Spis na kolektorze w WMS: otwarty arkusz blokuje lokalizacje i oznacza kartoteki towaru, a zamknięcie arkusza tworzy dokumenty nadwyżek PI i niedoborów RI.
Inwentaryzacja na kolektorze z blokadą lokalizacji zaczyna się w opisywanym wdrożeniu od jednego zapisu: kierownik dopisuje arkusz, a system w tej samej chwili oznacza kartoteki towarów z arkusza stanem inwentaryzacji i blokuje lokalizacje spisu. Magazynier liczy potem pozycje arkusza na kolektorze, a zamknięcie zamienia różnice na dokumenty nadwyżek PI i niedoborów RI.
Otwarty arkusz spisu blokuje lokalizacje zakresu i oznacza kartoteki towarów z arkusza, a zamknięcie zamienia różnice na dokumenty PI i RI. Magazynier liczy pozycje arkusza na kolektorze, ale kolektor arkusza nie zatwierdza: zamyka się go w rejestrze, a dokumenty PI i RI wybiera do wysyłki do ERP procedura wysyłki.
Otwarcie arkusza blokuje lokalizacje i oznacza kartoteki towarów
Spis zaczyna się w menu Magazyn, w sekcji Inwentaryzacja. Są tam trzy pozycje: „Nowa inwentaryzacja”, „Inwentaryzacje otwarte” i „Inwentaryzacje zamknięte”. Rejestry i arkusz mają siedem poleceń: Dopisz, Komisja, Usuń, Zamknij, Wydruk, „Generowanie BO” oraz „Nadwyżki/niedobory”.
Zapis arkusza tworzy wiersz na każdą pozycję stanu zakresu i nadaje numer arkusza z licznika. Wiersz niesie pięć pól: numer seryjny, partię, termin, lokalizację i ilość w systemie. Po zapisie ekran pokazuje „Arkusz został przygotowany.” i „Lokalizacje zostały zablokowane.”
Ten sam zapis oznacza stanem inwentaryzacji kartoteki wszystkich towarów z arkusza, we wszystkich ich lokalizacjach, oraz lokalizacje arkusza. Zamknięcie arkusza zdejmuje to oznaczenie.
Otwarcie arkusza oznacza stanem inwentaryzacji kartoteki towarów z arkusza i blokuje lokalizacje arkusza. Kolektory przyjęć i przesunięć odrzucają zablokowaną lokalizację, a kompletacja wydań odrzuca towar z oznaczoną kartoteką bez względu na lokalizację.
Dla magazynu ma to jedną praktyczną konsekwencję. Towar, który leży na lokalizacji B2, może zostać zatrzymany w kompletacji, choć spis dotyczy tylko lokalizacji A1, bo jego kartoteka jest już oznaczona. Kto planuje spis jednej lokalizacji, powinien więc sprawdzić, które towary z niej leżą także gdzie indziej.
Cztery zakresy i cztery kontrole przed dopisaniem arkusza
Zakres spisu wybiera się jednym z czterech kafelków: Magazyn, Lokalizacja, Asortyment albo Kontrahent. Oddział i magazyn są tylko do odczytu, a dla trzech ostatnich zakresów wybiera się obiekt z listy. Lista lokalizacji pokazuje tylko lokalizacje aktywne i nieobjęte jeszcze arkuszem.
Przycisk Dopisz uruchamia kontrole w stałej kolejności. Tabela zestawia cztery kolejne kontrole. W oknie komunikaty o buforze i o braku pozycji są łamane na wiersze, więc tekst w tabeli podajemy w jednej linii.
| Kolejność | Kontrola | Komunikat |
|---|---|---|
| 1 | Dokumenty w buforze w zakresie | „Blokada dopisania. Występują dokumenty w buforze. Liczba pozycji: N” |
| 2 | Otwarty arkusz tego zakresu | „Blokada dopisania. Inwentaryzacja została już dopisana.” |
| 3 | Pozycje do spisu w zakresie | „Brak pozycji do dopisania inwentaryzacji.” |
| 4 | Lokalizacja bez przypisanego kontrahenta (zakres Lokalizacja) | Treść komunikatu poza opisem |
Czwarta kontrola, lokalizacji bez przypisanego kontrahenta, działa dla zakresu Lokalizacja. Opis nie rozstrzyga, czy dotyczy pozostałych zakresów. Spis z komisją, czyli z wydrukiem i składem komisji, opisuje strona o inwentaryzacji z komisją na kolektorze; tutaj skupiamy się na jednym magazynierze z kolektorem. Inny opis arkusza i zakresów, z innym zestawem kafelków, pokazuje strona o spisie z natury w czterech zakresach.
Kolektor dopasowuje pozycję arkusza do skanu lokalizacji i kodu
Na kolektorze magazynier wybiera arkusz z listy, która pokazuje do dziesięciu pozycji i ma filtr po numerze. Potem skanuje lokalizację. Lokalizacja musi spełniać pięć warunków: istnieć, być aktywna, niezablokowana, mieć przypisanego kontrahenta i być objęta arkuszem. Każdy z nich ma własny komunikat.
| Warunek | Komunikat |
|---|---|
| Lokalizacja musi istnieć | „Podana lokalizacja nie istnieje!” |
| Lokalizacja musi być aktywna | „Podana lokalizacja jest nieaktywna!” |
| Lokalizacja nie może być zablokowana | „Podana lokalizacja jest zablokowana!” |
| Lokalizacja musi mieć przypisanego kontrahenta | „Podana lokalizacja nie ma przypisanego kontrahenta!” |
| Lokalizacja musi być objęta arkuszem | „Lokalizacja nie jest objęta inwentaryzacją!” |
Po kodzie ekran szuka kartoteki właściciela lokalizacji i sprawdza, czy asortyment jest na arkuszu. Gdy go nie ma, pokazuje „Brak podanego asortymentu w inwentaryzacji!”.
Gdy asortyment ma na lokalizacji jedną pozycję arkusza, ekran przechodzi do trybu ilości i podstawia dotychczasową ilość policzoną, a gdy pozycja nie była liczona, podstawia jedynkę. Jeśli była już liczona, pyta: „Pozycja była już liczona. Czy chcesz wprowadzić zmianę?”. To pytanie dotyczy tylko lokalizacji z jedną pozycją tego asortymentu.
Gdy na lokalizacji jest kilka pozycji tego asortymentu, kolektor prosi o numer seryjny, a gdy kartoteka wymaga, także o partię i termin. Komunikat brzmi „Na tej lokalizacji jest kilka pozycji tego asortymentu. Podaj SN.”, z analogicznym tekstem dla partii (LOT) i terminu (EXP). Kolektor szuka dokładnie jednej pozycji. O tym, jak kartoteka z ERP steruje takimi pytaniami, pisze artykuł o kartotece sterującej kolektorem.
Ilość faktyczna i bilans otwarcia
Zero jest dozwolone jako stan zerowy, czyli informacja „na tej lokalizacji nic nie ma”. Przy numerze seryjnym ilość wynosi najwyżej jeden i kolektor mówi o tym komunikatem „Maks. 1 szt. dla pozycji z podanym SN”. Po zapisie ekran wraca do pola kodu z zachowaną lokalizacją, więc magazynier skanuje kolejny towar na tym samym adresie.
Kolektor nie zatwierdza arkusza. Przycisk Zakończ tylko zamyka ekran, a policzone ilości zostają w arkuszu.
W siatce arkusza na stanowisku www ilość policzona jest osobną kolumną obok ilości w systemie: „Ilość w systemie” i „Ilość faktyczna”. Polecenie „Generowanie BO” z pytaniem o bilans otwarcia ustawia ilość faktyczną równą ilości w systemie dla pozycji niepoliczonych, a przy ujemnym stanie ustawia zero. Bilans otwarcia przy starcie systemu opisuje osobno strona o bilansie otwarcia w WMS.
Zamknięcie arkusza zamienia różnice na dokumenty PI i RI
Zamknięcie jest poleceniem w rejestrze otwartych arkuszy. Kolektor arkusza nie zamyka. Różnica to ilość faktyczna minus ilość w systemie. Różnice dodatnie tworzą dokument PI, a ujemne dokument RI. Oba dokumenty są zatwierdzone od razu i mają osobne numery. Pozycje niepoliczone nie dają różnicy.
| Moment spisu | Stan kartoteki i lokalizacji | Dokument |
|---|---|---|
| Arkusz dopisany | Kartoteki oznaczone stanem inwentaryzacji, lokalizacje zablokowane | Wiersze arkusza z ilością w systemie |
| Spis na kolektorze w toku | Oznaczenie i blokada trwają | Wiersze arkusza z ilością faktyczną |
| Zamknięcie z nadwyżką | Oznaczenie i blokada zdjęte | Dokument PI |
| Zamknięcie z niedoborem | Oznaczenie i blokada zdjęte | Dokument RI |
Siatka „Nadwyżki/niedobory” na zamkniętych arkuszach pokazuje te dokumenty. Wyjaśnianie przyczyn nadwyżek opisuje strona o nadwyżkach inwentaryzacyjnych, a ogólny przebieg spisu z natury strona o inwentaryzacji magazynu i o spisie z natury w WMS.net.
Dokumenty dla ERP i skutki blokady dla innych operacji
Procedura wysyłki dokumentów do ERP wybiera pięć rodzajów dokumentów: PZ, WZ, RW oraz PI i RI. Opis ogranicza się do tego wyboru. Nie obiecujemy ponawiania wysyłki ani powrotu błędu do WMS.
Blokada działa w dwóch miejscach. Na lokalizacji objętej spisem kolektory przyjęć i przesunięć odrzucają ruch komunikatem „Podana lokalizacja jest wyłączona!”. Natomiast kompletacja wydań odrzuca towar z oznaczoną kartoteką komunikatem o blokadzie operacji, którego treści tu nie cytujemy. Przesunięcie towaru między spółkami to osobny dokument, który opisuje artykuł o przesunięciu między spółkami. Lokalizacje magazynu omawia strona o lokalizacjach w magazynie.
Spis lokalizacji A1 w jednym dniu pracy
Przykład z danymi fikcyjnymi. Kierownik otwiera arkusz dla lokalizacji A1, na której leży Artykuł A. Ekran odpowiada „Arkusz został przygotowany.” i „Lokalizacje zostały zablokowane.” Artykuł A leży też na lokalizacji B2, więc jego kartoteka jest oznaczona stanem inwentaryzacji także dla tej lokalizacji do czasu zamknięcia.
Magazynier wybiera arkusz na kolektorze, skanuje A1 i kod Artykułu A. W arkuszu jest jedna pozycja tego towaru, więc kolektor od razu prosi o ilość. System pokazuje w arkuszu 10 sztuk. Magazynier liczy 9 i zapisuje tę ilość. Ekran wraca do pola kodu z zachowaną lokalizacją A1.
Kierownik zamyka arkusz poleceniem w rejestrze otwartych arkuszy. Powstaje dokument RI na jedną sztukę, a oznaczenie schodzi z kartoteki Artykułu A i z lokalizacji A1.
Czego ten opis nie obejmuje
Opis ogranicza się do tego, co robią ekrany i procedury opisane wyżej.
- Inne arkusze. Nie twierdzimy, że oznaczenie kartoteki sprawdza inne otwarte arkusze ani że zdjęcie oznaczenia uwzględnia kilka arkuszy obejmujących ten sam towar.
- Nowe pozycje. Nie opisujemy zapisu towaru, którego nie ma w arkuszu, ani zgłaszania nadwyżek spoza stanu systemowego z kolektora.
- Wysyłka. Nie twierdzimy, że wysyłka dokumentów PI i RI jest ponawiana ani że błąd wraca do WMS.
- Wygląd zamknięcia. Nie opisujemy ekranu zamknięcia ani podglądu przed zamknięciem, tylko skutek.
Cztery pytania przed spisem w Twojej firmie
- Jak długo trwa spis jednej lokalizacji i jak długo lokalizacje mogą być zablokowane dla przesunięć i wydań?
- Które towary leżą w kilku lokalizacjach, a więc ich kartoteki zostaną oznaczone stanem inwentaryzacji także poza spisywanym adresem?
- Kto zamyka arkusz i kiedy, żeby blokada nie trwała dłużej niż spis?
- Kto w księgowości przyjmuje dokumenty PI i RI w programie ERP i według jakiej wyceny?