Dokumenty magazynowe rejestrują obrót towaru w magazynie, a w szczególności ewidencjonują przyjęcia i wydania. W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo omówić każdy z tych dokumentów, opisując, jak generować, wypełniać, drukować lub eksportować informacje związane z nimi. Ponadto, instrukcja może zawierać informacje o dostępnych szablonach, konfiguracji, dostosowywaniu i przechowywaniu tych dokumentów w programie magazynowym.
Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego (adresu) na inne. Program do magazynu
Podstawowe dokumenty magazynowe
Oto kilka podstawowych dokumentów magazynowych, które mogą być omawiane w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument przyjęcia (POD – Proof of Delivery):
- Ten dokument jest generowany, gdy towar jest dostarczany do magazynu.
- Zawiera informacje dotyczące dostawcy, daty dostawy, numeru dostawy, szczegółów towaru i ilości.
- Dostawca oraz pracownik magazynowy podpisują ten dokument jako potwierdzenie przyjęcia towaru.
- Dokument wysyłki (DO – Delivery Order):
- Ten dokument jest generowany podczas procesu wysyłki towaru do klienta.
- Zawiera informacje o kliencie, adresie dostawy, numerze zamówienia, szczegółach towaru i ilości.
- Może zawierać również instrukcje dotyczące pakowania towaru i szczegóły przewoźnika.
- Lista przewozowa (CMR – Convention Relative au Contrat de Transport de Marchandises par Route):
- Jest to dokument używany w międzynarodowych przesyłkach drogowych.
- Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, przewoźniku, szczegółach towaru, ilościach i warunkach przewozu.
- Przewoźnik i nadawca podpisują ten dokument jako potwierdzenie odbioru towaru przez przewoźnika.
- Faktura:
- Dokument finansowy, który jest generowany przy sprzedaży towaru.
- Zawiera szczegóły dotyczące sprzedawcy, nabywcy, produktów, cen, rabatów, podatków itp.
- Faktura służy do rozliczenia finansowego i księgowego transakcji.
- Raport stanu magazynowego:
- Ten raport zawiera informacje o ilościach poszczególnych produktów w magazynie.
- Może zawierać także informacje o lokalizacjach, stanie produktów (np. dostępne, zarezerwowane, niedostępne) itp.
- Raport stanu magazynowego pozwala na śledzenie i kontrolę ilości towarów w magazynie.
Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany lokalizacji, związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego, czyli adresu na inne. Programy magazynowe
Wydanie zewnętrzne
Dokumenty magazynowe związane z wydaniem zewnętrznym to dokumenty, które są generowane w momencie wysyłki towaru do klienta lub innego odbiorcy spoza magazynu. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument wysyłki (Delivery Note):
- Jest to podstawowy dokument generowany podczas procesu wysyłki towaru do klienta.
- Zawiera informacje dotyczące odbiorcy, adresu dostawy, numeru zamówienia, szczegółów towaru i ilości.
- Może zawierać również instrukcje dotyczące pakowania towaru, uwagi specjalne czy informacje o przewoźniku.
- Etykietki adresowe (Shipping Labels):
- Są to etykiety, które są naklejane na opakowania towarowe lub palety wysyłkowe.
- Zawierają informacje o adresie dostawy, numerze zamówienia, kodzie kreskowym lub innym identyfikatorze, który ułatwia identyfikację przesyłki.
- Lista pakunków (Packing List):
- Jest to szczegółowy dokument, który wskazuje zawartość każdego pakunku lub palety wysyłkowej.
- Zawiera informacje o numerze pakunku, nazwie produktu, ilości, opisie itp.
- Lista pakunków pomaga w weryfikacji zawartości wysyłki i ułatwia odbiorcy sprawdzenie dostarczonych produktów.
- Dokument przewozowy (Waybill):
- Jest to dokument wymagany przez przewoźnika w celu uruchomienia procesu transportu.
- Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy, szczegółach towaru, ilościach, warunkach przewozu i innym niezbędnym dane dotyczących transportu.
- Potwierdzenie dostawy (Proof of Delivery – POD):
- Jest to dokument, który potwierdza odbiór towaru przez klienta lub odbiorcę.
- Zawiera informacje dotyczące daty dostawy, odbiorcy, podpisu potwierdzającego odbiór itp.
- Potwierdzenie dostawy jest ważne dla rozliczenia transakcji i może być wykorzystywane w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów.
W instrukcji obsługi programu magazynowego można szczegółowo opisać proces generowania, drukowania, wysyłania i przechowywania tych dokumentów związanych z wydaniem zewnętrznym. Dodatkowo, instrukcja może zawierać informacje o personalizacji tych dokumentów, takich jak dodawanie logo firmy czy dostosowanie formatu wydruku do indywidualnych preferencji użytkownika.
Dokumenty magazynowe RW
Co ważne dokumenty wydania wewnętrznego RW, czyli rozchód wewnętrzny z magazynu wysokiego składowania, związany z dostawami do innego magazynu firmy.
Dokumenty zmiany lokalizacji
Dobrze wiedzieć, że dokumenty zmiany lokalizacji ZL (dokument wewnętrzny firmy w ramach magazynu wysokiego składowania) są związane z przeniesieniem towarów z jednego miejsca adresowego (paletowego) na inne miejsce adresowe.
Przede wszystkim dokumenty zmiany lokalizacji towaru w magazynie są ważne w celu śledzenia przemieszczeń i zmiany położenia produktów wewnątrz magazynu. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument przemieszczenia towaru (Transfer Order):
- Ten dokument jest generowany, gdy towar ma być przeniesiony z jednej lokalizacji magazynowej do innej.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, obecnej lokalizacji i docelowej lokalizacji.
- Dokument przemieszczenia towaru służy jako instrukcja dla pracowników magazynu w celu dokonania fizycznego przemieszczenia towaru.
- Dokument zmiany lokalizacji (Location Change):
- Ten dokument jest używany, gdy zmienia się lokalizacja konkretnego towaru w magazynie.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, aktualnej lokalizacji i nowej lokalizacji.
- Dokument zmiany lokalizacji pozwala na śledzenie historii przemieszczeń towaru i utrzymanie dokładnych danych o położeniu produktów.
- Lista lokalizacji (Location List):
- Jest to raport lub lista, która przedstawia wszystkie lokalizacje magazynowe wraz z informacjami o przypisanych do nich produktach.
- Zawiera informacje dotyczące kodu lokalizacji, typu lokalizacji (np. półka, regał), pojemności, ilości przechowywanych produktów itp.
- Lista lokalizacji pomaga w zarządzaniu magazynem i ułatwia identyfikację miejsc przechowywania towarów.
Dokumenty magazynowe Mm, Mw, Mp
Specyficzna odmiana dokumentów magazynowych
Dokumenty magazynowe Mw i Mp są specyficzną odmianą dokumentów przesunięcia między magazynowego Mm. Ich rola polega na przesunięciu towaru, którego ewidencja jest przesunięta w czasie, czyli księgowanie przez konto towar w drodze. Magazyn wydaje towar na podstawie dowodu Wm, dokument ten może generować w magazynie docelowym zapis na czarno dokument Mp.
Towar zostaje wydany i po pewnym czasie zostaje dostarczony do magazynu docelowego. Wówczas można zatwierdzić dokument Mp, albo też wystawić taki dokument ręcznie. Zostaje wówczas zamknięty obieg dokumentów, którego efekt jest identyczny jak w przypadku standardowego dowodu Mm. Zaletą takiego zastosowania jest możliwość kontrolowania towaru w drodze, a także bilansowania ilości wydanych z przyjętymi. WMS program magazynowy
Dokumenty przesunięć międzymagazynowych są używane do śledzenia i potwierdzania przemieszczeń towarów pomiędzy różnymi magazynami w firmie lub lokalizacjami. Oto kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Dokument przesunięcia międzymagazynowego (Inter-Warehouse Transfer):
- Ten dokument jest generowany, gdy towar ma zostać przeniesiony z jednego magazynu do innego w ramach firmy.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, magazynu źródłowego i docelowego, daty przesunięcia itp.
- Dokument przesunięcia międzymagazynowego służy jako instrukcja dla personelu magazynowego w celu dokonania fizycznego przemieszczenia towaru między magazynami.
- Dokument wewnętrznego zlecenia przesunięcia (Internal Transfer Order):
- Jest to dokument wewnętrzny, który służy do zarządzania przemieszczeniem towarów między różnymi oddziałami lub lokalizacjami w firmie.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, lokalizacji źródłowej i docelowej, daty przesunięcia itp.
- Dokument wewnętrznego zlecenia przesunięcia pomaga w monitorowaniu przemieszczeń towarów w ramach firmy i utrzymaniu dokładnych danych dotyczących położenia produktów.
- Lista przesunięć międzymagazynowych (Inter-Warehouse Transfer List):
- Jest to raport lub lista, która przedstawia wszystkie przemieszczenia między magazynowe, które zostały wykonane lub są w trakcie realizacji.
- Zawiera informacje dotyczące produktu, ilości, lokalizacji źródłowej i docelowej, daty przesunięcia itp.
- Lista przesunięć międzymagazynowych pozwala na śledzenie historii przemieszczeń między magazynowych i kontrolę statusu przesunięć.
Komisjonowanie – order picking
Dokumenty komisjonowania towarów są używane w procesie przygotowywania zamówień lub kompletowania towarów dla klientów. Te dokumenty służą do śledzenia i potwierdzania komisjonowania towarów z magazynu. Poniżej przedstawiam kilka przykładów takich dokumentów, które mogą być uwzględnione w instrukcji obsługi programu magazynowego:
- Lista komisjonowania (Picking List):
- Jest to podstawowy dokument generowany podczas procesu komisjonowania towarów.
- Zawiera informacje dotyczące zamówienia, produktów, ilości, lokalizacji, z których należy pobrać towary itp.
- Lista komisjonowania jest używana przez pracowników magazynu do identyfikacji produktów i pobrania ich z odpowiednich lokalizacji.
- Karta komisjonowania (Picking Card):
- Jest to indywidualna karta dla każdego komisjonowanego zamówienia.
- Zawiera szczegółowe informacje dotyczące produktów, ilości, lokalizacji, danych klienta, instrukcji komisjonowania itp.
- Karta komisjonowania jest przypisywana pracownikowi magazynu, który jest odpowiedzialny za kompletowanie konkretnego zamówienia.
- Raport zakończenia komisjonowania (Picking Completion Report):
- Jest to raport generowany po zakończeniu procesu komisjonowania towarów.
- Zawiera informacje dotyczące zamówień, ilości komisjonowanych towarów, czasu realizacji itp.
- Raport zakończenia komisjonowania pozwala na monitorowanie efektywności procesu komisjonowania i może być wykorzystywany do rozliczeń i analizy wydajności.
- Etykiety komisjonowania (Picking Labels):
- Są to etykiety, które są naklejane na komisjonowane produkty lub opakowania.
- Zawierają informacje takie jak nazwa produktu, kod kreskowy, ilość itp.
- Etykiety komisjonowania ułatwiają identyfikację i segregację komisjonowanych towarów w magazynie.
Przepakowanie towarów rejestruje się przez dokumenty: Rw – rozładunek palet (wydanie do przepakowania) oraz Pw – załadunek towaru na inne palety, czyli przyjęcie z przepakowania. Wydanie do przepakowania rejestrowane jest przez dokument wydania wewnętrznego Rw oznaczony statusem „P”. Wydanie palet z magazynu odbywa się na takich samych zasadach jak przy dokumencie Wz. W nagłówku dokumentu wybiera się kontrahenta, natomiast w pozycjach wyświetla się lista towarów wybranego kontrahenta.
