Program magazynowy rzadko pracuje sam. Zamówienia przychodzą z systemu ERP albo ze sklepu internetowego, faktury wystawia księgowość, a przewoźnik oczekuje listu przewozowego w swoim formacie. Dział Integracje zbiera strony o tym, jak Studio WMS.net wymienia dane z resztą firmy - i co trzeba ustalić, zanim ta wymiana ruszy.
Po co integrować WMS z ERP
Bez integracji te same dane są wpisywane dwa razy: raz w ERP, raz w magazynie. Każde podwójne wpisanie to miejsce na rozbieżność, a rozbieżność między stanem księgowym a rzeczywistym kosztuje najwięcej wtedy, gdy wychodzi na jaw podczas inwentaryzacji. Punkt wyjścia opisuje integracja magazynu online z ERP oraz integracja systemu ERP z WMS.
Integracja nie oznacza, że oba systemy robią to samo. ERP odpowiada za zamówienia, ceny i rozrachunki; WMS za miejsce składowania, partię, termin ważności i kolejność kompletacji. Podział kompetencji opisuje integracja programu z systemem ERP, a przegląd możliwości - przegląd możliwości integracji i możliwości integracji z systemem ERP.
Jak technicznie wygląda wymiana danych
Studio WMS.net wymienia dane trzema drogami, zależnie od tego, co druga strona potrafi. Pierwsza to bezpośrednia praca na wspólnej bazie SQL - najszybsza, ale wymaga zgody dostawcy ERP. Druga to pliki wymiany w uzgodnionym formacie, opisane w elektroniczna wymiana danych i dokumenty EDI oraz komunikacja EDI. Trzecia to import i eksport plików arkuszowych, którym poświęcone są import danych, import danych z Excela i import z Excela do bazy SQL.
Niezależnie od drogi obowiązuje jedna zasada: wymiana musi przetrwać awarię łącza. Dlatego komunikaty odkładają się w kolejce i są potwierdzane dopiero po zapisaniu po drugiej stronie - wzorzec opisuje architekturę wymiany komunikatów. Bez tego pierwszy zerwany transfer zostawia dwa systemy w różnych stanach i nikt nie wie, który ma rację.
Jak przebiega integracja z ERP w praktyce
Integracja zaczyna się od listy dokumentów, które mają przechodzić między systemami, i od kierunku dla każdego z nich. Nie wszystko musi płynąć w obie strony. ERP wysyła do magazynu to, co wynika z handlu, a magazyn odsyła to, co zdarzyło się fizycznie.
Które dokumenty płyną w którą stronę
Z ERP do magazynu trafiają kartoteki towarów i kontrahentów. Dochodzą do nich zamówienia sprzedaży, z których powstają zlecenia wydania, oraz zamówienia zakupu, które magazyn przyjmuje jako awizacje dostaw. W drugą stronę wracają potwierdzenia przyjęć i wydań, czyli dokumenty magazynowe PZ i WZ z faktycznie przyjętymi i wydanymi ilościami. Osobno wracają przesunięcia MM i wyniki inwentaryzacji. Ilość zamówiona i ilość wydana często się różnią, dlatego ERP dostaje liczby z magazynu, a nie własne założenia sprzed kompletacji.
Dla każdego dokumentu trzeba też ustalić, który system nadaje numer i który go zamyka. Najprostsza zasada brzmi tak: numer zamówienia zostaje z ERP i wraca w potwierdzeniu, a numer dokumentu magazynowego nadaje WMS i trafia do ERP jako odwołanie. Dzięki temu każdy dokument da się odnaleźć w obu systemach jednym kluczem.
Jak często wymieniać dane
Rytm wymiany zależy od rodzaju danych, a nie od tego, co technicznie możliwe. Kartoteki zmieniają się rzadko, więc wystarczy ich cykliczna synchronizacja, na przykład nocna. Zamówienia do wydania muszą dotrzeć do magazynu na tyle szybko, żeby zdążyć przed oknem kompletacji, więc wymiana idzie w ciągu dnia, a w sklepie internetowym niemal na bieżąco. Potwierdzenia wydań wracają do ERP zaraz po zamknięciu dokumentu, bo od nich zależy faktura i stan widoczny dla handlowców.
| Dane | Kierunek | Przykładowy rytm wymiany |
|---|---|---|
| Kartoteka towarów i kontrahentów | ERP do WMS | Po zmianie rekordu albo cyklicznie w nocy |
| Zamówienia do wydania | ERP do WMS | W ciągu dnia, przed oknem kompletacji |
| Awizacje dostaw | ERP do WMS | Po zatwierdzeniu zamówienia zakupu |
| Potwierdzenia PZ i WZ | WMS do ERP | Po zamknięciu dokumentu w magazynie |
| Wyniki inwentaryzacji | WMS do ERP | Po zamknięciu spisu albo na żądanie |
Wymiana na zdarzenie, czyli zaraz po zapisie dokumentu, daje najświeższe dane i obciąża systemy równomiernie. Wymiana cykliczna z harmonogramu jest prostsza w obsłudze i łatwiej ją wstrzymać na czas awarii jednej ze stron. Wybór zapisuje się w ustaleniach przed wdrożeniem, osobno dla każdego typu dokumentu.
Co dzieje się, gdy wymiana się nie powiedzie
Błędy w integracji mają dwa źródła: łącze, które na chwilę przestaje działać, i dane, które druga strona odrzuca. Pierwszy przypadek obsługuje kolejka komunikatów. Komunikat czeka, dopóki druga strona go nie potwierdzi, a po powrocie łącza wychodzi ponownie. Nic nie ginie, ale komunikaty muszą dojść w tej samej kolejności, w jakiej powstały, bo potwierdzenie wydania nie może wyprzedzić samego zlecenia.
Drugi przypadek wymaga człowieka. Komunikat z nieznanym symbolem towaru albo kontrahentem bez numeru NIP nie zostanie przyjęty, a ponowienie niczego nie zmieni. Taki komunikat trafia na listę błędów z przyczyną odrzucenia, a odpowiedzialna osoba poprawia dane i uruchamia wymianę jeszcze raz. Bez tego pojedyncza pomyłka w kartotece zablokowałaby całą kolejkę.
Ponowienie nie może dublować dokumentu. Dlatego każdy komunikat niesie unikalny numer z systemu źródłowego, a strona odbierająca sprawdza, czy już go przetworzyła. Gdy sieć zgubi samo potwierdzenie, a nie komunikat, drugie wysłanie kończy się odrzuceniem duplikatu, a nie drugim dokumentem WZ.
Na końcu zostaje uzgodnienie. Co jakiś czas porównuje się stany z obu systemów dla tych samych towarów. Rozbieżność jest sygnałem, że któryś komunikat został pominięty albo zmieniony ręcznie poza integracją. Taka kontrola zajmuje kilka minut i oszczędza inwentaryzację, na której różnica wyszłaby dopiero po wielu tygodniach.
Integracje z konkretnymi systemami
Najczęściej spotykane w polskich magazynach połączenia mają własne opisy. Dla SAP są to integracja WMS z systemem SAP, integracja SAP ERP z systemem WMS i integracja z systemem SAP oraz możliwości SAP. Dla enova - enova oraz integracja enova z WMS, a po stronie operacji magazynowych kompletacja enova-WMS. Dla WF-Mag: integracja WF-Mag z WMS. Dla Symfonii - integracja WMS z Symfonią. Dla Comarch ERP Optima i XL - integracja WMS z Comarch Optima i XL.
Handel internetowy rządzi się własnymi regułami, bo liczba drobnych zamówień jest nieporównywalnie większa niż w handlu hurtowym. Opisuje to integracja WMS z platformami e-commerce. Osobnym tematem jest integracja kodów kreskowych z WMS - to też forma integracji, tyle że ze światem fizycznym.
Co ustalić przed wdrożeniem integracji
Integracja rzadko psuje się na poziomie technicznym. Psuje się na poziomie ustaleń. Trzeba wiedzieć, który system jest źródłem prawdy dla kartoteki towarowej, co się dzieje, gdy magazyn wyda mniej niż zamówiono, kto zakłada nowego kontrahenta i w którym momencie dokument uznaje się za zamknięty. Te pytania zadajemy podczas analizy przedwdrożeniowej, zanim powstanie linijka kodu.
Warto też z góry ustalić, czego integracja nie obejmuje. Pełny obraz architektury daje integracja systemów informatycznych, a szerszy kontekst systemowy - dział Systemy. Pracę w modelu chmurowym, w którym wymiana danych idzie po HTTPS zamiast po sieci lokalnej, opisuje dział Chmura.
Zobacz, jak wygląda gotowy system: demo Studio WMS.net. Zakres i koszt konkretnego połączenia ustalamy indywidualnie - zacznij od wyceny wdrożenia.