Proces kompletacji w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Proces kompletacji zaczyna się w chwili, gdy kierownik zwalnia zlecenie wydania do zbierania, a kończy, gdy skompletowany zbiór trafia na stanowisko pakowania. Ta strona opisuje etapy tej drogi, podział pracy między osoby, statusy zlecenia i miejsca, w których powstają błędy. Sposoby zbierania, takie jak kompletacja zbiorcza czy falowa, omawia strona o kompletacji zamówień, a pracę kompletującego na terminalu strona o programie do kompletacji. Pozostałych sąsiadów rozróżnia tabela na końcu strony.

Z jakich etapów składa się proces kompletacji?

Kompletacja to zbieranie produktów z lokalizacji magazynowych zgodnie z zamówieniami klientów. Zebrane artykuły są grupowane w jednym miejscu i przekazywane do pakowania w paczki transportowe, a system zarządzania magazynem przydziela zadania poszczególnym pracownikom i pilnuje kolejności realizacji. Od zwolnienia zlecenia do przekazania zbioru na pakowanie proces ma sześć etapów, a każdy z nich ma przypisaną rolę i kończy się potwierdzeniem w systemie.

Od zwolnienia zlecenia do listy zbierania

Zlecenie wydania ZWZ powstaje z zamówienia i jest dokumentem planistycznym: mówi, co ma wyjść z magazynu i na kiedy. W menu sekcji Wydania zlecenia, które czekają w buforze na zatwierdzenie, są oddzielone od zleceń oczekujących, czyli będących w toku. Zwolnienie zlecenia do zbierania odpowiada więc w programie zatwierdzeniu dokumentu. Przy zwolnieniu kierownik rozstrzyga dwie sprawy: czy zlecenie jest pilne i na kiedy ma być gotowe. Pilność zaznacza się polem wysokiego priorytetu w nagłówku ZWZ, a o kolejności zleceń na liście decydują zasady opisane na stronie o kolejności kompletacji. Różnicę między zleceniem ZWZ a dokumentem WZ wyjaśnia strona o dokumentach WZ.

Po zwolnieniu pozycje zlecenia tworzą listę kompletacyjną, w której kolejność odpowiada kolejności lokalizacji w hali, więc kompletujący nie zawraca. Lista trafia do niego na terminal albo na wydruk.

Zbieranie i odkładanie zbioru

Pobrania potwierdza się skanerem kodów kreskowych albo na terminalu mobilnym. Terminal z Androidem pokazuje kolejne lokalizacje i przy każdej pozycji sprawdza zgodność miejsca z listą oraz towaru z zamówieniem, a ilość niższa niż na liście otwiera procedurę braku. Zamiast ekranu kompletującego może prowadzić głos: systemy kompletacji głosowej pozwalają pracować bez użycia rąk, a wózki kompletacyjne z wyświetlaczami wskazują kolejne lokalizacje. Sposoby prowadzenia kompletującego porównuje strona o systemach kompletacji.

Zebrany towar kompletujący odkłada do pojemnika albo na wózek w sposób pozwalający potem rozpoznać, do którego zlecenia należy, i dopiero wtedy przechodzi do następnej listy. Pozycja dokumentu zapisuje, skąd i ile sztuk wyszło, więc różnicę względem listy widać na dokumencie. Gdy w lokalizacji brakuje towaru, kompletujący wpisuje ilość faktycznie znalezioną, a o dobraniu z innej lokalizacji albo o realizacji częściowej decyduje kierownik. Braki i zamienniki opisuje strona o programie do kompletacji, a pustym lokalizacjom zapobiega uzupełnianie strefy kompletacji.

Kontrola i przekazanie do pakowania

Po ostatniej pozycji lista jest zamknięta, a w sekwencji statusów na liście wydań dokument ma status skompletowany. Zbiór trafia wtedy do kontroli, którą robi osoba niebędąca jego autorem, albo od razu na stanowisko pakowania, gdzie kontrola jest pierwszym krokiem pakowania. Przekazanie do pakowania zmienia odpowiedzialność: od tej chwili za zbiór odpowiada pakujący, więc razem ze zbiorem przekazuje się informację o brakach, żeby pakujący nie szukał sztuk, których nie ma. To, co dzieje się dalej, od skanu pozycji po etykietę przewoźnika, opisuje strona o pakowaniu i kontroli wysyłki.

Kto co robi w procesie kompletacji?

Podział ról rozstrzyga o tym, kto zauważy błąd. Gdy ta sama osoba zbiera towar i kontroluje własny zbiór, kontrola powtarza jej założenia, dlatego część magazynów rozdziela te zadania. W małym magazynie jedna osoba pełni kilka ról naraz, a tabela wyznacza wtedy zadania, a nie liczbę zatrudnionych.

System nie zastępuje decyzji, ale zapisuje każde potwierdzenie, więc kierownik widzi postęp zlecenia, zanim zbiór trafi na pakowanie. Podział zadań między stanowiska warto ustalić już podczas analizy przedwdrożeniowej, bo od niego zależy, czy kontrola ma własne stanowisko.

Jakie statusy ma zlecenie i co je wstrzymuje?

Zlecenie zmienia status w miarę postępu pracy, a status na liście pokazuje, gdzie dokładnie ono utknęło. W menu sekcji Wydania zlecenia ZWZ dzielą się na te, które czekają w buforze na zatwierdzenie, i te, które są w toku, a zrealizowane trafiają na osobną listę. Liczba w nawiasie przy buforze i przy zleceniach oczekujących pokazuje, ile dokumentów czeka w danej grupie. Dokument wydania WZ przechodzi na liście kolejne statusy, a pakowanie leży między statusem skompletowany a wydany. Tabela łączy oba poziomy, a kolumna z przyczynami opisuje typowe sytuacje w magazynie, nie funkcje programu.

Dokument, który zbyt długo stoi w statusie skompletowany, wskazuje zator na pakowaniu, a zlecenie, które długo czeka na kompletację, wskazuje na brak ludzi albo towaru. Oba przypadki widać na liście wydań, jeśli ktoś ją regularnie przegląda, a na zmianie odpowiada za to kierownik.

Jak przebiega kontrola przed przekazaniem do pakowania?

Kontrola skompletowanego zbioru odpowiada na jedno pytanie: czy to, co leży w pojemniku, zgadza się ze zleceniem, zanim zbiór zostanie zamknięty w kartonie. Można ją zrobić na osobnym stanowisku przed pakowaniem albo jako pierwszy krok pakowania, a ten drugi wariant opisuje strona o pakowaniu i kontroli wysyłki. Wybór zależy od wolumenu: przy dużym ruchu osobny kontroler daje niezależną ocenę, a przy małym osobne stanowisko rzadko się opłaca.

Zakres kontroli jest decyzją procesową, a nie cechą programu. Pełna kontrola skanem wydłuża pakowanie, więc część magazynów stosuje ją tylko dla zleceń o wysokiej wartości. Najczęściej spotyka się dwa warianty:

• Kontrola pełna - skan każdej sztuki porównuje zbiór ze zleceniem. Wychwytuje różnice w ilości i zamianę indeksu, ale wydłuża pracę przy każdym zleceniu.
• Kontrola selektywna - pełną kontrolę dostają zlecenia o wysokiej wartości albo zbierane przez osobę z podwyższonym odsetkiem poprawek, a pozostałe sprawdza skan pozycji przy pakowaniu.

W obu wariantach obowiązuje ta sama zasada: różnica wykryta na kontroli wraca do kierownika zmiany, a korekta idzie dokumentem, a nie ręczną poprawką ilości. Kompletujący zbiera wtedy brakującą pozycję ponownie albo kierownik rozstrzyga o realizacji częściowej.

Skąd biorą się błędy w procesie kompletacji?

Tabela przypisuje błędy do etapu procesu i podaje przyczynę leżącą w organizacji pracy, a nie u pracownika. Skutki błędów u odbiorcy i kontrole, które je wychwytują, zestawia strona o kompletacji zamówień.

Pośpiech to najczęstsza przyczyna pomyłek przy zbieraniu. Kompletujący pomijają weryfikację kodów kreskowych przy towarach pobieranych z półek, a niedokładne sprawdzanie numerów partii oraz dat ważności kończy się wysyłką niewłaściwych produktów. Zdarza się też ignorowanie kolejności wskazanej przez system magazynowy, co wydłuża trasę zbierania i opóźnia zlecenia.

Niewłaściwe pakowanie to osobne źródło problemów. Ciężkie przedmioty trafiają na delikatne produkty, a nieodpowiednie materiały opakowaniowe nie chronią towaru w transporcie. Niezabezpieczone puste przestrzenie w paczce pozwalają produktom się przemieszczać i uszkadzać.

Błędy w dokumentacji utrudniają odtworzenie, co faktycznie wyszło z magazynu. Pracownicy czasem zapominają zeskanować wszystkie pobrane produkty, a nieprawidłowe oznaczenie skompletowanych zamówień prowadzi do pomyłek przy wysyłce. Brak potwierdzenia, że zawartość paczki zgadza się z dokumentami wysyłkowymi, kończy się reklamacjami i dodatkowymi kosztami obsługi zwrotów.

Niedostateczna komunikacja zakłóca przepływ informacji między stanowiskami. Kompletujący nie przekazują sobie braków na półkach i nie zgłaszają wad towaru, co prowadzi do wysyłki wadliwych produktów. Słaba wymiana informacji między zmianami powoduje, że te same błędy się powtarzają, a efektywność procesu spada.

Błędy łatwiej usunąć, gdy każdy ma przypisaną przyczynę. Rejestr poprawek z polem etapu, na którym błąd powstał, pokazuje po kilku tygodniach, które etapy generują najwięcej korekt, i pozwala poprawić proces tam, gdzie to się opłaca.

Jakie wskaźniki pokazują jakość procesu kompletacji?

Wskaźniki procesu mają jedno zadanie: wskazać etap, na którym proces traci czas albo jakość. Wartość ma dopiero porównanie między etapami i zmianami, dlatego tabela przypisuje każdy wskaźnik do miejsca, w którym go odczytujemy. Definicje i wzory pozostałych wskaźników magazynowych zebrano na stronie o KPI magazynu.

Przykład ilustracyjny: w ciągu zmiany spakowano 200 zleceń, a na kontroli poprawiono 6 z nich, więc odsetek zleceń z poprawką wynosi 3%. Jeśli pięć z tych poprawek dotyczy zamiany indeksu, problem leży w odstępach między podobnymi towarami na półce, a nie w tempie pracy. Liczby są założeniem do rachunku, a nie wynikiem z wdrożenia.

Jak usprawnić proces kompletacji w magazynie?

Kompletacja to etap, na którym zamówienia są składane w paczki trafiające do kurierów i klientów. Efektywna kompletacja skraca czas i zmniejsza liczbę błędów, a przez to podnosi zadowolenie klientów: szybka realizacja pozwala dotrzymać terminów dostaw, a dokładność ogranicza reklamacje. Punkt wyjścia do usprawnień wyznaczają wskaźniki z poprzedniej sekcji, bo poprawia się najpierw ten etap, na którym wynik jest najgorszy. Metody zbierania, od jednostopniowej po wieloetapową, opisuje strona Kompletacja zleceń. Cztery strony poniżej pokazują otoczenie procesu.

• System WMS - opisuje, jak program wspiera kompletację przez wyznaczanie ścieżek i śledzenie postępów pracy.
• Logistyka WMS - pokazuje, jak kompletacja wpisuje się w cały proces logistyczny, od przyjęcia zamówienia do wysyłki.
• Optymalizacja procesów magazynowych - opisuje, jak usprawnienie kompletacji poprawia wydajność magazynu i skraca czas realizacji zamówień.
• Zarządzanie magazynem - przedstawia zasady zarządzania, które wspierają kompletację i ograniczają błędy w realizacji zamówień.

Co poza zbieraniem wpływa na przebieg kompletacji?

Trzy tematy leżą obok kompletacji i mają własne strony, więc tutaj tylko po jednym zdaniu o tym, jak każdy z nich dotyka procesu.

Jak wysokość składowania wpływa na kompletację?

W regałach wysokiego składowania miejsce pobrania bywa kilka poziomów nad podłogą, więc kompletacja wymaga sprzętu do pobierania z wysokości i wydłuża drogę do lokalizacji. Organizację takiego magazynu omawia strona o programie dla magazynu wysokiego składowania, a jego cechy opisuje strona o magazynach wysokiego składowania.

Jak awizacja dostaw wpływa na kompletację?

Towaru, który nie został przyjęty, nie da się zebrać, więc awizacja pozwala przygotować przyjęcie przed dostawą. Zasady opisuje strona o awizacji dostaw, a moduł w programie strona o module awizacji dostaw.

Co program WMS zmienia w kompletacji?

Program WMS prowadzi stany lokalizacyjne na bieżąco i zapisuje każde potwierdzenie pobrania, więc kierownik widzi stan zlecenia bez obchodu hali. Pełny opis daje strona o magazynowym systemie informatycznym.

Którą stronę o kompletacji otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o kompletacji i każda zajmuje się innym wycinkiem tematu. Ta strona opisuje drogę zlecenia od zwolnienia do pakowania, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.