KSeF przyjmuje faktury, a nie dokumenty WZ i PZ, ale zmienia pracę magazynu. Wyjaśniamy pole WZ w FA(3) i kolejność wydania oraz faktury. Stan na 6.10.2026.
Krajowy System e-Faktur przyjmuje faktury, a nie dokumenty magazynowe. Wydanie zewnętrzne WZ i przyjęcie PZ zostają w magazynie i w ERP. Mimo to magazyn odczuwa zmianę, bo faktura jest teraz plikiem XML, którego po przyjęciu przez system nie da się edytować, a jej ilości pochodzą wprost z wydania.
Poniżej opisujemy, jak numer WZ trafia na fakturę i co zmienia się w pracy na rampie. Przepisy podajemy w stanie na 6.10.2026, ze wskazaniem źródła.
Co KSeF obejmuje, a czego nie
Zakres systemu w jednym zdaniu: tylko faktury.
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W odpowiedziach Ministerstwa Finansów stoi wprost, że obejmuje wyłącznie faktury, a takie dokumenty jak list przewozowy czy protokół odbioru nadal przekazuje się poza systemem. Z obowiązku wyłączone są też faktury proforma i faktury wewnętrzne.
Obowiązek wystawiania faktur wszedł etapami. Zestawienie pokazuje stan na 6.10.2026 według strony ksef.podatki.gov.pl oraz komunikatu Ministerstwa Finansów z 16 września 2026 r.
| Termin | Kogo dotyczy | Co obowiązuje |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Podatnicy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł z VAT | Wystawianie faktur w KSeF; odbiór faktur przez KSeF dla wszystkich podatników |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali podatnicy | Wystawianie faktur w KSeF; do końca 2026 r. wyjątek dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsi podatnicy objęci wyjątkiem | Koniec okresu przejściowego, KSeF obowiązuje wszystkich |
| Kary za błędy | Wszyscy podatnicy | Odroczone w ustawie do końca 2026 r.; MF zapowiedziało 16.09.2026 przedłużenie do końca 2027 r., co wymaga zmiany ustawy |
Odroczenie kar nie znosi obowiązku. Komunikat Ministerstwa Finansów zaznacza, że Krajowa Administracja Skarbowa będzie w 2027 r. wspierać podatników, ale brak stosowania KSeF nie pozostanie bez jej reakcji.
Dokument magazynowy zostaje w magazynie i w ERP, a do KSeF trafia dopiero faktura wystawiona na jego podstawie.
Dokumenty magazynowe a faktura
Związek z KSeF mają tylko te dokumenty, które kończą się fakturą albo ją porównują.
Wydanie WZ prowadzi do faktury sprzedaży, a przyjęcie PZ porównuje się z fakturą zakupu. Przesunięcie MM nie zmienia właściciela towaru, więc faktury nie ma. Rozchód wewnętrzny RW też nie kończy się fakturą. Skutki dokumentów na stanie opisuje strona o programie do wystawiania dokumentów magazynowych, a rodzaje dokumentów zbiera przegląd dokumentów magazynowych.
| Dokument | Trafia do KSeF | Związek z fakturą |
|---|---|---|
| WZ | nie | Podstawa faktury sprzedaży; jego numer można wpisać w polu WZ faktury |
| PZ | nie | Ilości z PZ porównuje się z fakturą zakupu odebraną z KSeF |
| MM | nie | Przesunięcie między magazynami tej samej firmy, bez faktury |
| RW | nie | Wydanie na potrzeby własne, bez sprzedaży i bez faktury |
Droga dokumentu od wydania do faktury
Cztery miejsca, w których dane z WZ zmieniają formę.
Schemat pokazuje, gdzie kończy się rola magazynu. Wydanie zatwierdza się w WMS, a fakturę buduje ERP. Numer KSeF nadaje system ministerstwa, a odbiorca zestawia fakturę z własnym przyjęciem.
Wydanie: faktura po zatwierdzeniu WZ
Kolejność dokumentów wynika z tego, że przyjętej faktury nie da się poprawić.
Według odpowiedzi ministerstwa faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie podlega zmianie. Błąd w ilości naprawia faktura korygująca, a nie poprawka w pliku. Z tego wynika kolejność pracy: faktura powstaje po zatwierdzeniu WZ, a nie po przyjęciu zamówienia.
Dopóki magazynier nie zatwierdzi wydania, ilość rzeczywista może odbiegać od zamówionej o braki lub zamianę partii. W Studio WMS.net WZ przechodzi przez bufor, a magazynier zatwierdza go przed wyjazdem towaru, co opisuje strona o dokumentach WZ. Algorytm wydania, na przykład FIFO albo data ważności, wskazuje partię.
Struktura FA(3) ma pole WZ na numer dokumentu magazynowego związanego z fakturą. Według broszury informacyjnej o strukturze FA(3) pole jest fakultatywne i można je powtórzyć do 1000 razy, więc jedna faktura obsłuży wiele wydań. Pozostałe dane z WZ trafiają do wierszy faktury.
| Dane z WZ | Pole FA(3) | Uwaga |
|---|---|---|
| Numer WZ | WZ | Pole fakultatywne, do 1000 wystąpień na fakturze |
| Data wydania | P_6 | Wypełnia się, gdy data dostawy różni się od daty wystawienia faktury |
| Indeks towaru | Indeks | Pole fakultatywne, do 50 znaków; indeks z kartoteki asortymentu |
| GTIN lub EAN | GTIN | Pole fakultatywne; GTIN jest cyfrowym odpowiednikiem kodu EAN |
| Ilość i jednostka | P_8B i P_8A | Pola opcjonalne w wierszu faktury |
| Partia i termin ważności | brak osobnego pola | Ministerstwo wskazuje na przykład pole DodatkowyOpis, bez obowiązku jego użycia |
Indeks i numer EAN pochodzą z kartoteki magazynowej, a poprawność numeru GTIN zaczyna się od jego aktywacji w MojeGS1. Partia nie ma dedykowanego pola, więc jej obecność na fakturze trzeba uzgodnić z odbiorcą. Dane o partiach opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Dla fakturowania liczy się status wydania. Lista wydań w Studio WMS.net pokazuje dokumenty WZ i WZB z odbiorcą i statusem, od oczekującego na kompletację po wydany i zamknięty, więc łatwo ustalić, które wydania są gotowe do zafakturowania. Cały proces wydania opisuje strona o wydaniu z magazynu.
Korekty i faktury zaliczkowe w procesie wydania
Korekta jest jedynym sposobem naprawy faktury w KSeF.
Faktura korygująca ma rodzaj KOR i wskazuje fakturę pierwotną wraz z jej numerem KSeF. Dla magazynu oznacza to potrzebę śladu: zwrot od klienta albo niedobór wykryty po wydaniu muszą mieć dokument, na który ERP się powoła. Faktura zaliczkowa działa w drugą stronę. Ma rodzaj ZAL i powstaje przed wydaniem, a faktura wystawiona po wydaniu towaru zawiera numery KSeF faktur zaliczkowych, gdy zaliczki nie pokrywają całej zapłaty.
| Sytuacja | Rodzaj faktury | Co robi magazyn |
|---|---|---|
| Wydanie zgodne z zamówieniem | VAT | Zatwierdza WZ, a ERP wystawia fakturę |
| Błąd ilości wykryty po wydaniu | KOR | Dokumentuje rozbieżność albo zwrot; korekta wskazuje fakturę pierwotną i jej numer KSeF |
| Zapłata przed wydaniem towaru | ZAL | Wydaje towar według zamówienia; faktura po wydaniu powołuje się na numery KSeF zaliczek |
| Wiele wydań w jednym okresie | VAT z okresem w P_6_Od i P_6_Do | Każde wydanie ma własny WZ, a numery trafiają do pól WZ jednej faktury |
Przyjęcie: faktura zakupu z KSeF
Faktura wyprzedza dostawę, a ilości z PZ i tak trzeba z nią zestawić.
Faktura zakupu pojawia się w KSeF odbiorcy automatycznie, a jego akceptacja nie jest wymagana. Za otrzymaną uznaje się ją w chwili nadania numeru KSeF. Kierowca nie musi więc wręczać papierowej faktury, a na rampie zostaje dokument dostawcy przekazywany poza KSeF.
Magazyn robi to samo co wcześniej: przyjmuje towar dokumentem PZ po skanie i kontroli ilości, jak opisuje strona o przyjęciach w WMS. Zmienia się moment porównania. Faktura bywa w ERP, zanim samochód dojedzie na rampę, a ilość z PZ trzeba z nią zestawić po rozładunku. W nagłówku PZ stoją numer awizo i numer dostawy, które ułatwiają dopasowanie. Pole WZ na fakturze jest fakultatywne, więc gdy dostawca go nie wypełni, ERP dopasowuje fakturę po dostawcy i pozycjach.
KSeF sprawdza strukturę pliku, ale nie porównuje faktury z dostawą. Rozbieżność ilości wyjdzie dopiero z zestawienia PZ z fakturą zakupu.
KSeF nie przewiduje akceptacji faktury przez odbiorcę, więc rozbieżność kończy się prośbą do dostawcy o fakturę korygującą. Dokumenty z danej dostawy odnajdzie wyszukiwarka z filtrem typu dokumentu i kontrahenta.
Faktura poza KSeF i tryby awaryjne
Wydruk faktury w paczce jest wyjątkiem, a nie regułą.
Faktury dla konsumentów wystawia się w KSeF dobrowolnie, a odbiorca zagraniczny nie ma polskiego NIP i nie zaloguje się do systemu. Sprzedawca przekazuje wtedy fakturę w uzgodniony sposób, na przykład w PDF, z kodem QR pozwalającym sprawdzić, że dokument istnieje w KSeF.
Gdy KSeF jest niedostępny, faktury da się wystawić w trybach awaryjnych. Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę mimo problemów z łącznością i przesłać ją najpóźniej w następnym dniu roboczym. Tryb awaryjny dotyczy awarii ogłoszonej w BIP Ministerstwa Finansów, a fakturę wysyła się w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. W awarii całkowitej faktur do KSeF się nie przesyła. Faktury z tych trybów uznaje się za wystawione w dacie z pola P_1, a przed przesłaniem do systemu mają dwa kody QR.
Dla wydania wynika z tego jedno: magazyn nie czeka na KSeF. WZ zatwierdza się, towar wyjeżdża, a fakturę ERP wystawi w dostępnym trybie.
Podział ról: ERP fakturuje, WMS dostarcza dane
Studio WMS.net prowadzi dokumenty magazynowe, a fakturę tworzy ERP.
Fakturę FA(3) tworzy ERP albo program księgowy i on wysyła ją do KSeF oraz odbiera numer KSeF. Studio WMS.net nie wystawia faktur. Prowadzi dokumenty WZ i PZ oraz partie towaru, a dane potrzebne do faktury przekazuje do ERP przez integrację. Podział ról zestawia strona WMS a ERP: zamówienie i cena zostają w ERP, a miejsce składowania i partia w WMS.
Tryby wymiany opisuje strona o integracji programu z systemem ERP: OffLine przez tabele pośrednie w bazie SQL i OnLine przez WebService. Zatwierdzony dokument wraca do ERP jako informacja o wydaniu albo przyjęciu. Strona o integracji magazynu online z ERP opisuje kolejkę, w której dokumenty czekają na wysyłkę, gdy ERP nie odpowiada. Dla fakturowania to ważne, bo zatwierdzony WZ nie ginie, kiedy ERP jest chwilowo niedostępny.
Zakres wymiany zależy od ERP i wchodzi do analizy przedwdrożeniowej. Cztery ustalenia wynikają wprost ze zmian w KSeF:
- Moment fakturowania - po zatwierdzeniu WZ, bo przyjętej faktury nie da się edytować.
- Numer WZ na fakturze - czy ERP wpisuje go w pole WZ i ile numerów mieści faktura za wiele wydań.
- Dane o partii - czy partia i termin ważności mają trafić na fakturę i w którym polu opisowym.
- Obsługa korekt - jaki dokument magazynowy odnotuje zwrot albo niedobór, zanim ERP wystawi korektę.