WMS dla producentów i dystrybutorów kosmetyków: numer partii i data minimalnej trwałości przy przyjęciu oraz rotacja FEFO z obsługą zestawów i zwrotów.
Dostawa A trafiła na regał 2 listopada z datą minimalnej trwałości 03.2028, dostawa B przyjechała 9 listopada z datą 01.2028. Kolejność przyjęcia mówi, że pierwsze wyjdą kremy z A. Data z opakowania mówi, że powinny wyjść kremy z B. Gdy system zna tylko dzień przyjęcia, partia B zostanie na regale do końca swojej trwałości.
Poniżej opisujemy, co przepisy UE mówią o partii i dacie na opakowaniu kosmetyku oraz jak to wpływa na przyjęcie i rotację partii. Tam, gdzie mowa o Studio WMS.net, piszemy o tym, co program robi dziś. Resztę, na przykład zapis okresu po otwarciu, ustala analiza przedwdrożeniowa.
Co rozporządzenie 1223/2009 oznacza dla magazynu
Przepisy opisują oznakowanie i obowiązki dystrybutora, a magazyn zamienia je w pola dokumentów i kontrole przy rampie.
Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 dotyczy produktów kosmetycznych na rynku UE. Za zgodność produktu odpowiada osoba odpowiedzialna (art. 5 ust. 1), a jej nazwę i adres podaje opakowanie (art. 19 ust. 1 lit. a). Zanim dystrybutor udostępni produkt na rynku, sprawdza oznakowanie i wymogi językowe oraz to, czy nie upłynęła data minimalnej trwałości, o ile ma zastosowanie (art. 6 ust. 2). Tekst aktu udostępnia EUR-Lex (stan na 6.10.2026).
Na opakowaniu stoi data minimalnej trwałości, czyli dzień, do którego produkt przechowywany w odpowiednich warunkach zachowuje pierwotne właściwości (art. 19 ust. 1 lit. c). Przy trwałości powyżej 30 miesięcy daty nie podaje się, a w jej miejsce wchodzi symbol otwartego słoika z okresem bezpiecznego stosowania po otwarciu. Dla kartoteki to ważna różnica: jedne towary mają datę, inne tylko okres po otwarciu, którego magazyn nie liczy, bo nie otwiera opakowań.
| Wymaganie | Podstawa | Co oznacza w magazynie |
|---|---|---|
| Numer partii | Art. 19 ust. 1 lit. e | Zapis przy każdym przyjęciu i wydaniu, numer producenta bez zmian |
| Data minimalnej trwałości | Art. 19 ust. 1 lit. c, art. 6 ust. 2 | Pole kartoteki i pozycji przyjęcia, po upływie daty brak sprzedaży |
| Okres po otwarciu | Art. 19 ust. 1 lit. c, załącznik VII pkt 2 | Przy trwałości powyżej 30 miesięcy, gdy nie ma daty do rotacji |
| Identyfikacja w łańcuchu dostaw | Art. 7 | Na żądanie organów wskazuje się dostawcę i odbiorcę partii, przez 3 lata od udostępnienia partii dystrybutorowi |
| Warunki przechowywania | Art. 6 ust. 4 | Strefa składowania nie może zagrażać zgodności produktu |
Magazyn przenosi numer partii producenta bez zmian. Drugi, własny numer przerywa łańcuch, który art. 7 każe umieć odtworzyć.
Partie i terminy przy przyjęciu towaru
Numer partii i data wchodzą do systemu raz, przy rampie, a stamtąd sterują rotacją i identyfikowalnością.
W Studio WMS.net zasadę ustawia się w kartotece towaru. Zakładka Inne w formularzu asortymentu ma pola Wymagana seria i Wymagana data ważności. Po ich zaznaczeniu program nie przyjmie towaru bez numeru partii i terminu. Dane wpisuje się w pozycji dokumentu PZ albo PZB, obok numeru palety i lokalizacji, a program przyjmuje też datę produkcji. Szerzej opisuje to strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Ustawienie pól zależy od asortymentu. Dla kremu z datą zaznacza się oba pola. Dla produktu o trwałości powyżej 30 miesięcy pole daty zostaje odznaczone, bo magazynier nie ma czego wpisać. Czy rotację oparto wtedy o datę produkcji, ustala analiza przedwdrożeniowa.
Przy dostawie kosmetyków magazynier sprawdza cztery rzeczy, zanim paleta dostanie lokalizację:
- Numer partii - zgodny z etykietą dostawcy i dokumentem dostawy.
- Oznaczenie trwałości - data w formie miesiąca i roku albo pełnej daty, albo symbol okresu po otwarciu.
- Termin wobec umowy - pozostały okres mieści się w minimum, które odbiorca zastrzegł w umowie.
- Stan opakowania - nieuszkodzone pudełko i czytelna etykieta z danymi osoby odpowiedzialnej.
Paleta, której nie da się od razu zwolnić, zostaje na lokalizacji bez prawa do wydania jako oczekująca na kontrolę jakości. Przebieg przyjęcia, od zlecenia ZPZ po dokument PZB, opisuje strona o przyjmowaniu towaru. Warunki z etykiety, na przykład ochrona przed nagrzaniem, wskazują strefę składowania. Aerozole i perfumy na bazie alkoholu mogą dodatkowo podlegać przepisom o towarach niebezpiecznych, a decyduje klasyfikacja producenta. Zasady składowania takich towarów opisuje strona o WMS dla chemii i ADR. Rozbudowany status materiału z kwarantanną i zwolnieniem partii opisuje strona o WMS dla przemysłu farmaceutycznego.
Rotacja FEFO i krótkie terminy
Reguła wydawania mówi, z której partii zbierać, a próg odbiorcy mówi, czy partia w ogóle wyjdzie do danego klienta.
FEFO wydaje towar o najwcześniejszej dacie, niezależnie od dnia przyjęcia. W przykładzie ze wstępu FIFO wyda kremy z dostawy A, a FEFO z dostawy B. Studio WMS.net przydziela lokalizacje zgodnie z FEFO albo FIFO, a wybór zależy od asortymentu, i przypomina o zbliżających się terminach. Dla kosmetyków z datą właściwe jest zwykle FEFO, co potwierdza strona o programie do kompletacji.
Schemat pokazuje, jak zmienia się los partii między przyjęciem a datą z opakowania. Gdy pozostały okres spada poniżej progu odbiorcy, partia nie znika z magazynu, tylko zmienia przeznaczenie.
Odcinek pośredni jest decyzją handlową, nie przepisu. Jedni odbiorcy żądają kilku miesięcy zapasu do daty, a inne kanały przyjmą krótszy termin w promocji. Magazyn dostaje decyzję od działu jakości lub handlowego w formie statusu partii. Przekroczenie daty to granica bezwzględna, bo dystrybutor nie udostępnia wtedy produktu na rynku (art. 6 ust. 2).
Data zapisana po fakcie niczego nie dowodzi, a partia bez terminu wypada z kolejki FEFO.
Zestawy promocyjne i kitting
Zestaw promocyjny składa się z towarów o różnych partiach, więc jego termin wyznacza najkrótsza data składnika.
Akcja promocyjna zwykle oznacza nowy towar w magazynie: krem z próbką albo dwa produkty w jednym kartonie. Zestaw powstaje z towaru już przyjętego, w dodatkowej operacji zwanej kittingiem lub konfekcjonowaniem. Strona o aplikacji WMS online opisuje pozycję typu Mix w asortymencie Studio WMS.net: zestaw z wcześniej zdefiniowanych produktów, traktowany jako jedna jednostka logistyczna.
Zestaw sprzedawany jako osobna pozycja wymaga własnego numeru GTIN, bo według zasad GS1 predefiniowany zestaw kilku pozycji jest odrębną jednostką handlową (standard GS1 GTIN Management, stan na 6.10.2026). Partie składników zostają ich własnymi partiami. Gdy krem ma datę 01.2028, a serum 06.2028, datę zestawu wyznacza krem.
| Element | Przy zestawie | Przy składnikach |
|---|---|---|
| Indeks | Własny indeks typu Mix i własny GTIN | Indeksy pojedynczych produktów w kartotece |
| Jednostka | Jedna jednostka logistyczna | Wcześniej zdefiniowane produkty |
| Termin | Najkrótszy z terminów składników | Data minimalnej trwałości każdego składnika |
| Partia | Zasadę zapisu ustala analiza przedwdrożeniowa | Numery partii producenta bez zmian |
Małe zamówienia i zwroty z e-commerce
Sklep wysyła pojedyncze sztuki z wielu partii, a zwrot kosmetyku rządzi się własnymi zasadami.
Zamówienie sklepu internetowego obejmuje kilka sztuk, a ten sam produkt leży w kilku partiach. Pobranie ze strefy pickingu idzie według FEFO, a skan na stanowisku pakowania potwierdza partię. Zamówienia z kilku kanałów trafiają do jednej kolejki, jak opisuje strona o WMS dla e-commerce. Drogę połączenia ze sklepem opisuje strona o integracji z BaseLinkerem.
Zwrot przyjmuje się dokumentem przyjęcia na wydzieloną lokalizację, która nie wchodzi do stanu dostępnego dla sklepu. Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość (art. 9 ust. 1 dyrektywy 2011/83/UE). Art. 16 lit. e wyłącza to prawo dla towarów w zapieczętowanym opakowaniu, których nie można zwrócić ze względu na ochronę zdrowia lub higienę, jeśli po dostawie zdjęto pieczęć. Treść dyrektywy udostępnia EUR-Lex (stan na 6.10.2026). Dla magazynu oznacza to rozróżnienie zwrotu zapieczętowanego i otwartego.
| Stan zwrotu | Decyzja | Gdzie i pod jaką partią |
|---|---|---|
| Opakowanie zapieczętowane, termin w normie | Powrót do sprzedaży | Stan sprzedażowy pod pierwotnym numerem partii |
| Opakowanie zapieczętowane, termin poniżej progu | Decyzja handlowa: promocja lub inny kanał | Lokalizacja decyzji, partia bez zmian |
| Opakowanie otwarte lub uszkodzone | Bez powrotu do sprzedaży, utylizacja albo zwrot według umowy | Lokalizacja sztuk uszkodzonych |
| Partii nie da się potwierdzić | Kontrola jakości przed decyzją | Lokalizacja kontroli jakości |
Etykiety i kody GS1 dla kosmetyków
Każdy odcień i każda pojemność ma własny GTIN, a numer partii z datą jadą w jednym kodzie.
Według zasad GS1 zmiana wariantu produktu, na przykład odcienia albo pojemności, wymaga nowego numeru GTIN (standard GS1 GTIN Management). Numer partii nie zmienia GTIN, tylko go uzupełnia, a magazyn odczytuje oba razem. Aktywację numeru opisuje strona o aktywacji numeru GTIN.
W kodzie GS1-128 numer GTIN niesie identyfikator (01), partia (10), a data jeden z dwóch identyfikatorów: (15) albo (17). Który odpowiada oznaczeniu na opakowaniu kosmetyku, ustala właściciel marki, a pełną listę zawiera wykaz identyfikatorów GS1. Etykiety powstają przy przyjęciu i wysyłce, jak opisuje strona o generowaniu etykiet GS1, a numerację paletową omawia strona o etykietach logistycznych w standardzie GS1. Zakres wdrożenia sprawdzisz w wersji demo programu magazynowego.