Jak wygląda awizacja w transporcie dla przewoźnika i obsługi bramy: od zgłoszenia auta i okna czasowego po rejestrację wjazdu i przyjęcie towaru w WMS.
Ta strona opisuje awizację w transporcie z punktu widzenia przewoźnika, kierowcy i obsługi bramy: od zgłoszenia auta po wyjazd z zakładu, łącznie ze zmianą okna czasowego. Zapowiedź samej dostawy i dokument PZ opisuje awizacja dostaw, plan dnia na rampach pokazuje harmonogram dostaw, zasady rezerwowania godzin ma strona o oknach czasowych dostaw, a formularz awizo przy rampie opisuje ewidencja rezerwacji ramp.
System awizacji w transporcie wdrażany jest w przedsiębiorstwach, których priorytetem jest lepsza obsługa firm transportowych. Aplikacja WMS.net działa online, więc korzystać z niej może wiele osób jednocześnie, także spoza firmy: przewoźnicy i kontrahenci logują się przez przeglądarkę albo przez aplikację na telefonie z Androidem.
Którą stronę o awizacji otworzyć dalej?
Serwis ma kilka stron o awizacji i każda opisuje inny wycinek tematu. Ta strona opisuje drogę auta i pracę bramy, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.
| Strona | Na jakie pytanie odpowiada |
|---|---|
| Awizacja w transporcie (ta strona) | Jak wygląda droga auta od zgłoszenia przez bramę i rampę do wyjazdu i co z niej zostaje w danych? |
| Awizacja dostaw | Jak przebiega zapowiedź dostawy od zgłoszenia do dokumentu PZ i jakie pola ma awizo? |
| Harmonogram dostaw | Jak wygląda plan dnia na rampach i co zrobić, gdy dostawa się spóźnia? |
| Awizacja dostaw - okna czasowe | Jakie role i funkcje ma moduł awizacyjny po stronie ochrony, magazynu i przewoźnika? |
| Ewidencja rezerwacji ramp | Jak założyć awizo transportu i jakie stany ma ten dokument? |
| Kalendarze w programie magazynowym | Jak administrator konfiguruje kalendarze i ich zasoby? |
| Przyjęcie do magazynu | Co dzieje się z towarem po rozładunku i jak liczy się różnice? |
Czym jest awizacja transportu i jak działa program awizacyjny?
Jak działa awizacja transportu w firmach logistycznych?
Przedsiębiorstwa logistyczne coraz częściej korzystają z systemów awizacyjnych, które działają jak elektroniczne kalendarze. Programy te umożliwiają przewoźnikom samodzielne planowanie dostaw przez Internet, a magazynom pomagają ograniczyć kolejki pojazdów.
Systemy typu Vehicle Scheduler Solution (VSS) przydzielają kierowcom konkretne miejsca rozładunku oraz godziny przyjazdu i pozwalają na bieżąco śledzić ruch pojazdów na terenie zakładu. Rozwiązania VSS należą do programów wspomagających pracę w magazynie: wysyłają magazynierom powiadomienia o zbliżających się dostawach. Ten sam rodzaj systemu bywa nazywany Yard Management System (YMS), czyli systemem zarządzania placem manewrowym.
Programy awizacyjne gromadzą szczegółowe dane o przewoźnikach oraz historię dostaw. Na ich podstawie powstają raporty i statystyki wykorzystania doków rozładunkowych, więc awizacja jest też źródłem informacji do oceny współpracy z przewoźnikami.
Czym jest awizacja transportu?
Awizacja transportu to procedura, która pozwala na wcześniejsze powiadomienie o nadchodzących dostawach lub transportach. Dzięki niej przedsiębiorstwa lepiej planują działania logistyczne, porządkują procesy magazynowe i sprawniej obsługują klientów.
Słowo awizo oznacza zapowiedź. W transporcie awizacja zapowiada przyjazd pojazdu, a nie tylko towaru: wskazuje, kto przyjedzie i kiedy: przewoźnik z kierowcą w oknie czasowym. Zapowiada też cel wizyty, czyli dostawę albo wysyłkę. Dlatego ta strona opisuje ją od strony auta, a nie od strony przyjmowanego towaru.
Dlaczego awizacja transportu jest istotna?
Istotą awizacji transportu jest eliminacja niepotrzebnych opóźnień i problemów związanych z nieplanowanymi dostawami. Dzięki wcześniejszemu powiadomieniu o nadchodzącym transporcie magazyny mogą przygotować się do przyjęcia towarów i zapewnić płynność procesu.
Awizacja pozwala także uniknąć nadmiernego obciążenia magazynu, które prowadzi do kłopotów z organizacją przestrzeni składowej. Przy precyzyjnie zaplanowanych dostawach łatwiej też poprawić wykorzystanie powierzchni magazynowej.
Jak awizacja wygląda w przedsiębiorstwach?
Wdrożenie awizacji transportu poprawia obsługę firm transportowych. Przy odpowiednich narzędziach, na przykład Studio WMS.net, firma może skorzystać z możliwości systemu magazynowego w zakresie awizacji transportu.
Co awizacja zmienia w pracy magazynu i bramy?
Awizacja zastępuje w zarządzaniu przepływem towarów improwizację planem. Systemy awizacyjne umożliwiają dokładne zaplanowanie czasu przyjęć oraz wydań, a elektroniczne powiadomienia zmniejszają ryzyko zatorów na rampach załadunkowych.
Pracownicy magazynu lepiej przygotowują się do nadchodzących dostaw, a kierowcy dostają dokładne informacje o miejscu i godzinie rozładunku. Magazynierzy mogą też z wyprzedzeniem rozplanować przestrzeń składową, bo wiedzą wcześniej, co przyjedzie.
Kalendarz awizacji jest częścią tego samego programu, w którym powstają dokumenty magazynowe, więc awizacja i przyjęcie towaru opierają się na tych samych danych.
Jak działa program do awizacji transportu w magazynie?
Program do awizacji transportu działa jak elektroniczny kalendarz, który porządkuje ruch pojazdów na terenie magazynu. Magazynierzy planują przyjazdy ciężarówek i koordynują pracę personelu, a przewoźnicy dostają konkretne godziny, w których powinni pojawić się na rampie.
Program przydziela odpowiednie doki przeładunkowe i powiadamia kierowców o zmianach w harmonogramie wiadomością SMS lub e-mail. Czas oczekiwania pojazdów na rozładunek lub załadunek się skraca, a pracownicy magazynu mogą zaplanować zadania i przygotować sprzęt.
Zintegrowany z systemem WMS program pozwala na bieżąco monitorować stan realizacji dostaw oraz generować szczegółowe raporty dotyczące wykorzystania ramp. Elektroniczna rejestracja operacji daje kierownikom podgląd procesów logistycznych i dane do ograniczania kosztów.
Jakie korzyści daje harmonogramowanie transportu?
Programy do awizacji wprowadzają do pracy magazynów porządek i przewidywalność oraz pomagają lepiej wykorzystać dostępne zasoby, bo ruch pojazdów rozkłada się na cały dzień.
Awizacja ogranicza chaos związany z niezapowiedzianymi dostawami, a plan pracy personelu można ułożyć według rzeczywistych potrzeb. Magazynierzy mogą z wyprzedzeniem przygotować przestrzeń oraz sprzęt potrzebny do obsługi konkretnej dostawy.
Mniej zatorów na rampach i mniej przestojów pojazdów oznacza niższe koszty operacyjne, a raporty z realizacji dostaw można generować z zapisanych danych.
Jakie funkcje ma moduł Awizacja Transportu?
Moduł Awizacja Transportu w programie do zarządzania magazynem umożliwia dopisywanie nowych awiz oraz zarządzanie nimi poprzez rejestry awiz w buforze oraz awiz zatwierdzonych. Dzięki temu użytkownicy mogą planować transporty z wyprzedzeniem i modyfikować istniejące awiza, co daje elastyczność w zarządzaniu ruchem na terenie zakładu. Bufor awiz pozwala na wprowadzanie danych, które mogą być zatwierdzone po finalnej weryfikacji, co zapewnia precyzyjne harmonogramowanie procesów logistycznych.
Jak awizacja wpływa na efektywność przedsiębiorstwa?
Narzędzia awizacyjne umożliwiają precyzyjne planowanie dostaw oraz odbiorów towaru i eliminują chaos związany z kolejkami pojazdów. Kierowcy nie muszą długo czekać na załadunek bądź rozładunek, a elektroniczny system umożliwia szybką wymianę informacji między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw.
Automatyczna rejestracja czasu przyjazdu oraz wyjazdu pojazdów pozwala dokładnie monitorować efektywność operacji. Gromadzone dane są podstawą do optymalizacji przyszłych działań transportowych.
Więcej na temat systemów zarządzania magazynem i awizacją transportu znajdziesz na stronie system magazynowy WMS.
Jakie role można zdefiniować w programie?
Przykładowa konfiguracja programu zawiera zdefiniowane role. Cztery z nich są związane z miejscem albo z ruchem pojazdów:
- Magazyn główny
- Magazyny zewnętrzne
- Brama wjazdowa na teren zakładu lub magazyn
- Dział transportu
Dwie pozostałe role to dział zakupów i dział obsługi klienta.
Jak wygląda droga auta od zgłoszenia do wyjazdu?
Z punktu widzenia przewoźnika awizacja to ciąg zdarzeń, z których każde zostawia ślad w programie. Schemat pokazuje sześć kroków i osobę, która w danym kroku coś zapisuje. Jest uproszczony: kolejność i zakres zapisów zależą od wdrożenia.
Jak przewoźnik zgłasza auto w programie?
Przewoźnicy i ich kierowcy korzystają z awizacji przez logowanie do panelu www albo do aplikacji na telefonie z Androidem, a powiadomienia o zmianach dostają e-mailem lub SMS-em. Dostęp przez Internet sprawia, że nie muszą być pracownikami firmy, która prowadzi magazyn, a jedna instalacja programu może obsługiwać wiele magazynów i zakładów. Interfejs ma też wersje wielojęzyczne dla kierowców.
Spedytor, który zleca transport, może wskazać konkretne wolne okno albo zostawić wybór kontrahentowi lub jego przewoźnikowi. W drugim wariancie na przewoźnika przechodzi obowiązek podania danych awizacyjnych, które można zmieniać aż do chwili przyjazdu pod bramę zakładu. Rezerwację potwierdza magazyn lub dział transportu.
Numer zlecenia przyjęcia ZPZ przy dostawie albo zlecenia wydania ZWZ przy wysyłce wiąże awizo z konkretnym zleceniem, więc przewoźnik powinien go uzyskać od zamawiającego przed zgłoszeniem. Numer rejestracyjny pojazdu i dane kierowcy zna sam. Pełny opis pól awizo transportu jest na stronie o ewidencji rezerwacji ramp.
Przewoźnicy mają w programie własną kartotekę: w menu Kartoteki, obok kontrahentów i pracowników, stoi pozycja Przewoźnicy. Przy wysyłce przewoźnik trafia też do pola Przewoźnik w zleceniu wydania ZWZ, razem z numerem awizo.
O zmianie terminu przez dział logistyki albo o odrzuceniu zgłoszenia przewoźnik i kierowca dowiadują się z powiadomienia e-mail lub SMS.
Jak ustala się okienko czasowe dla przewoźnika?
System awizacji transportu może korzystać z awizacji swobodnych czasów transportów lub zdefiniowanych okienek czasowych. Okienko czasowe to zdefiniowany przedział czasowy niezbędny do realizacji określonych operacji logistycznych związanych z załadunkiem lub rozładunkiem określonego transportu.
Okienka ustala się osobno dla różnych rodzajów transportu: inne dla firm kurierskich, które wożą małe dostawy do kilku palet, a inne dla dostaw powyżej 10 palet. Tabela pokazuje, od czego zależy długość okna w każdym przypadku.
| Rodzaj transportu | Co wpływa na długość okna | Uwaga |
|---|---|---|
| Firmy kurierskie, małe dostawy do kilku palet | Niewielka liczba palet | Część takich dostaw przyjeżdża bez awizacji i trafia do ewidencji dostaw nieawizowanych |
| Dostawy powyżej 10 palet | Liczba palet w dostawie | Czas okna można obliczać z liczby palet |
| Transporty całopaletowe | Pełny ładunek i liczba palet | Do czasu rozładunku dolicza się rejestrację i kontrolę przy rampie |
| Kontenery i cysterny | Sposób opróżniania jednostki ładunkowej | Inny sprzęt i inny czas niż przy paletach, więc okna ustala się osobno |
Program umożliwia obliczanie czasów na podstawie liczby palet w dostawie. Przykład ilustracyjny: jeżeli rozładunek jednej palety zajmuje założone 3 minuty, a dostawa liczy 30 palet, samo rozładowanie trwa 90 minut. Po doliczeniu założonych 30 minut na rejestrację i kontrolę okno powinno mieć co najmniej dwie godziny. Liczby są założeniem do rachunku, a nie wynikiem z wdrożenia, a rzeczywisty czas rozładunku ustala się z obserwacji w danym magazynie.
Co robi brama: rejestracja wjazdu i wyjazdu?
Na bramie awizacja przestaje być planem i staje się faktem. Pracownicy ochrony rejestrują przyjazd samochodu oraz czas wjazdu na teren zakładu i wyjazdu z niego, a przy zbyt długim pobycie pojazdu mogą dostać alarm. Dane zapisują się w bazie zamiast w zeszycie albo w arkuszu kalkulacyjnym, więc ruch osób i pojazdów można później sprawdzić.
Jeśli zakład ma kamery na bramie, mogą one przechowywać zdjęcia aut i ich numerów rejestracyjnych. Aplikacja na Androida pozwala dodać dokumentację zdjęciową przy potwierdzeniu transportu na bramie, co przydaje się przy reklamacji. Program prowadzi też ewidencję kierowców i osób im towarzyszących, więc ochrona wie, kto i jak długo przebywa na terenie zakładu.
Dyspozytor lub kierownik magazynu przywołuje kierowcę do określonego doku, a magazyn rejestruje początek i koniec załadunku lub rozładunku. Wśród funkcji systemu awizacji wymienia się także możliwość ważenia auta na bramie.
Brama zapisuje również dostawy nieawizowane, na przykład od firm kurierskich. Auto bez awizo zostaje wpisane do ewidencji, a magazyn przyjmuje towar dokumentem PZB, czyli przyjęciem bez zlecenia.
Jak przypisać transport do rampy w programie?
Bezpośrednie przypisanie transportu do magazynu
Program do awizacji aut oferowany przez SoftwareStudio wspiera zarządzanie łańcuchem dostaw oraz obsługę przewoźników w magazynach. Dzięki funkcjonalności sekcji Transport użytkownicy mogą bezpośrednio przypisać transport do wybranego magazynu oraz do konkretnej rampy w ustalonej godzinie. Takie przypisanie zmniejsza liczbę błędów i porządkuje zarządzanie dostawami.
Lepsza obsługa dostawców i przewoźników
Awizacja staje się bardziej przejrzysta, co umożliwia dostawcom dokładne określenie czasu i miejsca dostawy. Dzięki temu łatwiej uniknąć zamieszania i opóźnień, a komunikacja z partnerami logistycznymi jest prostsza.
Podstawowe funkcje systemu awizacji dostaw
Dostawcy i przewoźnicy mogą logować się przez przeglądarkę internetową i rezerwować dostępne terminy w doku magazynowym. Podstawowe funkcje systemu to:
- Rejestr awizacji z graficzną interpretacją w kalendarzu
- Awizacje cykliczne i jednorazowe
- Definiowanie miejsc załadunku i rozładunku oraz podział czasu na okna czasowe
- Powiązanie z innymi dokumentami systemu magazynowego i wysyłanie potwierdzeń awizacji e-mailem lub SMS-em
Rozwiązanie w modelu abonamentowym
Program można rozliczać w abonamencie, co pozwala korzystać z narzędzia bez dużego kosztu początkowego i dostosowywać koszty do potrzeb firmy, także w mniejszym magazynie. Porównanie abonamentu z licencją wieczystą zawiera strona o licencji wieczystej i abonamencie WMS.
Kiedy warto rozważyć rozwiązanie na zamówienie?
Rozważając wdrożenie systemów magazynowych na zamówienie, warto to zrobić wtedy, gdy standardowe rozwiązania nie spełniają specyficznych wymagań organizacji i nie oferują funkcji potrzebnych do zarządzania magazynem w danym kontekście. Dostosowany do potrzeb system może zapewnić lepsze dopasowanie i wydajność.
Kalendarz awizacji w Programie WMS.net
Kalendarz awizacji ułatwia planowanie i zarządzanie transportami oraz dostawami. Pozwala tworzyć cykliczne rezerwacje okien czasowych, co jest przydatne dla firm kurierskich i innych przewoźników obsługujących stałe trasy.
Cykliczne rezerwacje czasowe
W kalendarzu awizacji można ustawić cykliczne awizacje w określonym interwale czasowym. Regularne dostawy lub odbiory w określonych dniach i godzinach konfiguruje się raz, co porządkuje całą logistykę magazynową. Przykład: przewoźnik, który co wtorek i co czwartek dowozi towar, zakłada awizację cykliczną jednorazowo, zamiast zgłaszać każdy kurs osobno.
Powiadomienia SMS i e-mail
Kalendarz awizacji wysyła powiadomienia SMS oraz e-mail. Dzięki nim kontrahenci i pracownicy wiedzą o zbliżających się terminach dostaw lub odbiorów, co poprawia komunikację i pomaga uniknąć opóźnień oraz nieporozumień.
Jak wygląda kalendarz w programie?
W menu Magazyn sekcja Kalendarze ma dwie grupy. Grupa Kalendarze awizacji zawiera pięć widoków, w tym Kalendarz awizacji i Plan dnia na osi czasu, a grupa Dokumenty magazynowe cztery, w tym Dzień pracy i Realizację zadań. Zrzut pokazuje samo menu, a nie widok kalendarza z harmonogramem.
Kalendarz można wyświetlać na kilka sposobów:
- widok dzienny
- widok tygodniowy
- widok miesięczny
- agenda oraz oś czasu dzienna i tygodniowa
W module awizacji kalendarz wybiera się z listy pogrupowanej na kalendarze ogólne, według obiektów, według magazynów i według bram wjazdowych, więc magazyn albo brama mogą mieć osobny plan. Dla każdego kalendarza administrator ustawia, czy użytkownicy mogą dopisywać, zmieniać, usuwać i przenosić wpisy przeciągnięciem. Szczegóły konfiguracji opisuje strona o kalendarzach w programie magazynowym.
System statyczny a kalendarz awizacji
Systemem statycznym nazywa się harmonogram, w którym trasa pojazdów dostawczych jest stała i powtarza się każdego dnia o tych samych godzinach. Sprawdza się u firm, które działają na niewielkim obszarze dostawy albo nie muszą robić wielu przystanków.
Główną zaletą systemu statycznego jest łatwość planowania i przewidywania. Stałe trasy i godziny dostaw pomagają uporządkować procesy logistyczne, a w awizacji odpowiada im cykliczna rezerwacja okna. Samo planowanie dostaw w programie opisuje strona o awizacji dostaw.
Co zrobić, gdy auto się spóźnia albo zmienia okno?
Plan zmienia się w ciągu dnia, a po obu stronach bramy ktoś musi zareagować. Tabela pokazuje pięć zdarzeń z podziałem na to, co robi przewoźnik lub kierowca, a co robią brama i magazyn. Opisuje ogólny sposób postępowania, a nie regułę programu: czas oczekiwania i zasady przesuwania dostaw ustala regulamin rampy oraz umowa z przewoźnikiem. Rachunek, jak jedno spóźnienie przesuwa kolejne okna, jest na stronie o awizacji dostaw.
| Zdarzenie | Przewoźnik lub kierowca | Brama i magazyn |
|---|---|---|
| Spóźnienie poza okno | Poprawia dane awizacyjne albo informuje dział transportu, zanim okno minie | Magazyn potwierdza nowe okno albo przyjmuje auto w najbliższym wolnym |
| Przyjazd przed oknem | Melduje się na bramie | Ochrona rejestruje wjazd, a dyspozytor wpuszcza auto na wolną rampę albo każe czekać do początku okna |
| Odrzucenie zgłoszenia przez dział logistyki | Dostaje powiadomienie e-mail lub SMS i zgłasza inny termin | Dział logistyki wskazuje wolne okno |
| Zmiana terminu przez magazyn | Dostaje powiadomienie i sprawdza, czy zdąży | Dotychczasowe okno zwalnia się i może zająć inna dostawa |
| Auto bez awizacji | Melduje się z dokumentami dostawy | Brama wpisuje dostawę nieawizowaną, a magazyn przyjmuje towar dokumentem PZB |
Przewoźnik może poprawiać dane awizacyjne do chwili przyjazdu pod bramę, więc najlepszym momentem na zgłoszenie opóźnienia jest chwila, w której kierowca je zauważy, a nie ta, w której stanie przed bramą. Dla magazynu każda taka informacja zwalnia okno wcześniej, a zwolnione okno można oddać innej dostawie.
Jak awizacja łączy się z przyjęciem i wydaniem towaru?
Awizacja transportu kończy się tam, gdzie zaczyna się dokument magazynowy. Przy dostawie numer awizo wskazuje zlecenie przyjęcia ZPZ, a po rozładunku i kontroli magazynier zatwierdza przyjęcie dokumentem PZ. Przy wysyłce w to samo pole trafia numer zlecenia wydania ZWZ, na podstawie którego powstaje dokument WZ.
Deklarowaną liczbę palet wpisuje się przy zgłoszeniu, a potwierdzoną po operacji. Podstawą rozliczenia z przewoźnikiem są palety potwierdzone.
Przy cross-dockingu okno przyjęcia musi pasować do okna wydania, bo towar nie trafia na regał, tylko jedzie od razu do odbiorcy. Mechanizm opisuje strona o cross-dockingu w programie WMS.net.
Jak oceniać przewoźników na podstawie danych z awizacji?
Awizacja zostawia w programie cztery znaczniki czasu: wjazd na teren, początek operacji przy rampie, jej koniec i wyjazd. Ochrona zapisuje pierwszy i ostatni, a magazyn dwa środkowe. Z różnic między nimi można policzyć, ile pojazd czekał na rampę i ile trwała sama operacja, a reszta wizyty to formalności. Tabela pokazuje przykład ilustracyjny z założonymi godzinami.
| Etap | Od - do (założone godziny) | Czas |
|---|---|---|
| Oczekiwanie na rampę | 8:05 - 8:50 | 45 minut |
| Rozładunek | 8:50 - 9:35 | 45 minut |
| Formalności i wyjazd | 9:35 - 9:50 | 15 minut |
| Cała wizyta | 8:05 - 9:50 | 105 minut |
Godziny są założeniem do rachunku, a nie wynikiem z wdrożenia. Z takich zapisów, zebranych dla wielu wizyt, można policzyć cztery proste wskaźniki:
- Terminowość: odsetek wizyt, które zaczęły się w oknie.
- Czas oczekiwania: ile pojazd czekał między wjazdem a początkiem operacji.
- Czas operacji: ile trwał rozładunek lub załadunek.
- Zgodność palet: różnica między paletami deklarowanymi a potwierdzonymi.
Program generuje raporty dotyczące terminowości dostaw, co pomaga ocenić współpracę z przewoźnikami. Przed liczeniem trzeba zapisać definicję, na przykład czy punktem odniesienia jest przyjazd pod bramę, czy początek operacji. Wzory wskaźników opisuje strona o wskaźnikach KPI magazynu, a zestawienia z danych programu omawia strona o raportowaniu.
Dokumentacja zdjęciowa z bramy i dane o paletach potwierdzonych są podstawą rozmowy z przewoźnikiem, także przy reklamacji. Zasady rozliczenia ustala umowa z przewoźnikiem.