenie historii przemieszczeń między magazynowych i kontrolę statusu przesunięć.

Komisjonowanie – order picking

Dokumenty komisjonowania to niezbędne narzędzia w każdym magazynie. Pomagają one sprawnie przygotować zamówienia klientów, śledzić każdy etap procesu i zapewnić, że do klienta trafi dokładnie to, czego potrzebuje.

Dokumenty komisjonowania to nic innego jak szczegółowe listy produktów, które mają zostać pobrane z magazynu i przygotowane do wysyłki. Zawierają one takie informacje jak: kod produktu, jego ilość, lokalizacja w magazynie oraz wszelkie dodatkowe uwagi. Dzięki nim pracownicy magazynu wiedzą dokładnie, co mają zrobić i gdzie szukać potrzebnych towarów.

Dokumenty komisjonowania mogą przybierać różne formy. Najczęściej są to wydrukowane listy, ale coraz częściej wykorzystuje się też elektroniczne systemy, które automatycznie generują i aktualizują te dokumenty. Niezależnie od formy, ich rola pozostaje niezmienna – są one podstawowym narzędziem do zarządzania procesem kompletacji zamówień.

  1. Lista komisjonowania (Picking List):
    • Jest to podstawowy dokument generowany podczas procesu komisjonowania towarów.
    • Zawiera informacje dotyczące zamówienia, produktów, ilości, lokalizacji, z których należy pobrać towary itp.
    • Lista komisjonowania jest używana przez pracowników magazynu do identyfikacji produktów i pobrania ich z odpowiednich lokalizacji.
  2. Karta komisjonowania (Picking Card):
    • Jest to indywidualna karta dla każdego komisjonowanego zamówienia.
    • Zawiera szczegółowe informacje dotyczące produktów, ilości, lokalizacji, danych klienta, instrukcji komisjonowania itp.
    • Karta komisjonowania jest przypisywana pracownikowi magazynu, który jest odpowiedzialny za kompletowanie konkretnego zamówienia.
  3. Raport zakończenia komisjonowania (Picking Completion Report):
    • Jest to raport generowany po zakończeniu procesu komisjonowania towarów.
    • Zawiera informacje dotyczące zamówień, ilości komisjonowanych towarów, czasu realizacji itp.
    • Raport zakończenia komisjonowania pozwala na monitorowanie efektywności procesu komisjonowania i może być wykorzystywany do rozliczeń i analizy wydajności.
  4. Etykiety komisjonowania (Picking Labels):
    • Są to etykiety, które są naklejane na komisjonowane produkty lub opakowania.
    • Zawierają informacje takie jak nazwa produktu, kod kreskowy, ilość itp.
    • Etykiety komisjonowania ułatwiają identyfikację i segregację komisjonowanych towarów w magazynie.

W jaki sposób Studio WMS.net obsługuje przepakowanie towarów?

System magazynowy WMS od SoftwareStudio oferuje kompleksowe rozwiązanie dla procesu przepakowania towarów. Przede wszystkim oprogramowanie magazynowe umożliwia rejestrację przepakowania za pomocą dwóch kluczowych dokumentów. Ponadto Studio WMS.net zapewnia dokładne śledzenie ruchu towarów podczas tego procesu.

programy do magazynowania - dokument

Jak działa system przepakowania palet w Studio WMS?

Nowoczesne oprogramowanie magazynowe Studio WMS wprowadza przemyślany sposób zarządzania przepakowaniem towarów między paletami. Następnie system wykorzystuje dwa rodzaje dokumentów do obsługi całego procesu. Ponadto wszystkie operacje przepakowania otrzymują specjalne oznaczenie w postaci statusu „P”, co znacznie upraszcza ich monitoring.

Do rejestracji rozładunku z oryginalnych palet program używa dokumentu RW, który precyzyjnie ewidencjonuje każdy ruch towaru. Zaraz potem system automatycznie tworzy dokumenty PW służące do zapisywania informacji o załadunku produktów na nowe palety. W rezultacie pracownicy magazynu mogą sprawnie wykonywać operacje przepakowania dzięki intuicyjnemu interfejsowi aplikacji.

Oprogramowanie od SoftwareStudio zapewnia przejrzysty system śledzenia przepływu towarów podobny do GPS nawigującego kierowcę. Równocześnie automatyzacja procesu dokumentowania eliminuje ryzyko pomyłek podczas przepakowywania. Wreszcie zastosowane rozwiązanie pozwala na pełną kontrolę nad przemieszczaniem produktów między różnymi nośnikami w magazynie.

Więcej do odkrycia

datacenter beyond poznań

O firmie

Branża informatyczna, w której działa SoftwareStudio jest i będzie zawsze wymagająca – w działaniu i w myśleniu. Siłą spółki SoftwareStudio są ludzie – to dzięki nim firma utrzymuje się na

knkon_podglad_1.aspx

knkon_podglad_1.aspx

Oprogramowanie magazynowe Studio WMS.net to potężne narzędzie, które umożliwia przeglądanie kartotek klientów w prosty i intuicyjny sposób. Dostarcza ono wszystkich niezbędnych funkcji do skutecznego zarządzania danymi klientów.

Aplikacja w chmurze

Aplikacja w chmurze

SoftwareStudio Sp. z o.o. specjalizuje się w tworzeniu wydajnych aplikacji internetowych opartych na technologii Microsoft ASP.net. Nasze rozwiązania pozwalają na integrację z aplikacjami innych producentów i skupiają się na rozwiązywaniu

Wirtualizacja serwerów

Wirtualizacja serwerów

Wirtualizacja serwerów odgrywa kluczową rolę w transformacji technologii informatycznych, oferując większą elastyczność, wydajność i oszczędności kosztów. Dzięki możliwości uruchamiania wielu maszyn wirtualnych na jednym fizycznym serwerze, organizacje mogą lepiej zarządzać

Program magazynowy z skanerem

Program magazynowy ze skanerem

Program magazynowy wykorzystujący skanery kodów kreskowych stanowi podstawę sprawnej pracy w nowoczesnym magazynie. SoftwareStudio oferuje system Studio WMS.net, który w pełni współpracuje z różnymi modelami czytników kodów kreskowych.

ADR

ADR

ADR, czyli Międzynarodowe Przepisy o Transportowaniu Towarów Niebezpiecznych, jest regulacją, która ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa w transporcie materiałów, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia ludzi, środowiska lub mienia. Właściwe

Czy chcesz zwiększyć swój biznes?

napisz do nas i pozostań w kontakcie