Dokumenty PZ i WZ zmieniają stan magazynowy, a MM i RW przenoszą towar albo wydają go na potrzeby firmy. Tabela skutków na stanie i wzór wydruku dokumentu WZ.
Towar bez zatwierdzonego dokumentu nie istnieje dla programu. Stan magazynowy zmienia się wyłącznie przez dokumenty, więc to one decydują, czy liczba na ekranie zgadza się z liczbą palet na regale. Cztery dokumenty mają największy wpływ na stan, a pełny przegląd symboli zawiera strona o dokumentach magazynowych.
Cztery dokumenty, które zmieniają stan magazynowy
Dokument WZ przechodzi przez bufor: czeka tam na realizację i akceptację, zanim program zarejestruje kolejne operacje na towarze. Każdy opis mówi, kiedy dokument powstaje i co zmienia na stanie.
PZ - przyjęcie zewnętrzne
PZ rejestruje fizyczne przyjęcie dostawy. Powstaje przy rozładunku: magazynier wybiera kontrahenta oraz zlecenie ZPZ z listy otwartych, a numer awizo wpisuje w nagłówku. Gdy dostawa przyjechała bez zlecenia, wystawia się PZB. Zatwierdzony dokument zwiększa stan o przyjętą ilość w konkretnej lokalizacji i partii. Cały przebieg opisuje strona o przyjęciach w WMS, a organizację rampy strona o przyjęciu do magazynu.
WZ - wydanie zewnętrzne
WZ potwierdza, że towar opuścił magazyn. Wydanie zaczyna się od zlecenia ZWZ albo od awizo wydania, które kontrahent zapisuje w programie, a dane z awizo trafiają do dokumentu WZ bufor. Magazynier zatwierdza WZ, zanim towar wyjedzie. Algorytm wydania, na przykład FIFO albo data ważności, wskazuje partię, z której towar zszedł (kompletację przed wydaniem opisuje strona o programie do kompletacji). Po zatwierdzeniu stan maleje, a program wysyła kontrahentowi e-mail z potwierdzeniem wydania. Procedurę opisuje strona o dokumentach WZ, a proces w całości strona o wydaniu z magazynu.
MM - przesunięcie międzymagazynowe
MM przenosi towar z jednego magazynu firmy do drugiego. Ruch zapisują dwa dokumenty: Mw po stronie magazynu wysyłającego i Mp po stronie przyjmującego. Towar w drodze jest dzięki temu widoczny, a program bilansuje ilości wydane z przyjętymi. Własność towaru się nie zmienia, więc nie powstaje faktura. Przesunięcie między miejscami w obrębie jednego magazynu to osobny dokument ZL, a same adresy wyjaśnia strona o lokalizacjach w magazynie.
RW - rozchód wewnętrzny
RW wydaje towar na potrzeby własne firmy, na przykład jako surowiec do produkcji albo zużycie wewnętrzne. Przeciwny kierunek obsługuje PW, czyli przychód wewnętrzny, który zwiększa stan bez zewnętrznej dostawy. RW zmniejsza stan, ale nie jest sprzedażą, więc nie prowadzi do faktury.
Tabela dokumentów i ich skutku na stanie
Kolumna o zatwierdzaniu pokazuje typowy obieg. W konkretnym wdrożeniu rolę wyznaczają uprawnienia użytkowników, które opisuje strona o administratorze programu.
| Dokument | Zdarzenie | Skutek na stanie | Kto zatwierdza |
|---|---|---|---|
| PZ | Dostawa ze zleceniem ZPZ albo bez niego (PZB) | Stan rośnie o przyjętą ilość w lokalizacji i partii z dokumentu | Magazynier po kontroli ilości i jakości dostawy |
| WZ | Wysyłka do odbiorcy na podstawie zlecenia ZWZ lub awizo wydania | Stan maleje o wydaną ilość z partii wskazanej algorytmem wydania | Magazynier przed wyjazdem towaru, po wpisaniu kodu autoryzacji |
| MM | Przesunięcie towaru między dwoma magazynami firmy | Stan maleje w magazynie wysyłającym (Mw) i rośnie w przyjmującym (Mp) | Magazynier wysyłający (Mw) oraz przyjmujący (Mp) |
| RW | Wydanie na potrzeby własne, na przykład na produkcję | Stan maleje, bez sprzedaży i bez faktury | Osoba z uprawnieniem do rozchodu, zwykle kierownik magazynu |
Skąd dokument bierze dane i jak łączy się z ERP
Nagłówek wypełnia się ze zlecenia. Kontrahent i numer zlecenia przechodzą z ZPZ albo ZWZ do PZ lub WZ, a data domyślnie ustawia się na bieżącą. Asortyment wybiera się po indeksie albo po kodzie kreskowym, a lokalizację i partię dokłada skan. Paleta ma numer SSCC albo własny kod kreskowy, a program zapisuje przy niej miejsce i status.
Zlecenia ZPZ i ZWZ mogą pochodzić z systemu ERP. Studio WMS.net wymienia z ERP kartoteki towarowe i dokumenty: w trybie OffLine przez tabele pośrednie w bazie SQL, w trybie OnLine przez WebService. Zatwierdzony dokument może wrócić do ERP jako informacja o przyjęciu albo wydaniu, więc oba systemy opisują to samo zdarzenie. Dwa tryby wymiany opisuje strona o integracji z systemem ERP, a ogólny podział ról - strona WMS a ERP.
WZ jest podstawą faktury sprzedaży, a przy połączeniu z systemem księgowym dane do fakturowania mogą przechodzić automatycznie.
WZ i faktura opisują ten sam towar z dwóch stron. WZ mówi, co fizycznie wyjechało z magazynu, a faktura, za co klient zapłaci. Gdy obie liczby się rozchodzą, zaczyna się od sprawdzenia WZ.
Jak wygląda wydruk dokumentu WZ
Schemat poniżej pokazuje układ wydruku WZ w trzech strefach. Nagłówek identyfikuje dokument i kontrahenta, a obok podaje zlecenie ZWZ, z którego wydanie wynika. Linia pozycji łączy towar z miejscem: indeks wskazuje asortyment, a lokalizacja adres na regale. Partia pozwala odtworzyć pochodzenie towaru, gdy odbiorca zgłosi reklamację. Podpis odbiorcy lub kierowcy jest dowodem wydania przy ewentualnym sporze.
Zrzut poniżej pochodzi już z systemu.
Jak działa webowy program magazynowy na urządzenia Apple?
Program magazynowy w przeglądarce obsługuje dokumenty na urządzeniach Apple podobnie jak system Windows. Dokumenty PZ i WZ wystawia się na iPadzie oraz MacBooku. Skanery kodów kreskowych podłączone przez Bluetooth wprowadzają dane o towarach, a program synchronizuje je w czasie rzeczywistym między urządzeniami mobilnymi Apple. Wbudowany moduł raportowania pokazuje zestawienia stanów magazynowych na czytelnych wykresach.
Webowa aplikacja magazynowa jest zoptymalizowana pod systemy iOS oraz macOS, więc pracuje płynnie także przy wolniejszym łączu. Szyfrowanie SSL i dwuetapowa weryfikacja użytkowników chronią wrażliwe dane magazynowe. Na iPhone’ie pracownik przyjmuje dostawę bezpośrednio na rampie, a zintegrowany czytnik kodów QR przyspiesza identyfikację towarów, podobnie jak w sklepach detalicznych. Automatyczne powiadomienia przypominają o kończących się zapasach.
Producent regularnie aktualizuje program i dodaje funkcje dla użytkowników urządzeń Apple. Interfejs w przeglądarce Safari pozwala prowadzić kilka magazynów jednocześnie. Dokumenty można wystawiać offline i synchronizować z systemem po przywróceniu połączenia. Program obsługuje też czytniki RFID, które działają podobnie jak w sklepach odzieżowych, a moduł analityczny pokazuje rotację towarów na interaktywnych dashboardach.
Webowe programy do wystawiania dokumentów na urządzenia Apple
Webowe programy magazynowe dla urządzeń Apple pozwalają wystawiać i rozliczać dokumenty magazynowe z dowolnego miejsca, w systemach macOS i iOS. Poniżej cztery rozwiązania, które to umożliwiają.
- Program magazynowy w chmurze pozwala wystawiać dokumenty z dowolnego urządzenia, także z MacBooków i iPadów. Rozwiązanie zapewnia szybki dostęp do danych i synchronizację w czasie rzeczywistym.
- Program na Mac OS jest przeznaczony dla użytkowników Apple i obsługuje dokumentację magazynową i inwentaryzację, w tym dokumenty WZ i PZ.
- Dostęp przez WWW i magazyn online pozwalają wystawiać dokumenty i obsługiwać procesy magazynowe w przeglądarce, także na iPhone’ach i iPadach. To dobre rozwiązanie dla zespołów pracujących zdalnie.
- Programy magazynowe dla firm wspierają zarządzanie dokumentami na platformach webowych. Użytkownicy Apple korzystają wtedy z prostego interfejsu i zaawansowanych funkcji.