Awizacja dostaw w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Awizacja dostaw to zapowiedź przyjazdu towaru: dostawca albo dział zakupów podaje magazynowi, co przyjedzie i kiedy, a magazyn rezerwuje rampę i obsadę do rozładunku. Ta strona opisuje awizację od strony magazynu, który przyjmuje dostawę, i pokazuje, w którym momencie powstaje dokument przyjęcia. Rezerwowanie godzin rozładunku opisuje osobna strona o oknach czasowych dostaw, widok dnia z kolorami statusów pokazuje harmonogram dostaw, a formularz awizo przy rampie opisuje ewidencja rezerwacji ramp. Cały przebieg od rozładunku do odłożenia na regał zawiera strona o przyjęciu do magazynu.

Jak awizacja dostaw usprawnia procesy logistyczne w firmie

Awizacja dostaw stanowi niezbędny element łańcucha dostaw. Proces ten umożliwia sprawne zarządzanie przepływem towarów między nadawcą a odbiorcą poprzez wcześniejsze powiadomienie o szczegółach transportu. Następnie system ten pozwala wszystkim zaangażowanym stronom na odpowiednie przygotowanie zasobów oraz przestrzeni magazynowej. Ponadto dzięki awizacji każdy uczestnik dokładnie wie, kiedy i gdzie ma się pojawić.

Narzędzia do awizacji prowadzą dla wszystkich stron wspólny kalendarz terminów dostaw. Przedsiębiorstwa wykorzystują do tego celu specjalne platformy internetowe oraz aplikacje mobilne umożliwiające błyskawiczną komunikację między wszystkimi uczestnikami procesu. Zatem każda ze stron otrzymuje natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji o statusie dostawy oraz ewentualnych zmianach w harmonogramie. Systemy te często integrują się z pozostałymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, na przykład z systemem ERP, więc dane o dostawie są spójne w całej firmie.

Wprowadzenie awizacji przynosi wymierne korzyści finansowe oraz organizacyjne dla przedsiębiorstw. System ten znacząco redukuje czas oczekiwania pojazdów na załadunek oraz rozładunek towarów. Jednocześnie pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni magazynowej oraz zasobów ludzkich. Wreszcie awizacja minimalizuje ryzyko powstawania zatorów w magazynie oraz eliminuje chaos związany z niezapowiedzianymi dostawami dając firmom pełną kontrolę nad procesami logistycznymi.

Poznaj korzyści z wdrożenia awizacji dostaw w logistyce!

Dzięki awizacji można unikać opóźnień i zatorów w magazynach, poprawiając efektywność logistyki. Awizacja informuje odbiorcę o szczegółach dostawy i pozwala mu przygotować się na jej przyjęcie, zanim pojazd dojedzie do bramy.

Sprawne procesy magazynowe wymagają dobrej integracji z całą logistyką WMS, ponieważ to właśnie na styku dostawcy i magazynu najczęściej dochodzi do opóźnień. System WMS pozwala kontrolować harmonogram dostaw, eliminując konflikty w czasie odbioru towaru, a sama awizacja wpisuje się w szerszą optymalizację procesów magazynowych, zapewniając płynność i oszczędność czasu. Skuteczne zarządzanie magazynem minimalizuje czas przestoju i maksymalizuje wydajność operacyjną całego zespołu.

Jak przebiega awizacja od zgłoszenia do przyjęcia?

Dostawa przechodzi przez pięć etapów. Dwa pierwsze dzieją się w programie, zanim pojazd dojedzie do bramy, trzeci i czwarty na terenie magazynu, a dokument przyjęcia powstaje dopiero na końcu. Schemat pokazuje, w którym kroku pojawia się który dokument i od kiedy towar jest na stanie.

Zgłoszenie dostawy przez dostawcę lub dział zakupów

Kontrahent zewnętrzny zapisuje awizo przyjęcia w module internetowym, a program traktuje je jak zlecenie przyjęcia towaru. Gdy dostawę planuje sam magazyn albo zleca ją system ERP, powstaje zlecenie przyjęcia ZPZ, czyli dokument planistyczny z kontrahentem i pozycjami do przyjęcia. Zamówienie u dostawcy składa zwykle dział zakupów, a zlecenia mogą wpływać do programu masowo, przez import z systemów zewnętrznych. W nagłówku ZPZ jest pole numeru awizo, a pole wysokiego priorytetu oznacza dostawy pilne.

Potwierdzenie okna czasowego i rezerwacja rampy

Awizo trafia na rampę i godzinę, które są wolne w kalendarzu magazynu. Spedytor może wskazać konkretne niezajęte okno albo zostawić wybór kontrahentowi lub jego przewoźnikowi, a rezerwację potwierdza magazyn lub dział transportu. Kalendarze opisują zmiany robocze i godziny otwarcia ramp, więc dobrze skonfigurowany kalendarz sprawia, że zlecenie nie trafia do realizacji poza godzinami pracy danej sekcji. Przy zmianie terminu przewoźnik dostaje powiadomienie e-mail lub SMS. Zasady rezerwacji opisuje strona o oknach czasowych dostaw, a to, jak okna układają się w ciągu dnia, pokazuje harmonogram dostaw.

Rejestracja pojazdu przy rampie

Gdy pojazd dojeżdża, ochrona rejestruje fakt przyjazdu oraz czas wjazdu na teren i wyjazdu z niego, a przy zbyt długim pobycie może dostać alarm. W awizo transportu zapisuje się wtedy cztery pola:

• Numer rejestracyjny pojazdu - identyfikuje samochód przy wjeździe na plac.
• Kierowca - daje kontakt i ewidencję osób na terenie obiektu.
• Palety potwierdzone - ile palet faktycznie przyjęto lub wydano, uzupełniane po operacji.
• Uwagi - miejsce na nietypowe ustalenia z przewoźnikiem.

Awizo można zapisać ze statusem w trakcie realizacji i poprawiać do chwili zatwierdzenia. Dopiero zatwierdzenie utrwala dane, bo od tego momentu opierają się na nich rozliczenia z przewoźnikiem. Formularz opisuje strona o ewidencji rezerwacji ramp.

Rozładunek i kontrola przy rampie

Po podstawieniu pojazdu towar schodzi do strefy przyrampowej, czyli miejsca tuż za bramą, w którym dostawa czeka na kontrolę. Magazynier przelicza palety i kartony, porównuje je z zapowiedzią i z dokumentem dostawy, a różnicę opisuje protokołem różnic. Zapowiedź skraca ten krok: gdy dla towaru zdefiniowano liczbę sztuk na palecie i w kartonie, od razu widać, ile palet powinno przyjechać. Pełny zakres kontroli opisuje strona o przyjęciu do magazynu.

Przyjęcie dokumentem PZ

Po kontroli pracownik uzupełnia dokument PZ bufor, do którego dane z awizo przepisują się bez ponownego wpisywania. Zatwierdzony PZ zwiększa stan o przyjętą ilość w konkretnej lokalizacji i partii, a dokument ZL przenosi palety ze strefy przyrampowej do strefy składowania. PZ powiązany ze zleceniem ZPZ pokazuje też różnicę wobec tego, co zamówiono. Dostawa, której nikt nie zapowiedział, trafia na stan dokumentem PZB, czyli przyjęciem bez zlecenia, z danymi przepisanymi z dokumentów dostawcy. Obieg dokumentów przyjęcia opisuje strona o przyjęciach w WMS.

Jakie pola ma awizo i kto je uzupełnia?

W Studio WMS.net zapowiedź dostawy opisują dwa uzupełniające się formularze. Awizo przyjęcia zapisuje kontrahent w module internetowym, a awizo transportu zakłada użytkownik w ewidencji rezerwacji ramp. Tabela łączy pola obu formularzy i pokazuje, kto je wypełnia.

Pola z ilością na palecie i w kartonie oraz z partią wyglądają na szczegół, ale od nich zależy kontrola przy rampie, bo program ma wtedy z czym porównać to, co przyjechało. Dostawca, który zapowiada tylko termin i ogólną ilość, zostawia magazynowi zgadywanie, a błąd wychodzi dopiero przy kompletacji. Każdy brak w zgłoszeniu wraca jako ręczne uzupełnienie na rampie, bo dane z awizo przepisują się do PZ bufor tylko w takim zakresie, w jakim je podano.

Jakie są najczęstsze popełniane pomyłki podczas awizowania dostaw

Niekompletne dane wprowadzane do systemu awizacji stanowią podstawowy problem. Pracownicy często pomijają istotne informacje takie jak dokładne wymiary przesyłki czy specjalne wymagania dotyczące rozładunku. Następnie brak precyzyjnego określenia czasu dostawy utrudnia efektywne planowanie pracy magazynu. Ponadto niedokładne dane kontaktowe do kierowcy lub osoby odpowiedzialnej za dostawę mogą skutecznie zakłócić cały proces logistyczny.

Drugim częstym błędem jest zbyt późne zgłaszanie awizacji. Magazyny potrzebują odpowiedniego czasu na przygotowanie miejsca oraz zasobów niezbędnych do obsługi dostawy. Zatem zbyt krótki czas między zgłoszeniem awizacji a planowaną dostawą może prowadzić do dezorganizacji pracy. Niektóre firmy wymagają minimum 24-godzinnego wyprzedzenia w zgłaszaniu dostaw, aby zapewnić optymalną organizację pracy.

Brak aktualizacji zmian w awizacji przenosi się na kolejne dostawy tego samego dnia. System wymaga natychmiastowego informowania o wszelkich opóźnieniach czy zmianach w harmonogramie dostaw. Jednocześnie zaniedbanie tego obowiązku prowadzi do marnowania zasobów oraz przestoju pracowników magazynu. Wreszcie problemy techniczne związane z systemem awizacji mogą sparaliżować pracę całego łańcucha dostaw dlatego tak ważne jest posiadanie alternatywnych kanałów komunikacji.

Nieodpowiednie zarządzanie oknami czasowymi sprawia, że terminy dostaw różnych kontrahentów nakładają się na siebie. Następnie brak koordynacji między działem zakupów a magazynem może prowadzić do przeciążenia rampy rozładunkowej. Dodatkowo nieprawidłowe oszacowanie czasu potrzebnego na rozładunek może skutkować opóźnieniami w realizacji kolejnych dostaw.

Co się dzieje, gdy awizacji brakuje albo dostawa się spóźnia?

Skutki zależą od tego, czy rampa i obsada są wolne w chwili przyjazdu. Tabela zestawia pięć typowych sytuacji ze skutkiem w magazynie i reakcją. Opisuje ogólne zachowanie magazynów, a nie regułę programu: czas oczekiwania i zasady przesuwania dostaw ustala się w regulaminie rampy oraz w umowie z przewoźnikiem.

Spóźnienia nie kończą się na jednej dostawie. Przykład ilustracyjny: okno trwa 60 minut, rozładunek zajmuje 45 minut, a pojazd spóźnia się o 40 minut. Do końca okna zostaje 20 minut, więc 25 minut rozładunku wchodzi w okno następnej dostawy, a ta zaczyna się z opóźnieniem. Jedno spóźnienie przesuwa więc kolejne, dopóki w grafiku nie pojawi się wolny zapas. Liczby są założeniem do rachunku, a nie wynikiem z wdrożenia.

Cztery mechanizmy opisane na stronie o oknach czasowych ograniczają skutki takich opóźnień:

• Wyprzedzenie zgłoszenia - część firm wymaga minimum 24 godzin, żeby magazyn zdążył przygotować rampę.
• Zmiana awizo do przyjazdu - spedytor lub przewoźnik może poprawić dane awizacyjne aż do chwili przyjazdu pod bramę.
• Powiadomienie - przy zmianie terminu przewoźnik dostaje e-mail lub SMS.
• Alarm ochrony - brama widzi pojazd, który zbyt długo stoi na terenie zakładu.

Jak wygląda procedura przyjęcia towaru do magazynu?

Efektywna procedura przyjęcia towaru wymaga dokładnego planowania i odpowiednich narzędzi. Procedura przyjęcia towaru do magazynu obejmuje szereg istotnych etapów, od awizacji po rozlokowanie produktów. System informatyczny automatycznie generuje dokumenty przyjęcia i przydziela miejsca składowania. Dzięki wykorzystaniu skanerów i kodów kreskowych proces staje się szybszy i bezbłędny.

Jak awizacja łączy się z ASN, SSCC i cross-dockingiem?

Awizo wpisane ręcznie w formularzu nie jest jedyną formą zapowiedzi. Dostawcy, którzy wysyłają dane elektronicznie, przekazują awizo dostawy ASN, a w standardzie EDIFACT ten komunikat nosi nazwę DESADV. Studio WMS.net wspiera generowanie i odbieranie takich dokumentów, co opisuje strona o dokumentach EDI. Zapowiedź dostawy może trafić do magazynu czterema drogami:

• Awizo przyjęcia - kontrahent wpisuje je w module internetowym, a dane przepisują się do PZ bufor.
• ZPZ z ERP lub od magazynu - zlecenie przyjęcia powstaje po stronie odbiorcy i może wpływać masowo przez import.
• Zgłoszenie ręczne - pracownik wpisuje dostawę według informacji otrzymanej od kontrahenta.
• Plik elektroniczny - na przykład ASN, jeśli wcześniej uzgodniono jego format oraz sposób kodowania danych.

Zapowiedź ma największą wartość, gdy opisuje dostawę na poziomie palet. W Studio WMS.net każda paleta ma numer SSCC albo własny kod kreskowy, a numery nośników program nadaje automatycznie przy zatwierdzeniu PZ. ASN zwykle wymienia numery SSCC palet, więc skan etykiety przy rampie pozwala porównać to, co stoi na posadzce, z tym, co dostawca zapowiedział. Budowę etykiety omawia strona o etykiecie logistycznej.

Przy cross-dockingu awizacja ma jeszcze jedno zadanie. Dostawa nie trafia na regał, tylko od razu jedzie do odbiorcy, więc okno przyjęcia musi pasować do okna wydania. W Studio WMS.net taką dostawę rejestruje dokument PZB z lokalizacją w strefie przeładunkowej, a kontrola przy rampie jest jedyną kontrolą. Szczegóły ma strona o cross-dockingu w programie WMS.net.

Czym charakteryzuje się magazyn wysokiego składowania automatyczny?

Magazyn wysokiego składowania automatyczny wykorzystuje zaawansowane technologie do optymalizacji przestrzeni magazynowej. Automatyczne systemy transportowe i układnice regałowe zapewniają szybki dostęp do towarów na różnych poziomach. System sterowania koordynuje pracę wszystkich elementów automatyki magazynowej. Rozwiązanie to znacząco zwiększa efektywność operacji magazynowych przy jednoczesnej redukcji kosztów.

Jakie są rodzaje systemów wysokiego składowania?

Współczesne systemy wysokiego składowania oferują różnorodne rozwiązania dostosowane do potrzeb firm. Mogą być wyposażone w regały przesuwne i przepływowe, a także w systemy satelitarne. Konstrukcje regałowe pozwalają na maksymalne wykorzystanie dostępnej wysokości pomieszczenia. Systemy te są zintegrowane z oprogramowaniem WMS, co umożliwia pełną kontrolę nad przepływem towarów.

Jak zoptymalizować proces przyjęcia towaru?

Sprawny proces przyjęcia towaru jest istotny dla efektywności całego magazynu. Wykorzystanie mobilnych terminali i czytników kodów kreskowych przyspiesza weryfikację dostaw. System automatycznie przydziela lokalizacje składowania zgodnie z określonymi regułami. Integracja z systemem WMS zapewnia pełną kontrolę nad procesem i minimalizuje ryzyko błędów.

Którą stronę o awizacji otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o awizacji i każda opisuje inny wycinek tematu. Ta strona opisuje przebieg od zgłoszenia do dokumentu PZ, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.