Jak WMS i ERP wymieniają dane o zleceniach i stanach magazynowych oraz co sprawdzić u dostawcy przed zakupem. Tabela ról i schemat przepływu danych między nimi.
Towar zeskanowany na rampie powinien od razu zmienić stan w magazynie i w księgach firmy. Zapewnia to dopiero wymiana danych między systemami: WMS zapisuje ruch palet i lokalizacje, a ERP prowadzi zamówienia i faktury. TMS dokłada trasy i terminy dostaw. Przy integracji WMS z ERP zlecenie powstaje raz, a potwierdzenie wykonania wraca bez przepisywania. Cały przepływ towarów od dostawcy do klienta zostawia wtedy jeden ślad w bazie danych, który da się odtworzyć dokument po dokumencie.
Po co logistyce systemy informacyjne?
System informacyjny zbiera dane o dostawach i magazynowaniu, a potem o transporcie i obsłudze klienta. Źródłem jest każda operacja magazynowa, od przyjęcia po wydanie. Operacja zapisuje się jako dokument z datą i lokalizacją, więc menedżer nie pyta magazynu o stan, tylko odczytuje go z bazy. Decyzja o przesunięciu towaru bliżej strefy kompletacji albo o dodatkowej zmianie opiera się na zapisanych liczbach, a nie na wrażeniu.
Automatyzacja procesów logistycznych zaczyna się na stanowisku pracy. Magazynier odczytuje kod kreskowy, a terminal zapisuje przyjęcie albo wydanie w tej samej chwili. Dane trafiają do wspólnej bazy MS SQL Server, więc stan widoczny w biurze zgadza się ze stanem na hali. Rozbieżność pojawia się wtedy, gdy ruch odbył się bez zapisu, i właśnie tę lukę system zamyka.
Role poszczególnych systemów łatwiej porównać w zestawieniu. Każdy z nich prowadzi inny obszar i wymienia z sąsiadem konkretne dokumenty.
| System | Prowadzi | Dane własne | Wymiana z sąsiednim systemem |
|---|---|---|---|
| ERP | Finanse i sprzedaż firmy | Zamówienia sprzedaży i zakupu | Wysyła zlecenia do magazynu i odbiera potwierdzenia wykonania |
| WMS | Ruch towaru w hali | Lokalizacje i partie towaru | Zwraca do ERP dokumenty PZ i WZ, a do TMS przekazuje wysyłki gotowe do załadunku |
| TMS | Transport i dostawy | Trasy i okna dostaw | Przyjmuje wysyłki z WMS i odsyła terminy dostaw |
| Terminal Android | Stanowisko pracy w hali | Odczyty kodów kreskowych | Zapisuje w WMS potwierdzenie każdego ruchu towaru |
Stan magazynowy zmienia wyłącznie dokument. Ruch towaru bez dokumentu zostawia rozbieżność, którą ktoś później wyjaśnia ręcznie.
Zapis ma też drugą korzyść, jaką jest historia. Dokument zostaje w bazie z datą i autorem, więc spór z klientem o wydanie rozstrzyga odczyt rekordu, a nie pamięć pracowników. Ten sam rekord pokazuje, kto pobrał towar i z której lokalizacji. Reklamację da się wtedy zbadać z poziomu raportu, bez przeszukiwania papierowych teczek.
Co zmienia automatyzacja w pracy magazynu?
Wspólna baza pozwala systemowi reagować na zdarzenia w hali. Po przyjęciu towaru WMS podpowiada lokalizację odłożenia, a po wydaniu pomniejsza stan w tej lokalizacji. Automatyzacja procesów magazynowych usuwa przepisywanie z kartek, które było największym źródłem pomyłek, i skraca czas od przyjęcia dostawy do jej dostępności w sprzedaży.
Skraca się też droga zamówienia przez magazyn. Zlecenie z ERP trafia na terminal jako lista pozycji z lokalizacjami, a po skompletowaniu wraca do ERP jako potwierdzenie wydania. Koszty operacyjne spadają, bo mniej czasu schodzi na szukanie towaru i poprawianie dokumentów.
Wspólne dane zastępują telefony między działami. Sprzedaż sprawdza dostępność w ERP, a magazyn widzi to samo zlecenie na terminalu. Spór o to, czyj stan jest właściwy, kończy się, bo istnieje jedna baza.
Jak integracja WMS i ERP zwiększa przewagę konkurencyjną?
Systemy informacyjne w logistyce rzadko pracują samodzielnie. Połączenie z systemem ERP dokłada do magazynu zamówienia i kartoteki, a z TMS informacje o transporcie. Studio WMS.net wymienia dane z ERP na dwa sposoby, co opisuje strona o integracji z SAP. W trybie OffLine program czyta tabele pośrednie w bazie SQL, do których ERP replikuje dane co ustalony czas, na przykład co godzinę. W trybie OnLine wywołuje metody WebService i dostaje odpowiedź na żądanie.
Połączone systemy pozwalają analizować dane historyczne i prognozować popyt. ERP zna sprzedaż z poprzednich miesięcy, a WMS rotację towaru i zajętość lokalizacji, więc plan transportu powstaje z realnych wolumenów. Magazyn z produkcją łączą rozwiązania produkcyjne SoftwareStudio.
Zintegrowany WMS zdejmuje z ludzi ręczne wprowadzanie danych, które generowało kosztowne błędy. Dokument zapisany raz w ERP nie wymaga ponownego wpisania w magazynie, więc nie ma dwóch wersji tej samej dostawy. Łatwiej wtedy planować dostawy i wykorzystanie przestrzeni, a personel przechodzi do zadań, których system nie wykona, takich jak kontrola jakości przy przyjęciu.
Jakie raporty i wskaźniki daje system?
Pytanie o wąskie gardło ma w systemie konkretną odpowiedź w postaci raportu. Dashboard Studio WMS.net pokazuje zlecenia według statusu, na przykład zrealizowane albo będące w buforze, oraz strukturę typów dokumentów magazynowych. Osobny wykres zestawia kontrahentów według liczby obsługiwanych palet. Kierownik zmiany zaczyna dzień od dashboardu, bo liczba zleceń w buforze mówi, ile pracy czeka przed pierwszą kompletacją.
Raporty w WMS zestawiają te liczby z wcześniejszymi okresami. Raport rotacji wskazuje towar, który zajmuje miejsce bez ruchu, a mapa magazynu pokazuje, gdzie ten towar stoi. Rozkład towarów zmienia się wtedy według danych: pozycje szybkorotujące trafiają bliżej strefy kompletacji.
Jak wybrać i wdrożyć system WMS?
Jak porównać dostawców systemu WMS?
Wybór systemu WMS zaczyna się od listy procesów magazynu, a nie od listy funkcji z oferty. Menedżer zestawia funkcje każdego dostawcy z własnymi potrzebami: sprawdza, czy magazyn pracuje z partiami i datami ważności oraz ile ma lokalizacji. Dopiero zgodność z procesami daje podstawę do porównania cen. Dobrą praktyką jest pokaz na własnych danych: dostawca ładuje kilka lokalizacji i partii z magazynu klienta i przechodzi przez przyjęcie oraz wydanie.
Cztery parametry wymagają odpowiedzi na piśmie przed podpisaniem umowy.
- Koszt. Budżet obejmuje licencję i wdrożenie, w tym konfigurację lokalizacji oraz szkolenie użytkowników.
- Integracja. Dostawca potwierdza, jak system wymienia dokumenty z ERP: tabelami pośrednimi w SQL albo przez WebService.
- Wsparcie. Umowa określa kanał zgłoszeń i czas reakcji na awarię.
- Aktualizacje. Dostawca wydaje nowe wersje regularnie, a umowa mówi, czy obejmuje je licencja.
Zgodność z ERP po każdej aktualizacji decyduje o tym, czy inwestycja szybko się zwróci. Ręczne poprawki na styku systemów zjadają zysk z automatyzacji.
Jak przebiega wdrożenie systemu WMS?
Po wyborze dostawcy projekt idzie w stałej kolejności, którą opisują etapy wdrożenia WMS. Każdy etap kończy się wynikiem, który zespół sprawdza przed przejściem dalej.
- Analiza. Wywiady z pracownikami i obserwacja magazynu dają mapę procesów oraz cele projektu.
- Konfiguracja i migracja. Zespół ustawia układ lokalizacji i kartoteki towarów, a dane startowe przenosi z dotychczasowych źródeł.
- Testy i szkolenia. Testy akceptacyjne odtwarzają procesy na danych testowych, a szkolenia obejmują każdą grupę użytkowników osobno.
- Start produkcyjny. Pierwsze dni pracy odbywają się pod nadzorem zespołu wdrożeniowego, który poprawia konfigurację na bieżąco.
Migracja obejmuje kartoteki towarów i stany początkowe z poprzedniego systemu, a spis z natury przed startem potwierdza ich zgodność. Integracja z ERP wchodzi do testów razem z procesami, bo wymiana dokumentów zawodzi najczęściej na różnicach w kartotekach. Zespół porównuje więc symbole towarów po obu stronach, zanim pierwsze zlecenie przejdzie z ERP do magazynu.
Jak chronione są dane w systemie online?
Ochrona danych klientów i danych operacyjnych zaczyna się od transmisji. Połączenie z serwerem przez Internet idzie szyfrowanym kanałem z certyfikatem SSL, więc zapytanie przechwycone w sieci nie ujawnia treści. Dostawcy stosują szyfrowanie na poziomie zbliżonym do bankowego, a zabezpieczenia nakładają się na kilku poziomach.
Dostęp do danych w WMS.net podlega wielopoziomowej autoryzacji: użytkownik loguje się własnym kontem i widzi tylko te sekcje, do których ma uprawnienia. Kopie zapasowe powstają automatycznie i trafiają do różnych fizycznych lokalizacji, więc awaria jednego serwera nie kasuje historii operacji. Infrastruktura stoi w certyfikowanych centrach danych, które spełniają normy bezpieczeństwa.
Co robi administrator systemu w magazynie?
Administrator systemu WMS odpowiada za konfigurację programu i dostosowuje ją do zmian w firmie. Aktualizacje i monitoring wydajności należą do jego rutyny, a kopie zapasowe sprawdza według harmonogramu. Nadaje też uprawnienia, aby każdy użytkownik widział tylko swoje sekcje.
Administrator współpracuje z magazynierami na hali i pełni dla nich pierwszą linię wsparcia. Szkoli ich z obsługi programu i pomaga, gdy terminal mobilny zgłasza błąd. Z raportów wydajności wyciąga propozycje usprawnień, a opinie użytkowników traktuje jak listę zmian do wprowadzenia.
Jak technologia ogranicza ryzyko w magazynie?
Magazyn wysokiego składowania łączy ludzi i sprzęt w jednym obiegu, więc ciągłość dostaw zależy od bezpieczeństwa tego obiegu. Firmy identyfikują zagrożenia w dwóch grupach: błąd człowieka oraz awaria drogiego sprzętu. Szkolenia BHP i opisane procedury ograniczają wypadki przy pracy, a nadzorowane stanowiska chronią zdrowie ludzi i wartość towarów.
System WMS wspiera te zasady danymi. Śledzenie każdej jednostki towaru ogranicza pomyłki przy wydaniu, a czujniki temperatury i wilgotności chronią produkty wrażliwe na warunki przechowywania. Zarządzanie ryzykiem w magazynie opiera się więc na narzędziach, które wcześnie pokazują odchylenie. Jednym z narzędzi do oceny bezpieczeństwa i jakości jest SQAS - Safety and Quality Assessment System.