Jak WMS obsługuje sklep internetowy: zamówienia z wielu kanałów trafiają do jednej kolejki kompletacji, a etykiety kurierskie powstają przy pakowaniu.
Co WMS robi w magazynie sklepu internetowego
Zamówienia w sklepie internetowym są małe i przychodzą bez zapowiedzi. Jedno dotyczy dwóch sztuk, drugie jednej, a klient oczekuje wysyłki jeszcze tego samego dnia. System WMS prowadzi w takim magazynie adresy półek oraz stany towaru, a magazynierowi pokazuje na terminalu, co pobrać i z którego miejsca.
Studio WMS.net pracuje na ASP.NET i MS SQL Server. Zamówienie z platformy sprzedażowej pobiera się automatycznie, czeka w magazynie na realizację, a jego status wraca do sklepu. Dwie wielkości odróżniają taki magazyn od hurtowego: liczba zamówień i tempo, w jakim zmienia się stan towaru. Pierwsza wymusza krótką kompletację, druga stałą synchronizację ze sklepem.
Gdzie takie rozwiązania działają, pokazuje portfolio wdrożeń Studio WMS.net. Rolę systemu w logistyce sklepu opisuje strona o logistyce WMS.
Zamówienia z wielu kanałów w jednym magazynie
Sklep własny i Allegro często sprzedają ten sam towar z jednej półki. Magazyn nie powinien rozróżniać zamówień według kanału. Każde rezerwuje stan z tej samej puli i trafia do tej samej kolejki kompletacji. Kanał wpływa dopiero na to, co wraca do platformy: numer przesyłki i status realizacji.
Studio WMS.net pobiera zamówienia automatycznie i odsyła do platformy statusy. Zakres prac programistycznych zależy od liczby i złożoności podłączanych systemów, a przebieg wymiany danych opisuje strona o integracji WMS z platformami e-commerce. Dwie najczęstsze drogi omawiają strony o integracji WMS z BaseLinkerem i o integracji WMS z Allegro. Zamówienia z innych marketplace opisuje strona o integracji WMS z marketplace, a wysyłkę przez API przewoźników strona o integracji WMS z kurierami. Sklepy na Shoperze i WooCommerce opisują strony o integracji WMS z Shoper i o integracji WMS z WooCommerce. Sklepy na PrestaShop i Magento opisują strony o integracji WMS z PrestaShop i o integracji WMS z Magento.
| Źródło zamówień | Co trafia do magazynu | Co wraca do źródła |
|---|---|---|
| Sklep własny | Zamówienie pobrane automatycznie z platformy | Status realizacji i powiadomienie dla klienta |
| Platforma sprzedażowa, na przykład Allegro | Zamówienie z terminem wysyłki liczonym przez platformę | Numer przesyłki i status, widoczne dla kupującego |
| Odbiorca hurtowy | Zamówienie w komunikacie EDI | Potwierdzenie i awizo wysyłki |
Przepływ zamówienia od sklepu do kuriera
Droga jednego zamówienia przez magazyn ma pięć etapów, a każdy kończy się skanem albo zmianą statusu. Schemat pokazuje, co dzieje się w sklepie, co w WMS, a co u przewoźnika.
Stany na sklep w czasie zbliżonym do rzeczywistego
Sprzedaż tej samej sztuki dwa razy kończy się anulowanym zamówieniem i rozczarowanym klientem. To najdroższy błąd magazynu sklepu, a jego przyczyną jest opóźnienie między zmianą stanu w magazynie a odświeżeniem oferty.
Zasada jest ogólna: do sklepu powinien trafiać stan dostępny, czyli towar na półce pomniejszony o rezerwacje. Studio WMS.net odświeża dostępność w sklepie po zmianie w magazynie, a dokładność samych stanów zależy od porządku w danych, który opisuje strona o stanach magazynowych.
Stan w ofercie powinien spadać w chwili rezerwacji towaru, a nie w chwili wysyłki. Inaczej ten sam egzemplarz da się sprzedać dwa razy.
Sformułowanie „w czasie zbliżonym do rzeczywistego” jest tu świadome. Opóźnienie zależy od platformy i od sposobu integracji, a część platform przyjmuje zmiany stanów z ograniczeniem liczby zapytań. Dla towarów o niskim stanie ustawia się zapas bezpieczeństwa, czyli kilka sztuk, których oferta nie pokazuje. Dokładność stanu pilnuje też inwentaryzacja magazynu: im częściej liczy się towary szybko rotujące, tym rzadziej sklep sprzeda coś, czego nie ma.
Przyjęcie dostaw i składowanie towaru
Dostawcy wysyłają towar na paletach, a sklep sprzedaje go w sztukach. Przyjęcie towaru do magazynu zamienia więc jednostkę dostawy w jednostki sprzedaży: paleta trafia do zapasu, a część sztuk na półkę pod pakowaniem. Systemy paletowe w WMS prowadzą każdą paletę osobno. W Studio WMS.net ma ona numer SSCC (strona standardu GS1 po angielsku) albo własny kod kreskowy, a program zapisuje jej adres na regale i status.
Przy przyjęciu liczy się szybkość rozpoznania towaru. Kartoteka ze zdjęciami pozwala magazynierowi porównać fotografię z tym, co trzyma w ręku, zanim zeskanuje kod.
Szybka kompletacja małych zamówień
Przy zamówieniach na jedną lub dwie sztuki najwięcej czasu pochłania chodzenie, a nie samo pobranie. Metodę kompletacji dobiera się więc do liczby zamówień i ich składu. Podstawy procesu opisuje strona o kompletacji zamówień.
| Metoda | Jak działa | Kiedy pasuje |
|---|---|---|
| Zamówienie po zamówieniu | Jeden magazynier zbiera jedno zamówienie do jednego kartonu | Mała liczba zamówień i duża liczba pozycji w zamówieniu |
| Kompletacja zbiorcza | Jedna trasa obsługuje kilka zamówień z tym samym towarem, rozdział następuje przy pakowaniu | Wiele zamówień na jedną lub dwie sztuki popularnych towarów |
| Kompletacja strefowa | Pracownik obsługuje własną strefę, a zamówienie przechodzi między strefami | Duży asortyment i wyraźny podział hali |
| Kompletacja falowa | Zamówienia grupuje się w okna czasowe zsynchronizowane z odjazdem kuriera | Stałe godziny odbioru paczek |
Pracę w hali prowadzi aplikacja magazynowa na Androida: skanuje towar, potwierdza pobranie i aktualizuje stan na bieżąco. Technologia pick-by-voice zwiększa dokładność, bo operator ma wolne ręce, a skaner kodów kreskowych potwierdza każde pobranie. Kolejność realizacji ustawia się priorytetami opisanymi na stronie o priorytetach zleceń, a trasę po hali dobiera się według porównania metod tras kompletacji.
Sklep, który składa zestawy z kilku towarów, wchodzi już w obszar produkcji, o którym pisze strona o programie do zarządzania produkcją.
Zapas na regale i towar w strefie pickingu
Magazyn sklepu dzieli towar na dwa miejsca, a podział ten ma konkretne konsekwencje dla pracy:
- Strefa pickingu leży blisko stanowisk pakowania i zawiera sztuki gotowe do pobrania, a najszybciej rotujące towary dostają miejsca najbliżej pakowania.
- Zapas stoi wyżej lub dalej, na paletach, i uzupełnia strefę pickingu, gdy stan na półce spada.
Uzupełnienie wymaga osobnego zadania: przesunięcia z zapasu na półkę, które program rejestruje dokumentem przesunięcia. Zasady adresowania miejsc opisuje strona o lokalizacji palet.
Pakowanie, etykiety przewozowe i kurierzy
Zamówienie po kompletacji trafia na stanowisko pakowania. Pakowacz skanuje towary, a program porównuje je z zamówieniem. To ostatnie miejsce, w którym da się wychwycić pomyłkę: po zaklejeniu kartonu koszt błędu przechodzi na klienta i na zwrot. Układ stref od przyjęcia po zwroty opisuje strona o magazynie wysyłkowym.
Przy zamknięciu paczki powstaje etykieta przewozowa. W Studio WMS.net współpracę z przewoźnikiem obsługuje integracja z programem Studio Spedycja.net: rejestruje on numery listów przewozowych i kojarzy je z dokumentami wydania WZ. Etykiety z kodem kreskowym drukuje drukarka kodów kreskowych, a dokumenty zwykła drukarka laserowa lub atramentowa. Szczegóły opisuje strona o wysyłce z magazynu przez firmy kurierskie, a etykiety na paletach omawia strona o etykiecie logistycznej.
Samo wydanie dokumentuje WZ albo WZB, czyli wydanie bez wcześniejszego zlecenia. Lista wydań pokazuje statusy dokumentów od oczekującego na kompletację do wydanego i zamkniętego.
Zwroty od klientów
W sklepie internetowym zwrot należy do zwykłego przepływu, a nie do wyjątków. Paczka wraca do magazynu, a towar przechodzi drogę odwrotną do wydania: przyjęcie i ocenę stanu. Do czasu oceny zwrot nie może zasilać oferty, bo nie wiadomo, czy nadaje się do sprzedaży. Przepisy o odstąpieniu od umowy i różnicę między zwrotem a reklamacją opisuje strona o zwrotach w magazynie e-commerce.
Zwrot przyjmuje się dokumentem przyjęcia, a towar leży w wydzielonej lokalizacji, która nie wchodzi do stanu dostępnego dla sklepu. Po sprawdzeniu opakowania i kompletności magazynier wybiera jedną z dwóch dróg: towar wraca na półkę sprzedażową albo trafia na lokalizację sztuk uszkodzonych.
Zwrot nie wraca na stan sprzedażowy bez oceny. Do tego czasu leży w osobnej lokalizacji i nie jest widoczny w ofercie sklepu.
Szybkość decyzji przekłada się na sprzedaż: towar czekający tydzień na przegląd jest martwym zapasem. Dlatego zwroty mają własne stanowisko i własny termin przeglądu. Przy towarach z krótkim terminem ważności zwrot wraca na stan pod pierwotnym numerem partii, o czym pisze strona o partiach produkcyjnych i datach ważności. Zwroty kosmetyków i odzieży mają własne zasady, które opisują strony o WMS dla branży kosmetycznej i WMS dla branży odzieżowej.
Szczyty sprzedaży w magazynie sklepu
Wyprzedaże i okres przedświąteczny potrafią wielokrotnie podnieść liczbę zamówień w ciągu doby. Magazyn nie zdąży wtedy z ręcznym przydzielaniem zadań. Przygotowanie do szczytu dotyczy dwóch obszarów: zapasu w strefie pickingu i kolejności pracy.
Przed wyprzedażą uzupełnia się strefę pickingu z palet, żeby w trakcie nie przerywać kompletacji na przesunięcia. W samym szczycie zlecenia dostają priorytety według godziny odbioru przez kuriera, a zamówienia z tym samym towarem łączy się w kompletację zbiorczą. Dodatkowi pracownicy dostają konta w programie i pracują z terminali, więc system prowadzi ich od lokalizacji do lokalizacji bez znajomości hali.
Integracja z ERP i wymiana danych z partnerami
Podział ról jest prosty: ERP prowadzi sprzedaż i finanse, a WMS ruch towaru. Dane płyną między nimi w obu kierunkach, co opisuje strona o integracji WMS z ERP oraz o różnicach między WMS a ERP.
Gdy sklep współpracuje z hurtownią albo dostawcą, zamówienia i awiza dostaw idą kanałem elektronicznej wymiany danych, a system korzysta z otwartych standardów. Ten sam model działa przy outsourcingu: WMS dla operatora 3PL pozwala właścicielowi towaru śledzić stany w magazynie operatora.
Czym różnią się systemy WMS dla e-commerce
Systemy WMS różnią się poziomem zaawansowania. Jedne obsługują proste przyjęcia i wydania, inne oferują rozbudowane algorytmy, a część producentów deklaruje użycie sztucznej inteligencji. Przy wyborze liczy się to, co system robi w codziennej pracy magazyniera. Rolę takich systemów w logistyce opisuje strona systemy w magazynie.
| Kryterium | Pytanie do dostawcy | Znaczenie w sklepie |
|---|---|---|
| Integracja | Czy system ma gotowe połączenie z platformą, czy udostępnia elastyczne API | Decyduje o czasie i koszcie podłączenia kanału sprzedaży |
| Model kosztowy | Licencja z jednorazową opłatą czy subskrypcja SaaS | Subskrypcja zależy zwykle od liczby użytkowników lub wielkości magazynu |
| Specjalizacja | Czy producent zna e-commerce, czy sprzedaje rozwiązanie uniwersalne | Wpływa na to, czy proces zwrotów i etykiet jest gotowy |
| Wsparcie i szkolenia | Kto szkoli magazynierów i jak szybko reaguje wsparcie | W szczycie sprzedaży opóźniona pomoc kosztuje najwięcej |
| Skalowalność | Jak system znosi wzrost liczby zamówień i użytkowników | Sklep rośnie szybciej niż magazyn |
Jedni producenci budują rozwiązania uniwersalne dla wszystkich typów magazynów, inni skupiają się na wybranych sektorach, na przykład na e-commerce albo na farmacji. Różnią się też doświadczeniem z firmami różnej wielkości. Zasady wyceny modułów Studio WMS.net opisuje cennik.
Jak wybrać system WMS dla sklepu internetowego
Wybór zaczyna się od analizy własnego procesu: ile kanałów sprzedaży obsługuje sklep i z jakim dziennym wolumenem zamówień. Dopiero potem porównuje się funkcje, takie jak integracja z platformami i automatyzacja procesów. Przegląd rozwiązań magazynowych stosowanych w sklepach pomaga zawęzić listę kandydatów. Najpewniej sprawdza się system na wersji demonstracyjnej, bo pozwala przejść przez przyjęcie i wydanie bez wdrożenia.
- System WMS - rodzaje systemów, ich funkcje i zastosowanie w sklepach internetowych.
- Logistyka WMS - jak WMS wspiera zarządzanie zapasami i śledzenie przesyłek w e-commerce.
- Optymalizacja procesów magazynowych - jak WMS obniża koszty operacyjne i podnosi wydajność w sklepie.
- Oprogramowanie dla logistyki - rozwiązania IT, które przyspieszają operacje w magazynie sklepu.
WMS online jako alternatywa dla instalacji lokalnej
WMS online daje dostęp do systemu z dowolnego miejsca i aktualizuje dane na bieżąco. Program działa w chmurze, więc sklep nie instaluje lokalnej infrastruktury, a praca magazynu nie zależy od miejsca, w którym siedzi użytkownik. Wariant dla mniejszego sklepu opisuje strona o programie magazynowym online dla sklepu internetowego.