Zarządzanie stanami magazynowymi w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Czym jest zarządzanie stanami magazynowymi?

Zarządzanie stanami magazynowymi usprawnia operacje magazynowe oraz poprawia efektywność zarządzania zasobami. Automatyzacja umożliwia lepsze planowanie oraz zwiększa precyzję procesów logistycznych. Przedsiębiorstwa mogą dokładnie monitorować stany magazynowe i skutecznie optymalizować operacje. W rezultacie zarządzanie magazynem staje się bardziej precyzyjne i wydajne.

Systemy WMS oraz integracja z rozwiązaniami IT pozwalają na pełną kontrolę nad operacjami magazynowymi. Przedsiębiorstwa mogą skuteczniej zarządzać zapasami oraz minimalizować ryzyko niedoborów. Automatyzacja operacji ogranicza błędy ludzkie oraz przyspiesza realizację zamówień. To pozwala na optymalizację procesów logistycznych i zwiększenie efektywności działania.

Wdrożenie zarządzania stanami magazynowymi poprawia organizację pracy oraz zwiększa efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Dzięki technologiom firmy mogą optymalizować procesy magazynowe oraz usprawniać przepływ towarów. Automatyzacja pozwala na lepszą kontrolę nad danymi oraz eliminuje opóźnienia związane z zarządzaniem zasobami. To prowadzi do zwiększenia efektywności i poprawy jakości obsługi magazynowej.

Ta strona zajmuje się jedną sprawą: z czego składa się stan towaru i co go zmienia. Magazyn nie ma jednej liczby, tylko kilka, a każda odpowiada na inne pytanie. Kto je myli, sprzedaje towar, którego nie ma, albo trzyma w regale towar, którego nikt nie może wydać. Cztery pytania pokazują, dlaczego jedna liczba nie wystarcza:

• Ile towaru leży w regale według dokumentów?
• Ile z tego można jeszcze obiecać klientowi?
• Co czeka na decyzję jakości i nie może wyjechać?
• Co jest w drodze albo dopiero się zapowiada?

Sąsiednie strony odpowiadają na inne pytania, a tabela na końcu tej strony zestawia je wszystkie. Porównanie stanu w WMS i w ERP oraz stany w metrach sześciennych opisuje strona o stanach magazynowych. Zgodność stanów z półką bada kontrola zapasów, a poziomy zapasu i klasy ABC omawia zarządzanie zapasami.

Jakie rodzaje stanu magazynowego trzeba rozróżniać?

Pytanie „ile mamy towaru” ma w magazynie kilka odpowiedzi. Stan systemowy, zwany też księgowym, wynika z zatwierdzonych dokumentów. Stan faktyczny to ilość, która leży na półce w chwili liczenia. Obie liczby powinny być równe, a każda różnica jest błędem do wyjaśnienia dokumentem. Strony o wydaniu nazywają stan systemowy fizycznym, bo odpowiada towarowi w lokalizacjach, i odróżniają go od dostępnego.

Od stanu systemowego system odejmuje to, czego nie można już obiecać klientowi, i w ten sposób wylicza stan dostępny. Poza regałem zostają jeszcze dwa stany: towar w drodze między magazynami i towar zapowiedziany awizem. Tabela opisuje każdy rodzaj w czterech kolumnach: nazwa, znaczenie, moment zmiany i miejsce, w którym go widać.

Każdy z tych stanów da się wyrazić w czterech miarach: ilości, wartości, wadze i objętości. Przeliczenie na metry sześcienne opisuje strona o stanach magazynowych, a podział stanu na partie i lokalizacje pokazuje strona o przeglądaniu stanów magazynowych.

Skąd się bierze stan i który ruch go zmienia?

Stan systemowy nie jest wpisywany ręcznie, tylko wynika z dokumentów. W Studio WMS.net przyjęcie PZ lub PZB zwiększa stan, wydanie WZ lub WZB go zmniejsza, a zmiana lokalizacji ZL przenosi towar na inny adres bez zmiany sumy. Zlecenia ZPZ i ZWZ oraz bufory dokumentów niczego nie zmieniają, bo ruchem jest dopiero dokument zatwierdzony. Ten rachunek opisuje osobno strona o obliczaniu stanów magazynowych, a pełny obieg symboli strona o dokumentach magazynowych.

Dokumenty wewnętrzne działają tak samo. Przychód wewnętrzny PW zwiększa stan, na przykład po przepakowaniu na nowe palety, a rozchód wewnętrzny RW go zmniejsza. Przesunięcie do drugiego magazynu firmy zapisują dwa dokumenty: Mw zmniejsza stan magazynu wysyłającego, a Mp zwiększa stan przyjmującego. Między nimi towar jest w drodze, a własność się nie zmienia, więc nie powstaje faktura. Po spisie niedobór rozlicza dokument RI, a nadwyżkę dokument PI.

Schemat pokazuje te zależności w jednym miejscu. Dokumenty po lewej wprowadzają towar do stanu, a po prawej go zmniejszają. Dostępność jest tylko częścią stanu systemowego.

Tabela odpowiada na pytanie, który dokument rusza który stan. Najczęstszy błąd polega na pomyleniu zapowiedzi z ruchem: awizo albo zlecenie przyjęcia nie dodają towaru do stanu, a zatwierdzenie zlecenia wydania nie zabiera go z regału.

Czym różni się rezerwacja twarda od miękkiej?

Rezerwacja zaczyna się przy zatwierdzeniu zlecenia wydania. Zmniejsza stan dostępny, a stan systemowy zostaje bez zmian, bo towar nadal leży w regale. W przykładowym procesie operatora logistycznego, który opisuje strona o przykładowym procesie magazynowym, system ma dwa tryby rezerwacji:

• Rezerwacja twarda powstaje, gdy zlecenie wskazuje partię albo termin ważności. System odkłada dokładnie ten towar i nikt inny go nie weźmie.
• Rezerwacja miękka dotyczy pozycji bez wskazanej cechy. System zmniejsza tylko widoczną dostępność, a partię i lokalizację dobiera dopiero w chwili pobrania towaru przez magazyniera.

Zatwierdzenie zlecenia sprawdza, czy dostępność wystarcza na zamówioną ilość. W opisanym przykładzie rezerwuje ten, kto pierwszy zatwierdzi, bo wersja robocza zlecenia niczego nie blokuje. Gdy zlecenie nie wskazuje partii, system dobiera towar według FEFO albo FIFO. Miejsce rezerwacji w cyklu wydania pokazuje strona o wydaniu z magazynu, a statusy zleceń, w tym „Zarezerwowane”, strona o zarządzaniu zleceniami.

Rezerwacja kończy się na dwa sposoby: zatwierdzonym wydaniem WZ albo anulowaniem zamówienia. Przy anulowaniu w trakcie kompletacji integracja ze sklepem zwalnia rezerwację, a towar wraca na lokalizację, co opisuje strona o integracji z BaseLinkerem. Dla sklepu internetowego liczy się moment rezerwacji: stan w ofercie powinien spadać, gdy towar zostaje zarezerwowany, a nie gdy wyjeżdża paczka. Inaczej ten sam egzemplarz da się sprzedać dwa razy, a cały przepływ opisuje strona o magazynie sklepu internetowego.

Kiedy towar leży w magazynie, ale nie jest dostępny?

Towar, o którym nie wiadomo, czy nadaje się do wydania, trzeba zatrzymać, zanim trafi na listę kompletacji. Studio WMS.net robi to na czterech poziomach:

• Blokada lokalizacji wyłącza miejsce z użytku z poziomu mapy magazynu, na przykład na czas naprawy regału.
• Kwarantanna to lokalizacja bez prawa do wydania, w której towar czeka na decyzję kontroli jakości.
• Status palety zatrzymuje paletę na miejscu, ale kompletacja jej nie bierze.
• Blokada partii obejmuje całą partię naraz, także palety stojące w innych regałach.

Zablokowany towar nadal fizycznie leży w magazynie, więc wchodzi do stanu systemowego i do spisu. Czy dana lokalizacja wchodzi do stanu dostępnego, zależy od konfiguracji wdrożenia, dlatego tę zasadę trzeba ustalić przed uruchomieniem. Towar uszkodzony i zwroty czekające na ocenę trzyma się na osobnych lokalizacjach poza stanem dostępnym, co opisują strony o lokalizacjach w magazynie i o zwrotach w magazynie e-commerce.

Zablokowany towar przechodzi przez spis tak samo jak reszta, co opisuje strona o kontroli zapasów, a zasady blokady partii strona o numerze partii.

Jak liczy się stany na przykładzie jednego indeksu?

Stan na wybrany dzień wynika ze wzoru: stan na początek dnia plus przyjęcia minus wydania. Studio WMS.net liczy go tą samą funkcją SQL co stany bieżące, z datą jako parametrem, a transakcja kartotek ma widok ogólny i szczegółowy z podziałem na partie. Raport i jego eksport opisuje strona o stanie magazynu na dowolny dzień.

Poniższy przykład jest ilustracyjny, a liczby są wymyślone. Zakładamy jeden indeks w jednym magazynie i taką konfigurację, w której kwarantanna jest wyłączona ze stanu dostępnego. Stan dostępny wynika wtedy ze wzoru: systemowy minus zarezerwowany minus zablokowany.

Na koniec dnia stan systemowy wynosi 100 sztuk, a w sklepie widać tylko 80, bo 20 sztuk stoi w kwarantannie. Spis policzy wszystkie 100, ponieważ zablokowany towar fizycznie leży w regale. Ta różnica między liczbą w ofercie a liczbą na spisie jest zamierzona i nie oznacza błędu.

Czym różni się stan w ERP od stanu w WMS?

ERP odpowiada na pytanie, ile towaru ma firma, a WMS na pytanie, gdzie dokładnie leży i w jakim jest stanie. Stan w WMS zmienia się przy każdym zatwierdzonym ruchu, a w ERP często aktualizuje się raz dziennie albo po zakończeniu zmiany. Krótka różnica między systemami nie musi więc być błędem, ale różnica trwała oznacza, że któryś dokument nie dotarł.

Dokumenty PZ i WZ przechodzą między systemami w obie strony, a przesunięcie między lokalizacjami zostaje w WMS, bo ERP nie widzi regałów. Do sklepu internetowego powinien trafiać stan dostępny, a nie systemowy, i liczy go jeden system, ten, który zna rezerwacje. Podział ról omawia strona o WMS a ERP, a sposoby wymiany danych strona o integracji z systemem ERP.

Jak system WMS i kody QR wspierają prowadzenie stanów?

Stan systemowy zgadza się z faktycznym tylko wtedy, gdy każdy ruch trafia do dokumentu. Skan kodu przy lokalizacji i towarze pilnuje tego warunku, bo błędny kod zatrzymuje operację przy regale, a nie dopiero przy wysyłce.

QR code w zarządzaniu magazynem - podejście

Obecnie wiele firm korzysta z qr code w zarządzaniu magazynem, aby usprawnić codzienne operacje. Przede wszystkim, te niewielkie kody umożliwiają szybkie i precyzyjne identyfikowanie towarów. Dzięki nim pracownicy magazynu mogą łatwiej kontrolować stany zapasów, co wpływa na płynność pracy. Równocześnie, automatyzacja procesów skraca czas realizacji zadań i pozwala na lepsze planowanie dostaw.

Ponadto, połączenie qr code z systemami WMS przynosi wiele korzyści każdemu przedsiębiorstwu logistycznemu. W efekcie minimalizujesz błędy podczas przyjmowania i wydawania towarów, a także szybko lokalizujesz konkretne produkty na regałach. Warto dodać, że rozwiązania wspierają także mobilne skanery i aplikacje na Androidzie, co jeszcze bardziej ułatwia pracę w terenie.

System do magazynu

Wiele firm, w miarę rozwoju swojej działalności, staje przed wyzwaniem efektywnego zarządzania gospodarką magazynową. Często okazuje się, że standardowe programy magazynowe lub funkcje dostępne w systemach ERP przestają wystarczać. Wówczas istotne staje się wdrożenie dedykowanego oprogramowania, które pomoże sprostać rosnącym wymaganiom logistycznym. Taki system usprawnia kontrolę nad zapasami i przepływem towarów.

Specjalistyczne oprogramowanie WMS (Warehouse Management System) oferuje szereg zaawansowanych funkcji, które optymalizują pracę magazynu. Przede wszystkim umożliwia ono automatyzację przyjmowania dostaw i wydawania towarów. Inwentaryzację wspierają skanery kodów kreskowych. Ponadto, dobry system do magazynu pozwala na lepsze planowanie przestrzeni składowania i śledzenie produktów w czasie rzeczywistym. W rezultacie firma zyskuje większą precyzję działania i redukuje ryzyko błędów.

Warehouse Management System usprawnia logistykę

Systemy WMS, czyli Warehouse Management System, stały się podstawowym narzędziem dla firm pragnących efektywnie zarządzać swoimi magazynami. Przede wszystkim oprogramowanie to automatyzuje wiele istotnych procesów, takich jak planowanie zasobów i skanowanie towarów. Wspiera też inwentaryzację. W rezultacie pracownicy magazynu mogą szybciej i sprawniej realizować swoje zadania. Dodatkowo, systemy te oferują wizualizację danych dotyczących ruchu towarów, co ułatwia optymalizację stanów magazynowych.

Co więcej, wdrożenie WMS minimalizuje ryzyko pomyłek podczas kompletacji zamówień i wysyłek, co bezpośrednio przekłada się na zadowolenie klientów. Równie istotna jest możliwość integracji z innymi systemami używanymi w firmie, na przykład platformami e-commerce czy systemami ERP, co zapewnia płynny przepływ informacji. Warehouse Management System często wspiera również urządzenia mobilne, umożliwiając pracę bezpośrednio w hali magazynowej i śledzenie operacji w czasie rzeczywistym.

Dokładne obliczanie stanów magazynowych

Zarządzanie magazynem wymaga precyzyjnego monitorowania zasobów dostępnych na stanie. Dlatego firmy coraz częściej wykorzystują specjalistyczne narzędzia, które pomagają śledzić ilości towarów. Takie podejście jest podstawowe dla utrzymania optymalnego poziomu zapasów i znacząco usprawnia codzienną logistykę w przedsiębiorstwie.

Systemy klasy WMS odgrywają tutaj bardzo ważną rolę, ponieważ automatyzują wiele procesów. Ponadto, umożliwiają one efektywne obliczanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, co pomaga minimalizować ryzyko powstawania błędów. W efekcie, przedsiębiorstwa zyskują znacznie lepszą kontrolę nad całym przepływem towarów i mogą efektywniej planować bieżące operacje magazynowe. Sam rachunek dokumentów opisuje wspomniana strona, a ta strona rozróżnia rodzaje stanu, które z niego wynikają.

Którą stronę o stanach magazynowych otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o stanach i ich kontroli, a każda odpowiada na inne pytanie. Ta strona opisuje rodzaje stanu i sposób liczenia, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.

Ogólny obraz procesów dają jeszcze strony o kartotekach magazynowych i o dokumentach WZ.