Zamówienie z ERP trafia do magazynu po imporcie, a WMS zgłasza do wysyłki jego status, od zaimportowania po wydanie. Co po tym widzi handlowiec w ERP.
Status zamówienia z magazynu w ERP to pole w samym zamówieniu, które mówi handlowcowi, na jakim etapie jest jego sprawa. W opisywanym wdrożeniu pole przyjmuje cztery wartości: „Zaimportowane”, „Częściowo Wydane”, „Wydane” i „Usunięte”. Handlowiec nie musi dzwonić do magazynu, żeby sprawdzić, czy zamówienie dotarło i czy wyszło w całości.
Zamówienie zostaje w ERP, a magazyn dostaje z niego zlecenie przy imporcie. Potem WMS zgłasza do wysyłki status, który rośnie od „Zaimportowane” do „Wydane”, z jednym etapem pośrednim: „Częściowo Wydane”. Przekazanie statusu do ERP wykonuje usługa wysyłająca, której pracy ta strona nie opisuje.
Zamówienie zostaje w ERP, a magazyn dostaje z niego zlecenie
Źródłem prawdy jest zamówienie w ERP. WMS nie przejmuje go na własność, tylko tworzy na jego podstawie zlecenie. Zamówienia odbiorców stają się zleceniami wydania, a zamówienia własne zleceniami przyjęcia. W opisywanym wdrożeniu zamówienia odbiorców są wybierane według reguły działu ERP, a zamówienia własne tej reguły nie mają.
O tym, czy zamówienie zostało już przekazane magazynowi, mówi to samo pole, które potem pokazuje etap. Import bierze tylko zamówienia z pustym polem statusu. Puste pole znaczy więc „jeszcze nie przekazano”, a każda wartość znaczy „magazyn już o tym wie”. Jedno pole pełni zatem dwie role: znacznika przekazania i wskaźnika etapu.
Jedna pozycja zamówienia daje jedną pozycję zlecenia, a numer dokumentu zamówienia z ERP staje się numerem dokumentu zlecenia. Pozycje tego samego towaru nie są przy imporcie łączone. Łączy je dopiero lista kompletacji na kolektorze, którą opisuje strona o kompletacji na kolektorze. W analizie przedwdrożeniowej zakładano, że pozycje tego samego towaru mają być połączone już w WMS.
Import jest procedurą w bazie magazynu. Sposób i częstotliwość jej uruchamiania nie są częścią tego opisu. Numer zamówienia wraca w statusie bez znacznika spółki, a jak ten znacznik powstaje, opisuje artykuł o jednej bazie WMS i dwóch bazach ERP.
Magazyn widzi zlecenie dopiero po zgłoszeniu statusu
Import sam niczego nie pokazuje magazynierowi. Zlecenie staje się widoczne dopiero wtedy, gdy procedura statusu zaznaczy, że status „Zaimportowane” został przekazany usłudze wysyłającej. Dotyczy to listy zleceń wydania na kolektorze i rejestrów zleceń oczekujących. Kolejność jest więc odwrotna do intuicji: najpierw status zgłoszony do wysyłki, potem zlecenie na liście.
Procedura statusu zwraca zestaw wierszy. Każdy wiersz niesie numer zamówienia w ERP bez znacznika spółki oraz parę: kod pola i wartość statusu. Zestaw jest przeznaczony dla usługi wysyłającej dane do ERP, a jej harmonogramu nie opisujemy.
Lista zleceń wydania na kolektorze pokazuje wiersze z numerem dokumentu zamówienia i odbiorcą, a spółkę wskazuje jej nazwa. Lista mieści do 20 pozycji i ma filtr po wpisanym tekście. Zlecenia z niezgłoszonym statusem na niej się nie pojawiają. Dla kierownika magazynu oznacza to, że brak zlecenia na liście nie musi znaczyć braku zamówienia w ERP: może ono po prostu czekać na zgłoszenie.
Pole statusu opisuje etap zamówienia dla handlowca
Tabela zestawia pięć sytuacji zamówienia z tym, co robi magazyn, i ze statusem, który jest wtedy zgłaszany.
| Moment | Co robi magazyn | Status zgłaszany dla zamówienia |
|---|---|---|
| Zamówienie czeka w ERP | Nic, zamówienia jeszcze nie ma w WMS | Pole puste |
| Import i zgłoszenie | Powstaje zlecenie, które po zgłoszeniu pojawia się na kolektorze | Zaimportowane |
| Wydano część towaru | Dokument WZ przekazano do wysyłki, zlecenie wciąż otwarte | Częściowo Wydane |
| Wydano całość | Zlecenie zamknięte, wszystkie dokumenty WZ przekazane do wysyłki | Wydane |
| Wyłączono wszystkie pozycje | Zlecenie znika z oczekujących | Usunięte |
Schemat czyta się od lewej do prawej. Pod osią leży linia zlecenia widocznego na kolektorze: zaczyna się dopiero po pierwszej strzałce, czyli po zgłoszeniu statusu „Zaimportowane”. Do wartości statusu wracamy w dwóch kolejnych sekcjach, bo każda z nich ma własne warunki.
Status Częściowo Wydane jest zgłaszany raz, gdy zlecenie jest jeszcze otwarte
Zlecenie zamyka się samo przy zatwierdzeniu dokumentu WZ, gdy po zatwierdzonych wydaniach nie zostało nic do wydania na żadnej pozycji. Dopóki zostaje choć jedna niewydana pozycja, zlecenie pozostaje otwarte. Dokumenty WZ opisuje strona o dokumentach WZ.
Dokument WZ trafia do wysyłki do ERP osobną procedurą, a w notatce dokumentu w ERP zapisywany jest numer dokumentu WMS. Status „Częściowo Wydane” jest zgłaszany do wysyłki raz, gdy przekazano już do wysyłki dokument WZ, żaden dokument nie czeka na przekazanie, a zlecenie jest jeszcze otwarte. Dokument, który czeka na przekazanie, wstrzymuje więc zgłoszenie statusu.
Po przekazaniu kolejnych dokumentów i zamknięciu zlecenia status zmienia się na „Wydane”. Gdy status „Częściowo Wydane” zostanie przekazany do ERP, handlowiec może rozmawiać z odbiorcą o części towaru, a nie o całości.
Status Wydane jest zgłaszany po zamknięciu zlecenia i dokumentach WZ
Status „Wydane” jest zgłaszany do wysyłki dopiero wtedy, gdy zlecenie jest zamknięte, co najmniej jeden dokument WZ przekazano do wysyłki i żaden nie czeka na przekazanie. Warunki ustalają kolejność zgłaszania: status wychodzi po dokumentach WZ zlecenia, nie przed nimi.
Status „Wydane” jest zgłaszany do wysyłki dopiero po zamknięciu zlecenia i przekazaniu do wysyłki wszystkich dokumentów WZ zlecenia.
Nie opisujemy gwarancji, w jakiej kolejności dokument i status dotrą do ERP. Przekazaniem zajmuje się usługa wysyłająca, a jej konfiguracja nie jest częścią tego opisu. Strona o integracji systemów informatycznych pokazuje ogólną drogę dokumentów między magazynem a ERP.
Dla zleceń przyjęcia działa ten sam mechanizm. Status „Częściowo Przyjęte” jest zgłaszany po dokumencie PZ przekazanym do wysyłki, gdy zlecenie jest otwarte, a „Przyjęte” po zamknięciu zlecenia i przekazaniu do wysyłki wszystkich dokumentów PZ. Samo przyjęcie opisuje strona o przyjęciach w WMS.
Pozycja, której w ERP już nie ma w chwili importu, jest wyłączana
W trakcie importu procedura uzgadnia pozycje przetwarzanych zamówień z ERP. Pozycja, której w ERP już nie ma, jest wyłączana w WMS. To krok importu: opis nie obejmuje wykrywania zmian w zamówieniu po imporcie ani ciągłego sprawdzania, czy pozycja nadal istnieje w ERP.
Gdy w WMS zostaną wyłączone wszystkie pozycje zlecenia, zgłaszany jest status „Usunięte”, a zlecenie przestaje być widoczne jako oczekujące. Procedury statusów przyjmują numer spółki jako parametr. Wycofanie zlecenia w WMS to inna sytuacja: tam decyzję podejmuje magazyn, a nie zamówienie w ERP, i opisuje ją strona o wycofaniu zlecenia w WMS.
Ogólny obraz zleceń przyjęcia i wydania daje strona o programie do przyjmowania zamówień. Tutaj opisujemy tylko to, co zamówienie w ERP robi z polem statusu.
Jedno zamówienie od zapisu w ERP do statusu Wydane
Przykład z danymi fikcyjnymi. Handlowiec Spółki A zapisuje w ERP zamówienie Zlecenie 26-1001 dla Odbiorcy Testowego na dwa artykuły. Pole statusu jest puste, więc zamówienie czeka na import.
Import tworzy w WMS zlecenie wydania i zgłasza status „Zaimportowane” do przekazania usłudze wysyłającej. Dopiero wtedy zlecenie pojawia się na liście kolektora z numerem dokumentu i odbiorcą, a obok widać nazwę spółki. Magazynier wskazuje je na liście, a potem kompletuje towar i zatwierdza wydanie jednego artykułu.
Po przekazaniu dokumentu WZ do wysyłki zgłaszany jest status „Częściowo Wydane”. Zlecenie jest nadal otwarte, bo drugi artykuł czeka. Po jego wydaniu zlecenie zamyka się samo przy zatwierdzeniu kolejnego dokumentu WZ. Gdy ostatni dokument zostanie przekazany do wysyłki, zgłaszany jest status „Wydane”, a po przekazaniu tego statusu do ERP handlowiec może uznać zamówienie za zrealizowane w całości.
Czego ten opis nie obejmuje
Opis ogranicza się do tego, co robi magazyn, i do tego, co zgłaszają procedury statusów.
- Harmonogram. Nie podajemy, kto, jak często i w jaki sposób uruchamia procedury statusów ani import.
- Dostarczenie. Nie twierdzimy, że status lub dokument dotarły do ERP. Nie opisujemy ponawiania wysyłki, zapisu błędów w WMS ani powrotu numeru dokumentu z ERP do WMS.
- Zmiany po imporcie. Zmiana ilości w zamówieniu po imporcie nie jest opisana jako uwzględniana, a usunięcie pozycji w ERP po imporcie nie jest opisane jako wykrywane.
- Zakres. Opis nie obejmuje zamówień anulowanych w ERP (inaczej niż usuniętych pozycji) i nie twierdzi, że status działa identycznie dla każdej spółki.
Cztery pytania przed ustawieniem statusów w Twojej firmie
- Skąd dziś handlowiec wie, że magazyn przyjął zamówienie do realizacji?
- Które statusy realizacji chcecie widzieć w ERP i przy jakim zdarzeniu mają się zmieniać?
- Czy zamówienia z różnych działów mają trafiać do tego samego magazynu na tych samych zasadach?
- Co ma się dziać w magazynie z pozycją, której w zamówieniu w ERP nie ma już w chwili importu?