Przepływ towarów w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Przepływ towarów to droga, jaką towar pokonuje w magazynie: od bramy dostawy, przez regał, do rampy wysyłkowej. Równolegle biegnie drugi przepływ, niewidoczny na hali, czyli zapis każdego ruchu w systemie. Gdy oba się rozchodzą, stany przestają się zgadzać, a zlecenie czeka na towar, który fizycznie jest, ale nikt nie wie, gdzie leży. Raporty o stanie zapasów obejmują aktualne dane o ilości i lokalizacji produktów, a kierownicy na ich podstawie podejmują decyzje o zarządzaniu zapasami.

Temat ma kilku sąsiadów, więc na wstępie podział. Sama dostawa ma osobną stronę o przyjęciu do magazynu, a zbieranie towaru opisuje kompletacja zamówień. Zapis i wymianę danych między systemami omawia strona o przepływie danych. Proces magazynowy pokazuje jedno przykładowe wdrożenie rola po roli. Logistyka WMS umieszcza magazyn w łańcuchu dostaw, a optymalizacja procesów magazynowych dotyczy usuwania strat. Tutaj łączymy wszystkie etapy w jedną drogę i sprawdzamy, w których miejscach ona zwalnia.

Jak wygląda droga towaru przez magazyn?

Towar przechodzi przez siedem stanowisk, które pokazuje schemat poniżej. Dwa ruchy leżą poza tą prostą linią. Uzupełnianie przenosi towar ze składowania do strefy kompletacji, a zwrot od klienta wraca na przyjęcie. Każdy etap ma na hali swój ruch, a w systemie swój zapis, dlatego schemat ma dwa rzędy.

Pod każdym stanowiskiem stoi dokument albo zapis, który potwierdza, że ruch się odbył. Reguła jest prosta: stan magazynowy zmienia tylko zatwierdzony dokument, więc paleta, która zmieniła miejsce bez zapisu, przestaje istnieć dla systemu. Dlatego przepływ towaru i przepływ dokumentów projektuje się razem. Jeśli dokument powstaje później niż ruch, w tym odstępie system pokazuje stan nieprawdziwy. Skan na terminalu skraca go do chwili samej operacji.

Co dzieje się na każdym etapie i który dokument go zapisuje?

Tabela zestawia dziewięć ruchów towaru z dokumentem, który je zapisuje, i z zatorem, jaki zwykle powstaje na danym etapie. Nazwy dokumentów odpowiadają Studio WMS.net. Zatory to typowe przypadki z praktyki magazynowej, a nie pomiar z konkretnego wdrożenia.

Najwięcej błędów powstaje na styku etapów, a nie w środku któregoś z nich. Przy przyjęciu granicą jest zatwierdzony dokument PZ: do tej chwili towar stoi w magazynie, ale w systemie go nie ma, więc nie da się go zarezerwować ani wydać. Przebieg od awizacji do odłożenia opisuje strona o przyjęciu do magazynu, a okna czasowe na rampie strona o awizacji dostaw. Adres, pod którym paleta ostatecznie leży, zapisuje ZL, a zasady adresowania wyjaśnia strona o lokalizacjach w magazynie.

Przy wydaniu granicą jest dokument WZ. Zlecenie ZWZ planuje wydanie i rezerwuje towar, a WZ potwierdza, że towar opuścił magazyn. Status dokumentu na liście wydań pokazuje, na jakim etapie jest zlecenie: od oczekującego na kompletację, przez skompletowany, po wydany i zamknięty. Sposoby zbierania omawia strona o kompletacji zamówień, a kontrolę przed załadunkiem strona o pakowaniu i kontroli wysyłki. Samo wydanie opisuje strona o wydaniu z magazynu. Symbole wszystkich dokumentów zebrano na stronie o dokumentach magazynowych.

Jak zorganizować efektywny przepływ towarów w magazynie?

Sprawna organizacja przepływu wymaga planowania i koordynacji wszystkich procesów magazynowych. Pracownicy kolejnych stref muszą przekazywać sobie zadania bez przestojów, a system informatyczny wskazuje każdemu następny krok. Rozmieszczenie regałów oraz wyznaczenie stref przyjęć i wydań decyduje o długości dróg, a przez to o wydajności całego procesu.

Technologia skraca czas przejścia towaru przez kolejne etapy. Systemy WMS pozwalają szybko zlokalizować produkt i wyznaczają trasy transportu wewnętrznego. Wózki widłowe z terminalami radiowymi dają operatorom dostęp do listy zadań bez wracania do biura. Skanery i czytniki kodów kreskowych przyspieszają identyfikację towaru. Automatyczne systemy transportu wewnętrznego pracują bez przerw tam, gdzie wolumen to uzasadnia.

Strefy magazynowe powinny być jasno oznaczone i logicznie powiązane ze sobą, a drogi transportowe muszą pozostawać drożne. Towary szybko rotujące umieszcza się blisko strefy wydań, a wolniej rotujące dalej od niej. Podział na takie grupy daje analiza ABC oraz XYZ. Regularne kontrole i audyty pozwalają wykryć wąskie gardła w przepływie materiałów, zanim zamienią się w opóźnione wysyłki.

Przepływ zależy też od ludzi. Pracownicy przechodzą szkolenia i znają procedury magazynowe, a kierownictwo regularnie analizuje wskaźniki efektywności i wprowadza usprawnienia. System motywacyjny zachęca personel do wydajniejszej pracy. Ciągłość między zmianami zapewnia dobra komunikacja: kto kończy zmianę, przekazuje otwarte zlecenia oraz palety czekające w strefie przyrampowej.

Który układ przepływu pasuje do hali?

Układ przepływu określa, gdzie stoją rampy przyjęć i wydań względem regałów. Wybór wynika z kształtu hali i z tego, czy dostawy oraz wysyłki obsługuje ta sama brama. Zestawienie poniżej to wiedza ogólna o układach magazynów, a nie opis funkcji programu.

Rzadko wybiera się układ od zera, bo kształt hali i położenie bram są dane. Częściej pyta się, jak w istniejącym układzie skrócić drogę najczęściej wydawanych towarów. Pomaga w tym podział przestrzeni opisany na stronie o optymalizacji przestrzeni magazynowej oraz zasady strefy kompletacji. W Studio WMS.net układ regałów widać na mapie magazynu, na której kolory pokazują zajętość lokalizacji. Mapa nie zastępuje projektu hali, ale pokazuje, gdzie stoi towar i które miejsca są zajęte lub zablokowane.

Kiedy towar omija regał, a kiedy wraca do magazynu?

Nie każdy towar przechodzi całą drogę. Przy cross-dockingu paleta z rampy przyjęć trafia od razu na rampę wydań, bez odłożenia na regał. Odpada wtedy cały odcinek, na którym towar normalnie leży w regale, a warunkiem powodzenia jest zsynchronizowany, awizowany podjazd dostawy i wysyłki. W Studio WMS.net ma to osobny widok w sekcji Magazyn, z przyjęciami CDP po jednej stronie i wydaniami CDW po drugiej. Szczegóły opisuje strona o cross-dockingu w programie WMS.net.

Cross-docking ma sens przy towarze o przewidywalnym popycie, gdy dostawa i wysyłka są zgrane w czasie. Gdy dostawa przyjeżdża wcześniej, niż odjeżdża przewoźnik, towar czeka kilka godzin w strefie buforowej, a gdy dzieli je doba, wraca do zwykłego składowania. Ta granica zależy od magazynu i od umów z odbiorcami.

Zwrot idzie drogą odwrotną. Towar od klienta wraca na rampę, gdzie trzeba ocenić jego stan i zdecydować, czy wraca do sprzedaży, czy idzie dalej do wyjaśnienia z dostawcą. Zwrot zapisuje się osobnym dokumentem. W przeglądzie dokumentów magazynowych nosi symbol Zw, a w części programów zapisuje go dokument korygujący. Do czasu decyzji sztuki nie powinny stać w strefie, z której kompletuje się zamówienia, bo trafiłyby do następnego klienta. Zwroty obciążają rampę przyjęć w tych samych godzinach co dostawy, dlatego przydaje się dla nich osobne miejsce i osobne okno czasowe.

Gdzie towar się zatrzymuje i jak to zobaczyć w danych?

Zator to miejsce, w którym towar lub zlecenie czeka dłużej, niż wynika z pracy, jaka je czeka. Przyczyna rzadko leży tam, gdzie widać kolejkę: paleta stoi przy bramie, bo kontrola ilości jest wolna, a kontrola jest wolna, bo magazynier czeka na dokument. Dlatego zatoru szuka się od końca, od zlecenia, które utknęło, cofając się po kolejnych zapisach. Cztery miejsca powtarzają się najczęściej:

• Strefa przyrampowa zapełnia się szybciej, niż towar jest odkładany, więc kolejne dostawy czekają na rozładunek.
• Odłożenie i uzupełnianie stają, gdy brakuje wolnych adresów albo pusta jest lokalizacja kompletacji. Ten drugi przypadek opisuje strona o uzupełnianiu strefy kompletacji.
• Kompletacja i pakowanie zwalniają, gdy kilku magazynierów zbiera z tej samej alejki, a zebrany towar czeka na jedno stanowisko pakowania.
• Wysyłka stoi, gdy zebrane zlecenia nie mają zamówionego kuriera albo przewoźnik przyjeżdża o innej porze, niż planowano.

Zator widać w danych, zanim zobaczy go kierownik na hali. Pierwszym sygnałem jest wydłużający się czas między statusami dokumentu, a drugim rosnąca liczba otwartych zleceń w jednym statusie. Czasy przyjęcia i kompletacji liczy się z dat na dokumentach ZPZ, PZ, ZWZ i WZ, ale do czasu ustalenia, od którego momentu liczyć, wynik jest szacunkiem. Definicje i wzory podaje strona o wskaźnikach magazynu.

Przykład ilustracyjny pokazuje, jak to wygląda w praktyce. Pojazd stoi przy bramie od 8:00, a rozładunek kończy się o 9:00. Dokument PZ zostaje zatwierdzony o 11:30. Dwie i pół godziny między rozładunkiem a zatwierdzeniem to czas, w którym towar leży w strefie przyrampowej i nie istnieje dla systemu. Jeżeli ZL zamyka się dopiero o 14:00, przez kolejne dwie i pół godziny towar jest już na stanie, ale stoi jeszcze poza miejscem, z którego zbiera się zamówienia. Liczby są umowne. Liczy się samo zestawienie: każdy odcinek między dwoma zapisami ma właściciela, którego można zapytać o przyczynę.

Na ekranie głównym Studio WMS.net stoi dashboard z czterema wskaźnikami kołowymi i wykresem pracy magazynu w podziale na godziny doby, z danymi z poprzedniego dnia. Taki wykres pokazuje, o których godzinach praca się kumuluje, i pozwala porównać to z obsadą zmiany. Szersze zestawienia wynikają z raportów, o których mówi strona o raportowaniu.

Program magazynowy WMS.net

Przepływ towarów w programie magazynowym WMS.net

Jakie jeszcze wskaźniki warto monitorować?

Wskaźniki pozwalają zmierzyć wydajność pracy i wskazać problem, zanim stanie się widoczny dla klienta. Cztery z nich najlepiej opisują przepływ towaru:

• Czas przyjęcia liczy się od rozpoczęcia przyjęcia do chwili, gdy towar jest dostępny na lokalizacji.
• Czas kompletacji to czas jednego zlecenia wydania od startu do zamknięcia kompletacji.
• Wypełnienie lokalizacji to udział zajętych miejsc w miejscach dostępnych.
• Dokładność stanów wynika ze zgodności stanu systemowego ze stanem naliczonym przy spisie, o którym mówi strona o inwentaryzacji magazynu.

Oprócz nich istnieje wiele innych, przydatnych zależnie od specyfiki magazynu. Przykładowo, gdy przechowuje się produkty o krótkim terminie przydatności do spożycia, ważny jest wskaźnik rotacji zapasów. Pozwala on ocenić, jak szybko towar jest sprzedawany i czy nie dochodzi do przeterminowania.

Innym przykładem jest wskaźnik kosztów magazynowania. Pokazuje, ile kosztuje utrzymanie magazynu, i wskazuje obszary, w których można je obniżyć. Raport rotacji wskazuje też towary o niskiej rotacji, a zestawiony z brakami pokazuje, czego brakuje mimo popytu. Dzięki temu można unikać sytuacji, w których brakuje towaru, na który jest zapotrzebowanie.

Jak system WMS wspiera przepływ towarów?

Systemy WMS pozwalają kontrolować przemieszczanie produktów od przyjęcia po wydanie. Krótszy czas przejścia przez etapy przekłada się na niższe koszty i większą wydajność operacji magazynowych. Cztery obszary zmieniają się najbardziej:

• W gospodarce magazynowej system automatycznie generuje zadania dla pracowników, więc rozmieszczenie towarów i ścieżki transportowe skracają czas realizacji zamówień.
• Przyjęcie towaru do magazynu obejmuje kontrolę ilościową i jakościową, a system przydziela lokalizacje składowania i na bieżąco aktualizuje bazę danych.
• Komisjonowanie jest częścią kompletacji zamówień. System optymalizuje ścieżki zbierania i podaje pracownikom kolejność pobierania towarów.
• Skanowanie kodów kreskowych eliminuje błędy ręcznego wpisywania i przyspiesza przyjęcie oraz wydanie, a stany magazynowe aktualizują się po każdej operacji.

Magazynowy system informatyczny pozwala śledzić każdy produkt w czasie rzeczywistym i analizować wydajność, więc nieprawidłowości widać od razu. Za automatyzację procesów i wykorzystanie przestrzeni odpowiada system do zarządzania magazynem WMS, który dostarcza też analiz i raportów. Raporty pokazują, które artykuły są dostępne, a które trzeba uzupełnić. Kolejność wydania wskazuje zasada FIFO albo FEFO, o ile magazyn prowadzi partie i daty ważności. Szerzej opisuje to strona o korzyściach z wdrożenia systemu WMS.

System nie usuwa zatoru, tylko go pokazuje. Zmianę wprowadza człowiek: przestawia obsadę, przesuwa okna dostaw albo poprawia próg uzupełniania. Dlatego po każdej zmianie warto porównać czasy z okresu przed i po, liczone według tych samych definicji wskaźników. Bez tego trudno odróżnić efekt zmiany od zwykłych wahań popytu.

Którą stronę o przepływie towarów otworzyć dalej?

Przepływ towarów w magazynie wpływa na wydajność i optymalizację procesów, a ruch towarów da się organizować i monitorować różnymi rozwiązaniami, w tym systemami WMS. Serwis ma kilka stron o sąsiednich tematach i każda zajmuje się innym wycinkiem. Ta strona opisuje drogę towaru jako całość, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.