Przykładowy proces magazynowy w systemie WMS: od przyjęcia towaru, przez rezerwację i dwie drogi kompletacji, po wydanie i przekazanie przewoźnikowi.
Poniższy opis jest anonimowym przykładem procesu, jaki powstaje przy wdrożeniu systemu magazynowego u operatora logistycznego obsługującego towar cudzy. Nie opisuje konkretnej firmy ani konkretnych odbiorców - nazwy zostały zastąpione oznaczeniami, a wartości liczbowe służą wyłącznie zilustrowaniu reguł. Chodzi o pokazanie, jak wygląda kompletny przepływ pracy: kto zaczyna, co system robi sam, w którym miejscu proces się rozgałęzia i co musi się zgadzać, żeby towar w ogóle opuścił magazyn.
Taki dokument powstaje na etapie analizy przedwdrożeniowej i ma dwa zastosowania. Najpierw służy potwierdzeniu, że opisany sposób pracy odpowiada temu, czego magazyn faktycznie oczekuje. Później, po zatwierdzeniu, staje się materiałem referencyjnym: punktem odniesienia przy wdrażaniu nowych pracowników i przy rozstrzyganiu wątpliwości, jak dana operacja powinna przebiegać. Proces opisany jest z perspektywy biznesowej, bez odwołań do wewnętrznej budowy oprogramowania.
Role w procesie: kto za co odpowiada
Kilku pracowników i automatyka systemu, każdy z własnym wycinkiem zlecenia.
W realizacji jednego zamówienia bierze udział kilku różnych pracowników oraz automatyka systemu. Podział ról ma tu znaczenie praktyczne: to on decyduje, komu zadanie w ogóle pokaże się na liście i kto może je zamknąć. Rozdzielenie obsługi wózkowej od zbiórki sztukowej pozwala obu ścieżkom biec równolegle - wózek wywozi gotowe palety nawet wtedy, gdy reszta zlecenia czeka jeszcze na uzupełnienie zapasu na poziomie podstawowym.
Zakłada zamówienie na własny towar przez panel internetowy, widzi wyłącznie swoją dostępność.
Zlecenie wydaniaZakłada i koryguje zlecenia, zwalnia je do realizacji, zarządza priorytetami, obsługuje sytuacje wyjątkowe.
Zlecenie i rozbieżnościZdejmuje pełne palety z wyższych poziomów składowania i uzupełnia zapas na poziomie podstawowym.
Uzupełnianie i pełne paletyZbiera pojedyncze sztuki z poziomu podstawowego na paletę zbiorczą, według trasy po magazynie.
Kompletacja sztukowaPrzenosi towar do strefy oklejania i nakleja wymagane etykiety przed wydaniem.
EtykietowanieKonsoliduje nośniki w strefie wydań, potwierdza zawartość palet, zatwierdza wydanie i zamawia kuriera.
Konsolidacja i wydanieRezerwuje towar, planuje zadania, pilnuje zapasu w strefie kompletacji, nadaje numery dokumentów i przygotowuje wydruki.
Wszystkie etapyMapa procesu: od przyjęcia do wydania
Dwa miejsca, w których droga zamówienia przestaje być linią prostą.
Schemat poniżej pokazuje pełną drogę zamówienia. Warto zwrócić uwagę na dwa miejsca, w których proces przestaje być liniowy. Po pierwsze, do strefy wydań prowadzą dwie niezależne drogi - kompletacja pełnopaletowa i sztukowa - i mogą przebiegać równolegle. Po drugie, etykietowanie nie jest trzecią drogą do strefy wydań, tylko krokiem wcześniejszym: towar wymagający etykiet jest najpierw oklejany, a potem wraca do kompletacji. Jeżeli po oklejeniu powstała pełna paleta, wywozi ją wózek, a resztę zbiera magazynier sztukowo.
Przyjęcie towaru i protokół rozbieżności
Tu zaczyna się każdy towar, który później trafi do wydania.
Dostawa jest wcześniej awizowana, więc na terminalu magazyniera widoczne są wyłącznie te dostawy, których przyjazd został potwierdzony. Do dostawy zakładane jest zlecenie przyjęcia z listą spodziewanego towaru, a magazynier realizuje je skanerem. Sposób prowadzenia tego etapu opisuje szerzej procedura przyjęcia towaru, a rezerwację okien czasowych na rampie - awizacja dostaw.
Sama realizacja przyjęcia to stała sekwencja kroków na skanerze. Kolejność wymusza system, więc operator nie musi jej pamiętać - musi tylko stanąć przy właściwym towarze.
- Podjęcie zlecenia
Magazynier wybiera dostawę z listy albo wpisuje jej numer. System zapamiętuje, kto realizuje dane zlecenie.
- Identyfikacja towaru
Skan kodu EAN albo etykiety logistycznej GS1. Z etykiety system odczytuje numer partii, termin ważności i numer nośnika, jeżeli zostały w niej zakodowane.
- Partia i termin ważności
Wymagane wtedy, gdy tego wymaga kartoteka danego artykułu. System sam dopasowuje zeskanowaną partię do właściwej pozycji zlecenia, nawet gdy operator skanuje w innej kolejności niż podano na dostawie.
- Rodzaj i numer palety
Wpisanie zera nadaje nowy numer z puli systemowej - praktyczne przy nowych, pustych nośnikach.
- Ilość
System nie pozwala przyjąć więcej, niż wynika ze zlecenia. Operator dostaje komunikat i musi ilość poprawić, więc fizyczna nadwyżka zostaje poza dokumentem przyjęcia i jest wyjaśniana z dostawcą.
- Lokalizacja docelowa
System podpowiada miejsce odłożenia. Część artykułów ma zdefiniowaną lokalizację stałą, na przykład rampę przeładunkową.
- Wymiarowanie nowego artykułu
Przy pierwszym przyjęciu operator uzupełnia wymiary sztuki, opakowania zbiorczego i palety. Te dane zasilają później planowanie transportu i dobór nośników.
- Zamknięcie przyjęcia
Dokument otrzymuje numer, zlecenie zostaje zamknięte, a wykryte rozbieżności trafiają do protokołu gotowego do wyjaśnienia przez biuro.
Przyjęcie nigdy nie zatrzymuje się na rozbieżności. Towar trafia na stan, a niedobór, uszkodzenie czy niezgodna partia zostają zarejestrowane obok, z jasno opisaną przyczyną, do rozliczenia przez biuro.
Jedyny wyjątek to ilość większa niż zlecona - tej system nie przyjmie i wymaga korekty na miejscu. Dlatego nadwyżki w protokole rozbieżności nigdy nie ma.
Zlecenie wydania: nagłówek i pozycje
Punkt startowy każdego wydania - zakłada je biuro albo bezpośrednio klient.
Zlecenie wydania może założyć biuro magazynu albo - dla własnego towaru - sam klient przez panel internetowy. W tym drugim przypadku system automatycznie ogranicza widoczność do towaru należącego do danego klienta i uniemożliwia wskazanie cudzego kontrahenta. To jedna z podstawowych zasad pracy operatora obsługującego towar wielu właścicieli naraz.
Nagłówek zlecenia
Nagłówek zawiera kontrahenta będącego właścicielem towaru, odbiorcę wyznaczającego miejsce dostawy, termin realizacji, priorytet oraz numer zamówienia klienta. Dane przewozowe podstawiają się z kartoteki odbiorcy, więc operator nie wpisuje ich ręcznie.
Pozycje zlecenia
Pozycje buduje się z listy artykułów, która pokazuje wyłącznie te, dla których jest realnie dostępny wolny zapas - z uwzględnieniem tego, co jest już zarezerwowane przez inne zlecenia. Przy każdej pozycji operator może, ale nie musi, wskazać konkretną partię lub termin ważności. To pozornie drobna decyzja, a w praktyce najważniejszy wybór na całym zleceniu: rozstrzyga bowiem, czy system pobierze dokładnie wskazany towar, czy dobierze go sam.
Lista podpowiedzi artykułów jest ograniczona do najbardziej trafnych wyników, co przyspiesza pracę przy dużym katalogu. Im dokładniejsza fraza wpisana przez operatora - indeks, nazwa albo kod EAN - tym trafniejsza lista.
Cecha towaru: rezerwacja twarda i miękka
Decyduje, czy system pobierze dokładnie wskazany towar, czy dobierze go sam.
Cecha towaru to kombinacja numeru partii, terminu ważności i daty produkcji. Jeżeli operator wskaże którykolwiek z tych elementów przy dodawaniu pozycji, system traktuje to jako świadomy wybór konkretnego towaru, a nie jako podpowiedź, którą wolno zignorować. Wskazanie wiąże przy tym w całości: jeżeli operator wybierze pozycję bez podanej daty produkcji, system rozumie to jako towar bez daty produkcji, a nie jako dowolną datę. Więcej o samym oznaczaniu towaru mówi strona partie produkcyjne i daty ważności.
Rezerwacja twarda
Powstaje, gdy operator wskazał konkretną partię lub termin. System odkłada dokładnie ten towar na bok - nie może go pobrać ani inne zlecenie, ani automat dobierający. Brak stanu na wskazanej partii oznacza pozycję niezrealizowaną, z jasnym komunikatem: system nie podmienia jej samodzielnie na inną partię.
Rezerwacja miękka
Dotyczy pozycji bez wskazanej cechy. System nie blokuje konkretnego towaru od razu, tylko pomniejsza widoczną dostępność, a właściwą partię i lokalizację dobiera automatycznie w chwili, gdy magazynier faktycznie pobiera towar na kolektorze.
Kolejność automatycznego doboru
Gdy zlecenie nie wskazuje konkretnej partii, system wybiera towar w jednej z dwóch kolejności: FEFO, czyli najkrótszy termin ważności najpierw, gdy produkt ma termin, albo FIFO, czyli najwcześniej przyjęty towar najpierw, gdy produktu terminem się nie opisuje. W FIFO liczy się data wejścia towaru na magazyn, a nie data produkcji. Dla części odbiorców do tej reguły dokłada się dodatkowa kolejność drugorzędna, ustalana indywidualnie w umowie - poniższa tabela pokazuje trzy takie warianty na przykładzie anonimowych odbiorców.
| Odbiorca | Kolejność doboru źródła towaru |
|---|---|
| Odbiorca A | rodzaj opakowania (puszka, karton, butelka) → najkrótszy termin ważności → trasa zbiórki |
| Odbiorca B | waga jednostki malejąco (najcięższe pierwsze) → najkrótszy termin ważności → trasa zbiórki |
| Odbiorca C | waga pojedynczej sztuki malejąco → rodzaj opakowania → najkrótszy termin ważności → trasa zbiórki |
| Pozostali odbiorcy | najkrótszy termin ważności, a przy towarze bez terminu data przyjęcia → trasa zbiórki |
Sens takiego różnicowania jest czysto praktyczny. Kolejność wagowa buduje paletę stabilnie, od najcięższych opakowań na dole. Kolejność po rodzaju opakowania chroni towar delikatny przed przygnieceniem. Trasa zbiórki, występująca zawsze jako ostatnie kryterium, skraca drogę magazyniera po hali - o różnych podejściach do tego zagadnienia mówi więcej strona o porównaniu metod tras kompletacji w magazynie.
Zatwierdzenie zlecenia: pięć warunków
Moment, w którym zlecenie z wersji roboczej staje się planem pracy magazynu.
Zatwierdzenie to moment, w którym zlecenie z wersji roboczej staje się planem pracy magazynu. Zanim to nastąpi, system sprawdza pięć warunków. Zatrzymanie na którymkolwiek z nich daje operatorowi jasny komunikat wskazujący dokładnie tę pozycję, której problem dotyczy - dzięki temu poprawka jest kwestią minut, a nie przeglądania całego zlecenia.
| Warunek | Co jest sprawdzane | Dlaczego przed realizacją |
|---|---|---|
| Numeracja kontrahenta | Kontrahent ma skonfigurowany prefiks numeracji dokumentów | Bez tego dokument wydania nie otrzymałby numeru |
| Konfiguracja odbiorcy | Odbiorca ma wskazane dozwolone typy nośników | Inaczej kompletacja stanęłaby dopiero na końcu procesu |
| Data ważności | Żadna pozycja nie wskazuje towaru przeterminowanego | Towar po terminie nie może opuścić magazynu |
| Minimalna przydatność | Istnieje towar spełniający wymóg przydatności danego odbiorcy | Odbiorca odmówiłby przyjęcia dostawy |
| Pokrycie ilościowe | Dostępność wystarcza na zamówioną ilość, osobno dla wskazanej cechy i w sumie | Plan pracy musi być wykonalny w chwili powstania |
Część odbiorców wymaga, by w chwili dostawy towarowi zostało jeszcze co najmniej określony procent jego całkowitego okresu przydatności. Wymagana liczba dni pozostałych do terminu:
Gdy dla towaru albo dla odbiorcy nie ustawiono żadnej wartości, limit nie obowiązuje - działa wtedy wyłącznie ogólny zakaz wydawania towaru przeterminowanego.
Co dzieje się automatycznie po zatwierdzeniu
W jednej operacji system rezerwuje towar wskazany cechą, generuje zadania przeniesienia do strefy oklejania dla pozycji tego wymagających i uruchamia sprawdzenie, czy zapas na poziomie podstawowym wystarczy do realizacji. Powstaje kompletny plan pracy dla wszystkich zaangażowanych stanowisk naraz.
Rezerwuje ten, kto pierwszy zatwierdzi. Wersja robocza zlecenia niczego nie blokuje, więc dwie osoby mogą jednocześnie przygotowywać zlecenia na ten sam towar - o dostępie rozstrzyga dopiero kolejność zatwierdzenia.
Uzupełnianie strefy kompletacji
Zapas do zbiórki sztukowej ma być pod ręką, zanim go zabraknie.
Strefa kompletacji sztukowej, czyli poziom podstawowy regałów, musi być stale zatowarowana - inaczej zbiórka drobnicy zatrzymuje się w oczekiwaniu na wózek. System pilnuje tego automatycznie, zarówno w reakcji na nowe zamówienia, jak i cyklicznie, niezależnie od nich. Sama organizacja tego obszaru to osobny temat, opisany na stronie strefa kompletacji.
Próg uruchamia się wtedy, gdy wolny zapas - stan w strefie kompletacji pomniejszony o otwarte zamówienia - spadnie do ustalonego minimum. Liczy się zapas wolny, a nie ten, który fizycznie leży na regale.
Uzupełnienie zawsze odbywa się pełnymi paletami, nawet jeśli oznacza to przekroczenie poziomu optymalnego. Gdy próg się uruchomi, uzupełniana jest co najmniej jedna paleta.
Przy wyborze, który nośnik zdjąć z wyższego poziomu, system kieruje się terminem ważności - najkrótszy termin schodzi najpierw - i respektuje wskazania klienta co do konkretnej partii. Nośnik rozpoczęty wcześniej jest przy tym ściągany w całości, żeby nie zostawiać niepełnych resztek na wyższych poziomach składowania. Ta zasada porządkuje magazyn niejako przy okazji, bez osobnej akcji konsolidacyjnej.
Dwie drogi kompletacji: pełnopaletowa i sztukowa
Dwie niezależne ścieżki do tej samej strefy wydań - mogą biec równolegle.
Ścieżka pełnopaletowa
Gdy zamówiona ilość danego artykułu odpowiada pełnej palecie lub jej wielokrotności, towar realizowany jest przez wózek, bez rozbijania nośnika. Pełna paleta to nośnik, na którym cała zawartość - niezależnie od liczby partii - odpowiada dokładnie ustalonej ilości na palecie tego artykułu i który nie stoi już w strefie wydań ani nie jest zablokowany. Nośnik z ilością większą niż kartotekowa nie jest pełną paletą i trafia do kompletacji sztukowej.
Ścieżka pełnopaletowa jest krótka: operator podejmuje zlecenie z listy zadań, system sprawdza, czy odbiorca akceptuje dany typ nośnika, a dalej to już skan palety, skan lokalizacji docelowej w strefie wydań i potwierdzenie. Ilość niestanowiąca pełnej palety trafia automatycznie do kompletacji sztukowej, bez dodatkowej decyzji operatora. Cała ta ścieżka działa niezależnie od pozostałych - wózek wywozi gotowe palety, nawet jeśli reszta zlecenia czeka jeszcze na uzupełnienie zapasu sztukowego.
Ścieżka sztukowa
Kompletacja sztukowa to zbiórka drobnicy, praca prowadzona pozycja po pozycji. Zlecenie pojawia się na liście magazyniera dopiero wtedy, gdy towar fizycznie znajduje się na poziomie podstawowym - jeżeli oczekuje na uzupełnienie, pozycja pozostaje niewidoczna do czasu jego zrealizowania. Kolejność pozycji na liście wyznacza trasa po magazynie, a nie kolejność wpisania ich na zleceniu. Więcej o organizacji tego etapu mówi strona proces kompletacji.
- Podjęcie zlecenia i nośnik zbiorczy
Operator wskazuje typ nośnika, podpowiadany z kartoteki odbiorcy, i skanuje jego numer albo nadaje nowy.
- Zbiórka pozycji
Wiersz po wierszu: skan lokalizacji, skan palety źródłowej, skan kodu EAN, w razie potrzeby partia, na końcu ilość. Każdy skan potwierdza, że operator stoi przy właściwym miejscu, a kolejność wymusza system.
- Zakończenie nośnika
Skan lokalizacji w strefie wydań przenosi tam skompletowaną paletę zbiorczą.
- Zatwierdzenie zbiórki
Gdy dla danego operatora nie zostało już nic do zebrania, zbiórka zatwierdza się automatycznie.
Jedna pozycja niemożliwa do skompletowania - na przykład dlatego, że towar przestał być dostępny w międzyczasie - nie wstrzymuje pozostałych pozycji zlecenia. Są one realizowane normalnie, a niepokryta pozycja zostaje odnotowana z przyczyną.
Etykietowanie przed wydaniem
Dodatkowy krok dla towaru, który przed wydaniem musi zostać oklejony.
Część zamówień wymaga naklejenia etykiet przed wydaniem - wymagań tego rodzaju najczęściej pilnują sieci handlowe i odbiorcy zagraniczni. Taki towar przechodzi dwuetapowo: najpierw jest przenoszony do wydzielonej strefy oklejania, a następnie oklejany. Źródłem są przy tym wyższe poziomy składowania; poziom podstawowy wykorzystuje się tylko wtedy, gdy towaru nie ma nigdzie indziej, żeby nie rozbijać zapasu potrzebnego do bieżącej zbiórki. Standardy samego oznaczania opisuje strona etykiety logistyczne w standardzie GS1.
- Przeniesienie do strefy oklejania
Pobierana jest dokładnie taka ilość, jaka jest potrzebna - bez pełnych palet zabieranych na zapas.
- Oklejenie
Naklejenie etykiety i zamknięcie palety oklejonej. Od tej chwili towar jest zarezerwowany wyłącznie dla tego zlecenia.
- Zbiórka towaru oklejonego
Drobnicę zbiera magazynier sztukowy, wyłącznie z palet już oklejonych pod dane zlecenie. Jeżeli po oklejeniu powstała pełna paleta, wywozi ją wózek - tak samo jak każdą inną pełną paletę.
Towar, który w trakcie oklejania utracił wymaganą przydatność, rozliczany jest osobnym dokumentem magazynowym: schodzi ze strefy oklejania i albo wraca na stan ogólny, albo zostaje zdjęty ze stanu.
Jeżeli zamówienie ma być nadal zrealizowane, zakładane jest nowe zlecenie etykietowania - na towar spełniający wymóg przydatności.
Konsolidacja, wydanie i dokumenty
Ostatnia kontrola przed przekazaniem towaru na zewnątrz, potem papiery.
Weryfikacja nośników
Do strefy wydań trafiają dwa rodzaje nośników: palety pełne z obsługi wózkowej i palety zbiorcze ze zbiórki sztukowej. Towar oklejony przyjeżdża tu jedną z tych dwóch dróg, nie trzecią. Operator wydania weryfikuje każdy nośnik osobno i sam decyduje, które gotowe wydanie realizuje w danej chwili - nie musi trzymać się kolejności powstawania zleceń. Weryfikacja to skan numeru palety, porównanie zawartości z etykietą i potwierdzenie. Możliwe jest jeszcze przełożenie towaru na inny nośnik oraz zmiana typu nośnika, ale tylko zanim wydanie zostanie ostatecznie zatwierdzone; usunięcie pozycji nie jest dostępne po utworzeniu dokumentu wydania - ani dla operatora na kolektorze, ani dla kierownika magazynu.
Po potwierdzeniu wszystkich nośników operator zatwierdza wydanie. System nadaje numer dokumentu z prefiksem właściwym dla danego kontrahenta i księguje rozchód towaru ze stanu. Jeżeli towar ma termin bliski upływu, poniżej trzydziestu dni, operator wydania widzi przy tym ostrzeżenie - informacyjne, nieblokujące zatwierdzenia.
Zatwierdzenie wydania zawsze rozlicza zlecenie - także wtedy, gdy zrealizowano je częściowo z powodu braku towaru. Magazynier może potwierdzić na kolektorze ilość mniejszą niż zaplanowana, a niepokryta część zostaje odnotowana z przyczyną.
Ilość niewydana nie jest dosyłana automatycznie. O ewentualnej dosyłce decyduje kierownik magazynu, jako odrębna decyzja operacyjna.
Wydruki
Bezpośrednio po zatwierdzeniu system drukuje dokument WZ, w wariancie standardowym albo dla towaru niebezpiecznego, a w razie potrzeby także certyfikaty jakości dobierane po numerze partii, listy przewozowe CMR oraz etykiety produktowe i kurierskie. Wszystkie wydruki są zapisywane w dokumentacji zlecenia, więc da się je odtworzyć bez powtarzania operacji.
Zamówienie kuriera
Po zatwierdzeniu wydania operator otrzymuje pytanie o zamówienie kuriera i może to zrobić od razu, z poziomu tego samego ekranu. Wszystkie dane potrzebne do listu przewozowego pochodzą z kartotek kontrahenta i odbiorcy. Współpraca z przewoźnikami bywa przy tym różnie zorganizowana - poniższa tabela zestawia trzy typowe warianty integracji, spotykane w tego rodzaju wdrożeniach.
| Wariant | Skąd system bierze dane | Czym się wyróżnia |
|---|---|---|
| Przewoźnik A - pełna integracja | Typ jednostek, liczba miejsc paletowych i charakterystyka towaru z kartotek | Dokument WZ wysyłany elektronicznie na serwer przewoźnika, zawsze po przesłaniu danych przesyłki i dokładnie raz |
| Przewoźnik B - dane ze zlecenia | Zgoda na piętrowanie i dane nośnika wprost ze zlecenia wydania | Parametry ustalane na poziomie pojedynczego wydania, nie kartoteki |
| Przewoźnik C - opcja uzupełniająca | Kartoteki kontrahenta i odbiorcy, w zakresie standardowym | Obsługiwany analogicznie, jako alternatywa przewozowa |
Warto wiedzieć, że godziny graniczne po stronie przewoźnika przekładają się wprost na organizację pracy magazynu. W opisywanym przykładzie zlecenia złożone do godziny 13:30 realizowane są z datą bieżącą, kompletacja trwa do 18:00, a odbiór następuje do 18:30. Zamówienia po godzinie granicznej otrzymują datę nadania na kolejny dzień roboczy, bez wyjątków i bez indywidualnego negocjowania terminu - i właśnie ta jednoznaczność sprawia, że plan dnia w magazynie da się w ogóle ułożyć. Do systemu przewoźnika przekazywane są przy tym dane dokumentu wydania, a nie poszczególnych zamówień: jedno wydanie może realizować kilka zamówień, a informacja o tym, które to były, pozostaje po stronie wydania.