System WMS: czym jest, jakie procesy obejmuje i jak współpracuje z ERP. Porównanie z Excelem, praca na terminalach Android i sygnały, że wdrożenie się opłaca.
Magazyn prowadzony w arkuszu lub na papierze wie tyle, ile ktoś zdążył wpisać. System WMS (Warehouse Management System) wiąże każdy towar z lokalizacją i rejestruje operację w chwili jej wykonania. Pracownik nie szuka palety po pamięci, tylko odczytuje adres z ekranu. Tak działa każde rozwiązanie informatyczne do zarządzania magazynem tej klasy, także Studio WMS.net.
Ta strona wyjaśnia, czym system WMS jest i jakie procesy obejmuje. Porównuje go z Excelem, opisuje współpracę z ERP oraz pracę na terminalach Android i podaje sygnały, że wdrożenie się opłaca.
Czym jest system WMS i do czego służy
Zwykła ewidencja odpowiada na pytanie, ile sztuk towaru ma firma. System WMS odpowiada dodatkowo, gdzie dokładnie leżą, z której partii pochodzą i kto je ostatnio ruszał. Kierownik widzi stany i położenie towaru w czasie rzeczywistym, więc decyzje opiera na danych, a nie na szacunkach.
Pod spodem pracuje baza danych. W Studio WMS.net jest nią MS SQL Server, a interfejs działa w ASP.NET. Każda operacja, na przykład przyjęcie lub wydanie, zapisuje się jako transakcja z użytkownikiem i datą. Pełny wykaz możliwości znajdziesz na stronach funkcje WMS oraz funkcje systemu Warehouse Management System. Kierunek rozwoju platformy opisuje strona o platformie StudioSystem GT.
Do czego służy w codziennej pracy
- Lokalizacja - system przypisuje towarowi adres składowania i wskazuje go przy każdym pobraniu.
- Stany na bieżąco - operacja zmienia stan od razu, bez okresowego uzupełniania arkusza.
- Partie i terminy - numer partii i termin ważności towarzyszą towarowi od przyjęcia do wydania.
- Ślad operacji - przy każdym ruchu zostaje użytkownik i czas.
Jakie procesy magazynowe obejmuje system WMS
System prowadzi towar przez cały obieg magazynowy. Tabela zestawia etapy z tym, co system robi na każdym z nich, oraz z dokumentami używanymi w Studio WMS.net.
| Etap | Co robi system | Dokument lub widok w Studio WMS.net |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Wskazuje lokalizację i rejestruje numer palety | PZ albo PZB, czyli przyjęcie bez zlecenia |
| Składowanie | Aktualizuje stan lokalizacji przy każdym przemieszczeniu | Dokument przesunięcia |
| Kompletacja | Kolejkuje zadania i wskazuje lokalizacje pobrania | Zlecenie wydania ZWZ |
| Wydanie | Zamyka kompletację i zmniejsza stan | WZ albo WZB, czyli wydanie bez zlecenia |
| Inwentaryzacja | Porównuje stan systemowy z policzonym | Moduł inwentaryzacji |
| Raportowanie | Zestawia stany i wydajność operacji | Raporty i ekran główny |
Najwięcej czasu system oszczędza przy kompletacji zamówień. Zadania trafiają do kolejki, a ścieżka pobrania jest możliwie krótka, więc magazynier nie wraca do biura po następne zlecenie. Skan lokalizacji i skan towaru odrzucają pomyłkę, zanim towar trafi do kartonu.
Przyjęcie i wydanie mają dwie ścieżki. Dokument oparty na zleceniu pozwala zaplanować pracę z wyprzedzeniem, a dokument bezpośredni obsługuje towar, który pojawił się bez wcześniejszego zlecenia. Szczegóły przyjęć opisuje strona o przyjęciach w WMS, a kolejne kroki procedury podaje procedura przyjęcia towaru.
Przesunięcia między lokalizacjami też mają własne dokumenty. Każdy wskazuje lokalizację źródłową i docelową, więc historia ruchu towaru zostaje w systemie.
Jak WMS wpływa na efektywność Twojego magazynu?
Poniższe zestawienie pokazuje, czym system WMS różni się od tradycyjnego zarządzania magazynem w arkuszu kalkulacyjnym lub na papierze:
| Obszar | Excel lub ewidencja ręczna | System WMS |
|---|---|---|
| Lokalizacja towaru | Ręczne wyszukiwanie lub poleganie na pamięci pracownika | Automatyczne przypisanie i wskazanie konkretnego miejsca składowania |
| Aktualność danych | Aktualizowana okresowo, ryzyko nieaktualnych stanów | Rejestracja każdej operacji w czasie rzeczywistym |
| Ryzyko błędów | Wysokie, bo dane wpisuje się ręcznie | Niskie, bo kody skanuje się i weryfikuje automatycznie |
| Integracja z ERP | Ręczny eksport i import danych między systemami | Bezpośrednia integracja i automatyczna wymiana danych |
| Raportowanie | Ręczne tworzenie zestawień | Szczegółowe raporty generowane automatycznie |
Każda operacja zostawia w bazie ślad: kto ją wykonał i na jakim dokumencie. Gdy stan nie zgadza się z półką, wystarczy prześledzić historię lokalizacji zamiast przeszukiwać magazyn. Pomyłka wychodzi na jaw przy skanowaniu, a nie podczas rocznego spisu.
Dane z operacji składają się w raporty. Kierownik widzi, które zlecenia czekają najdłużej i jak obciążeni są pracownicy. Usprawnia ten etap, który faktycznie hamuje pracę, zamiast zgadywać.
Przestrzeń i lokalizacje
System pokazuje, które sektory i miejsca paletowe są wolne, a które zajęte. Kierownik widzi miejsca do zagęszczenia składowania, zanim zleci rozbudowę hali. W Studio WMS.net zajętość pokazuje mapa magazynu, na której kolory odróżniają lokalizacje wolne od pełnych.
Towar szybko rotujący system może kierować bliżej strefy wysyłki, a rzadko pobierany w dalsze części magazynu lub na wyższe poziomy regałów. Krótsza droga magazyniera skraca realizację zamówienia, a przypisany adres likwiduje problem zagubionej palety. Zasady adresacji opisuje strona o zarządzaniu lokalizacjami w magazynie, a praktykę pokazuje opis lokalizacji w magazynie.
Rotacja zapasów i inwentaryzacja
Program pilnuje zasad FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) i FEFO (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło). Przy wydaniu wskazuje partię, z której trzeba pobrać towar, więc operator nie sprawdza dat ważności ręcznie. Ma to znaczenie w branży spożywczej i farmaceutycznej, gdzie przeterminowana partia oznacza stratę. Więcej o partiach piszemy na stronie partie produkcyjne i daty ważności, a o samych stanach na stronie o zarządzaniu stanami magazynowymi.
Spis z natury przestaje wstrzymywać pracę. System pozwala prowadzić inwentaryzację w programie WMS w sposób ciągły: dla wybranej grupy towarów albo jednej lokalizacji, z terminala mobilnego. Rozbieżności wychodzą na bieżąco, więc stany zgadzają się przez cały rok. Zasady spisu opisuje strona o inwentaryzacji magazynu, a narzędzie do niej omawiamy w opisie programu do inwentaryzacji magazynu.
Kody kreskowe, skanery i etykiety GS1
Skaner odczytuje kod 1D lub 2D, a system sam aktualizuje bazę. Nikt nie przepisuje danych ręcznie. Kod można przypisać do zlecenia lub operacji, a także oznaczyć nim miejsce składowania, więc skan lokalizacji i skan towaru tworzą jedną operację. Szerzej opisuje to strona o programie magazynowym z obsługą skanera oraz o kodach kreskowych w magazynie.
Po zeskanowaniu kodu system sam aktualizuje bazę danych, więc nikt nie przepisuje danych ręcznie.
Do znakowania towaru służą etykiety. Narzędzia SoftwareStudio projektują i drukują etykiety magazynowe zgodne ze standardem GS1, a kod wydrukowany na etykiecie wraca do systemu przy pierwszym skanie. Temat rozwijają strony o etykietach logistycznych w standardzie GS1 i o generowaniu etykiet GS1.
WMS a ERP - kto za co odpowiada
ERP prowadzi finanse oraz sprzedaż. WMS prowadzi fizyczny towar: lokalizacje i partie. Oba systemy potrzebują wspólnych danych, więc wymieniają je przez integrację z systemem ERP.
Do WMS spływają zamówienia sprzedaży i planowane dostawy, a z powrotem wracają stany i potwierdzenia wydań. Dział handlowy widzi aktualną dostępność, więc nie sprzedaje towaru, którego fizycznie nie ma na półce. Księgowość i logistyka pracują na tych samych liczbach.
ERP wie, ile towaru ma firma. WMS wie, na której półce on leży. Dopiero zgodność obu liczb pozwala sprzedawać z pewnością, że towar da się wydać.
Integracja zastępuje papierowe formularze przyjęcia i wydania zapisami cyfrowymi. Biuro nie czeka na dokument z magazynu, żeby wystawić fakturę lub zamknąć zlecenie. Porównanie obu klas programów znajdziesz na stronie WMS a ERP.
WMS wymienia dane także z systemami wyspecjalizowanymi. Studio VSS.net synchronizuje harmonogram dostaw z pracą magazynu, co porządkuje wykorzystanie ramp rozładunkowych. Studio TCS.net pilnuje sprawności wózków widłowych i innych urządzeń. Połączenie z platformami kurierskimi automatyzuje listy przewozowe i etykiety wysyłkowe, o czym piszemy w części o WMS dla e-commerce.
Terminale Android, przeglądarka i chmura
Magazynier z terminalem z systemem Android skanuje kod i zatwierdza zadanie w miejscu pracy. Nie wraca do komputera stacjonarnego, więc błąd wychodzi, zanim towar opuści magazyn. Terminal może też pokazać zdjęcie produktu lub sposób pakowania, co pomaga przy asortymencie o podobnym wyglądzie.
Interfejs programu działa w przeglądarce, więc wdrożenie nie wymaga instalowania aplikacji na każdym biurku. W oknie przeglądarki pracuje też program magazynowy na Mac OS. Dla firm wieloddziałowych ważne jest, że oddziały mają dostęp do tych samych danych przez Internet.
Wariant systemu w chmurze zdejmuje z firmy utrzymanie własnych serwerów i aktualizacji. Dostawca odpowiada za bezpieczeństwo danych i ciągłość działania. Podobnie działają systemy magazynowe online, które pozwalają pracować zdalnie z różnych urządzeń.
Ta sama baza obsługuje automatyzację. Integracja z robotyką pozwala przenosić towar bez ręcznego operowania, a szerszy obraz daje strona o automatyzacji magazynu.
Kiedy system WMS się opłaca
Nie każdy magazyn potrzebuje WMS od pierwszego dnia. Magazyn z niewielką liczbą indeksów i jednym wejściem obsłuży arkusz, o ile jedna osoba pilnuje wszystkich ruchów. Granica pojawia się, gdy brakuje czasu na szukanie towaru i wyjaśnianie rozbieżności.
- Rozbieżności stanów - stan w arkuszu różni się od stanu na półce po każdym spisie, a przyczyny nie da się odtworzyć.
- Czas szukania - pracownik szuka towaru dłużej, niż trwa jego pobranie.
- Partie i terminy - towar ma numer partii lub datę ważności, których nie wolno pomylić.
- Przestoje na spis - inwentaryzacja zatrzymuje pracę magazynu.
Gdy kilka z tych sygnałów występuje naraz, warto policzyć koszt wdrożenia. Wybór programu opisuje strona wybór systemu WMS, a przebieg prac strona o wdrożeniu programu magazynowego. Przy ocenie funkcji sprawdź też opis zwykłego programu magazynowego oraz kontroli magazynu.
System nie uporządkuje magazynu, w którym lokalizacje i kartoteki są nieustalone. Adresy lokalizacji oraz kartoteki towarów trzeba ustalić przed uruchomieniem.
System WMS w programie magazynowym WMS.net