Jak uruchomić WMS w firmie produkcyjnej bez przestoju: analiza, bilans otwarcia, kolejność włączania procesów i ochrona wysyłek w pierwszych tygodniach pracy.
Dla firmy produkcyjnej magazyn nie jest osobnym działem, tylko częścią linii. Wyroby schodzą z produkcji, trafiają na regały i w ciągu godzin wychodzą do odbiorców. Zatrzymanie magazynu na kilka dni, żeby wgrać nowy system, zatrzymałoby cały łańcuch.
Właściciele i dyrektorzy operacyjni pytają więc o jedno: czy da się uruchomić WMS bez zatrzymywania produkcji i wysyłek. Da się, jeśli start jest procesem rozłożonym na etapy, a nie jednodniowym wydarzeniem. Projekt rozłożony na etapy można zatrzymać i poprawić, a potem ruszyć dalej, bez wstrzymywania wysyłek w całej firmie. Opisujemy taki przebieg na przykładzie wdrożenia u producenta wyrobów wielkogabarytowych. Całość tego projektu, od zakresu po efekt, zebrano w studium przypadku wdrożenia WMS u producenta na stronie producenta oprogramowania.
Od czego zaczyna się wdrożenie u producenta?
Przed pierwszym skanem trzeba ustalić, jak magazyn naprawdę pracuje. Analiza przedwdrożeniowa obejmuje role użytkowników i kartoteki, a także rodzaje dokumentów i wydruki. Osobno opisuje integracje z innymi systemami. Co powinna zawierać, opisuje artykuł o analizie przedwdrożeniowej WMS.
Analiza wymaga rozmów z ludźmi z hali. Rozmowa z samym zarządem nie wystarczy. Kierownik magazynu opisuje wyjątki w procesach, a operatorzy pokazują, gdzie traci się czas. Dział IT udostępnia dane i dostęp do ERP.
W opisywanym wdrożeniu analiza opisała też cztery magazyny logiczne i strefy w każdym z nich. Tabela pokazuje, do czego służył każdy z nich.
| Magazyn | Do czego służył |
|---|---|
| Główny (MG) | Składowanie palet na adresach regałowych, z kontrolą strefy z kartoteki |
| Produkcji (MP) | Przyjęcie wyrobów z linii i zmiany indeksu produkcyjne, a na tym magazynie tylko przesunięcia paletowe |
| Konsolidacyjny i zewnętrzny (MK, MZ) | Przesunięcia międzymagazynowe MM do magazynów poza halą główną |
Dobra analiza nie ukrywa pytań bez odpowiedzi. Tutaj zawierała listę tematów do omówienia, na przykład obsługę próbek i przenoszenie szablonów etykiet i wydruków. Pytania zapisane na początku nie wracają w dniu startu jako niespodzianka.
Jak bilans otwarcia pozwala ruszyć bez zatrzymania magazynu?
Najważniejszym elementem bezpiecznego startu jest bilans otwarcia. Pełny spis całej hali zajmuje kilka dni i zatrzymuje wysyłki, a bilans rozkłada liczenie na tygodnie pracy. Wykonują je operatorzy przy okazji przenoszenia towaru. W opisywanym wdrożeniu stany z ERP weszły do WMS jako dokument przychodowy na lokalizację przejściową, a dalej pracowali już operatorzy.
- Stany z ERP
ERP przekazuje stany magazynowe do WMS jako dokument przychodowy.
- Lokalizacja BO
Cały towar trafia na lokalizację przejściową, na której czeka na adres.
- Przelokowanie
Operatorzy stopniowo przenoszą towar na adresy składowania transakcją na kolektorze.
- Parametry towaru
Przy przenoszeniu wpisują numer palety i partię, jeśli towar jest w partiach.
Dokument początkowy jest jeden, ale pracy jest dużo, więc dzieli się ją na strefy. Każdy operator odpowiada za swój fragment hali i przenosi towar tylko z niego. Magazyn pracuje od pierwszego dnia, bo wysyłki idą z towaru, który ma już adres. Reszta czeka na lokalizacji BO, a stan systemu dochodzi do zgodności z regałem w tempie, jakie narzucają operatorzy. Przebieg pracy na kolektorze i wyjaśnianie rozbieżności opisuje artykuł o bilansie otwarcia w WMS.
W jakiej kolejności uruchamia się procesy?
W opisywanym wdrożeniu każdy etap opierał się na procesach, które już działały. Tabela zestawia etapy z tym, co musi być gotowe wcześniej. Ogólny schemat etapów wdrożenia WMS opisuje strona o etapach wdrożenia.
| Etap | Co się uruchamia | Co musi być gotowe wcześniej |
|---|---|---|
| 1. Kartoteki | Import kartotek towarów i kontrahentów z ERP, potem aktualizacja nocna i pobieranie nowych pozycji na żądanie | Analiza przedwdrożeniowa i dostęp do ERP |
| 2. Lokalizacje | Strefy, adresy w formacie regał-kolumna-poziom, trasy zbiórki i lokalizacje specjalne | Kartoteki i plan hali |
| 3. Bilans otwarcia | Stany początkowe z ERP na lokalizacji BO | Kartoteki i lokalizacje |
| 4. Przyjęcia i przesunięcia | Przyjęcie, zmiana lokalizacji, stan palety | Bilans otwarcia, żeby towar miał skąd wychodzić |
| 5. Wydania | Kompletacja i pakowanie | Część zapasu z przypisanymi adresami |
| 6. Integracje wysyłkowe | Zamawianie kuriera z kolektora, wydruki dokumentów i etykiet | Działające wydania i ustalone szablony wydruków |
| 7. Inwentaryzacja | Okresowe spisy z natury na kolektorze z udziałem komisji | Zapas z adresami po przelokowaniu |
Taka kolejność ogranicza ryzyko. Gdy któryś etap się opóźni, nie blokuje to magazynu: wcześniejsze procesy działają dalej, a opóźniony wchodzi, kiedy jest gotowy. Błędy konfiguracji wychodzą na małej liczbie ruchów, a każdy następny etap dostaje dane, które już ktoś sprawdził. Przeniesienie samych danych źródłowych opisuje strona o migracji danych do Studio WMS.net.
Dla właściciela firmy każdy etap ma jedną miarę: czy magazyn nadal wysyła. Jeśli po włączeniu etapu wysyłki idą normalnie, przechodzi się do następnego. Jeśli nie, zespół zatrzymuje się na tym etapie i poprawia konfigurację, a nie rusza dalej z zaległością.
Przyjęcia z produkcji warto włączyć w pierwszych tygodniach, bo magazyn producenta żyje rytmem linii. Trzy ścieżki takiego przyjęcia opisuje artykuł o przyjęciu wyrobów z produkcji do magazynu. Spis na kolektorze, który zamyka ten przebieg, opisuje artykuł o inwentaryzacji z komisją.
Magazyn produkcji działa obok hali głównej, więc wyrób przyjęty z linii przechodzi później dokumentem MM do magazynu głównego. Dokumenty RW i WZB, które obsługują drugą stronę zakładu, opisuje strona o programie magazynowym dla firmy produkcyjnej.
Jak chronić produkcję i wysyłki w trakcie wdrożenia?
Cztery mechanizmy programu robią tu największą różnicę. Każdy z nich chroni inny moment dnia pracy.
- Bufor dokumentów. Każda pozycja zeskanowana na kolektorze zapisuje się od razu, ale stan zmienia dopiero zatwierdzenie. Dokument można poprawić w aplikacji WWW.
- Powrót do przerwanej pracy. Po ponownym wejściu do transakcji operator wraca do tego samego dokumentu.
- Menu według roli. Każdy użytkownik widzi transakcje przydzielone jego roli, więc nowy pracownik nie szuka właściwego ekranu wśród wszystkich.
- Stałe kolory ekranów. W opisywanym wdrożeniu pola tylko do odczytu są szare, a pole aktywne żółte. Zielony i czerwony przycisk zawsze znaczą to samo.
Aplikacja na kolektorze działa w przeglądarce urządzenia z Androidem, a nie jako osobny program do instalowania. Kierownik zmiany przegląda bufor na początku dnia i zatwierdza dokumenty, które nie budzą wątpliwości. Resztę wyjaśnia z operatorem, póki towar jest jeszcze na miejscu. Urządzenie opisuje strona o kolektorze magazynowym. W opisywanym wdrożeniu dostępnych jest tam ponad 20 transakcji, ale każdy użytkownik dostaje tylko te, których potrzebuje.
Na kolektorze pracują ludzie, którzy znają towar, a nie system. Dlatego szkolenie obejmuje najpierw kierowników zmian, którzy zatwierdzają dokumenty, a dopiero potem operatorów. Organizację szkoleń opisuje strona o szkoleniu pracowników przy wdrożeniu.
Kto po stronie firmy prowadzi wdrożenie?
Po stronie firmy potrzebna jest jedna osoba, która zbiera uwagi użytkowników w jednym miejscu i decyduje, co poprawić najpierw. Zwykle jest nią kierownik magazynu albo koordynator IT. Bez niej uwagi z pierwszych dni rozchodzą się po telefonach i wiadomościach, a zespół wdrożeniowy dostaje je w innej kolejności, niż powstały.
Druga rola to właściciel przelokowania z lokalizacji BO. Ta osoba pilnuje terminu, do którego lokalizacja ma być pusta, i rozstrzyga rozbieżności między ERP a regałem. Wdrożenie nie wymaga zatrzymania magazynu, ale wymaga, żeby ktoś odpowiadał za koniec tego etapu.
Jakie błędy najczęściej psują wdrożenie?
Cztery błędy powtarzają się niezależnie od branży. Każdy z nich zaczyna się od decyzji podjętej za późno albo wcale.
- Wszystkie procesy naraz. Próba uruchomienia wszystkiego jednego dnia zamienia start w przestój.
- Brak właściciela bilansu otwarcia. Gdy nikt nie nadzoruje przelokowania z lokalizacji BO, trwa ono bez końca.
- Pominięci kierownicy zmian. Osoby, które później zatwierdzają dokumenty, nie przeszły szkolenia.
- Późne decyzje o wydrukach. Etykiety zależą od drukarek i szablonów, a bez jednej osoby po stronie firmy, która zbiera uwagi użytkowników, poprawki giną w korespondencji.
Wymiana danych z ERP jest osobnym tematem, bo zależy od systemu, z którym się łączymy. Wybór metody opisuje strona o współpracy WMS i ERP. Żaden z tych błędów nie wynika z oprogramowania, tylko z organizacji wdrożenia, więc da się go wykryć jeszcze przed startem.