Program do inwentaryzacji magazynu rozlicza różnice inwentaryzacyjne i współpracuje z czytnikami kodów kreskowych. Sprawdź, jak wygląda spis z natury w WMS.
Inwentaryzacja porównuje stany zapisane w systemie z tym, co leży na regałach, i wskazuje różnice. Program do inwentaryzacji skraca ten proces, bo spis prowadzi się na urządzeniu, a wynik trafia do bazy bez przepisywania.
Jakie korzyści przynosi program do inwentaryzacji magazynu?
Program zlicza produkty znajdujące się w magazynie i zapisuje ich lokalizację. Stan towaru można sprawdzić z urządzenia mobilnego lub z komputera. Użytkownicy na bieżąco śledzą przepływ towarów i generują szczegółowe raporty. Aplikacja powiadamia o kończących się zapasach i sugeruje optymalne ilości zamówień.
| Etap | Co się dzieje | Wynik w systemie |
|---|---|---|
| Otwarcie arkusza | Wybór spisu pełnego albo wyrywkowego | Arkusz z datą otwarcia i statusem |
| Skanowanie | Pracownik skanuje kody kreskowe lub ręcznie potwierdza stany | Stany fizyczne zapisane w arkuszu |
| Porównanie | System zestawia stany fizyczne z systemowymi | Wyliczone różnice inwentaryzacyjne |
| Zatwierdzenie | Kierownik zatwierdza raport rozbieżności | Rozliczenie różnic i dokumenty magazynowe |
Spis z natury kończy się raportem rozbieżności, który zatwierdza kierownik: system liczy różnicę, a decyzję o rozliczeniu podejmuje człowiek.
System współpracuje z czytnikami kodów kreskowych, więc pracownicy szybko skanują towary przy przyjęciach i wydaniach. Program automatycznie synchronizuje dane z systemem finansowo-księgowym firmy. Historia wszystkich operacji magazynowych pozwala wykryć błędy i niezgodności w stanach.
Program prowadzi okresowe inwentaryzacje i automatycznie rozlicza różnice, a dokumenty magazynowe generuje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Można w nim definiować wiele magazynów oraz ich strukturę. Bezpieczeństwo danych zapewniają kopie zapasowe i kontrola dostępu użytkowników.
Inwentaryzacja ciągła czy spis z natury całości
Spis z natury całości liczy wszystkie pozycje we wszystkich lokalizacjach w jednym terminie. Sięga się po niego przy zamknięciu roku albo przy zmianie osoby odpowiedzialnej materialnie. Daje pełny obraz na jeden dzień, ale zwykle zatrzymuje ruch towaru.
Inwentaryzacja ciągła, zwana też cykliczną, dzieli magazyn na części i przelicza je po kolei w ustalonym rytmie. Magazyn pracuje normalnie, bo w danej chwili liczy się jeden regał albo jedna strefa. Pozycje drogie przelicza się częściej niż tanie, a te, na których stale wychodzą różnice, jeszcze częściej.
| Kryterium | Spis całości | Inwentaryzacja ciągła | Spis wybranego zakresu |
|---|---|---|---|
| Zakres | Wszystkie pozycje we wszystkich lokalizacjach | Kolejne części magazynu według harmonogramu | Wybrana lokalizacja albo asortyment |
| Kiedy się go stosuje | Spis roczny albo zmiana osoby odpowiedzialnej | Przez cały rok w stałym rytmie | Podejrzenie pomyłki albo kontrola po przebudowie strefy |
| Wpływ na pracę magazynu | Zwykle przerwa w ruchu towaru | Magazyn pracuje, liczy się jedną strefę naraz | Wstrzymana jest tylko liczona część |
| Rozliczenie | Jeden duży arkusz | Wiele małych arkuszy, korekty w czasie | Jeden arkusz o wąskim zakresie |
Obie metody się nie wykluczają. Spis roczny zostaje w kalendarzu, ale po inwentaryzacji ciągłej ma niewiele do wykrycia, bo większość różnic została wcześniej wyjaśniona i rozliczona. Ten sam moduł obsługuje oba tryby, bo arkusz można zawęzić do wskazanej lokalizacji albo asortymentu. Cztery zakresy spisu w module www opisuje strona o inwentaryzacji w programie WMS.net, a przebieg samego spisu z natury strona o spisie z natury w magazynie.
Arkusze spisowe na terminalu Android
Spis przygotowuje się w aplikacji internetowej. Tam wybiera się zakres, wyznacza zespoły inwentaryzacyjne i układa harmonogram. Moduł działa w przeglądarce.
Samo liczenie przenosi się na terminal Android z czytnikiem kodów kreskowych. Magazynier skanuje kod towaru i wpisuje ilość, a wynik trafia do arkusza w bazie bez przepisywania. System porównuje zeskanowany kod z oczekiwanym, więc pomyłka wychodzi jeszcze przy regale.
- Zakres - część magazynu przypisana do arkusza.
- Zespół - osoby liczące przypisane do arkusza.
- Harmonogram - termin liczenia ustalony z góry w aplikacji internetowej.
- Status - otwarty albo zamknięty, widoczny na liście arkuszy razem z datą i wynikiem.
Spis opiera się na dwóch skanach: etykiecie lokalizacji i kodzie towaru. Pierwszy mówi, gdzie liczący stoi, drugi, co leży na półce. Dzięki temu ilość trafia do właściwej pozycji arkusza, a nie do sumy całego magazynu. Gdy wyników nie da się wpisać na miejscu, program przyjmuje je także z plików zewnętrznych.
Komisja inwentaryzacyjna sprawdza wprowadzone dane i potwierdza ich poprawność. Dopiero wtedy program zestawia ilości ze stanem w bazie i buduje raport rozbieżności, który można wydrukować albo zapisać w pliku PDF. Raport pokazuje przy każdej pozycji miejsce składowania.
Jak wyjaśnia się rozbieżności inwentaryzacyjne
Program liczy różnicę jako ilość ze spisu minus ilość w systemie. Wynik dodatni oznacza nadwyżkę, ujemny niedobór. Różnica jest sygnałem, a nie wyrokiem: dopóki nie wiadomo, skąd się wzięła, nie wolno jej rozliczać.
Niedobór, czyli różnica ujemna
Niedobór każe szukać w wydaniach i w sąsiednich lokalizacjach. Typowe przyczyny to towar odłożony na inne miejsce, niż zapisano, albo wydanie zaksięgowane na złym indeksie. Historia operacji pokazuje każdy ruch danej pozycji, więc można odtworzyć jej drogę od ostatniego znanego stanu. Szczegóły opisuje strona o niedoborach na inwenturze.
Nadwyżka, czyli różnica dodatnia
Nadwyżka kieruje do przyjęć i zwrotów. Dostawa mogła zostać przyjęta w mniejszej ilości, niż stoi na palecie, albo zwrot nie został zaksięgowany. Pomaga porównanie z danymi ERP, bo dokument dostawy pokazuje, ile zafakturowano. Opis wyjaśniania nadwyżek zawiera strona o nadwyżkach inwentaryzacyjnych.
Rola lokalizacji i partii
Lokalizacja zawęża poszukiwanie. Gdy stan jest zapisany na poziomie miejsca składowania, brak w jednym miejscu i nadwyżka w sąsiednim wskazują raczej na przestawiony towar niż na stratę. Przesunięcia między miejscami rejestruje program, więc taką pomyłkę widać w dokumentach przesunięć.
Partia zawęża poszukiwanie jeszcze bardziej. Jeśli magazynier pobrał towar z niewłaściwej partii, ten sam indeks da różnicę ujemną na jednej partii i dodatnią na drugiej. Dla towaru z terminem ważności ma to znaczenie, bo takie wydanie zaburza kolejność FEFO, czyli wydawanie najpierw tego, co ma najkrótszy termin. Zasady ewidencji opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Rozliczenie inwentaryzacji dokumentami RI i PI
Stan w systemie zmienia dokument, a nie ręczna poprawka. Po wyjaśnieniu różnic i zatwierdzeniu raportu przez kierownika arkusz się zamyka, a program sam zakłada dokumenty korygujące. Niedobór rozlicza dokument RI, czyli rozchód niedoborów, a nadwyżkę dokument PI, czyli przyjęcie nadwyżek.
| Symbol | Nazwa | Kiedy powstaje | Skutek na stanie |
|---|---|---|---|
| RI | Rozchód niedoborów | Ilość faktyczna jest niższa od ewidencyjnej | Stan systemowy maleje do ilości ze spisu |
| PI | Przyjęcie nadwyżek | Ilość faktyczna jest wyższa od ewidencyjnej | Stan systemowy rośnie do ilości ze spisu |
Oba dokumenty zapisują się od razu ze statusem zatwierdzonym. Zwykły dokument magazynowy przechodzi przez bufor, w którym można go jeszcze poprawić. Dokument różnic tego etapu nie ma, bo musi zgadzać się z arkuszem.
Zamknięcie arkusza zapisuje RI i PI od razu jako zatwierdzone, więc wszystkie wyjaśnienia muszą się zakończyć przed tym krokiem.
Wybierz program do inwentaryzacji magazynu
Inwentaryzacja pozwala kontrolować stany magazynowe i znajdować różnice. Narzędzia inwentaryzacyjne przyspieszają zbieranie danych i zapisują je dokładniej, więc zarządzanie zapasami staje się sprawniejsze, a błędów jest mniej. Opis programu zintegrowanego z systemem WMS zawiera strona program do inwentaryzacji.
- Inwentaryzacja magazynu - narzędzia do zliczania i porównywania stanów magazynowych, z szybkim generowaniem raportów i analizą danych.
- Ewidencja według numerów seryjnych - precyzyjne zarządzanie towarem w magazynach, które wymagają szczegółowej identyfikacji produktów.
- Mobilna obsługa magazynu - inwentaryzacja na urządzeniach mobilnych, bez ręcznego wpisywania danych.
- Spis z natury - funkcja programów WMS do przeprowadzania pełnej inwentaryzacji magazynowej.