Bilans otwarcia w WMS wprowadza stany z ERP dokumentem na lokalizację BO. Zobacz, jak operator nadaje towarowi adresy i jak kierownik pilnuje postępu.
Zanim WMS zacznie prowadzić magazyn, musi go poznać. Pełny spis całej hali zajmuje kilka dni i zatrzymuje wysyłki, a w firmie produkcyjnej magazyn pracuje bez przerwy. Bilans otwarcia (BO) omija ten problem: stany początkowe pochodzą z ERP, a towar dostaje adres dopiero wtedy, gdy operator weźmie go do ręki.
Opisujemy metodę, którą przyjęto w analizie przedwdrożeniowej jednego z wdrożeń u producenta. Dotyczy ona sposobu pracy, a nie gotowego modułu, więc w innej firmie szczegóły ustala się od nowa. Ta strona obejmuje sam bilans otwarcia i pracę na kolektorze. Wdrożenie jako całość, razem z kolejnością włączania procesów, opisuje artykuł o wdrożeniu WMS w firmie produkcyjnej bez przestoju.
Czym bilans otwarcia różni się od pełnego spisu na starcie?
Przy pełnym spisie stan początkowy powstaje z liczenia. Magazyn stoi, a komisja przechodzi przez każdą lokalizację. Przy bilansie otwarcia stan powstaje z danych, które firma już ma, a liczenie rozkłada się na kolejne tygodnie pracy.
| Kryterium | Pełny spis przed startem | Bilans otwarcia |
|---|---|---|
| Źródło stanu początkowego | Liczenie całej hali przez komisję | Stany z ERP w jednym dokumencie |
| Praca magazynu | Przerwa na czas spisu | Normalna praca od pierwszego dnia |
| Moment, w którym towar dostaje adres | Przed uruchomieniem systemu | Stopniowo, przy przelokowaniu na kolektorze |
| Miejsce wykrycia rozbieżności | Przy liczeniu, pod presją terminu | Przy regale, gdy operator ma towar w ręku |
Różnica nie polega na tym, że bilans otwarcia pomija weryfikację. Weryfikacja przesuwa się w chwilę, gdy operator ma towar w ręku i przenosi go na adres. Rozbieżność wychodzi więc tam, gdzie da się ją od razu sprawdzić na regale.
Co przygotować przed wprowadzeniem bilansu?
Bilans otwarcia wchodzi do systemu, w którym wszystko inne już stoi na swoim miejscu. Cztery rzeczy muszą być gotowe przed importem, bo od nich zależy, czy operator w pierwszym dniu przelokowania trafi do właściwego regału.
- Kartoteki. Indeksy z kodami EAN są w systemie, bo dokument odwołuje się do nich przy każdej pozycji.
- Lokalizacje. Adresy regałowe i lokalizacja BO są założone, a kod każdego adresu da się zeskanować z etykiety.
- Termin odcięcia. Ustalono dzień, do którego ERP zbiera ruchy bez zmian w stanach początkowych.
- Osoba odpowiedzialna. Ktoś po stronie firmy pilnuje przebiegu i zamyka etap, gdy lokalizacja BO jest pusta.
Jak stany z ERP trafiają do WMS jednym dokumentem?
Pierwszy krok wykonuje system, a nie człowiek. Stany magazynowe z ERP trafiają do WMS jako dokument przychodowy oznaczony jako bilans otwarcia. Dokument przyjmuje cały towar zbiorczo na lokalizację przejściową, nazywaną tu lokalizacją BO.
Na tym etapie WMS zna ilość każdego indeksu, ale nie wie, w którym miejscu hali towar leży. Kartoteki muszą więc być już w systemie, bo dokument odwołuje się do indeksów. Dlatego bilans stoi w kolejności po kartotekach i lokalizacjach, a przed pierwszymi przyjęciami. Przenoszenie samych danych źródłowych opisuje strona o migracji danych do Studio WMS.net.
Dlaczego towar na lokalizacji BO nie powinien iść do wysyłki?
Lokalizacja BO jest w kartotece lokalizacji zwykłą lokalizacją, a kartoteka pozwala ustawić na niej blokadę. W opisywanej metodzie przyjęto zasadę, że towar z lokalizacji BO nie idzie do wysyłki, dopóki nie dostanie adresu składowania. Zasada chroni przed wysłaniem towaru, którego nikt jeszcze nie sprawdził.
Dla właściciela firmy oznacza to jedno: wysyłki mogą ruszyć od pierwszego dnia, ale tylko z towaru, który ma już adres. Reszta czeka na lokalizacji BO i jest widoczna w stanach magazynowych.
Co operator uzupełnia na kolektorze przy przelokowaniu?
Do przelokowania służy transakcja na kolektorze, w menu nazwana wprowadzeniem BO. Działa jak przychód wewnętrzny: operator skanuje towar i wskazuje paletę. Na końcu podaje adres, na którym ją odkłada. Dopisuje w ten sposób parametry, których ERP nie znał.
| Dane | Kiedy operator je wprowadza |
|---|---|
| Numer palety | Przy każdej pozycji, bo po palecie WMS śledzi towar między adresami |
| Adres składowania | Przy każdej pozycji, jako miejsce docelowe w regale |
| Kod EAN | Przy każdej pozycji, bo skan wskazuje indeks z kartoteki |
| Numer partii | Dla towarów prowadzonych w partiach |
| Rodzaj palety i ilość | Przy każdej pozycji, żeby paleta miała opis i liczbę sztuk |
System odrzuca adres zablokowany, więc operator nie odłoży towaru w miejscu, które kierownik wyłączył z ruchu. Braki w danych wychodzą przy regale, a nie dopiero przy wydaniu. Zasady ewidencji partii opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Jak kierownik widzi postęp bilansu otwarcia?
Postęp widać w standardowym zestawieniu stanu magazynowego według lokalizacji. Stan na lokalizacji BO maleje wraz z każdą przelokowaną paletą, a stan na adresach regałowych rośnie o tę samą ilość. Kierownik nie potrzebuje do tego osobnych raportów.
Z zestawienia widać, które indeksy zostały do zrobienia, więc można dołożyć ludzi do strefy, która się opóźnia. Liczbę operatorów i czas pracy ustala harmonogram wdrożenia, bo zależą od wielkości magazynu.
Jak podzielić przelokowanie między operatorów?
Najlepiej sprawdza się podział na strefy albo regały. Każdy operator ma przypisany fragment hali i przenosi towar z lokalizacji BO na adresy w swojej strefie. Podział na strefy ma też drugą zaletę: operatorzy nie wchodzą sobie w drogę przy tych samych regałach. Cztery zasady porządkują tę pracę.
- Najpierw towar o dużej rotacji. Wydania ruszają szybciej, bo najczęściej zamawiane indeksy mają już adresy.
- Weryfikacja przy okazji. Operator z towarem w ręku sprawdza ilość i uszkodzenia opakowania.
- Lista rozbieżności. Różnicę między ilością fizyczną a ilością z ERP zapisuje się i wyjaśnia, zanim pozycja trafi na adres.
- Termin końca. Kierownik wyznacza datę, do której lokalizacja BO ma być pusta, a gotowe regały oznacza kartką z datą przelokowania.
Co robić z rozbieżnościami między ERP a regałem?
Przy przelokowaniu wychodzą różnice między stanem w ERP a tym, co leży na regale. Przyczyn bywa kilka. Dokument, którego ERP jeszcze nie zaksięgował, zmienia stan o jedną pozycję. Błąd ewidencji w poprzednim systemie wychodzi dopiero wtedy, gdy ktoś bierze towar do ręki. Zdarza się też zwykła pomyłka przy liczeniu.
Rozbieżność zapisuje się i wyjaśnia osobno, zamiast poprawiać ją w locie. Poprawka na oko zamazuje ślad, a ten ślad pokazuje, czy problem leży w dokumentach, czy w pracy ludzi. Przy rozbieżności warto zapisać numer palety i adres, bo te dwie informacje pozwalają odtworzyć drogę towaru. Bez nich wyjaśnianie sprowadza się do zgadywania.
Po zakończeniu bilansu warto zrobić pierwszą inwentaryzację w wybranych strefach, żeby sprawdzić jakość danych w nowym systemie. Przebieg takiego spisu z komisją opisuje artykuł o inwentaryzacji z komisją na kolektorze.
Kiedy bilans otwarcia nie wystarczy?
Metoda zakłada, że ilości w ERP są w przybliżeniu prawdziwe. Gdy ERP od dawna rozjeżdża się z regałem, bilans otwarcia przeniesie ten rozjazd do nowego systemu, a jego wyjaśnianie potrwa tyle, co samo przelokowanie.
W takiej sytuacji rozsądnie jest zacząć od spisu wybranych stref, zwykle tych o największej rotacji, i dopiero potem zaimportować dokument BO. Sama decyzja zapada w analizie przedwdrożeniowej, razem z terminem odcięcia danych w ERP.
Co się dzieje po opróżnieniu lokalizacji BO?
Gdy lokalizacja BO jest pusta, magazyn działa na normalnych zasadach. Przyjęcie sprawdza, czy zeskanowany adres należy do strefy zapisanej w kartotece, a kompletacja idzie według tras zbiórki. Dokument BO zostaje w historii jako podstawa stanu początkowego, a każdy późniejszy ruch zapisuje się w dokumentach magazynowych.
Zerowy stan na lokalizacji BO oznacza, że każdy indeks z dokumentu początkowego ma adres albo został wyjaśniony jako rozbieżność. Wtedy kierownik zamyka etap i włącza kolejne procesy, na przykład kompletację.
Układ stref i adresów, na których potem leży towar, planuje się jeszcze przed importem. Zasady podziału hali na strefy opisuje artykuł o strefach i lokalizacjach w magazynie paletowym, a codzienną pracę z adresami strona o lokalizacjach w magazynie.