Jak przenieść kartoteki towarowe i bazę kontrahentów z arkusza Excel do bazy SQL w Studio WMS.net, z walidacją rekordów przed zapisem i raportem błędów.
Import z arkusza przyspiesza wdrożenie systemu magazynowego
Ręczne wprowadzanie danych blokuje wdrożenie
Przepisywanie tysięcy rekordów asortymentu do nowego systemu zajmuje zespołowi tygodnie, a szukanie pomyłek zabiera kolejne godziny. Literówka w kodzie EAN albo błędna jednostka miary wychodzi dopiero przy kompletacji zamówienia lub w trakcie inwentaryzacji, czyli wtedy, gdy towar stoi już na hali. Import z pliku zapisuje te same dane jedną operacją i można go powtórzyć, jeśli coś trzeba poprawić.
Koszt ręcznej pracy rzadko trafia do budżetu wdrożenia, choć jest w nim realny. Dane wpisują pracownicy odciągnięci od bieżących zadań albo dodatkowy personel, więc przepustowość magazynu spada w najgorszym momencie, czyli w okresie przejściowym. Import z plików zewnętrznych skraca ten okres i pozwala szybciej uruchomić nowy WMS.
Excel i CSV działają jako wspólny format wymiany
Najczęściej dane między systemami przenosi się w arkuszach kalkulacyjnych Excel i w plikach tekstowych CSV. Praktycznie każdy ERP oraz starsze oprogramowanie magazynowe potrafi wyeksportować dane do któregoś z tych formatów, więc firma nie buduje interfejsu programistycznego tylko po to, żeby przenieść kartoteki. Dane ze starego systemu trafiają do nowego bez przepisywania i bez utraty historii.
Plik trzeba najpierw przygotować. Kolumny odpowiadają polom w docelowej bazie, a daty i liczby muszą mieć format, jakiego oczekuje program. Studio WMS.net oferuje gotowe szablony importu, które wskazują pola wymagane i opcjonalne. Dział IT dostaje w ten sposób jasną instrukcję, a migracji nie trzeba powtarzać z powodu źle ułożonych kolumn.
Kolumny w pliku muszą odpowiadać polom w bazie docelowej. Szablon importu wskazuje, które pola są wymagane, więc praca na szablonie pozwala uniknąć powtarzania operacji.
Import utrzymuje ciągłość pracy podczas migracji
W dniu zmiany systemu magazyn nie może zatrzymać wydań. Import przenosi kartoteki towarowe, a razem z nimi stany magazynowe na moment startu produkcyjnego. Magazynierzy otwierają nowy WMS z aktualną wiedzą o lokalizacji każdego produktu, więc uczą się programu zamiast szukać brakujących danych.
Ta sama funkcja pomaga w sytuacjach nagłych, na przykład przy otwarciu nowego oddziału albo przejęciu innej firmy. Centralna baza dostaje wtedy tysiące nowych indeksów towarowych, a menedżer logistyki wykonuje import sam, bez udziału programistów. System nadąża dzięki temu za rozbudową firmy, a dane z nowego miejsca są widoczne od razu.
Jak przebiega migracja kartotek do bazy SQL
Import kartotek towarowych i bazy kontrahentów
Import kartotek towarowych z arkusza przenosi parametry każdego produktu. Cztery grupy danych decydują o tym, jak system będzie pracował z towarem.
- Nazwa i indeks - identyfikują towar w dokumentach, a indeks musi być unikalny dla każdego artykułu.
- Kod EAN - system sprawdza przy imporcie jego długość.
- Waga i wymiary - na ich podstawie algorytmy wyznaczają miejsca składowania i trasy zbiórki.
- Jednostka miary - każdy artykuł musi mieć ją przypisaną, bo błędna wartość wychodzi dopiero przy kompletacji.
W migracji potrzebna jest też baza kontrahentów z dostawcami i odbiorcami towaru. Plik zawiera nazwę firmy i numer NIP. Do tego dochodzą adresy dostaw i terminy płatności, a wymagania logistyczne klienta także da się wpisać do arkusza. Od pierwszego dnia pracy system przypisuje dokumenty przyjęcia i wydania do właściwego podmiotu. Przy setkach klientów ręczne zakładanie kartotek trwałoby tygodnie.
| Obszar | Kartoteka towarowa | Baza kontrahentów |
|---|---|---|
| Dane w pliku | Nazwa, indeks, kod EAN, waga, wymiary, jednostki miary | Nazwa firmy, NIP, adresy dostaw, terminy płatności, wymagania logistyczne |
| Do czego służą w systemie | Wyznaczanie miejsc składowania i tras zbiórki | Przypisanie dokumentów przyjęcia i wydania do właściwego podmiotu |
| Skala, przy której import się opłaca | Tysiące rekordów asortymentu | Setki lub tysiące klientów |
| Skutek ręcznego wpisywania | Literówka w kodzie EAN albo błędna jednostka miary wychodzi przy kompletacji | Zakładanie kartotek trwa tygodniami |
Walidacja chroni bazę produkcyjną przed błędnymi rekordami
System nie przyjmuje pliku bezkrytycznie. Zanim rekord trafi do bazy produkcyjnej, program sprawdza, czy pola obowiązkowe są wypełnione i czy format danych jest zgodny z oczekiwanym. Wykryje tekst wpisany w pole wagi oraz kod EAN o nieprawidłowej długości, dlatego większość pomyłek zatrzymuje się na wejściu. Szczegóły techniczne opisuje strona o wgrywaniu danych z Excela do bazy SQL Server.
Walidacja obejmuje też duplikaty. Ten sam towar nie może występować pod kilkoma indeksami, więc system klasy WMS wskazuje powtórzony wiersz jeszcze przed zapisem. Po imporcie użytkownik dostaje raport błędów z numerami wierszy arkusza. Poprawia je w pliku i wczytuje ponownie, a czyste dane dobrze służą późniejszej analityce i raportom.
Walidacja działa przed zapisem do bazy produkcyjnej, więc błędny wiersz wraca do poprawy w pliku, a nie do kartoteki.
Aktualizacja masowa i wczytywanie wyników inwentaryzacji
Import nie kończy się na wdrożeniu. Administrator eksportuje kartoteki, poprawia je w arkuszu i wczytuje z powrotem, a program aktualizuje tysiące pozycji jednocześnie. Tak zmienia się cenniki i stany minimalne, podobnie działa korekta opisów produktów. Bez tej funkcji trzeba by otwierać każdą kartotekę z osobna, a przy dużym asortymencie oznacza to setki godzin pracy administracyjnej w skali roku.
Plik z zewnątrz przydaje się też przy inwentaryzacji. Spis z natury wykonuje czasem firma zewnętrzna albo prosty kolektor, który zapisuje wyniki w CSV. Wczytanie takiego pliku do WMS pozwala od razu porównać stan faktyczny z systemowym i wygenerować raport różnic, dzięki czemu zamknięcie okresu rozliczeniowego przebiega sprawniej.
Gdzie szukać opisu importu po stronie SQL Server
Dane z arkusza trafiają do bazy MS SQL Server, na której działa Studio WMS.net. Mechanizmy wczytywania opisuje dokumentacja Microsoft: import danych z programu Excel do SQL Server oraz wczytywanie danych poleceniami BULK INSERT i OPENROWSET. Gdy wymiana ma być stała, a nie jednorazowa, pliki Excel są jednym z kanałów opisanych na stronie o integracji WMS z enova.