Skąd bierze się zlecenie magazynowe, jak zmienia status, jak ustawić priorytet i termin oraz jak trafia na terminal Android. Opis na przykładzie Studio WMS.net.
Ta strona opisuje jedną drogę: jak zlecenie magazynowe powstaje i jak trafia do magazyniera z terminalem, zmieniając po drodze status. W Studio WMS.net zlecenie jest dokumentem: zleceniem przyjęcia ZPZ albo zleceniem wydania ZWZ. Pracę na hali wykonuje terminal Android, a samą kompletację opisują osobne strony. Tutaj liczy się to, co dzieje się przed nią i wokół niej: skąd zlecenie się bierze, kto je zatwierdza, co mówi jego status i gdzie stoi, gdy się opóźnia.
Którą stronę o zleceniach otworzyć dalej?
W serwisie kilka stron dotyka zleceń, każda od innej strony. Ta traktuje zlecenie jako obiekt ze źródłem, statusem, priorytetem, terminem i przydziałem. Tabela pokazuje, czym zajmują się pozostałe, żeby nie szukać tych samych informacji w kilku miejscach naraz.
| Strona | Czym się zajmuje | Kiedy ją otworzyć |
|---|---|---|
| Proces kompletacji | Sześć etapów od zwolnienia zlecenia do przekazania na pakowanie, role i błędy na etapach | Gdy interesuje cię sama praca przy zbieraniu |
| Kompletacja zamówień | Sposoby zbierania, takie jak kompletacja zbiorcza czy falowa | Gdy wybierasz metodę zbierania |
| Priorytety zleceń i kolejność kompletacji | Kolejność zleceń na liście kompletacyjnej | Gdy porównujesz zasady kolejności; zakres ustawień potwierdza demo |
| Aplikacja magazynowa | Praca bez papieru: dzień magazyniera i kierownika oraz zmiana priorytetu bez drukowania listy | Gdy zastępujesz papierowe listy ekranem |
| Uprawnienia użytkowników | Kto widzi i zatwierdza które transakcje | Gdy ustalasz role w zespole |
| Integracja systemów informatycznych | Wymiana danych z ERP, sklepem i kurierami: kierunki, metody i ryzyka | Gdy chcesz wiedzieć, jak zlecenie dociera z innego systemu |
Skąd zlecenie trafia do magazynu?
W Studio WMS.net zlecenie jest dokumentem w tej samej bazie, z której korzysta terminal. Dla przyjęć to zlecenie ZPZ, dla wydań ZWZ. Nie każda operacja zaczyna się od zlecenia: przyjęcie bez zlecenia rejestruje dokument PZB, a wydanie bez zlecenia dokument WZB. Do tych dokumentów odsyła strona o dokumentach magazynowych, a tutaj opisujemy tryb zleceniowy, w którym najpierw jest plan, a potem skan.
Cztery drogi, którymi zlecenie wchodzi do systemu
Zlecenie można założyć ręcznie, wczytać z pliku, przyjąć z ERP albo pobrać ze sklepu. Tabela zestawia te cztery drogi i podaje, na co uważać przy każdej z nich.
| Źródło | Jak powstaje zlecenie | Na co uważać |
|---|---|---|
| Wpis ręczny | W menu Nowy otwiera się formularz ZPZ albo ZWZ. Kontrahenta wybiera się po wpisaniu dwóch znaków, a pozycje dodaje z wyszukiwarki asortymentu | Sprawdza się przy zleceniach nietypowych. Przy dużej liczbie zleceń ręczne wpisywanie zwiększa liczbę pomyłek |
| Import z pliku Excel | W menu sekcji Przyjęcia i Wydania, w grupie Inne działania, stoi import zleceń z pliku Excel (xls) | Układ pliku trzeba uzgodnić przed pierwszym użyciem. Opis układu nie należy do tej strony |
| ERP | Zamówienie sprzedaży z ERP staje się zleceniem wydania, a zamówienie zakupu zleceniem przyjęcia. Wymianę wykonuje usługa Windows SSService.exe | Zakres dla danej wersji ERP potwierdza analiza przedwdrożeniowa. Moduł integracji ERP jest dostępny od wersji STANDARD licencji, a w wersji BASIC go nie ma |
| Sklep i marketplace | Zamówienie z platformy sprzedaży pobiera się automatycznie, czeka w magazynie na realizację, a jego status wraca do sklepu | Stany i statusy muszą się synchronizować stale. Drogi dla BaseLinkera i Allegro opisują osobne strony |
Podział nie jest sztywny. Magazyn ze sklepem internetowym dostaje większość zleceń z platformy, a ręcznego wpisu używa dla zamówień telefonicznych i wyjątków (to ogólna zasada organizacji pracy, a nie funkcja programu). Szczegóły sklepów opisuje strona o magazynie e-commerce, wymianę z ERP strona o integracji z systemem ERP, a przegląd wszystkich połączeń strona o integracji systemów informatycznych.
Zamówienie z ERP albo sklepu zamienia się w zadania magazynowe
Samo przyjęcie zamówienia z innego systemu nie wystarcza, więc potrzebna jest integracja z systemem zarządzania magazynem WMS, który zamienia zamówienie na zadania, takie jak kompletacja i pakowanie. W Studio WMS.net z zamówienia sprzedaży powstaje zlecenie wydania ZWZ, a gdy magazyn zaczyna kompletację, system wystawia na jego podstawie dokument WZ. Magazynierzy widzą zlecenia na swoich terminalach mobilnych po pobraniu ich z serwera. Moment, w którym lista odświeża się na urządzeniu, zależy od wdrożenia. Eliminacja ręcznego przepisywania zmniejsza liczbę pomyłek i skraca drogę zlecenia od klienta do hali.
Każde zatwierdzone przyjęcie i wydanie zmienia stan magazynowy, a to wspiera bieżące zarządzanie zapasami i pokazuje działowi zakupów, kiedy uzupełnić braki towarowe. Status zamówienia może wracać do platformy sprzedaży, dzięki czemu obsługa klienta informuje kontrahentów o postępach na podstawie tych samych danych, które widzi magazyn. Zakres tej wymiany zależy od integracji, a nie od samej aplikacji do zleceń.
Jakie statusy ma zlecenie i gdzie je widać?
Status zlecenia widać w trzech miejscach programu i w każdym nazywa się trochę inaczej. Dashboard pokazuje wykres zleceń per status z ostatnich 365 dni: zrealizowane, anulowane, bufor i do realizacji. Menu sekcji Wydania trzyma zlecenia ZWZ w buforze oddzielnie od zleceń oczekujących, a zrealizowane trafiają na osobną listę. Lista wydań pokazuje już status dokumentu WZ, od oczekującego na kompletację po wydany i zamknięty, co opisuje strona o procesie kompletacji.
| Miejsce | Nazwy statusów | Do czego służy |
|---|---|---|
| Dashboard | Zrealizowane, Anulowane, Bufor, Do realizacji | Ocena obciążenia z ostatnich 365 dni: ile zleceń kończy się wykonaniem, a ile anulowaniem |
| Menu sekcji Wydania | Bufor zleceń i zlecenia oczekujące, a zrealizowane na osobnej liście | Bieżąca kolejka: liczba w nawiasie mówi, ile dokumentów czeka w danej grupie |
| Lista wydań | Oczekujący na kompletację, skompletowany, wydany i zamknięty | Stan realizacji pojedynczego dokumentu WZ |
Wykres i menu używają różnych nazw: dashboard mówi „Do realizacji”, a menu „oczekujące”. Opisy nie podają wprost, czy to ta sama grupa, więc nie rozstrzygamy tego tutaj. Różnicę warto wyjaśnić na demie, zanim firma ustali własny słownik statusów, bo kierownik i magazynier powinni nazywać ten sam stan tak samo.
Na zrzucie wykres podaje 5374 zlecenia zrealizowane, 1104 anulowane, 168 w buforze i 18 do realizacji. Anulowane stanowią tu około jednej szóstej wszystkich zleceń z 365 dni (razem 6664), co w prawdziwym magazynie byłoby powodem, żeby sprawdzić, skąd biorą się anulowania. To liczby demonstracyjne, więc sama proporcja niczego nie dowodzi, a wykres służy tu do pokazania, jakie statusy program rozróżnia.
Taki układ pokazuje, gdzie szukać zatoru. Gdy liczba przy buforze rośnie, a przy zleceniach oczekujących maleje, zlecenia czekają na zatwierdzenie, a nie na kompletację. Przy zleceniu przyjęcia ZPZ obowiązuje ta sama logika: zlecenie czeka w buforze, a potem trafia na listę dokumentów. Status mówi, gdzie zlecenie stoi, ale nie mówi dlaczego, więc po liczbie zawsze musi przyjść decyzja kierownika.
Jak ustawić priorytet i termin zlecenia?
O pilności decydują dwa pola: Wysoki priorytet i termin realizacji. Pole Wysoki priorytet stoi w nagłówku zarówno ZPZ, jak i ZWZ i jest polem wyboru, więc zlecenie jest zwykłe albo pilne. Termin realizacji widać na formularzu ZWZ, a na zrzucie ZPZ stoi natomiast numer awizo, który wiąże zlecenie z umówioną dostawą, co opisuje strona o awizacji dostaw. Zmianę priorytetu bez drukowania nowej listy opisuje strona o aplikacji magazynowej, więc tu skupiamy się na tym, jak priorytet współgra z terminem i godzinami pracy.
Priorytet nie przesuwa zlecenia poza godziny pracy sekcji. Administrator definiuje kalendarze pracy osobno dla przyjęć i wydań, a system uwzględnia je przy planowaniu zleceń i obliczaniu terminów realizacji, więc zlecenie nie trafia do realizacji poza godzinami pracy danej sekcji (opisuje to strona o dostosowaniu systemu). Menu sekcji Kalendarze ma dwie grupy: kalendarze awizacji z planem dnia na osi czasu oraz widoki dokumentów magazynowych, czyli tydzień pracy, dzień pracy, realizację zadań i kalendarz ogółem. Same nazwy widoków znamy ze zrzutu, a ich zawartość najlepiej obejrzeć w bezpłatnym demie. Ogólne zasady kalendarzy opisuje strona o kalendarzach w programie magazynowym.
Przykład ilustracyjny: w buforze stoi 120 zleceń wydania, a przewoźnik odbiera paczki o 14:00. Jeśli czterech kompletujących zbiera średnio po pięć zleceń na godzinę i zaczyna o 8:00, kolejka kończy się dokładnie o 14:00, czyli bez zapasu. Pilne zlecenie dopisane o 12:00 nie zmieści się, chyba że wyprzedzi inne, a wtedy opóźni się któreś z pozostałych. Liczby są założeniem do rachunku, a nie wynikiem z wdrożenia. Rachunek pokazuje, że o terminie decydują moc zespołu i godzina zatwierdzenia, a nie samo pole priorytetu.
Skoki zamówień, takie jak okres przedświąteczny czy wyprzedaże sezonowe, widać najpierw w buforze, bo zlecenia przybywają szybciej, niż kierownik je zatwierdza. Co program robi samoczynnie przy dużej liczbie zleceń, a co zostaje po stronie kierownika, trzeba sprawdzić na demie.
Jak zlecenia trafiają do magazynierów na terminalu?
Terminal z Androidem pobiera zlecenia z serwera i odsyła do bazy każdą operację. Aplikacja na terminal jest w Studio WMS.net osobnym modułem licencji, a administrator przypisuje moduły urządzeniom albo użytkownikom, co opisuje strona o terminalu Android. Magazynier loguje się na własne konto, więc każda operacja ma przypisanego wykonawcę. Pozycje listy kompletacyjnej układają się w kolejności lokalizacji w hali, a przy każdej pozycji terminal wymaga skanu kodu lokalizacji i kodu towaru. Zasady znakowania opisuje strona o kodach kreskowych.
Jednej sprawy nie rozstrzygają opisy w serwisie: czy kierownik przypisuje zlecenie do imiennego magazyniera, czy terminal pokazuje wspólną listę, z której pracownicy biorą kolejne zlecenia. Opis modułu Przyjęcia do realizacji na stronie o operacjach transportowych mówi o przydzielaniu zadań pracownikom i monitorowaniu postępu prac, ale sposób przydziału przy kompletacji potwierdza dopiero demo. Dlatego tabela opisuje dwa modele organizacji pracy, a nie funkcje programu.
| Model | Jak działa | Zaleta | Ryzyko |
|---|---|---|---|
| Wspólna lista | Po zakończeniu zlecenia magazynier bierze następne z listy według priorytetu i terminu | Zespół sam wyrównuje obciążenie, a nieobecność jednej osoby nie zatrzymuje zleceń | Dwie osoby mogą rozpocząć to samo zlecenie. Sprawdź na demie, czy program temu zapobiega |
| Przydział do osoby lub strefy | Kierownik wyznacza, kto zbiera które zlecenie albo która strefa | Jasna odpowiedzialność i łatwiejsza ocena pracy zespołu | Kierownik pilnuje obciążenia, a zlecenie przypisane do nieobecnego stoi |
Gdy terminal traci zasięg, operacje zapisują się w aplikacji i synchronizują po odzyskaniu łączności, a do tego czasu inni użytkownicy widzą poprzedni stan. Zlecenie rozpoczęte w strefie bez zasięgu może więc przez chwilę wyglądać w biurze jak nieruszone. Zakres operacji dostępnych bez sieci ustala analiza przedwdrożeniowa, a w hali nadal potrzebny jest stabilny Wi-Fi.
Kto może zatwierdzać zlecenia i zmieniać priorytet, a kto tylko je wykonuje, wynika z uprawnień roli. Domyślnie każda transakcja z menu jest dostępna dla roli, a administrator wyłącza wybrane, co opisuje strona o uprawnieniach użytkowników. Zakres tych ustawień warto ustalić przed pierwszą zmianą, bo od niego zależy, czy magazynier w ogóle widzi przycisk, którego kierownik używa codziennie.
Jak śledzić realizację i znaleźć wąskie gardło?
Co kierownik widzi w trakcie zmiany
Kierownik ma wgląd w postęp realizacji zleceń, statusy przyjęć i wydań oraz aktualne stany magazynowe, a uprawnienia mogą dawać mu też statystyki pracy zespołu. Na tej podstawie przesuwa ludzi tam, gdzie zleceń przybywa, na przykład do strefy z opóźnioną wysyłką. Czas pracy przy zleceniu jest szacunkiem, bo cykl dokumentu obejmuje też oczekiwanie na wolnego magazyniera. Wskaźniki opisuje strona o KPI magazynu, a zestawienia na żądanie strona o raportowaniu. Data dokumentu stoi w jego nagłówku, więc wiek zlecenia da się policzyć; gotowego wskaźnika wieku zlecenia serwis nie opisuje.
Gdzie zlecenie najczęściej staje
Zlecenie zatrzymuje się w kilku powtarzalnych miejscach. Tabela wskazuje objaw i osobę, która powinna zareagować. Ostatnia kolumna podaje typową przyczynę; to częste sytuacje w magazynach, a nie opis zachowania programu.
| Miejsce | Po czym to widać | Kto reaguje | Typowa przyczyna |
|---|---|---|---|
| Bufor | Liczba przy buforze rośnie, a przy zleceniach oczekujących maleje | Kierownik zmiany lub biuro | Brak decyzji o zwolnieniu albo niekompletny nagłówek |
| Zlecenie oczekujące | Zlecenie z bliskim terminem długo stoi na liście oczekujących | Kierownik zmiany | Brak wolnego kompletującego albo towaru w lokalizacji |
| Poza godzinami pracy | Zlecenie nie wchodzi do realizacji mimo wysokiego priorytetu | Administrator | Kalendarz pracy sekcji nie obejmuje danej godziny |
| Strefa bez zasięgu | W biurze zlecenie wygląda na nieruszone, choć magazynier pracuje | Kierownik i administrator | Operacje czekają w terminalu na synchronizację |
| Wymiana z ERP lub sklepem | Zamówienia z systemu źródłowego nie ma jeszcze w programie | Administrator integracji | Rytm replikacji w trybie OffLine albo przerwa w łączności |
| Skompletowany, niewydany | Dokument długo ma status skompletowany | Kierownik zmiany | Kolejka na pakowaniu; zobacz pakowanie i kontrola wysyłki |
Co skrócenie kolejki daje w przepływie towarów
Lista kompletacyjna ustawia pozycje w kolejności lokalizacji, więc magazynier nie wraca do tej samej alejki. Sposoby wyznaczania trasy porównuje strona o trasach kompletacji. Sprawniejszy przepływ towarów oznacza, że towar rzadziej zalega w strefach buforowych, a firmy ze sklepem internetowym łatwiej dotrzymują zapowiedzi wysyłki tego samego dnia. O tej zapowiedzi decyduje jednak godzina zatwierdzenia zleceń i moc zespołu, jak w przykładzie wyżej, a nie sama lista.
Gdzie skan blokuje pomyłkę
Skanowanie kodów przy każdej pozycji sprawia, że aplikacja porównuje miejsce i towar ze zleceniem i blokuje pobranie niewłaściwego artykułu, zanim ten opuści magazyn. Ilość niższa niż na liście otwiera procedurę braku, a bufor pozwala wychwycić błąd w dokumencie przed zatwierdzeniem. W branżach o ścisłych regulacjach, takich jak sektor farmaceutyczny czy spożywczy, dochodzi śledzenie numerów partii oraz dat ważności, które zapisuje się już przy przyjęciu. Skan nie zastępuje decyzji kierownika w sprawie brakującego towaru.
Dostęp przez przeglądarkę i urządzenia mobilne
Zarządzanie przez smartfon czy terminal opiera się na tych samych danych co praca w przeglądarce, więc to, co magazynier zapisze na urządzeniu, kierownik widzi w biurze w tej samej chwili, z wyjątkiem operacji czekających offline. Dostęp spoza magazynu zależy od modelu wdrożenia: w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS) infrastrukturę utrzymuje dostawca, a dostęp odbywa się przez przeglądarkę. Pracę w chmurze opisuje strona o aplikacji magazynowej w Internecie.
Co sprawdzić na demie przed przeniesieniem zleceń do programu?
Część odpowiedzi leży w układzie konkretnego wdrożenia, a nie w opisach serwisu. Cztery pytania warto zadać w bezpłatnym demie, zanim zlecenia zaczną przechodzić przez program:
- Czy zlecenie z importu albo z ERP trafia najpierw do bufora, czy od razu na listę zleceń oczekujących.
- Czy terminal pokazuje wspólną listę, czy zlecenia przypisane do zalogowanego użytkownika.
- Jak szybko zmiana priorytetu zmienia listę na terminalu i co widzi magazynier, który już zbiera pozycje z tego zlecenia.
- Co dokładnie pokazują widoki Realizacja zadań i Plan dnia w menu Kalendarze.
Odpowiedzi trafiają do specyfikacji z analizy przedwdrożeniowej, bo od nich zależy zakres szkolenia i ustawień. Statusy dokumentu WZ opisuje strona o procesie kompletacji, a pełną ścieżkę zbierania strona o programie do kompletacji.