Gdzie na opakowaniu szukać numeru partii, jak odróżnić go od numeru seryjnego i dat, co niesie kod GS1 oraz co wpisać w WMS przy przyjęciu towaru z dostawy.
Numer partii czyta się z etykiety i opakowania dostawcy, a pomyłka w jednym znaku rwie ślad partii w całym magazynie. Ta strona opisuje samą praktykę odczytu. Pokazuje, gdzie na kartonie stoi numer i jak odróżnić go od numeru seryjnego oraz dat. Potem wyjaśnia, co niesie kod GS1 i co wpisać w systemie przy przyjęciu. Czym jest partia i jak przechodzi przez magazyn, wyjaśnia strona o numerze partii, a wydawanie według FEFO i wycofanie z rynku omawia strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Którą stronę o partii otworzyć dalej?
Tabela rozdziela sąsiednie strony według pytania, na które odpowiada każda z nich.
| Strona | Na jakie pytanie odpowiada | Kiedy ją otworzyć |
|---|---|---|
| Odczyt numeru partii (ta strona) | Gdzie na opakowaniu stoi numer, jak go przeczytać i wpisać przy przyjęciu | Gdy stoisz przy rampie z paletą i etykietą w ręku |
| Numer partii | Czym jest partia, jak przechodzi przez magazyn i jak ją prześledzić | Gdy porządkujesz pojęcia albo projektujesz ślad partii |
| Partie produkcyjne i daty ważności | Jak system wydaje według FEFO, blokuje i wycofuje partię | Gdy ustalasz zasady wydawania i wycofania |
| Numery seryjne | Jak prowadzić numer pojedynczej sztuki | Gdy towar ma gwarancję lub serwis |
| Generowanie etykiet GS1 | Skąd program bierze dane na własnej etykiecie i jak ją sprawdzić skanem | Gdy to Twój magazyn drukuje etykiety |
| Etykiety magazynowe | Jakie etykiety stoją w hali i gdzie się je nakleja | Gdy porządkujesz oznaczenia całego magazynu |
| Przyjęcie do magazynu | Jak wygląda cały przebieg od awizacji do odłożenia na lokalizację | Gdy planujesz proces przyjęcia |
Gdzie na opakowaniu szukać numeru partii?
Producent nadaje numer partii i umieszcza go na kilku warstwach opakowania, ale nie ma jednego obowiązującego miejsca. Dlatego odczyt zaczyna się od przejrzenia opakowania w czterech miejscach:
- Etykieta na kartonie zbiorczym - numer stoi zwykle obok kodu kreskowego, jako tekst ze słowem LOT albo Partia.
- Nadruk na opakowaniu jednostkowym - często obok daty ważności, wybity albo nadrukowany atramentem, więc bywa blady i trudny do odczytu.
- Etykieta paletowa - wspólna dla całej palety, o ile paleta pochodzi z jednej partii.
- Dokument dostawy i certyfikat jakości - powtarzają numer, więc pozwalają sprawdzić odczyt z opakowania.
Układ pól różni się u producentów, więc schemat poniżej jest tylko poglądowym przykładem. Wszystkie wartości w nim są przykładowe.
Czytając etykietę, szuka się najpierw słowa przy numerze, a dopiero potem samego ciągu znaków. Ciąg obok daty bywa też wewnętrznym kodem producenta albo numerem zamówienia, więc gdy słowa LOT lub Partia brakuje, pewność daje dopiero pytanie do dostawcy albo porównanie z jego dokumentem.
Jakie oznaczenia stoją przy numerze partii i datach?
Ten sam numer bywa podpisany na kilka sposobów, a podobnie wyglądające napisy oznaczają różne rzeczy. Tabela zestawia najczęstsze oznaczenia z tym, co znaczą, i z polem, do którego trafiają w pozycji dokumentu przyjęcia.
| Oznaczenie na opakowaniu | Co znaczy | Gdzie wpisać |
|---|---|---|
| LOT, Lot No., Batch, litera L przed numerem | Numer partii | Pole Nr partii w pozycji PZ lub PZB |
| Partia, Nr partii, Seria, Nr serii | Numer partii; przy lekach i surowcach farmaceutycznych słowo seria oznacza partię | Pole Nr partii; w kartotece towaru pole Wymagana seria |
| Charge, Ch.-B. | Numer partii na opakowaniach z Niemiec | Pole Nr partii |
| S/N, SN, Serial, Nr seryjny | Numer pojedynczej sztuki, a nie partii | Ewidencja według numerów seryjnych, nie pole Nr partii |
| EXP, Należy spożyć do, Termin ważności | Data, po której towar blokuje się bezwzględnie | Pole Termin ważności |
| BB, BBE, Best before, Najlepiej spożyć przed | Data minimalnej trwałości; o dalszym wydawaniu decyduje dział jakości lub handlowy | Pole Termin ważności; rodzaj daty ustala się przy wdrożeniu |
| MFG, PROD, Data produkcji | Dzień wytworzenia towaru, a nie termin | Pole Data produkcji |
| GTIN, EAN | Numer towaru, taki sam w każdej partii | Kod EAN w kartotece asortymentu, nie pole partii |
W żywności oznaczenie partii ma podstawę w przepisach. Według art. 3 dyrektywy 2011/91/UE numer partii poprzedza litera L, chyba że wyraźnie odróżnia się od pozostałych napisów na etykiecie. Według art. 5 tej dyrektywy partii nie trzeba podawać, gdy na etykiecie stoi data z niekodowanym dniem i miesiącem. Brak numeru na opakowaniu żywności z taką datą nie musi więc być błędem dostawcy, ale kartoteka z włączoną kontrolą serii i tak go wymaga.
Dwa rodzaje daty też mają podstawę w przepisach. Artykuł 24 rozporządzenia (UE) nr 1169/2011 każe zastąpić datę minimalnej trwałości terminem „należy spożyć do” przy żywności bardzo nietrwałej pod względem mikrobiologicznym. Po tym terminie żywność uznaje się za niebezpieczną, więc taką datę magazyn traktuje jak twardą blokadę.
Co niesie kod GS1 o partii i terminie ważności?
Gdy etykieta ma kod GS1, numer partii i daty da się wczytać skanem, zamiast czytać je wzrokiem. Każdą daną poprzedza w kodzie identyfikator zastosowania (AI), a na odczyt partii i dat składają się cztery z nich, z formatami według wykazu identyfikatorów GS1:
- (10) - numer partii, do 20 znaków, w których wielkość liter ma znaczenie.
- (17) - termin ważności, sześć cyfr w układzie RRMMDD.
- (15) - data minimalnej trwałości, także w układzie RRMMDD.
- (11) - data produkcji, także w układzie RRMMDD.
Pierwsze dwie cyfry daty to rok, a nie dzień, więc zapis 280630 daje 30.06.2028, a nie 28.06.2030. Pod kodem stoi tekst z identyfikatorami w nawiasach, ale nawiasy nie są zakodowane w symbolu GS1-128 i służą tylko czytającemu. Skan daje więc te same dane bez nawiasów.
Skan i napis pod kodem mogą się różnić, bo napis drukuje się osobno. Gdy się różnią, nie wybiera się łatwiejszego zapisu: paleta zostaje przy rampie do wyjaśnienia z dostawcą. Przed uruchomieniem przyjęć warto też sprawdzić, czy pole numeru partii w systemie mieści najdłuższy numer, jaki drukują dostawcy, bo GS1 dopuszcza do 20 znaków. Budowę etykiety z numerem SSCC opisuje strona o etykietach logistycznych w standardzie GS1, zasady oznaczania towaru kodami strona o kodach kreskowych w magazynie, a zasady kodowania publikuje także GS1 Polska.
Czym numer partii różni się od numeru seryjnego i dat?
Na opakowaniu stoi kilka podobnych ciągów znaków, a prosty test pozwala je rozdzielić. Wystarczy porównać dwie sztuki z jednego kartonu:
- Ten sam ciąg na obu sztukach - to numer partii.
- Inny ciąg na każdej sztuce - to numer seryjny, który trafia do ewidencji numerów seryjnych, a nie do pola partii.
- Ciąg zapisany jako data - to termin ważności albo data produkcji, a nie partia.
- Ciąg bez opisu - wymaga pytania do dostawcy, bo może być wewnętrznym kodem producenta.
Częsta pomyłka dotyczy numerów, które zawierają datę produkcji, na przykład rok i dzień roku. Taki numer wygląda jak data, ale jest jednym ciągiem znaków i wpisuje się go w całości do pola partii. Terminu ważności nie wylicza się z niego, bo magazyn czyta go z osobnego pola. Data produkcji sama też nie zastępuje partii, bo tego samego dnia producent może wytworzyć więcej niż jedną partię.
Co wpisać w systemie przy przyjęciu i jak sprawdzić zgodność?
Zasady kontroli ustawia się w kartotece towaru: zakładka Inne ma pola wyboru Wymagana seria i Wymagana data ważności. Gdy są zaznaczone, program nie przyjmie towaru bez numeru partii i terminu, więc brak numeru na opakowaniu trzeba wyjaśnić z dostawcą przy rampie, a nie po odłożeniu palety. Przy takim towarze odczyt przebiega w czterech krokach:
- Znajdź numer na etykiecie kartonu i palety i porównaj go z dokumentem dostawy.
- Zeskanuj etykietę terminalem z Androidem zamiast przepisywać numer; ogólny opis sprzętu daje strona o mobilnych terminalach i kolektorach danych.
- W pozycji dokumentu PZ albo PZB wpisz Nr partii i Termin ważności, a gdy jest na opakowaniu, także Datę produkcji.
- Po zapisie wyszukaj dokument po numerze partii i sprawdź, czy zapis zgadza się z etykietą.
Zgodność sprawdza się w czterech porównaniach, a w każdym niezgodność zatrzymuje przyjęcie palety:
- Etykieta kartonu z etykietą palety - różnica oznacza, że na palecie stoją różne partie.
- Napis pod kodem ze skanem - różnica oznacza błąd druku.
- Etykieta z dokumentem dostawy lub awizem, jeśli podaje partię - różnica oznacza błąd dokumentu albo dostawę innej partii, niż zapowiedziano.
- Wpis w systemie z etykietą po zapisie - różnica oznacza pomyłkę przy wpisie.
Cały przebieg przyjęcia, od awizacji do odłożenia na lokalizację, opisuje strona o przyjęciu do magazynu. Tutaj liczy się wyłącznie numer partii i daty.
Jakie pomyłki przy odczycie zdarzają się najczęściej?
Większość pomyłek wynika z podobieństwa znaków albo z pośpiechu przy rampie. System traktuje A07 i AO7 jako dwa różne numery, więc taka pomyłka tworzy partię, której nie ma u dostawcy. Przykłady w tabeli są ilustracyjne.
| Pomyłka | Jak wygląda | Jak jej uniknąć |
|---|---|---|
| Zamiana 0 i O | A07 zapisane jako AO7 | Skan zamiast wpisu; przy ręcznym wpisie porównanie znak po znaku z etykietą |
| Zamiana 1, I i l | 1B2 zapisane jako IB2 | Skan zamiast wpisu; przy wątpliwości zdjęcie etykiety dołączone do dokumentu (formularz PZB ma zakładkę Zdjęcia) |
| Zamiana 5 i S albo 8 i B | 5K8 zapisane jako SKB | Skan zamiast wpisu i porównanie z dokumentem dostawy |
| Wyblakły albo rozmazany nadruk | Jeden znak w środku numeru jest niepewny | Nie zgadywać znaku, tylko zapytać dostawcę o numer z jego dokumentu |
| Pominięty myślnik lub spacja | 26-281-L2 zapisane jako 26281L2 | Przepisywać numer w całości, razem ze znakami rozdzielającymi |
| Odwrócona kolejność w dacie | 280630 przeczytane jako 28.06.30 | Czytać układ RRMMDD od lewej: rok, miesiąc, dzień |
| Numer seryjny wpisany jako partia | Każdy karton ma w polu partii inny numer | Porównać dwie sztuki z jednego kartonu: ten sam ciąg to partia |
Co zrobić, gdy na palecie stoi kilka partii?
Paleta z jednej dostawy nie musi pochodzić z jednej partii. Dostawca czasem dokłada kartony z kolejnej produkcji, a etykieta paletowa opisuje wtedy tylko część towaru. Przed zapisem trzeba więc obejść paletę i przeczytać etykiety kartonów ze wszystkich boków i warstw, a nie tylko tej, która leży na wierzchu.
Każda partia dostaje własną pozycję dokumentu z własnym numerem, terminem i ilością, bo pozycja ma osobne pola Nr partii i Termin ważności. Suma ilości z pozycji powinna zgadzać się z ilością na dokumencie dostawy. Paletę mieszaną, której skład wynika z dokumentu, a nie z jednej etykiety, opisuje strona o generowaniu etykiet GS1. Czy partie z jednej palety zostają na niej, czy rozdziela się je na osobne palety, ustala się w procedurze przyjęcia.
Kiedy numer partii dostawcy różni się od numeru wewnętrznego?
Numer producenta jest jedynym, który pozwala zgłosić wadę i wycofać partię, dlatego w polu partii zostaje w niezmienionej postaci. Własny numer magazyn nadaje tylko wtedy, gdy etykieta go nie ma. Cztery sytuacje wymagają osobnej decyzji:
- Etykieta ma numer producenta - zapisuje się go bez zmian i nie dodaje własnego.
- Pośrednik dodał własny numer obok numeru producenta - w polu partii zostaje numer producenta, a numer pośrednika można zapisać w polu Uwagi do pozycji.
- Etykieta nie ma numeru - na przykład przy żywności z pełną datą. Magazyn nadaje wtedy numer o ustalonym schemacie, na przykład z daty przyjęcia i numeru kolejnego, który nie powtórzy się przy następnej dostawie.
- Towar przepakowano w magazynie - partia zachowuje numer, a zmienia się numer palety.
Dwa numery jednej partii w dwóch zapisach rwą ślad, bo odbiorca zgłosi wadę pod numerem producenta, a magazyn będzie szukał pod swoim. Etykietę z numerem wewnętrznym opisuje strona o etykietach magazynowych.
Gdzie szukać dalszych losów partii po przyjęciu?
Odczyt kończy się na zapisie pozycji przyjęcia, a dalej partia przechodzi przez te same procesy co każdy towar. Miejsce, w którym leży, pokazuje mapa magazynu, a zgodność numerów ze stanem sprawdza inwentaryzacja. Układ lokalizacji pod partie o krótkim terminie omawia strona o optymalizacji przestrzeni magazynowej.
Rozbieżność znalezioną przy rampie można zlecić do wyjaśnienia jak każde zadanie: aplikacja do zarządzania zleceniami pozwala przydzielić je pracownikom, a o samym zarządzaniu zleceniami pisze osobna strona. Dokumenty dostaw między ERP a magazynem opisuje strona o integracji z ERP, a przegląd konfiguracji systemu w firmie strona systemy dla firm.