Jak WMS prowadzi spis z natury w czterech zakresach: arkusz ma strony po 15 pozycji, a zamknięcie przekazuje numery dokumentów nadwyżek PI i niedoborów RI.
Inwentaryzacja magazynu w czterech zakresach zaczyna się w opisywanym wdrożeniu od wyboru jednego z czterech kafelków: Magazyn, Lokalizacja, Strefa albo Asortyment. Z wybranego zakresu powstaje arkusz inwentaryzacyjny, który ma strony po 15 pozycji. Zamknięcie arkusza wymaga ilości faktycznej w każdej pozycji, a przy zamknięciu ekran przekazuje numery dokumentów nadwyżek PI i niedoborów RI.
Spis z natury można otworzyć w czterech zakresach, wybieranych kafelkami. Arkusz powstaje ze stanu zakresu i dzieli się na strony po 15 pozycji. Zamknięcie jest możliwe, gdy każda pozycja ma ilość faktyczną. Wtedy ekran pobiera numer dokumentu nadwyżek PI i numer dokumentu niedoborów RI, ale tylko dla takich różnic, które w arkuszu faktycznie są.
Spis z natury w ogólnym ujęciu opisują strony o inwentaryzacji magazynu, spisie z natury w WMS.net i inwentaryzacji w programie WMS.net. Ta strona opisuje ekrany i reguły jednego wdrożenia, ekran po ekranie, od wyboru zakresu do zamknięcia arkusza.
Cztery zakresy spisu zaczynają się od wyboru kafelka
Otwarcie arkusza zaczyna się od ekranu Rodzaj Inwentaryzacji z czterema kafelkami: Magazyn, Lokalizacja, Strefa i Asortyment. Po wyborze ekran pokazuje nagłówek Arkusz inwentaryzacyjny, podtytuł zależny od zakresu oraz przyciski Zapisz i Anuluj. Wartość zakresu wybiera się inaczej dla każdego kafelka, co zestawia tabela.
| Zakres | Wybór na ekranie | Opis arkusza |
|---|---|---|
| Magazyn | Lista magazynów (kod i opis) | „Arkusz wg magazynu” |
| Lokalizacja | Wyszukiwanie po adresie | „Arkusz dla lokalizacji” |
| Strefa | Wyszukiwanie po opisie strefy ze słownika stref | „Strefa” |
| Asortyment | Wyszukiwanie po indeksie lub nazwie, a także po kodzie kreskowym | „Asortyment” |
Podtytuł ekranu brzmi odpowiednio „dla wybranego magazynu”, „dla wybranej lokalizacji magazynowej”, „dla wybranej strefy” albo „dla wybranego asortymentu”. Trzy ostatnie pola to wyszukiwarki, które ruszają od dwóch znaków. Lokalizacje i asortyment są aktywne i zawężone do magazynu użytkownika, a dla zakresów innych niż magazyn ekran pokazuje magazyn użytkownika.
Dwie kontrole przed zapisem arkusza
Pierwsza kontrola jest w ekranie. Gdy dla wybranego zakresu jest już zapisana inwentaryzacja w buforze, ekran pokazuje komunikat „Dla magazynu jest zapisana inwentaryzacja w buforze!” i niczego nie zapisuje. Dla pozostałych zakresów komunikat ma tę samą treść, z nazwą odpowiedniego zakresu w miejsce magazynu. W przypadku strefy ekran sprawdza, czy dla strefy nie ma zapisanej inwentaryzacji w buforze.
Drugą kontrolę wykonuje serwer. Gdy w zakresie są dokumenty magazynowe w buforze, odpowiedzią jest komunikat „Blokada dopisania. Występują dokumenty w buforze.” z dopiskiem „Ilość pozycji: N”, w którym N jest liczbą. Ta kontrola dotyczy wszystkich czterech zakresów.
Gdy stan dla zakresu jest pusty, ekran pokazuje „Brak danych do zapisania w arkuszu inwentaryzacyjnym.”. Dla Twojej firmy ma to znaczenie przy planowaniu: zanim magazynier dostanie arkusz, ktoś musi rozstrzygnąć, czy w zakresie leżą nierozliczone dokumenty. Ich obieg opisuje strona o dokumentach magazynowych.
Arkusz powstaje ze stanu i dzieli się na strony po 15 pozycji
Arkusz powstaje z odczytu stanu dla zakresu. Pozycja arkusza ma pięć pól. Jest numerowana i dostaje numer strony.
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Artykuł | Artykuł, który spisuje się w tej pozycji |
| Lokalizacja | Miejsce, w którym stan jest zapisany |
| Seria | Seria artykułu |
| Termin ważności | Termin ważności zapisany dla pozycji |
| Ilość w systemie | Ilość ze stanu zakresu, z którą porównuje się ilość faktyczną |
Nowa strona arkusza zaczyna się po każdych 15 pozycjach, a numer strony jest zapisany przy pozycji. Numer arkusza pochodzi z licznika. Opis arkusza zależy od zakresu: „Arkusz wg magazynu: …”, „Arkusz dla lokalizacji: …”, „Asortyment: …” albo „Strefa: …”. Sam zakres jest zapisany jako typ arkusza.
Lokalizacje z arkusza przechodzą w stan inwentaryzacji
Po zapisie lokalizacje z otwartych arkuszy przechodzą w stan inwentaryzacji, a do historii trafia wpis „Nowy arkusz do inwentury” z liczbą pozycji. Ekran pokazuje „Arkusz został przygotowany” i „Lokalizacje zostały zablokowane.” oraz przycisk ZAMKNIJ, który wraca do rejestru arkuszy.
Ten opis kończy się na tym, co pokazuje ekran. Nie rozstrzyga, które operacje magazynowe stan inwentaryzacji zatrzymuje, i niczego nie mówi o kartotekach asortymentu. Liczenie na kolektorze opisuje osobna strona o inwentaryzacji z komisją na kolektorze. Organizację samego spisu opisuje strona o zarządzaniu inwentaryzacją.
Ilość faktyczną wpisuje się pojedynczo albo zerem zbiorczo
Ilość faktyczną wpisuje się w oknie z polami „Ilość w systemie” (tylko do odczytu) i „Ilość faktyczna” (trzy miejsca po przecinku, od zera) oraz przyciskami Zapisz i Anuluj. Zero w pozycjach arkusza można wpisać pojedynczo w tym oknie albo zbiorczo przyciskiem, który pyta „Czy zapisać ilość 0 w pustych pozycjach?”, z przyciskami TAK i ANULUJ. Zapytanie uruchamiane po potwierdzeniu ma według opisu przy nim zapisywać zero jako ilość faktyczną w pustych pozycjach arkusza.
Pozycję spoza arkusza dopisuje się w osobnym oknie. Jego pola i komunikaty zestawia tabela.
| Pole | Reguła | Komunikat przy braku |
|---|---|---|
| Asortyment | Wybór artykułu | „Brak asortymentu!” |
| Lokalizacja | Wybór miejsca | „Brak lokalizacji!” |
| Termin ważności | Kalendarz od 365 dni wstecz do 1825 dni naprzód | Bez komunikatu |
| Numer partii | Do 20 znaków | Bez komunikatu |
| Ilość faktyczna | Zero lub pusta jest odrzucana | „Brak ilości!” |
Przy dopisywaniu pozycji spoza arkusza ilość zero lub pusta jest odrzucana, więc zero w tym oknie się nie zapisze. Usunięcie arkusza pyta „Czy chcesz usunąć dokument?” z przyciskami TAK i NIE.
Zamknięcie arkusza przekazuje numery dokumentów nadwyżek i niedoborów
Ekran Zamykanie arkusza spisu z natury pokazuje numer dokumentu i datę. Gdy w arkuszu są pozycje bez ilości faktycznej, ekran pokazuje komunikat o takich pozycjach z ich liczbą oraz prośbę „Wprowadź stan początkowy dla wszystkich pozycji arkusza.”. Do wyboru są przycisk „Wyświetl szczegóły”, który pokazuje listę tych pozycji, i przycisk „Anuluj”. Gdy takich pozycji nie ma, ekran pokazuje przycisk „Zamknij arkusz”.
Arkusz zostanie zamknięty dopiero wtedy, gdy każda pozycja ma ilość faktyczną, a zero można wpisać zbiorczo w pozycjach pustych.
Przy zamknięciu ekran sprawdza, czy arkusz ma nadwyżki (ilość faktyczna większa od ilości w systemie) i niedobory (mniejsza), i tylko dla nich pobiera numer z licznika: numer dokumentu nadwyżek PI i numer dokumentu niedoborów RI. Oba numery przekazuje do zapytania zamykającego. Po sukcesie pokazuje „Arkusz został zamknięty.” z przyciskiem „Wyświetl szczegóły”, który otwiera zestawienie PI i RI.
W analizie przedwdrożeniowej inwentaryzację opisano jako dokumenty „na plus” i „na minus”. Wyjaśnianie przyczyn nadwyżek opisuje strona o nadwyżkach inwentaryzacyjnych, a rozliczanie różnic strona o programie do inwentaryzacji magazynu. Stan, który spis wyrównuje, prowadzi się według dostaw i spółek, o czym mówi strona o stanie magazynu per dostawa i spółka. Dokumenty przyjęcia, od których ten stan się zaczyna, opisuje strona o przyjęciu z wartością z faktury.
Jeden spis strefy na przykładzie
Przykład. Kierownik magazynu otwiera arkusz dla strefy „Strefa Testowa”. Ekran sprawdza, że dla strefy nie ma zapisanej inwentaryzacji w buforze ani dokumentów w buforze, a po zapisie pokazuje „Arkusz został przygotowany”. Arkusz ma więcej niż 30 pozycji, więc zajmuje trzy strony.
Magazynier wpisuje ilości faktyczne, a w pozycjach, których nie znalazł, zapisuje zero zbiorczym przyciskiem. Przy półce znajduje jeszcze Artykuł B, którego nie było w arkuszu, i dopisuje go w osobnym oknie. Przy zamknięciu ekran pobiera numery PI i RI, bo arkusz ma jedną nadwyżkę i jeden niedobór.
Czego ten opis nie obejmuje
Opis ogranicza się do tego, co ekran pokazuje i przekazuje. Nie obejmuje spisu na kolektorze ani tego, co dokładnie robi zapytanie zamykające arkusz. Nie podaje też numerów dokumentów ani liczb arkuszy i pozycji w żadnym magazynie.
Opis nie twierdzi, że kartoteki asortymentu są zablokowane na czas spisu, ani że niedobory rozpisują się po dostawach przy zamknięciu. Kontrola strefy sprawdza tylko to, że dla strefy nie ma zapisanej inwentaryzacji w buforze.
Cztery pytania przed spisem w Twojej firmie
- Czy w Twojej firmie spisuje się cały magazyn naraz, czy tylko jego część, na przykład jedną strefę?
- Co ma się dziać z lokalizacjami objętymi spisem, gdy ktoś chce w nich przyjmować lub wydawać towar?
- Kto ma wpisywać zero w pozycjach, których nie znaleziono, i w którym momencie spisu?
- Czy nadwyżki i niedobory rozlicza się osobnymi dokumentami i kto je zatwierdza?