Studio WMS.net śledzi partię od przyjęcia do wydania: wydaje towar według FEFO, a przy wycofaniu z rynku wskazuje odbiorców każdej partii i jej dostawcę.
Jak WMS prowadzi partie i daty ważności
Studio WMS.net śledzi partię od przyjęcia do wydania: wydaje towar według FEFO, a przy wycofaniu z rynku wskazuje odbiorców każdej partii i jej dostawcę. Całość opiera się na dwóch wartościach zapisanych przy każdej dostawie: numerze partii i terminie ważności. Program wiąże je z paletą i lokalizacją, a przez dokument także z dostawcą. W każdej chwili widać więc, gdzie leży towar z danego cyklu produkcyjnego i do kiedy nadaje się do sprzedaży.
Zarządzanie partiami nie kończy się na stanie magazynowym. System przypomina o zbliżających się terminach przydatności i stosuje zasady FEFO oraz FIFO przy przydziale miejsc i wydań. Raporty rotacji pokazują, jak szybko schodzi każda partia. Lista partii z krótkim terminem od razu wskazuje, co trzeba sprzedać w pierwszej kolejności.
Wdrożenie WMS porządkuje też kontrolę jakości produktów. Magazynier widzi historię partii razem z dokumentacją jakościową i może wstrzymać wydania wadliwej partii, gdy tylko pojawi się niezgodność. Program drukuje etykiety z danymi towaru, a dokumenty potrzebne na audyt przygotowuje z zapisanych zdarzeń. Identyfikowalność obejmuje całą drogę produktu, od przyjęcia surowców do dostawy do klienta końcowego.
Dane z partii zasilają również analizę. Program porównuje historię rotacji kolejnych partii i na jej podstawie podpowiada poziomy zapasów. Alerty wskazują partie, które wymagają inwentaryzacji, a terminy ważności wchodzą do planowania zamówień.
Numer partii i termin ważności w kartotece i na dokumencie
Zasady kontroli ustawia się już w kartotece towaru. Zakładka Inne w formularzu asortymentu ma dwa pola wyboru: Wymagana seria oraz Wymagana data ważności. Po ich zaznaczeniu program wymusza te dane podczas operacji magazynowych, więc towar objęty partią nie wejdzie na magazyn bez numeru i terminu. Samo pojęcie omawia strona o numerze partii.
Dane partii wpisuje się w pozycji dokumentu przyjęcia. W przyjęciu bezpośrednim (PZB) pozycja łączy towar z konkretną paletą. Obok stoją pola numeru partii i terminu ważności, a dalej data produkcji i ilość.
Dane partii nie powinny być przepisywane ręcznie. Kody kreskowe 1D i 2D skracają przyjęcie, a kod 2D, na przykład QR, mieści więcej informacji niż kod liniowy, między innymi numer partii i datę ważności. Operator skanuje karton terminalem, a system przypisuje odczytane dane do dokumentu przyjęcia do magazynu.
W standardzie GS1 numer partii nosi identyfikator aplikacji (10), a termin ważności identyfikator (17). Zasady kodowania opisuje organizacja GS1 Polska, a etykietę palety z numerem SSCC omawia strona o etykietach logistycznych w standardzie GS1.
Sam termin ma dwa oblicza. Na opakowaniu stoi albo data, do której towar wolno sprzedać, albo data, do której zachowuje pełną jakość. Pierwsza jest limitem bezpieczeństwa i po jej upływie towar blokuje się bezwzględnie. O drugiej decyzję podejmuje dział jakości lub handlowy, dlatego magazyn powinien wiedzieć, którą datę ma przed sobą.
Śledzenie partii od przyjęcia do wydania
Historia partii powstaje ze zdarzeń. Każde z nich zostawia w bazie wiersz z numerem partii, dzięki czemu łańcuch da się odczytać w obu kierunkach: od dostawcy do klienta albo odwrotnie. Schemat pokazuje ogniwa i dane, które przy nich zapisano.
Tabela rozpisuje te same ogniwa na zdarzenia magazynowe. Przy każdym widać, jakie dane partii pojawiają się w systemie i co z nich wynika dla dalszej pracy.
| Zdarzenie | Dane partii | Skutek |
|---|---|---|
| Przyjęcie dostawy (PZ, PZB) | Numer partii i termin ważności z etykiety dostawcy | Partia dostaje wpis w bazie, powiązany z dokumentem i dostawcą |
| Odłożenie na lokalizację | Numer palety (SSCC) i adres miejsca | Wiadomo, gdzie leży każda sztuka z partii |
| Kontrola jakości przy przyjęciu | Status palety | Paleta czeka na decyzję i nie wchodzi do kompletacji |
| Przesunięcie między lokalizacjami | Ta sama partia, nowy adres | Zmienia się miejsce, a numer i termin zostają bez zmian |
| Wydanie według FEFO (ZWZ, WZ) | Lokalizacja i ilość z pozycji wydania | Przez paletę da się dojść do partii, z której zdjęto towar |
| Wydanie klientowi | Kontrahent i data na dokumencie WZ | Powstaje lista odbiorców partii na wypadek wycofania |
Podstawą łańcucha jest paleta. Konkretną paletę wskazuje numer SSCC.
FEFO i FIFO przy wydawaniu towaru
FIFO wydaje towar, który przyjęto najwcześniej. FEFO patrzy na termin ważności: pierwszy wychodzi ten towar, który najszybciej traci ważność, nawet jeśli dojechał do magazynu później. Przy produktach z krótkim terminem różnica bywa bardzo duża.
Weźmy dwie dostawy tego samego artykułu. Dostawa z poniedziałku ma termin ważności 20 maja, dostawa z wtorku 12 maja. FIFO wyda najpierw poniedziałkową, FEFO wtorkową, bo ta wcześniej straci ważność. Przy FIFO wtorkowa partia może się przeterminować na regale. W magazynie z chłodnią i mroźnią FEFO łączy się ze strefami temperaturowymi, co opisuje strona o WMS dla łańcucha chłodniczego, a minimalny pozostały termin z umów z sieciami handlowymi omawia strona o WMS dla branży FMCG.
- FIFO - kolejność wynika z daty przyjęcia, więc wystarcza dla towarów, których ważność nie wpływa na sprzedaż.
- FEFO - kolejność wynika z terminu ważności zapisanego przy partii i działa tylko wtedy, gdy termin podano przy każdym przyjęciu.
FEFO jest tak dobre, jak dane o terminach. Partia przyjęta bez terminu ważności nie ma jak wejść do kolejki, więc brak tej daty trzeba zatrzymać przy przyjęciu, a nie przy wydaniu.
Kolejność wydawania nie jest jedynym warunkiem. Odbiorcy często zastrzegają w umowie minimalny pozostały okres ważności, więc przy kompletacji trzeba sprawdzić dwie rzeczy: czy partia jest najstarsza i czy jej pozostały termin mieści się w umowie. Dokument wydania z magazynu zamyka ten wybór i zapisuje, z której lokalizacji zdjęto towar.
Blokada partii i wycofanie z rynku
Wada wykryta po przyjęciu wymaga dwóch działań naraz: zatrzymać to, co jest na stanie, i ustalić, co już wyszło. Pierwsze działanie to blokada partii. Towar zostaje na lokalizacji, ale nie trafia do kompletacji, bo paleta zmienia status. Obowiązki przy wycofaniu produktu konsumenckiego z obrotu opisuje strona GPSR w magazynie i e-commerce.
Blokada musi objąć całą partię naraz. Zatrzymanie jednej palety, gdy reszta tej samej partii stoi w innym regale, nie zatrzyma wydania.
Drugie działanie to wycofanie z rynku (recall). Magazyn musi wiedzieć, którym odbiorcom i w jakich ilościach wydano towar z wadliwej partii. Odpowiedź daje zestawienie dokumentów wydań, a kluczem do niego jest numer partii. Przebieg wygląda następująco:
- Zablokuj partię - zmień status wszystkich palet z danym numerem, także tych przy kompletacji.
- Policz stan - ustal, ile sztuk leży jeszcze w magazynie, a ile już wyszło.
- Wskaż odbiorców - zestaw dokumenty wydań z kontrahentami i datami.
- Rozstrzygnij - zapisz decyzję o zwrocie do dostawcy albo utylizacji, a po kontroli także o zwolnieniu partii.
Blokada nie dotyczy wyłącznie wad. Partia, która przekroczyła termin ważności, też powinna zmienić status, zanim ktoś ją skompletuje, a zbliżające się terminy podpowiadają, kiedy to nastąpi. Podobnie traktuje się zwroty od klientów: towar wraca do magazynu z numerem partii z dokumentu WZ, a gdy nie da się go potwierdzić, paleta trafia na kontrolę jakości zamiast na regał. Termin z opakowania i okres po otwarciu kosmetyków omawia strona o WMS dla branży kosmetycznej.
Zapis decyzji też należy do łańcucha. Dokumentacja, którą system przygotowuje na audyt i kontrolę, pokazuje wtedy cały przebieg, od wykrycia wady do ostatniej sztuki.
Odwrotne śledzenie od klienta do dostawcy
Śledzenie w przód odpowiada na pytanie, dokąd trafiła partia. Odwrotne zaczyna od reklamacji. Numer partii z opakowania prowadzi do dokumentu przyjęcia, a ten do dostawcy i jego dokumentów jakościowych.
W branży spożywczej to wymóg prawny. Zasada jednego kroku wstecz i jednego kroku w przód oznacza, że firma musi wiedzieć, od kogo kupiła towar i komu go sprzedała (art. 18 rozporządzenia (WE) nr 178/2002). WMS spełnia ją wtedy, gdy dane partii są zapisane przy każdym przyjęciu i wydaniu, a nie uzupełniane po fakcie.
Szybkość odwrotnego śledzenia zależy od spójnej numeracji. Jeśli ta sama partia występuje pod dwoma zapisami, numerem dostawcy i własnym, łańcuch się rwie. Numer nadany przez producenta przenosi się więc bez zmian, a własny numer magazyn nadaje tylko wtedy, gdy etykieta dostawcy go nie ma.
Raz na jakiś czas warto przeprowadzić próbne wycofanie. Wybierz partię sprzed miesiąca, ustal jej odbiorców i dostawcę, a potem porównaj ilość z dokumentów wydań z liczbą sztuk z przyjęcia. Zgodność oznacza, że łańcuch jest szczelny, a rozjazd wskazuje ogniwo, w którym dane nie zostały zapisane.
Numer seryjny schodzi poziom niżej niż partia. Wskazuje pojedynczą sztukę, a nie cały cykl produkcyjny, dlatego przy towarach drogich lub objętych gwarancją prowadzi się go obok numeru partii. Mechanizm opisuje strona o ewidencji według numerów seryjnych.
Partia przy przesunięciu i inwentaryzacji
Każde przesunięcie wewnątrz magazynu jest osobnym dokumentem z lokalizacją źródłową i docelową oraz ilością przenoszonego towaru. Operator i data realizacji też trafiają do zapisu. System aktualizuje stany lokalizacyjne na bieżąco, więc partia przenosi się razem z towarem, a jej numer i termin ważności nie ulegają zmianie.
Spis z natury sprawdza stan także w przekroju partii. Arkusz inwentaryzacyjny może obejmować lokalizację, asortyment albo cały magazyn, a program porównuje stany systemowe z fizycznymi i przygotowuje raport rozbieżności do zatwierdzenia. Wyrywkowy spis partii z krótkim terminem szybko pokazuje, czy towar leży tam, gdzie wskazuje system.
Cross-docking nie przerywa łańcucha, choć towar nie trafia na regał. Dokument przeładunkowy zachowuje kontrahenta oraz daty realizacji, więc partia przechodzi z rampy przyjęcia na rampę wydania z pełnym śladem.
Terminal i ERP przy obsłudze partii
Programy WMS pozwalają kontrolować przepływ towaru i partii oraz automatycznie pilnować dat ważności. Dzięki temu firma spełnia wymagania prawne i ogranicza ryzyko przeterminowania. W branżach wymagających precyzji, takich jak farmacja czy żywność, ta kontrola jest podstawą pracy. Przy surowcach farmaceutycznych numer partii niesie też wynik zawartości substancji czynnej, który zmienia masę naważki, co opisuje strona o korekcie procentowej substancji czynnej w naważaniu.
Praca przy regale odbywa się na terminalach. Studio WMS.net działa na urządzeniach z systemem Android, czyli na tabletach i terminalach Zebra, i prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową także w strefach wysokiego składowania. Integracja z systemem ERP ogranicza ponowne wpisywanie danych o dostawach. Opis aplikacji znajdziesz na stronie Android WMS.
Program działa też w przeglądarce, więc wersja w chmurze nie wymaga instalacji na stanowisku. Poniższe strony omawiają osobno każdy z tematów:
- Numer partii - program rejestruje partie przy przyjęciu i pilnuje ich terminów, co ogranicza błędy i skraca operacje.
- Mobilna obsługa magazynu - partie i daty ważności obsługuje się skanerem lub terminalem bezpośrednio w magazynie.
- Ewidencja według numerów seryjnych - numer seryjny wskazuje pojedynczą sztukę w obrębie partii.
- System WMS i korzyści z wdrożenia - dane o partiach w czasie rzeczywistym ułatwiają lokalizację towaru i szybkie wydania, a wdrożenie poprawia dokładność stanów.