Usługi magazynowe - Rozliczenie Kosztów

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Usługi VAS (Value Added Services) oferują wiele korzyści przedsiębiorstwom, jednak zarządzanie kosztami związanymi ze składowaniem towarów jest jednym z największych wyzwań. Rozliczenie kosztów według dobopalety to metoda, która pozwala określić koszt składowania z dokładnością do palety i doby.

Strona opisuje, jak operator logistyczny (3PL) rozlicza klienta za składowanie palet i za operacje na nich. Opisano stawki liczone za dobopaletę i usługi dodatkowe. Opisano też podgląd i wydruk rozliczenia, który klient dostaje jako dowód naliczenia. Przykłady liczbowe w tekście są ilustracyjne, a stawki ustala umowa z klientem, więc ich tu nie podajemy.

Sąsiednie strony mają inny zakres. Model operatorski, czyli wielu właścicieli towaru w jednym magazynie, omawia dział Logistyka 3PL oraz strona o programie magazynowym 3PL. Formularz i bufor rozliczenia opisuje strona rozliczenie kosztów w Studio WMS.net, a modele cenowe i podział kosztów bezpośrednich i pośrednich strona o precyzyjnym rozliczeniu kosztów magazynowych. Kitting i etykietowanie opisuje strona o usługach dodanych w magazynie, a salda zwrotnych palet między kontrahentami strona rozliczanie palet.

Czym jest dobopaleta i jak wycenia składowanie w usługach VAS?

Dobopaleta (inaczej paletodoba) to jednostka miary, która łączy liczbę palet z czasem ich przechowywania w magazynie: jedna paleta, która stoi w magazynie przez jedną dobę, to jedna dobopaleta. Dzięki temu można obliczyć koszt zajmowanego miejsca i koszt obsługi towaru. Palety program liczy według numerów nośników, więc asortyment o różnej wielkości i wadze rozlicza się tą samą miarą, o ile leży na paletach tego samego rodzaju. Cena zależy bowiem od rodzaju palety, a nie od gabarytu pojedynczego towaru.

Rozliczenie kosztów według dobopalety pozwala lepiej zrozumieć strukturę kosztów związanych ze składowaniem. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą wskazać obszary, w których da się obniżyć koszty, na przykład przez optymalizację układu magazynowego albo negocjację warunków z dostawcami usług logistycznych. Metoda ułatwia też ustalanie cen usług dla klientów, bo każda pozycja faktury ma podstawę w liczbie palet i dni.

Jak obliczyć koszty logistyczne w magazynie?

Rozliczenie usług logistycznych składa się z kilku pozycji, które trzeba ustalić osobno. Podstawą jest stawka za dobę składowania pojedynczej palety. Następnie dochodzi koszt przyjęcia oraz wydania palety z magazynu, który stanowi osobną pozycję w rozliczeniu. Ponadto należy doliczyć koszty dodatkowych operacji magazynowych, takich jak foliowanie czy etykietowanie. Wysokość stawek ustala umowa z klientem. Strona nie podaje stawek rynkowych, bo zależą od zakresu usług i od rodzaju palety.

Obliczanie rzeczywistych kosztów składowania wymaga systematycznego monitorowania procesu. Operator logistyczny potrzebuje systemu WMS, który zapisuje, jak długo stoi każda paleta i jakie operacje na niej wykonano. Liczba palet zmienia się sezonowo, więc kwota za składowanie rośnie i maleje razem z obłożeniem, choć stawka za dobopaletę pozostaje taka sama. Stawkę operator kalkuluje z własnych kosztów stałych i zmiennych, a dane o liczbie palet i dni dostarcza do tej kalkulacji system. Podział kosztów między klientów opisuje strona o precyzyjnym rozliczeniu kosztów magazynowych.

Współpraca ze zleceniodawcą wymaga czytelnego systemu raportowania. Operator przedstawia zestawienie operacji wraz z ich wyceną, zwykle za miesiąc. Warto stosować jasny podział na składowanie i na czynności manipulacyjne, a transport wewnętrzny wykazywać osobno, jeśli umowa go wycenia. Dzięki szczegółowej dokumentacji zleceniodawca widzi, za co płaci, a negocjowanie warunków współpracy opiera się na faktach.

Co system WMS robi w rozliczaniu usług?

Systemy WMS zapisują każdą operację magazynową w dokumencie, a z dokumentów program wylicza opłaty. Operator ma wgląd w koszty poszczególnych operacji, a stany i lokalizacje towaru prowadzi w tym samym systemie.

Rozliczenie nie powstaje samo: użytkownik wskazuje kontrahenta i okres, a program tworzy dokument rozliczenia z pozycji zapisanych w dokumentach magazynowych. Zestawienia pokazuje okno Podgląd, więc nie trzeba ich składać ręcznie z kilku rejestrów. Ręcznie wpisuje się tylko to, czego dokumenty nie obejmują, czyli pozycje cennika i usługi dodatkowe.

Opłaty za przyjęcie i wydanie każdej palety program nalicza według stawek z cennika kontrahenta. Koszt magazynowania wylicza dla każdego dnia przechowywania, a ilość palet ustala według numerów nośników.

Jakie operacje obejmuje rozliczenie kosztów w programie?

Program Studio WMS.net zapisuje raport, czyli zestawienie kosztów operacji magazynowych, w postaci dokumentów rozliczenia kosztów. Rozliczenie kosztów obejmuje usługi, albo też operacje:

1. Przyjęcie palet,
2. Wydanie palet,
3. Magazynowanie,
4. Usługi, czyli dodatkowe usługi magazynowe.

Koszty przyjęcia i wydania palet oraz magazynowania są obliczane przez program na podstawie dokumentów magazynowych. Ilość palet ustala się według numerów nośników. Jako datę wykonania operacji przyjmuje się datę dokumentu. Koszt magazynowania oblicza się dla każdego dnia przechowywania palety w magazynie. Jeżeli paleta zostanie przyjęta i wydana w tym samym dniu, wówczas okres magazynowania wynosi 1 dzień.

Usługi zapisywane są dla dokumentów, czyli poleceniem „Usługi” w rejestrach dokumentów magazynowych. Tabela zestawia, skąd program bierze dane do każdej pozycji i jak ustala jej ilość oraz datę.

W tym zestawie nie ma osobnej pozycji kompletacji. Jeżeli umowa wycenia kompletację albo sztuki, sposób odwzorowania takiej czynności w cenniku i w rozliczeniu ustala się podczas analizy przedwdrożeniowej. Strona o programie magazynowym 3PL wymienia też jednostki rozliczeniowe w postaci linii zamówienia i sztuki, więc przed wdrożeniem warto zestawić je z zapisami umowy.

Jak policzyć dobopalety na przykładzie ilustracyjnym?

Przykład jest ilustracyjny: liczby i stawki są umowne i nie pochodzą z żadnego wdrożenia ani z cennika. Schemat pokazuje trzy palety i siedem dni okresu rozliczeniowego. Zaznaczona kratka oznacza dzień, który program liczy do magazynowania danej palety, a dolny wiersz sumuje palety obecne w danym dniu.

Paleta P1 stoi trzy dni, a paleta P3 pięć dni. Paleta P2 została przyjęta i wydana tego samego dnia, więc zgodnie z regułą programu daje jedną dobopaletę. Suma po paletach (3 + 1 + 5) i suma po dniach (1 + 3 + 2 + 1 + 1 + 1 + 0) dają ten sam wynik, czyli 9 dobopalet. Widok szczegółów w programie ma jedną pozycję na każdy dzień okresu, więc odpowiada dolnemu wierszowi schematu.

Reguła programu mówi wprost tylko o przyjęciu i wydaniu tego samego dnia. W przykładzie liczymy zarówno dzień przyjęcia, jak i dzień wydania. Przy dłuższym pobycie warto z wdrożeniowcem potwierdzić, że program liczy tak samo, a w umowie z klientem zapisać tę zasadę.

Tabela pokazuje, że o kwocie decydują cztery niezależne ilości. Zmiana jednej z nich, na przykład dłuższy pobyt palety P2, zmienia tylko pozycję magazynowania, a przyjęcie i wydanie zostają bez zmian.

Jak dopisać rozliczenie kosztów dla kontrahenta?

Rozliczenie kosztów dopisuje się dla zdefiniowanego przedziału czasowego w jednym z dwóch wariantów:

• dla kontrahenta,
• dla kontrahenta i oddziału.

Warunki dopisania rozliczenia kosztów są cztery:

• dopisanie pozycji kartoteki usług,
• zdefiniowanie dla kontrahenta kategorii kosztów, które mają zostać ujęte w rozliczeniu,
• zdefiniowanie dla kontrahenta pozycji cennika, przy czym dla operacji na paletach pozycja wymaga określenia rodzaju palety,
• brak wcześniej utworzonego rozliczenia w tym samym okresie dla tego samego kontrahenta.

Rozliczenie kosztów zawiera dwa rodzaje pozycji

• Ogólne - pozycje: przyjęcie palet, wydanie palet, magazynowanie oraz usługi zapisywane dla dokumentów. W pozycjach zostaje zapisana suma wartości dla pozycji szczegółowych grupowanych według kategorii.
• Szczegółowe - magazynowanie ma pozycję dla każdego dnia z wybranego przedziału czasowego według rodzaju palety, a przyjęcie i wydanie palet oraz usługi mają pozycje dla dokumentów i rodzajów palet albo usług.

Gdzie zapisuje się cennik i kategorie kosztów?

Kategorie kosztów oraz cennik kontrahenta są zapisywane w kartotece kontrahentów, czyli w sekcji Kartoteki, pozycja menu Kontrahenci. Ogólny opis programu daje strona WMS program magazynowy.

Pozycja menu „Cennik” otwiera okno z zakładkami Cennik i Koszty w rozliczeniu.

W zakładce „Cennik” wyświetla się zestawienie pozycji cennika zapisanych dla kontrahenta, dostępne są polecenia dopisania i edycji pozycji cennika.

Przycisk „Dopisz” wyświetla okno - formularz dopisania pozycji cennika. Dopisanie pozycji cennika wymaga wybrania usługi i kategorii kosztów. Dla pozycji zapisywana jest cena. Należy pamiętać, że wprowadzona usługa dotyczy wybranego typu palety. Wybór rodzaju palety jest wymagany dla pozycji cennika dotyczących operacji na paletach.

Przycisk „Edycja” otwiera okno, czyli formularz edycji pozycji cennika.

W zakładce „Koszty w rozliczeniu” zapisują się kategorie kosztów, które mają zostać uwzględnione w generowanym dla kontrahenta rozliczeniu kosztów. Przycisk „Dopisz” uruchamia okno, w którym można wybrać z rozwijanej listy kolejną kategorię kosztów.

Dzięki cennikowi indywidualnemu ta sama usługa może kosztować inaczej dla dwóch zleceniodawców, a waluta rozliczenia jest polem kartoteki kontrahenta. Moduł rozliczania usług logistycznych jest dostępny od wariantu Standard, a opłaty za moduły podaje cennik programu magazynowego.

Jak powstaje i jak się zatwierdza rozliczenie kosztów?

Rozliczenie kosztów jest zapisywane tylko dla kategorii zdefiniowanych dla kontrahenta.

Rozliczenia kosztów dopisuje i wyświetla się w sekcji Magazyn, pozycja menu Rozliczenie kosztów. Rozliczenia wyświetlają się w dwóch rejestrach zależnie od statusu dokumentów: bufor (Rozliczenia kosztów bufor) albo zatwierdzone (Rozliczenia kosztów).

Nazwy poleceń zależą od wersji programu. Menu na zrzucie ma pozycję Nowe rozliczenie kosztów, a poniższy opis używa przycisków „Dopisz” i „Dopisz wg oddziału”. Widoki Podglądu pokazane niżej pochodzą ze starszej wersji programu niż to menu.

Dokument rozliczenia kosztów można dopisać w rejestrze rozliczeń bufor, jak również zatwierdzonych. Formularz dopisania rozliczenia wyświetla się przez użycie przycisku „Dopisz” lub „Dopisz wg oddziału”.

Po kliknięciu przycisku „Dopisz” wyświetla się formularz dopisania rozliczenia według kontrahenta. Wymagane pola formularza to Kontrahent, Data rozliczenia oraz Data od i Data do. Dopisanie rozliczenia wykonuje się po kliknięciu przycisku „Dopisz”. Warunkiem utworzenia rozliczenia w żądanym okresie dla wybranego kontrahenta jest brak wcześniej utworzonego rozliczenia w tym samym okresie dla tego samego kontrahenta.

Rozliczenie według oddziału

Rozliczenie kosztów magazynowych z wykorzystaniem filtra według oddziału dodatkowo zawiera rozwijaną listę „Oddział”. Po uzupełnieniu dostępnych pól w oknie „Dopisz wg oddziału” można dopisać nowe rozliczenie kosztów magazynowych.

Rozliczenia dopisuje się jako dokumenty w buforze i wyświetla w rejestrze Rozliczenia kosztów bufor.

Zatwierdzenie rozliczenia wykonuje się w trybie edycji dokumentu. Przycisk „Edycja” jest dostępny w rejestrze Rozliczenia kosztów bufor. Po użyciu przycisku wyświetla się formularz edycji.

W trybie edycji można usunąć pozycje rozliczenia - operacja uruchamiana jest przez ikonę w pierwszej kolumnie tabeli pozycji.

Zapisanie rozliczenia wymaga potwierdzenia przyciskiem „Zapisz”. Zapisanie oznacza zmianę statusu rozliczenia i przeniesienie go z rejestru bufor do rejestru rozliczeń zatwierdzonych. Rozliczeń zatwierdzonych nie można usunąć.

Przycisk „Anuluj” umożliwia usunięcie dokumentu, czyli zapisanie go ze statusem anulowane. Po anulowaniu rozliczenia można ponownie wygenerować rozliczenie w tym samym okresie dla tego samego kontrahenta.

Jak rozliczać usługi dodatkowe VAS obok operacji na paletach?

Usługa dodatkowa to czynność wykonana na towarze klienta ponad samą obsługę palety, na przykład foliowanie albo etykietowanie. Nie wynika z ruchu palety, więc program nie zobaczy jej sam z dokumentu przyjęcia czy wydania.

W Studio WMS.net usługi mają własną kartotekę usług, a stawka usługi dla danego klienta stoi w jego cenniku. Czynność wykonaną przy dokumencie magazynowym zapisuje się poleceniem „Usługi” i dopiero ten zapis trafia do rozliczenia jako pozycja dla dokumentu i rodzaju usługi. Dwa sposoby naliczania różnią się tak:

• Operacje na paletach - program nalicza z dokumentów magazynowych, bez dodatkowego zapisu.
• Usługi dodatkowe - program nalicza z zapisu usługi przy dokumencie, więc czynność bez zapisu nie trafi do rozliczenia.

Wynika z tego praktyczna zasada: usługa zapisana przy dokumencie jest rozliczona, a wykonana bez zapisu zostaje niezafakturowana. Które czynności system rejestruje z dokumentów, a które trzeba dopisać, ustala się w analizie przedwdrożeniowej. Kitting i etykietowanie opisuje strona o usługach dodanych w magazynie.

Co pokazuje przycisk Podgląd w rozliczeniu kosztów?

Przycisk „Podgląd” wyświetla zestawienia pozycji rozliczenia. Okno „Podgląd” zawiera dwie zakładki:

• „Pozycje ogólne” - wyświetla ogólne informacje z podziałem na kategorie kosztów. Każda kategoria zawiera informacje o sumarycznych kosztach, czyli łącznych kosztach.
• „Szczegóły” - prezentuje dane z podziałem na każdy dzień magazynowy, a także dokumenty magazynowe.

Program magazynowy WMS.net

Usługi magazynowe - Rozliczenie Kosztów

Na zrzucie z danych demonstracyjnych zakładka Pozycje ogólne ma kolumny Nazwa, Ilość, Wartość, Nr dokumentu, Data i Nr referencyjny. Widać w niej dwa wiersze: Magazynowanie z ilością 4,00 i wartością 48,00 oraz Wydanie palet z ilością 3,00 i wartością 45,00.

Program magazynowy WMS.net

Usługi magazynowe - Rozliczenie Kosztów

Zakładka Szczegóły ma kolumny Usługa, Ilość, Cena, Wartość, Nr dokumentu, Data, Paleta i Nr referencyjny. Wiersze Magazynowanie A mają cenę 12,00 i występują dla każdego dnia od 2019-04-02 do 2019-04-18, a ilość 4,00 widać tylko w wierszu z 2019-04-05, który daje wartość 48,00. Trzy wiersze Wydanie palety mają ilość 1,00 i cenę 15,00, a każdy z nich nosi inny numer dokumentu typu WZB. W kolumnie Paleta stoi w tym widoku wartość EUR.

Sumy z pozycji szczegółowych zgadzają się z pozycjami ogólnymi: 3 × 15,00 daje 45,00, a 4 × 12,00 daje 48,00. Dni bez palet mają ilość 0,00 i wartość 0,00, więc nie podnoszą kwoty, a w widoku szczegółów pozycje magazynowania nie mają numeru dokumentu, bo liczy się je dla dni, a nie dla dokumentów. Numer dokumentu mają pozycje wydania, więc można je odnaleźć w rejestrze wydań.

Jak rozliczenie służy klientowi za dowód naliczenia?

Klient operatora nie widzi hali, więc kwotę w rozliczeniu ocenia po dokumentach. Dobre rozliczenie pozwala zejść od sumy do pojedynczej operacji: pozycje ogólne dzielą się na szczegółowe, a pozycje wydania mają numer dokumentu i datę. Dzięki temu spór o fakturę zaczyna się od sprawdzenia dokumentów, a nie od wymiany opinii. Raport kosztowy dla klienta 3PL omawia też strona o raportowaniu w magazynie.

Operator może użyć tego samego podglądu do kontroli przed wysłaniem rozliczenia. Dopóki dokument jest w buforze, da się go poprawić, więc przed zatwierdzeniem warto sprawdzić cztery rzeczy:

• okres i kontrahenta w nagłówku rozliczenia,
• czy każdy rodzaj palety, który wystąpił w okresie, ma pozycję w cenniku,
• czy liczba palet z pozycji magazynowania jest zgodna ze stanem palet kontrahenta,
• czy usługi dodatkowe zapisano przy wszystkich dokumentach, których dotyczą.

Do oceny liczby palet pomaga dashboard programu. Wykres słupkowy Kontrahenci z największą ilością palet w magazynie pokazuje liczbę palet każdego kontrahenta na dzień podany w tytule wykresu, na zrzucie to 2026-05-25. Taki wykres nie zastępuje rozliczenia, ale pozwala szybko zauważyć, że liczba palet naliczonych klientowi jest nieproporcjonalna do jego miejsca w rankingu.

Przy rozliczeniu i jego pozycjach można zapisać uwagi oraz przypisać załączniki. Dzięki temu nietypową pozycję, na przykład usługę wykonaną na prośbę klienta, da się opisać przy samym rozliczeniu, a klient dostaje komplet informacji w jednym dokumencie.

Jakie wydruki i eksporty daje rozliczenie kosztów?

Wydruki rozliczenia kosztów wykonuje się przez użycie przycisku „Wydruk”, a następnie wybranie pozycji submenu. Wydruk rozliczenia kosztów może być wykonany jako ogólny lub szczegółowy, a wydruk szczegółowy jest dostępny także w formacie xls.

Wydruk szczegółowy w formacie xls to eksport pozycji szczegółowych rozliczenia do pliku xls. Pozycje rejestrów i zestawień użytkownik może zapisać w postaci pliku xls, a polecenie eksportu zawiera lista wyświetlana przez pierwszy przycisk paska poleceń.

Dla rozliczeń kosztów i ich pozycji mogą zostać zapisane uwagi, a także przypisane załączniki. Lista poleceń dla operacji wyświetlana jest w rejestrach dokumentów oraz zestawieniach pozycji przez użycie pierwszego przycisku na pasku poleceń.

Według opisu programu 3PL zestawienie kosztów można wyeksportować do arkusza albo przekazać do systemu ERP, który wystawi fakturę. Wymianę danych z ERP omawia strona o integracji systemów informatycznych.

Którą stronę o rozliczaniu usług otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o rozliczaniu usług. Ta strona opisuje metodę dobopalety, naliczanie za operacje i dowód dla klienta, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.