Jak przeprowadzić spis z komisją w WMS: arkusz w aplikacji WWW, blokada lokalizacji, liczenie na kolektorze i rozliczenie nadwyżek oraz niedoborów po spisie.
W magazynie z WMS stany są prowadzone na bieżąco, z dokładnością do lokalizacji i palety. Spis nie ustala więc, co leży na hali, tylko sprawdza, czy system zgadza się z regałem, i uzasadnia korektę różnic. Ta strona opisuje dzień spisu z komisją: co robi kierownik w aplikacji WWW, co robi operator na kolektorze, co blokuje system i jak powstaje rozliczenie.
Podstawy spisu z natury i przepisy opisuje strona o inwentaryzacji magazynu. Tutaj zajmujemy się przebiegiem w programie, od otwarcia arkusza do zamknięcia spisu.
Jak otworzyć arkusz i powołać komisję?
Spis zaczyna się w aplikacji WWW od nowego dokumentu inwentaryzacji. Kierownik wybiera jego zakres, a cztery możliwości opisuje strona o inwentaryzacji w programie WMS.net. Węższy zakres pozwala liczyć co tydzień inny fragment hali, bez zatrzymywania całej.
- Magazyn. Spis całego wskazanego magazynu.
- Lokalizacja. Spis wybranego adresu lub fragmentu regału.
- Asortyment. Spis wskazanego indeksu.
- Kontrahent. Spis towaru jednego kontrahenta.
Przy spisie cyklicznym każdy tydzień dostaje własny arkusz z innym zakresem. Kolejność regałów warto ustalić z góry i zapisać w kalendarzu magazynu. Wtedy ten sam adres nie wraca do liczenia przypadkiem, a inny nie czeka miesiącami.
Dokument inwentaryzacji ma numer i datę, wskazuje magazyn z oddziałem oraz lokalizacje objęte spisem. Zapisuje też skład komisji nadzorującej spis. Po utworzeniu trafia do rejestru inwentaryzacji otwartych, a stamtąd kierownik zarządza całym spisem. Rejestr działa jak lista spraw do dokończenia: widać w nim, które spisy trwają i który czeka na zamknięcie.
| Działanie | Co daje kierownikowi |
|---|---|
| Edycja formularza w buforze | Poprawka dokumentu, który nie został jeszcze zatwierdzony |
| Wpisanie lub zmiana składu komisji | Komisja nadzorująca spis zapisana w dokumencie |
| Wydruk formularza spisu z natury | Formularz w formacie PDF z numerem, datą i składem komisji |
| Usunięcie dokumentu w buforze | Wycofanie spisu zaplanowanego błędnie |
| Zamknięcie inwentaryzacji | Koniec liczenia i przejście do zestawień nadwyżek oraz niedoborów |
Co blokuje system na czas spisu?
Lokalizacje objęte spisem są blokowane dla ruchów magazynowych. Każdy ruch na takim adresie zmieniałby stan, który komisja właśnie liczy, więc system go nie przepuszcza. Listę lokalizacji w trakcie inwentaryzacji pokazuje osobne zestawienie w aplikacji WWW. Podobnie dostępne są zestawienia artykułów i pozycji będących w trakcie spisu.
Dla właściciela firmy ważne jest to, że reszta magazynu pracuje normalnie. Przy spisie wybranego zakresu wysyłki idą z adresów spoza liczonego zakresu, a hala nie staje na kilka dni. Blokada działa na adresy, a nie na cały magazyn, więc zakres arkusza warto dobrać tak, żeby nie obejmował adresów, z których tego samego dnia idą pilne wysyłki. Pracownicy powinni też wiedzieć, że dany adres jest chwilowo zamknięty, bo blokada działa w systemie, a nie na regale.
Kto odpowiada za co w dniu spisu?
Spis z komisją dzieli pracę na trzy miejsca i trzy role. Komisja nie liczy towaru, tylko nadzoruje spis i odpowiada za jego wynik. Liczą operatorzy z kolektorami, a kierownik pilnuje, żeby ich praca pasowała do arkusza.
| Rola | Gdzie pracuje | Zadanie |
|---|---|---|
| Kierownik magazynu | Aplikacja WWW | Otwiera arkusz, wybiera zakres i zamyka inwentaryzację po liczeniu |
| Komisja inwentaryzacyjna | Formularz spisu z natury | Nadzoruje spis, a jej skład jest zapisany w dokumencie i na wydruku |
| Operator | Kolektor Android | Skanuje adres i kod EAN, wpisuje policzoną ilość |
Przed zamknięciem spisu komisja sprawdza wprowadzone dane i potwierdza ich poprawność, bo od zamknięcia powstają dokumenty korygujące. Dlatego komisja nie musi stać przy każdym adresie, ale musi mieć wgląd w arkusz, zanim kierownik go zamknie.
Komisja ma przewodniczącego. Do jej składu należy też osoba materialnie odpowiedzialna za towar oraz członek komisji. Skład zapisuje się w dokumencie i drukuje na formularzu, więc musi być ustalony przed pierwszym skanem, a nie po spisie.
Jaka jest kolejność skanów na kolektorze przy liczeniu?
Operator uruchamia transakcję Inwentaryzacja i liczy w stałej kolejności. Nie przepisuje wyników z kartki, bo ilość wpisuje od razu na kolektorze.
- Wybór arkusza
Operator wybiera z listy otwarty arkusz inwentaryzacyjny.
- Skan lokalizacji
Skanuje adres, na którym zaczyna liczenie. Jeśli adres nie jest objęty arkuszem, system wyświetla komunikat.
- Skan kodu EAN
System wczytuje dane towaru z kartoteki.
- Seria i termin ważności
Operator podaje numer serii i termin ważności, jeśli kartoteka ich wymaga.
- Policzona ilość
Operator wpisuje ilość i ją potwierdza. Pozycja trafia do arkusza, a formatka odświeża się do kolejnego skanu na tym samym adresie.
- Następny adres
Aby przejść dalej, operator klika pole lokalizacji i skanuje nowy adres.
Skan adresu mówi, gdzie operator stoi, a skan EAN, co leży na półce. Dzięki parze skanów ilość trafia do właściwej pozycji arkusza, a nie do sumy całego magazynu. Przy liczeniu na paletach różnicę łatwiej potem wyjaśnić, bo paleta wskazuje konkretny nośnik. Samo urządzenie opisuje strona o kolektorze magazynowym.
Do zamknięcia spisu stan systemowy się nie zmienia. Policzone ilości trafiają do arkusza, a ruch na stanie robią dopiero dokumenty, które powstają przy zamknięciu. Błędnie policzony adres da się więc jeszcze poprawić, zanim jakakolwiek różnica wejdzie do ewidencji.
Jak system rozlicza nadwyżki i niedobory po zamknięciu spisu?
Zamknięcie inwentaryzacji wykonuje użytkownik z odpowiednią rolą. System przygotowuje wtedy zestawienia: nadwyżki, czyli pozycje, w których policzono więcej niż w systemie, oraz niedobory, czyli pozycje z mniejszą ilością. Osobne zestawienia pokazują pozycje po inwentaryzacji i pozycje usunięte. Po zamknięciu spisu stan systemowy odpowiada wynikowi liczenia, a ślad korekt zostaje w rejestrze dokumentów magazynowych.
Zamknięcie spisu tworzy zatwierdzone dokumenty przychodu i rozchodu inwentaryzacyjnego (PI i RI). W rejestrze dokumentów magazynowych stoją obok pozostałych, więc każda korekta ma pełny ślad. Ich skutek dla stanu opisuje strona o programie do inwentaryzacji magazynu.
Zestawienia pozycji po inwentaryzacji i pozycji usuniętych zostawiają ślad pracy na arkuszu. Komisja widzi końcową różnicę i drogę, którą do niej doszło. Przy wyjaśnianiu rozbieżności ten ślad bywa ważniejszy niż sama liczba, bo wskazuje, od którego adresu zacząć szukanie. Wyjaśnienie zapisuje się przed zamknięciem spisu, a nie po nim.
Zanim zaksięgujesz różnicę, wyjaśnij ją. Różnica często wynika z nieprzesuniętej palety, a nie z faktycznego niedoboru. Sposoby szukania przyczyn opisują strony o niedoborach na inwenturze i o nadwyżkach inwentaryzacyjnych.
Towar, którego nie było na wskazanym adresie albo który okazał się uszkodzony, ma w magazynie osobne lokalizacje. Zasady ich prowadzenia opisuje artykuł o lokalizacjach braków i uszkodzeń w WMS.
Jak przygotować pierwszy spis w nowym systemie?
Pierwszy spis po wdrożeniu najlepiej zrobić małym kosztem. Cztery ustalenia przed dniem spisu oszczędzają najwięcej poprawek.
- Kilka lokalizacji na start. Pierwszy spis w nowym systemie zrób na małej strefie.
- Komisja przed spisem. Skład komisji trafia na wydruk, więc musi być znany od początku.
- Liczenie na paletach. Dokładność do numeru palety ułatwia wyjaśnianie różnic.
- Informacja o blokadzie. Poinformuj magazyn, które adresy są zamknięte, zanim ktoś zacznie na nich pracować.
Pierwszy spis dobrze łączy się z bilansem otwarcia. Po przeniesieniu stanów z ERP można liczyć kolejnymi regałami i przy okazji sprawdzać numer palety oraz partię towaru. Ten start opisuje artykuł o bilansie otwarcia w WMS.