Jak WMS wycofuje zlecenie ZPZ lub ZWZ: anuluje dokumenty i zadania, cofa zlecenie do bufora, pilnuje palet z późniejszymi dokumentami i zapisuje historię.
Klient odwołuje dostawę, a magazyn ma już dokumenty i zadania na kolektorach. Ktoś musi to cofnąć. Właściciel firmy pyta wtedy o jedno: czy po cofnięciu zostanie ślad tego, co się wydarzyło.
W opisywanym wdrożeniu programu magazynowego WMS.net u operatora logistycznego z południa Polski służy do tego wycofanie zlecenia. System nie usuwa żadnych wierszy. Zmienia statusy dokumentów i zadań, a samo zlecenie wraca do bufora, czyli do stanu roboczego przed realizacją. Całość to jedna operacja, która zostawia wpis w historii zlecenia.
Funkcja weszła do systemu w 2021 roku, jak pokazuje oś czasu w artykule o rozwoju WMS po wdrożeniu. Nie każdy klient operatora ma ją włączoną i nie każdy użytkownik może z niej skorzystać. W innym magazynie zakres funkcji ustala analiza przedwdrożeniowa.
Po co wycofanie zlecenia
Zlecenie przyjęcia (ZPZ) albo zlecenie wydania (ZWZ) nie jest pojedynczym zapisem. Pod zleceniem leżą dokumenty magazynowe, a pod dokumentami zadania dla operatorów wózków. Gdy klient rezygnuje, trzeba zdjąć wszystkie poziomy naraz. Przebieg zleceń przyjęcia opisuje strona o przyjęciach w WMS, a zleceń wydania strona o wydaniu z magazynu.
Najprostszy sposób to skasować wiersze. Wada jest oczywista: razem z wierszami znika historia. W opisywanym wdrożeniu każda pozycja zostaje więc w bazie, a zmienia się tylko jej status. Wpis w historii zlecenia ma brzmienie „Wycofanie zlecenia. Usunięcie pozycji dokumentów magazynowych i zadań”. Treść wpisu mówi o usunięciu, ale w bazie pozycje zostają ze zmienionym statusem.
Bufor, do którego wraca zlecenie, znamy z dokumentów magazynowych. Pozycje w buforze są zapisane, ale nie zmieniają jeszcze stanu magazynowego. Dopiero zatwierdzenie dokumentu zmienia stan, a do tego momentu dokument można poprawić.
Kto może wycofać zlecenie
Wycofać zlecenie mogą koordynator i kierownik. Pozostałe role takiej możliwości nie mają.
Drugi warunek leży po stronie klienta operatora. Funkcja działa tylko dla kontrahentów, którzy mają odpowiedni znacznik w kartotece kontrahenta. To jeden z czterech takich znaczników opisanych w artykule o WMS dla operatora 3PL.
Dla właściciela firmy ma to znaczenie praktyczne. Operator może włączyć wycofanie dla jednego klienta, a dla drugiego zostawić zlecenia bez tej możliwości. Reguły każdego klienta leżą w konfiguracji, a nie w jednym wspólnym ustawieniu programu.
Co dzieje się ze zleceniem po wycofaniu
Wycofanie zmienia pięć rzeczy w jednej operacji. Dokumenty magazynowe zlecenia dostają status anulowany. Wyjątkiem są dokumenty zmiany lokalizacji (ZL): zostają w bazie, ale tracą powiązanie ze zleceniem. Zadania operatorów również dostają status anulowany i komentarz wskazujący wycofanie. Zlecenie wraca do bufora, a w jego historii pojawia się nowy wpis. Kierownik nie wycofuje więc dokumentów ani zadań pojedynczo.
Przykład: klient odwołuje zamówienie ZAM-10021. Kierownik wycofuje zlecenie wydania jedną operacją. Od tej chwili dokumenty tego zlecenia i zadania mają status anulowany, a samo zlecenie czeka w buforze. Jak zlecenie wydania dzieli się na palety pełne i mix, opisuje artykuł o wydaniu palet pełnych i mix.
Zapis techniczny dla działu IT
Dział IT widzi zmianę w bazie jako zestaw kodów. WYC oznacza dokument lub zadanie anulowane przez wycofanie, a WPO dokument zmiany lokalizacji pozostawiony po wycofaniu. Tabela zestawia, co zmienia się w każdym obiekcie.
| Obiekt | Zmiana przy wycofaniu | Zapis w systemie |
|---|---|---|
| Dokumenty poza ZL | Status anulowany | Kod WYC |
| Dokumenty ZL | Zostają w bazie, powiązanie ze zleceniem wyzerowane | Kod WPO |
| Zadania operatorów | Status anulowany z komentarzem | Komentarz WYC albo WPO |
| Zlecenie | Wraca do bufora | Znacznik realizacji i status wyzerowane |
| Historia zlecenia | Nowy wpis | „Wycofanie zlecenia. Usunięcie pozycji dokumentów magazynowych i zadań” |
Nie usuwamy wierszy. Zmiana statusu zostawia ślad, po którym da się odtworzyć przebieg.
Blokada dla przyjęć z późniejszymi dokumentami
Przy zleceniu przyjęcia system sprawdza jeszcze jedną rzecz. Chodzi o to, czy do palet z tego zlecenia dopisano później inne dokumenty. Jeśli tak, wyświetla blokadę z komunikatem i ukrywa przycisk wycofania.
Przykład: do palety z przyjęcia indeksu WYR-001 dopisano już kolejny dokument. Zlecenie przyjęcia dostaje wtedy blokadę, a przycisk wycofania znika.
Dla zleceń wydania obowiązuje inna reguła. Kontrola wolnych lokalizacji do cofnięcia palet nie jest tam wprowadzona, więc system nie sprawdza, czy palety mają dokąd wrócić. Opisujemy to wprost jako granicę funkcji.
Zamknięcie niepełnego zlecenia i protokół różnic
Wycofanie nie jest jedynym sposobem na zlecenie, które nie zostanie wykonane do końca. Niepełne zlecenie można też zamknąć. System robi wtedy cztery rzeczy.
- Pozycje z buforem. Pozycje dokumentów, które czekają w buforze, zostają anulowane.
- Zlecenie i awizacja. System zamyka zlecenie i jego awizację.
- Korekta zlecenia. Powstaje korekta z oznaczeniem K.
- Protokół różnic. Lista asortymentu z ilością zleconą i zrealizowaną.
Dla wybranych kontrahentów protokół liczy się od ilości pierwotnej. Pole z ilością pierwotną leży osobno od ilości bieżącej, więc protokół może liczyć od jednej albo od drugiej. To kolejny znacznik na kartotece kontrahenta, obok wycofania zlecenia. Protokół powstaje też wtedy, gdy przy realizacji zlecenia wydania brakuje towaru. Okno z tabelą braków pozwala wtedy przerwać pracę albo zrealizować to, co jest na stanie, a różnica trafia do protokołu. Zasadę opisuje artykuł o palecie mix w WMS.
Zwolnienie operatora z zadania
Czasem nie trzeba cofać całego zlecenia. Wystarczy uwolnić operatora z zadania, które mu przypisano. W opisywanym wdrożeniu zmienia się wtedy status zadania, a nie dokumentu magazynowego.
Układ ma praktyczny powód: łatwo sprawdzić, co zmieniono. Dokument magazynowy zostaje taki, jaki był, a ślad po zmianie leży w zadaniu. Zadania, które operator widzi na kolektorze magazynowym, mają własne statusy, osobne od statusów dokumentów.