Wskaźniki magazynowe z definicjami i wzorami: dokładność stanów, czas przyjęcia, OTIF, rotacja. Skąd je wziąć w WMS i kiedy wynik jest tylko szacunkiem.
Kierownik magazynu dostaje co miesiąc tabelę z kilkunastoma liczbami i pyta, skąd się wzięła jedna z nich. Odpowiedź brzmi zwykle: z arkusza, który ktoś kiedyś ułożył. Wskaźnik bez zapisanej definicji i bez znanego źródła w bazie jest opinią, a nie miarą.
Ta strona opisuje dziewięć wskaźników, które pojawiają się w niemal każdym magazynie. Dla każdego podajemy definicję ze wzorem oraz miejsce w danych systemu magazynowego, z którego da się go policzyć. Piszemy też wprost, który wskaźnik wynika z danych, a którego system dziś nie mierzy.
Trzy statusy wskaźnika zamiast jednej liczby
Status podaje się razem z wartością, bo liczba bez statusu udaje pewność.
Raport z samą liczbą zakłada, że pomiar jest pewny. W magazynie bywa inaczej: jedne wskaźniki wynikają wprost z dokumentów, inne wymagają założeń, a niektóre nie mają w systemie żadnego źródła.
| Status | Co oznacza | Przykład | Co zrobić |
|---|---|---|---|
| Policzalne z danych | Wartość wynika z zapisanych dokumentów i dat, bez dodatkowych założeń | Rotacja zapasu, wypełnienie lokalizacji | Zautomatyzować w raporcie i publikować bez zastrzeżeń |
| Szacunek wymagający decyzji definicyjnej | Dane istnieją, ale wynik zależy od przyjętej definicji, na przykład od momentu startu pomiaru | Średni czas realizacji liczony z cyklu dokumentu | Zapisać definicję i oznaczyć wartość w raporcie jako szacunek |
| Brak pomiaru | System nie zapisuje zdarzenia, z którego powstałby wskaźnik | Błędy wydań, gdy reklamacje trafiają do poczty, a nie do rejestru | Dodać zapis zdarzenia albo świadomie zrezygnować ze wskaźnika |
Przykład szacunku znamy z własnego produktu. W module wydajności Studio WMS.net średni czas realizacji jest liczony z cyklu dokumentu magazynowego. Cykl dokumentu mierzy czas jego życia, a nie czas pracy magazyniera, bo obejmuje także oczekiwanie na wolną osobę. Dlatego oznaczamy tę wartość jako szacunek.
Dziewięć wskaźników w jednej tabeli
Tabela jest punktem wyjścia do rozmowy o definicjach, a nie gotowym zestawem do wdrożenia.
Kolumna ze statusem pokazuje typowe położenie wskaźnika przed analizą. Na danych konkretnego magazynu status może wyglądać inaczej, bo zależy od tego, jakie zdarzenia magazyn rzeczywiście zapisuje.
| Wskaźnik | Definicja | Wzór | Źródło danych w WMS | Typowy status |
|---|---|---|---|---|
| Dokładność stanów | Zgodność stanu systemowego ze stanem naliczonym przy spisie | (pozycje bez różnicy ÷ pozycje spisane) × 100% | Arkusze inwentaryzacyjne i różnice po spisie | Policzalne z danych, po każdym spisie |
| Czas przyjęcia | Czas od rozpoczęcia przyjęcia do udostępnienia towaru na lokalizacji | średnia z (koniec przyjęcia - początek przyjęcia) | Zlecenie ZPZ, dokument PZ i jego status, lokalizacja | Szacunek wymagający decyzji definicyjnej |
| Czas kompletacji | Czas realizacji jednego zlecenia wydania od startu do zamknięcia kompletacji | średnia z (koniec kompletacji - start kompletacji) | Zlecenie ZWZ i dokument WZ | Szacunek wymagający decyzji definicyjnej |
| Produktywność | Praca wykonana w jednej godzinie pracy | linie (albo sztuki) ÷ roboczogodziny | Pozycje dokumentów przypisane do użytkownika, czas pracy | Szacunek wymagający decyzji definicyjnej |
| Wypełnienie lokalizacji | Udział zajętych miejsc w miejscach dostępnych | (zajęte lokalizacje ÷ dostępne lokalizacje) × 100% | Stany na lokalizacjach, kartoteka lokalizacji | Policzalne z danych |
| OTIF | Udział zleceń wydanych w terminie i w pełnej ilości | (zlecenia w terminie i w całości ÷ wszystkie zlecenia) × 100% | Termin i ilość ze zlecenia ZWZ oraz data i ilość z dokumentu WZ | Policzalne do wydania, dalej brak pomiaru |
| Błędy wydań | Udział linii wydanych z błędnym towarem lub ilością | (linie z błędem ÷ linie wydane) × 100% | Rejestr reklamacji i korekty dokumentów WZ | Brak pomiaru bez rejestru reklamacji |
| Rotacja zapasu | Liczba obrotów zapasu w okresie | wartość wydań w okresie ÷ średni stan zapasu | Dokumenty WZ i historia stanów | Policzalne z danych |
| Wiekowanie zapasu | Rozkład zapasu według czasu pobytu na magazynie | udział ilości w przedziałach wieku, na przykład do 30 i do 90 dni | Data przyjęcia, partia, data produkcji, termin przydatności | Policzalne z danych |
Dwa magazyny mogą zgłosić tę samą wartość OTIF i mierzyć zupełnie różne rzeczy. Dopóki definicja nie jest zapisana, porównanie jest pozorne.
Dokładność stanów i wypełnienie lokalizacji
Dwa wskaźniki policzalne wprost z danych, o ile spis i lokalizacje są prowadzone w systemie.
Dokładność stanów liczy się po spisie. Arkusz inwentaryzacyjny zestawia ilość systemową z naliczoną i pokazuje różnicę na każdej pozycji, więc wskaźnik jest ilorazem pozycji bez różnicy i wszystkich pozycji objętych spisem. Na umownych danych: 485 pozycji bez różnicy na 500 spisanych daje 97%. Liczby nie pochodzą z wdrożenia.
Wersja wartościowa waży różnice ceną, więc jedna droga paleta z brakiem znaczy więcej niż pojedyncze tanie sztuki. Spis cykliczny, w którym zespół liczy co tydzień inną strefę, daje wskaźnik częściej niż inwentura roczna. Mechanikę spisu opisuje strona o inwentaryzacji online. W zestawie analitycznym nowej odsłony Studio WMS.net odpowiada za to moduł zgodności inwentaryzacyjnej.
Wypełnienie lokalizacji jest prostsze: liczba zajętych miejsc podzielona przez liczbę miejsc dostępnych. Trudność leży w mianowniku. Miejsce zablokowane na czas naprawy regału albo zarezerwowane dla jednego klienta raz wchodzi do puli dostępnych, a raz nie. Decyzję trzeba zapisać, bo zmienia wynik.
Wizualizacja magazynu pokazuje te same dane jako mapę zajętości, a wśród ośmiu modułów analitycznych jest obłożenie lokalizacji. Zasady adresacji opisuje strona o lokalizacjach w magazynie wysokiego składowania. Wysokie wypełnienie nie jest celem samym w sobie, bo powyżej pewnego progu trudniej o wolne miejsce przy przyjęciu.
Czas przyjęcia i czas kompletacji
Dwa czasy, które wyglądają na proste, a w WMS są szacunkiem z cyklu dokumentu.
Czas przyjęcia, w literaturze dock-to-stock, mierzy drogę towaru od rozładunku do chwili, gdy da się go wydać. W WMS towar przechodzi przez zlecenie ZPZ i dokument PZ, a dokument przed zatwierdzeniem ma status BUFOR, jak opisuje strona o przyjęciach w WMS. Wskaźnik ma więc dwa możliwe punkty startu: rejestrację zlecenia i faktyczny rozładunek. Pierwszy jest w danych, drugi trzeba osobno zapisać.
Czas kompletacji liczy się na zleceniu wydania ZWZ, od rozpoczęcia pobierania do zamknięcia kompletacji. Pojawia się ten sam problem co przy przyjęciu, tylko po drugiej stronie magazynu. Cykl dokumentu obejmuje czas, w którym zlecenie czeka na wolnego magazyniera, więc średnia z cyklu zawyża czas pracy. Dokładniejszy pomiar wymaga zapisu zdarzenia startu, na przykład skanu pierwszej pozycji. Czy system ma je zapisywać, rozstrzyga analiza przedwdrożeniowa, bo to decyzja o procesie, a nie o raporcie.
Czas liczony z cyklu dokumentu jest szacunkiem. Nie przedstawiaj go jako czasu pracy magazyniera.
Metody kompletacji opisuje strona o procesie kompletacji. Czasy porównuje się tylko w obrębie podobnych zleceń, bo zlecenie z jedną linią i z czterdziestoma nie mają wspólnej miary.
Produktywność i jakość wydań
Tu definicja waży więcej niż samo liczenie.
Produktywność dzieli pracę przez czas: linie zlecenia albo sztuki na roboczogodzinę. Licznik jest w dokumentach, bo pozycje przypisuje się do użytkownika. Mianownik jest trudniejszy, ponieważ godziny zalogowania na terminalu nie są godzinami pracy. Moduł wydajności magazynierów z zestawu analitycznego korzysta z tych danych, a wynik trzeba czytać jako przybliżenie.
OTIF łączy dwa warunki: zlecenie wyszło na czas i w pełnej ilości. Magazyn widzi swoją część, czyli datę wydania na dokumencie wydania z magazynu względem wymaganego terminu oraz ilość wydaną względem zamówionej na ZWZ. Doręczenie do odbiorcy leży po stronie przewoźnika. Bez wymiany danych z nim wskaźnik kończy się na rampie, więc jest to OTIF wysyłki, a nie OTIF dostawy.
Błędy wydań wymagają źródła, którego wiele magazynów nie ma w systemie: rejestru reklamacji z przyczyną. Gdy odbiorca dzwoni, że dostał inny towar, a sprawa kończy się korektą mailem, wskaźnik ma status brak pomiaru. Zapisanie każdej korekty wydania z kodem przyczyny zmienia ten status na policzalny.
Rotacja i wiekowanie zapasów
Dwa wskaźniki policzalne z historii dokumentów i dat partii.
Rotację zapasu liczy się jako wartość wydań z okresu podzieloną przez średni stan w tym samym okresie. Na umownych danych: wydania roczne na 1 200 000 zł i średni stan 300 000 zł dają rotację 4, a 365 dni podzielone przez 4 to około 91 dni zapasu. Średni stan wymaga historii stanów, a nie jednego zdjęcia.
Średnia rotacja maskuje problem, bo kilka szybkich indeksów przykrywa setki stojących. Dlatego rotację układa się obok analizy ABC i XYZ, która rozdziela asortyment na grupy o różnej dynamice.
Wiekowanie dzieli zapas na przedziały według czasu pobytu na magazynie, liczonego od daty przyjęcia. Dla towarów z terminem ważności ważniejszy bywa drugi wymiar, czyli ile czasu zostało do końca przydatności. Logika FEFO (first expired, first out) kieruje wydanie partii o najbliższym terminie, a wskaźnikiem jest udział zapasu z terminem krótszym niż ustalony próg. Dane pochodzą z partii produkcyjnych i dat ważności: numer partii, data produkcji i termin przydatności są zapisane przy zapasie.
Jak liczyć wskaźniki z danych WMS
Raporty RDL działają produkcyjnie, a osiem modułów analitycznych jest dopiero bazą wyjściową.
W Studio WMS.net są dwie drogi do liczby. Pierwsza to raporty RDL na SSRS, które pracują produkcyjnie: zestawienia obrotów i operacji oraz stany według kontrahentów i na paletach. Zestawienia konfiguruje się bez programowania, a raporty ad hoc powstają w Microsoft Report Builder. W instancji jednego z operatorów logistycznych działa 983 definicje zestawień z 18 011 definicjami kolumn. Format opisuje dokumentacja Microsoft Learn o języku RDL, a szablony wydruków omawia strona o szablonach wydruków w formatach RDL i RDLC.
Druga droga to osiem modułów analitycznych nowej odsłony Studio WMS.net. Tabela przypisuje każdy moduł do wskaźników, które może zasilić. Przypisanie jest naszym założeniem projektowym, a nie opisem wyników.
| Moduł analityczny | Wskaźniki, które może zasilić |
|---|---|
| Dashboard operacyjny | Statusy zleceń i dokumentów, ranking kontrahentów |
| Wydajność magazynierów | Produktywność, średni czas realizacji (szacunek) |
| Rotacja i wiekowanie zapasów z analizą ABC/XYZ | Rotacja zapasu, wiekowanie zapasu |
| Terminy przydatności w logice FEFO | Udział zapasu z krótkim terminem |
| Obłożenie lokalizacji | Wypełnienie lokalizacji |
| Trendy przyjęć i wydań | Obciążenie rampy i sezonowość wolumenu |
| Obroty wartościowe według kontrahenta | Wartość wydań do rotacji wartościowej |
| Zgodność inwentaryzacyjna | Dokładność stanów |
Żadnego z ośmiu modułów nie uruchomiono jeszcze na danych klienta. Traktujemy je jako bazę wyjściową, którą analiza przedwdrożeniowa dopasowuje do definicji wskaźników danego magazynu.
Wskaźniki nie powinny konkurować z pracą terminali. Zapytanie analityczne po milionach wierszy potrafi spowolnić zapis skanu, dlatego między systemem a narzędziem BI stawia się osobną warstwę danych raportowych. Studio WMS.net ma takie rozwiązanie w architekturze. Szerszy kontekst analityki opisuje strona o business intelligence dla logistyki, a podstawowe zestawienia zbiera strona o raportowaniu w magazynie.
Jak zapisać definicję wskaźnika
Cztery elementy, bez których dwie osoby policzą ten sam wskaźnik na dwa sposoby.
Zapis definicji zajmuje pół strony, a oszczędza spory o to, czyja liczba jest właściwa. Definicja odpowiada na cztery pytania:
- Okres - od kiedy do kiedy liczymy i czy okres kończy się w dniu zamknięcia dokumentu, czy w dniu jego wystawienia.
- Jednostka - liczymy linie zlecenia albo palety, bo jedna paleta bywa kilkunastoma liniami.
- Wyłączenia - które zlecenia i lokalizacje nie wchodzą do liczenia, na przykład zwroty albo miejsca zablokowane.
- Moment pomiaru - które zdarzenie otwiera, a które zamyka pomiar, na przykład zatwierdzenie dokumentu.
Definicję zapisuje się raz, w analizie przedwdrożeniowej, i trzyma obok raportu. Po zmianie definicji stare wartości przelicza się albo oznacza datą zmiany. W magazynie operatora logistycznego każdy wskaźnik liczy się dodatkowo osobno dla każdego klienta, a tematy tego modelu zbiera dział Logistyka 3PL.