Inwentaryzacja online w Studio WMS.net: kierownik otwiera arkusz w przeglądarce, magazynier skanuje towar na terminalu, a różnice program liczy od razu.
Na czym polega inwentaryzacja online i co zmienia w spisie
Inwentaryzacja online w Studio WMS.net dzieli pracę na dwa miejsca. Kierownik otwiera arkusz w przeglądarce, a magazynier skanuje towar na terminalu z Androidem. Różnice program liczy w chwili zapisu skanu, więc nikt nie przepisuje wyników z kartki.
Na papierze spis kończy się przepisywaniem. Wynik liczy jedna osoba, a do arkusza i do systemu wpisują go kolejne. Każde takie przekazanie zostawia miejsce na pomyłkę.
Spis online usuwa przepisywanie. Magazynier skanuje etykietę lokalizacji i kod towaru, wpisuje ilość, a program zapisuje ją w arkuszu w bazie. Studio WMS.net jest aplikacją internetową w technologii ASP.NET z bazą MS SQL Server, więc kierownik widzi postęp spisu w przeglądarce i nie instaluje niczego na komputerze.
Wynik spisu nie musi zatrzymywać się w magazynie. Studio WMS.net można zintegrować z systemem ERP, a wtedy dane ze spisu trafiają do systemu księgowego bez ręcznego wprowadzania. Ten scenariusz opisuje strona o spisie z natury w Studio WMS.net.
Najwięcej zyskuje magazyn z wieloma lokalizacjami i dużą liczbą indeksów, bo tam przepisywanie arkuszy trwa najdłużej. W porównaniu ze spisem papierowym zmieniają się cztery rzeczy:
- Czas - liczenie i zapis wyniku dzieją się jednocześnie, więc odpada etap przepisywania arkuszy.
- Pomyłki - program porównuje zeskanowany kod z oczekiwanym, więc błąd wychodzi jeszcze przy regale.
- Aktualność - ilości trafiają do bazy w chwili zapisu, a kierownik widzi postęp spisu na bieżąco.
- Raporty - po zakończeniu liczenia program buduje raport rozbieżności, który można wydrukować albo zapisać w pliku PDF.
| Etap | Spis na papierze | Inwentaryzacja online |
|---|---|---|
| Przygotowanie | Wydruk arkuszy i podział regałów na kartce | Arkusz otwarty w aplikacji internetowej, z zakresem i zespołem liczącym |
| Liczenie | Ilość zapisana ręcznie w arkuszu | Skan lokalizacji i towaru, ilość wpisana na terminalu |
| Wprowadzenie wyniku | Przepisanie do systemu po zakończeniu spisu | Zapis w bazie w chwili potwierdzenia |
| Wykrycie pomyłki | Dopiero przy porównaniu arkuszy | Przy skanie, gdy kod nie zgadza się z oczekiwanym |
| Archiwum | Papier w segregatorze | Arkusz w bazie z datą otwarcia i statusem |
Jak działa spis online na terminalu i w przeglądarce
Spis składa się z dwóch miejsc pracy. W aplikacji internetowej kierownik otwiera arkusz, wybiera zakres i przypisuje zespół liczący. Na terminalu magazynier skanuje najpierw etykietę lokalizacji, potem kod towaru, i dopiero wtedy wpisuje ilość.
Dzięki temu ilość trafia do właściwej pozycji arkusza, a nie do sumy całego magazynu. Samo urządzenie opisuje strona o terminalu Android, a ogólny obraz pracy z urządzeniami przenośnymi strona o mobilnej obsłudze magazynu.
Program wykrywa różnice między stanem faktycznym a systemowym, jak w inwentaryzacji w programie WMS.net. W menu inwentaryzacji spisy otwarte i zamknięte są osobno, więc kierownik od razu widzi, które trwają. Do arkusza przypisany jest zespół liczący, a historia operacji pokazuje ruch każdej pozycji.
Znaczniki RFID zmieniają sposób liczenia. Czytnik odczytuje wiele oznaczonych sztuk naraz i nie potrzebuje kontaktu wzrokowego z każdą z nich, więc spis idzie szybciej, a położenie przedmiotu da się ustalić bez przeglądania półek. Zasady działania znaczników opisuje strona o RFID w magazynie. Tam, gdzie towar ma tylko kod kreskowy, spis opiera się na czytniku kodów.
Arkusz spisu z natury w wersji elektronicznej
Arkusz spisu z natury zapisuje, co i gdzie naliczono. Zestawia stan faktyczny z zapisami księgowymi i od razu pokazuje różnice. Wzór takiego dokumentu opisuje arkusz spisu z natury na stronie producenta.
Wersja elektroniczna nie wymaga ręcznego wypełniania. Wartości przelicza program, a raport powstaje z danych w bazie. Arkusz zostaje w systemie, więc po roku można go otworzyć i sprawdzić, kto liczył i co wyszło.
Jak przebiega inwentaryzacja online od otwarcia arkusza do rozliczenia
Inwentaryzacja przebiega w stałej kolejności, niezależnie od wielkości firmy. Stan rzeczywisty zasobów porównuje się z danymi księgowymi i wyjaśnia każdą rozbieżność. Wersja online skraca ten odcinek drogi, który leży między liczeniem a rozliczeniem.
Etapy spisu od planu do rozliczenia
Pierwszy etap to plan. Określa się cel i zakres spisu oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania. Potem przygotowuje się dokumentację: instrukcję inwentaryzacyjną i arkusze spisu z natury.
W magazynie stosuje się spis z natury, czyli fizyczne przeliczenie towaru na regałach. Potwierdzenie sald i weryfikacja danych księgowych dotyczą innych składników majątku, na przykład należności.
Samo liczenie wykonuje się na terminalu, a zakres arkusza można zawęzić do lokalizacji albo asortymentu. Różnice między spisem całości a inwentaryzacją ciągłą omawia strona o programie do inwentaryzacji magazynu. Tu wystarczy zasada: im węższy zakres, tym mniej towaru wstrzymuje się na czas liczenia.
Przed otwarciem arkusza trzeba przygotować magazyn do skanowania. Cztery rzeczy decydują o tym, czy liczenie pójdzie bez zatrzymań:
- Etykiety lokalizacji - każda półka i każde miejsce paletowe ma czytelną etykietę, bo bez niej skan lokalizacji nie przypisze ilości do właściwej pozycji.
- Kody towarów - kartoteka zawiera kod każdego indeksu, więc terminal rozpozna towar po pierwszym skanie.
- Terminale - urządzenia są naładowane i połączone z siecią, żeby wynik trafiał do bazy od razu.
- Zespoły - osoby liczące są przypisane do arkusza, a zakres każdego zespołu nie nachodzi na zakres innego.
Dostawa przyjęta w trakcie liczenia rozjedzie stan z arkuszem, więc przyjęcia i wydania w liczonej strefie trzeba na ten czas wstrzymać.
Kto bierze udział w spisie online
Spis angażuje cztery role. Każda pracuje w innym miejscu i odpowiada za inny etap, co widać w tabeli.
| Rola | Miejsce pracy | Zadanie |
|---|---|---|
| Kierownik magazynu | Aplikacja internetowa | Otwiera arkusz, wyznacza zakres i zespół, zatwierdza raport |
| Magazynier | Terminal Android | Skanuje lokalizację i towar, wpisuje ilość |
| Komisja inwentaryzacyjna | Aplikacja internetowa | Sprawdza wprowadzone dane i potwierdza ich poprawność |
| Księgowość | System ERP | Odbiera dane ze spisu i zapisuje korekty |
Komisja sprawdza dane, zanim program zestawi ilości ze stanem w bazie. Dopiero wtedy powstaje raport rozbieżności. Raport pokazuje przy każdej pozycji miejsce składowania, więc różnicę łatwo przypisać do konkretnego regału.
Dlaczego różnice widać wcześniej niż na papierze
Przy spisie papierowym o różnicy wiadomo dopiero po zsumowaniu arkuszy. Spis online porównuje wynik w chwili skanu: program zestawia zeskanowany kod z oczekiwanym i od razu wskazuje pomyłkę. Wynik trafia do bazy bez przepisywania, więc nie ma etapu, na którym ktoś mógłby pomylić cyfrę. Z wyniku spisu liczy się wskaźnik dokładności stanów, opisany na stronie o wskaźnikach magazynowych.
Kierownik ustala przyczynę, kiedy towar jest jeszcze na miejscu, a nie tygodnie po spisie. Pozwala to szybko wykryć, czy brak wynika z przełożonej palety, czy z błędnego wydania.
Jak rozliczyć różnice inwentaryzacyjne
Po zakończeniu spisu rozlicza się wykryte różnice. Mają one postać nadwyżek albo niedoborów. Nadwyżka wymaga ustalenia przyczyny i odpowiedniego zapisu księgowego. Niedobór trzeba przeanalizować: może wynikać ze strat naturalnych albo z błędu popełnionego przy spisie.
Typowe przyczyny i sposób ich szukania opisują osobne strony o niedoborach na inwenturze oraz nadwyżkach inwentaryzacyjnych. Dokumenty RI i PI, którymi program rozlicza różnice po zatwierdzeniu raportu, opisano na wspomnianej stronie o programie do inwentaryzacji.
Gdy ustalono odpowiedzialność materialną pracownika, dalsze kroki prawne podejmuje się poza systemem magazynowym.
Gdzie czytać o inwentaryzacji magazynowej
Inwentaryzację w magazynie wysokiego składowania opisują dwa artykuły: o spisie na bieżąco bez zatrzymywania pracy oraz o kryteriach i metodach spisu. Ten sam temat od strony oprogramowania omawiają cztery kolejne strony:
- Inwentaryzacja magazynu - proces spisu z narzędziami cyfrowymi i sposób śledzenia zapasów tak, by unikać błędów.
- Program do inwentaryzacji - spis z natury prowadzony w uporządkowany sposób, z automatycznym zapisem operacji.
- System WMS inwentaryzacja - integracja systemu WMS ze spisem i eliminowanie błędów liczenia.
- Spis z natury - proces spisu opisany etapami oraz sposoby skrócenia czasu liczenia.
Inwentaryzacja online jako usługa SaaS
Model SaaS (Software as a Service) polega na tym, że aplikacja działa u dostawcy, a użytkownik otwiera ją w przeglądarce. W spisie online liczy się to, że arkusz nie leży na jednym komputerze: terminal i stanowisko kierownika pracują na tych samych danych. Pojęcie wyjaśnia także spis treści serwisu.
Harmonogram spisów i rola schedulera
Scheduler uruchamia zadania o ustalonej porze, bez udziału człowieka. Przy inwentaryzacji ciągłej podobną rolę pełni harmonogram: termin liczenia kolejnych stref ustala się z góry w aplikacji internetowej. Hasło scheduler omawia ten sam spis treści serwisu w części o systemach magazynowych.
Programy magazynowe z modułem spisu w Polsce
Programy magazynowe w Polsce różnią się zakresem. Przed wyborem warto sprawdzić, czy moduł inwentaryzacji działa na terminalu, czy tylko na komputerze, i czy różnice rozlicza dokumentami. Zestawienie dostępnych rozwiązań zawiera artykuł o programach magazynowych w Polsce.
Czas przybycia towaru a termin spisu
Moment faktycznego przyjazdu lub wyjazdu towaru decyduje o tym, w którym spisie dana sztuka się znajdzie. Dostawa, która dotarła po zamknięciu liczonej strefy, nie może zmieniać wyniku tego spisu. Rzeczywisty czas wyjazdu opisuje strona o ATD, czyli Actual Time of Departure, a czas przyjazdu (ATA) liczy się analogicznie. Przykład: samochód z dostawą stoi pod rampą w chwili zamknięcia strefy. Jeśli towar zostanie przyjęty dokumentem PZ po ostatnim skanie, wejdzie na stan systemowy, ale nie do arkusza, i program pokaże nadwyżkę, której na regale nikt nie szukał.
Inwentaryzacja online w programie magazynowym WMS.net