System zarządzania magazynem w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

System zarządzania magazynem prowadzi przepływ towarów od przyjęcia do wydania. Każdy ruch zapisuje się jako dokument, więc oprogramowanie magazynowe wie, co leży na której lokalizacji i ile miejsca zostało na regałach. Przestrzeń składowania jest wykorzystana lepiej, bo system widzi, które lokalizacje są wolne.

System przydziela lokalizacje produktom według reguł ustawionych w konfiguracji, a nie według pamięci magazyniera. Zarządza też pracą personelu, bo każdy pracownik dostaje jasne instrukcje dotyczące zadań do wykonania.

Stan magazynowy zmienia się z zapisem każdego dokumentu przyjęcia lub wydania. Stany są monitorowane na bieżąco, więc przedsiębiorstwo ma aktualną informację o dostępności produktów. Automatyczne powiadomienia o niskich stanach ostrzegają przed brakami, zanim towaru zabraknie przy kompletacji.

Raporty i analizy wydajności dają kierownictwu pełen obraz pracy magazynu. Dane pochodzą z dokumentów, dlatego decyzje biznesowe opierają się na zapisach i zapadają szybciej niż przy tradycyjnych metodach. Zakres widocznych raportów zależy od roli pracownika, bo uprawnienia nadaje administrator według hierarchii dostępu.

Czym system zarządzania magazynem różni się od zwykłej ewidencji?

Ewidencja magazynowa zapisuje, ile sztuk towaru ma firma. Kartoteka, arkusz kalkulacyjny albo moduł magazynowy w programie księgowym odpowiadają na pytanie o stan i na tym kończą pracę. Nie wskazują, na której półce stoi paleta, ani nie mówią magazynierowi, co ma zrobić w następnej kolejności. System zarządzania magazynem, czyli oprogramowanie klasy WMS (Warehouse Management System), dodaje do stanu dwie rzeczy: adres składowania i polecenie pracy. Program nie tylko zapisuje to, co się stało, ale też podpowiada, co zrobić dalej.

Różnicę widać, gdy ktoś pyta o konkretną paletę. W ewidencji odpowiedź brzmi: jest na stanie. W systemie zarządzania magazynem odpowiedź jest dokładniejsza: paleta stoi na lokalizacji A.01.4, przyjął ją dokument PZ, a od tej pory nikt jej nie przemieszczał (adres jest przykładowy). W pierwszym przypadku odpowiedź wymaga obchodu hali, w drugim wystarczy ekran.

Różnicę można sprowadzić do czterech pytań, na które ewidencja nie odpowiada:

• Gdzie leży towar? Program przypisuje pozycji adres składowania i wskazuje go przy każdym pobraniu.
• Co ma teraz zrobić magazynier? Zadania trafiają do kolejki, więc pracownik nie czeka na polecenie kierownika.
• Kto ruszył towar? Przy operacji zostaje użytkownik i data, dlatego rozbieżność da się prześledzić po dokumentach.
• Z której partii wydać? Przy wydaniu program wskazuje partię według zasady FIFO albo FEFO.

Ta strona opisuje system od strony codziennej pracy: co dzieje się na kolejnych etapach dnia, jakie dane zostają w bazie i jak wygląda wdrożenie. Pełną definicję klasy WMS, porównanie z arkuszem kalkulacyjnym i podział zadań z ERP zawiera strona o systemie WMS, a polski produkt opisuje strona system zarządzania magazynem WMS. Sam system magazynowy nie zastępuje programu księgowego ani sprzedażowego: ERP rozlicza towar, a system magazynowy zna jego adres, więc oba wymieniają dane przez integrację z systemem ERP.

Jakie są główne funkcje systemu zarządzania magazynem?

System zarządzania magazynem oferuje wiele funkcji, które wspierają przedsiębiorstwa w prowadzeniu magazynu. Pierwszą z ważniejszych jest zarządzanie zapasami. WMS śledzi stany magazynowe dokładnie, dzięki czemu firma unika sytuacji, w których towaru brakuje albo leży on w nadmiarze. Zakupy planuje się lepiej, a koszty przechowywania spadają.

Kolejną istotną funkcją jest zarządzanie lokalizacją. System przypisuje każdemu produktowi konkretne miejsce w magazynie, co ułatwia jego odnalezienie podczas kompletacji zamówień. WMS optymalizuje też rozmieszczenie towarów, aby skrócić czas pobrania. Zamówienia są realizowane szybciej, a klienci są bardziej zadowoleni.

Układ lokalizacji nie musi zostać ustalony raz na zawsze. Analiza ABC oraz XYZ dzieli asortyment według wartości i częstotliwości rotacji, a strona o rozmieszczeniu towarów w magazynie opisuje, które grupy ustawić bliżej strefy wysyłki. System może kierować towar szybko rotujący bliżej wysyłki, a rzadko pobierany w dalsze części hali.

WMS zarządza także procesami magazynowymi. System automatyzuje przyjmowanie towarów i kompletację zamówień, a także pakowanie i wysyłkę. Pracownicy mogą skupić się na zadaniach złożonych, co podnosi ich wydajność. Raporty z pracy magazynu pokazują efektywność i wskazują potencjalne obszary do poprawy. Dokumenty PZ i WZ prowadzą towar przez te etapy, a zlecenia ZPZ i ZWZ zapowiadają je z wyprzedzeniem.

Artykuły o wdrożeniu i technologii WMS

Ważnym elementem pracy przedsiębiorstwa logistycznego jest system zarządzania magazynem. Rozwiązania WMS dają kontrolę nad procesami od przyjęcia towaru po jego wydanie. Sztuczna inteligencja i aplikacje mobilne dodatkowo usprawniają pracę w magazynie.

• Wdrożenie i wybór. Artykuł o korzyściach z wdrożenia systemu WMS pokazuje, jak zoptymalizować procesy i zwiększyć efektywność pracy. Tekst o wyborze systemu pomaga dobrać rozwiązanie do specyfiki firmy i planowanego rozwoju.
• Technologie w magazynie. Strona o rodzajach sztucznej inteligencji w logistyce opisuje optymalizację tras kompletacji i przewidywanie zapotrzebowania, a mobilna obsługa magazynu daje pracownikom szybki dostęp do informacji i operacje w czasie rzeczywistym.
• Integracja. Integracja z systemem ERP zapewnia spójność danych i automatyzację procesów biznesowych. Połączenie WMS z ERP daje jedno rozwiązanie informatyczne dla całej firmy.
• Dostęp przez przeglądarkę. Funkcjonalności systemu WMS online opisują możliwości rozwiązań dostępnych w przeglądarce. System online daje dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia.

Jak wygląda dzień pracy z systemem zarządzania magazynem?

Dzień w magazynie z systemem nie składa się z jednego procesu, tylko z kilku, które przekazują sobie towar i dane. Schemat pokazuje sześć etapów w kolejności, w jakiej towar je przechodzi. Inwentaryzacja nie jest etapem na końcu dnia, bo przebiega obok pozostałych i korzysta z tych samych zapisów.

Przyjęcie i odłożenie towaru

Dzień zaczyna się od rampy. Gdy dostawa została zapowiedziana, w systemie czeka zlecenie przyjęcia ZPZ, a magazynier wystawia dokument PZ powiązany z tym zleceniem i porównuje przywiezione sztuki z zamówionymi. Dostawa bez zapowiedzi trafia na dokument PZB, czyli przyjęcie bezpośrednie. W obu przypadkach program zapisuje przy pozycji numer palety i lokalizację składowania, więc towar nie czeka na rampie na decyzję, gdzie go postawić. Dokumenty opisuje strona o przyjęciach w WMS, a kolejność czynności przy rozładunku strona o procedurze przyjęcia towaru.

Odłożenie jest osobnym momentem pracy. Program wskazuje wolną lokalizację według reguł z konfiguracji, a mapa magazynu pokazuje kolorem, które miejsca są zajęte. Skan lokalizacji i skan palety zamykają operację, a stan lokalizacji zmienia się natychmiast. Od tej chwili każdy pracownik widzi, że miejsce jest zajęte.

Uzupełnianie strefy i kompletacja

W trakcie zmiany półki kompletacyjne się opróżniają. Gdy stan lokalizacji spada do progu minimalnego, system tworzy zadanie przeniesienia towaru ze strefy zapasowej, a przeniesienie zostaje zapisane jako ruch MM albo przesunięcie. Magazynier nie staje przy pustej półce, choć paleta z tym samym towarem stoi kilka alejek dalej. Zasady progów min-max opisuje strona o uzupełnianiu strefy kompletacji.

Kompletacja zaczyna się od zlecenia wydania ZWZ. Po zatwierdzeniu zlecenia pracownik dostaje na terminalu listę pozycji z adresami. Błędny skan lokalizacji lub towaru system odrzuca od razu, więc pomyłka nie dociera do kartonu. Sposoby zbierania zamówień, od pojedynczych zleceń po kompletację zbiorczą, opisuje strona o kompletacji zamówień, a pracę z terminalem strona o mobilnej obsłudze magazynu.

Pakowanie i wysyłka

Na stanowisku pakowania pakujący skanuje każdą sztukę i zestawia liczbę skanów z listą ze zlecenia. Sztuka spoza listy zostaje odrzucona od razu, a nie po zaklejeniu kartonu. Dokument WZ rejestruje to, co faktycznie wyszło z magazynu, i zmniejsza stan, a dokument WZB służy do wydań bez wcześniejszego zlecenia. Cały przebieg opisuje strona o pakowaniu i kontroli wysyłki.

Inwentaryzacja bez zatrzymywania pracy

Spis z natury nie musi zamykać hali. Arkusz spisu można założyć dla jednej lokalizacji albo dla wybranej grupy towarów, a policzone ilości trafiają do arkusza z terminala bez przepisywania z kartki. Program sam liczy różnice, czyli nadwyżki i niedobory, i pokazuje je w raporcie do zatwierdzenia przez kierownika. Zasady spisu opisują strony o inwentaryzacji w programie WMS oraz o inwentaryzacji magazynu.

Poniższa tabela zestawia te same etapy w skrócie. Opisuje typową różnicę w sposobie pracy, a nie wynik liczbowy, bo ten zależy od konkretnego magazynu.

Jakie dane i wskaźniki daje system zarządzania magazynem?

Każdy ruch towaru zostawia w bazie dokument z użytkownikiem i datą, więc raporty i wskaźniki powstają z tych samych zapisów. Nikt nie wpisuje danych osobno do arkusza zestawień. Kierownik zaczyna dzień od ekranu głównego. Wykresy kołowe pokazują podział zleceń według statusu: zrealizowane, anulowane, do realizacji i w buforze. Kolejny wykres pokazuje strukturę dokumentów, a słupkowy ranking kontrahentów według liczby palet.

Raporty sięgają dalej niż ekran główny. Zestawienia dokumentów przyjęć i wydań pozwalają porównać stan w systemie z zasobami na regałach, a historia lokalizacji pokazuje, kto i kiedy ruszył towar. Zakres widocznych danych zależy od roli użytkownika, bo uprawnienia nadaje administrator, jak opisuje strona o uprawnieniach użytkowników magazynu. Dalsze możliwości opisuje strona o raportach WMS.

Wskaźnik ma sens dopiero wtedy, gdy wiadomo, z jakich zapisów powstaje. Strona o wskaźnikach magazynowych podaje definicje i wzory oraz oddziela miary policzalne z danych od szacunków. Cztery z nich wynikają wprost z dokumentów systemu zarządzania magazynem:

• Dokładność stanów. Po spisie arkusz zestawia ilość systemową z policzoną, więc udział pozycji bez różnicy wynika z arkusza.
• Wypełnienie lokalizacji. Udział zajętych miejsc w dostępnych liczy się ze stanów na lokalizacjach.
• Rotacja zapasu. Źródłem są dokumenty WZ i historia stanów, a wynik pokazuje, jak szybko towar się obraca.
• Wiekowanie zapasu. Data przyjęcia i partia pokazują, jak długo towar leży na magazynie.

Czas kompletacji liczony z cyklu dokumentu jest tylko szacunkiem, bo obejmuje także oczekiwanie zlecenia na wolnego magazyniera. Wskaźniki o takim statusie trzeba oznaczać w raporcie, żeby liczba nie udawała pewności.

Z jakimi systemami współpracuje system zarządzania magazynem?

System magazynowy rzadko pracuje sam. Dane o towarze są potrzebne tam, gdzie powstają faktury i zamówienia klientów, więc program wymienia je z pozostałymi systemami firmy, zamiast zmuszać biuro do przepisywania. Poniżej cztery najczęstsze połączenia:

• ERP i księgowość. Do magazynu spływają zamówienia i planowane dostawy, a z powrotem wracają stany i potwierdzenia wydań, co opisuje strona o integracji z systemem ERP.
• Sklep internetowy i system sprzedaży. Dostępność produktów aktualizuje się na bieżąco, więc sklep nie sprzedaje towaru, którego nie ma na półce. Temat rozwija strona o integracji WMS z platformami e-commerce.
• Firmy kurierskie. Połączenie automatyzuje listy przewozowe i etykiety wysyłkowe, a układ stref dla sklepów opisuje strona o magazynie wysyłkowym.
• Wymiana EDI. Zamówienia i awiza wysyłki przepływają między firmami w ustalonych standardach, bez ręcznego wpisywania. Zasady wymiany opisują dokumenty EDI.

Podział odpowiedzialności jest stały: ERP rozlicza towar, a system zarządzania magazynem pilnuje, gdzie ten towar leży i co się z nim dzieje. Zgodność obu liczb pozwala sprzedawać z pewnością, że towar da się wydać. Dostęp do tych samych danych z przeglądarki w wielu oddziałach opisuje strona o zarządzaniu magazynem online.

Jak wygląda wdrożenie systemu zarządzania magazynem?

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem jest projektem, a nie instalacją programu. Zespół wdrożeniowy zaczyna od analizy procesów i wywiadów z pracownikami, a kończy po okresie stabilizacji, w którym koryguje konfigurację. Pięć etapów w kolejności opisuje strona etapy wdrożenia WMS: analiza, konfiguracja, migracja danych z przygotowaniem sprzętu, testy ze szkoleniami oraz start produkcyjny. Strona o wdrożeniu WMS pokazuje z kolei, co zmienia się w pracy po uruchomieniu, na przykład w kompletacji i kontroli zapasów.

Po stronie firmy wdrożenie wymaga kilku decyzji, które system tylko odzwierciedla. Poniższa lista porządkuje cztery obszary przygotowań:

• Układ i adresacja. Rozkład regałów i stref odwzorowuje się w systemie, więc plan hali musi być aktualny. Zasady adresów opisuje strona o zarządzaniu lokalizacjami w magazynie.
• Dane. Bazę artykułów i kontrahentów oczyszcza się z duplikatów przed przeniesieniem, a import wykonują wbudowane narzędzia, jak opisuje strona o migracji danych.
• Ludzie. Użytkownicy dostają role i uprawnienia, a zespół ćwiczy nowe procedury w środowisku testowym, co opisuje strona o szkoleniu pracowników magazynu.
• Sprzęt. Terminale i drukarki etykiet wymagają zasięgu sieci Wi-Fi tam, gdzie pracują magazynierzy, więc w projekcie pojawia się też montaż punktów dostępowych.

Decyzja o starcie zapada po testach akceptacyjnych, a nie według kalendarza. Cele projektu warto zamienić na wskaźniki jeszcze przed konfiguracją, bo wtedy wynik da się zmierzyć po uruchomieniu na tych samych dokumentach, o których mowa wyżej. Zakres i koszty ustala analiza przedwdrożeniowa programu WMS.

Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania magazynem?

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem przynosi przedsiębiorstwu wymierne korzyści. Przede wszystkim rośnie efektywność pracy magazynu. Automatyzacja procesów i lepsze rozmieszczenie towarów pozwalają wykonywać zadania szybciej i dokładniej, co skraca czas realizacji zamówień.

Aktualną informację o dostępności produktów ma tylko ten magazyn, w którym każdy ruch towaru jest zapisany w systemie.

WMS poprawia też zarządzanie zapasami. Dokładne stany pozwalają uniknąć braków i nadmiaru, więc firma lepiej planuje zakupy i obniża koszty przechowywania towarów.

System podnosi jakość obsługi klienta. Szybka i dokładna realizacja zamówień sprawia, że klienci chętniej wracają do firmy. WMS umożliwia też śledzenie przesyłek, dlatego klient dostaje informację o statusie swojego zamówienia. Ten sam status widzi kierownik, więc obie strony rozmawiają o tych samych danych.

Wdrożenie skraca czas pracy i obniża koszty obsługi zamówień. Wyższa efektywność daje przewagę nad konkurencją, a lepsza jakość obsługi ją utrwala.

Skala korzyści zależy od punktu wyjścia. Magazyn, który prowadzi ewidencję w arkuszu i ma jedną zmianę, odczuje mniejszą zmianę niż magazyn z wieloma strefami i kilkoma zmianami pracy. Przed decyzją warto porównać opisane wyżej etapy z własnym dniem pracy i sprawdzić, na którym z nich dziś najczęściej dochodzi do pomyłek. Koszty omawia strona o kosztach wdrożenia WMS.

Artykuły o systemach zarządzania magazynem

System zarządzania magazynem (WMS) automatyzuje procesy magazynowe i pozwala lepiej kontrolować zapasy. Dzięki niemu można zarządzać ruchem towarów, kontrolować stany magazynowe i usprawnić kompletację zamówień. Poniższe zestawienie wskazuje artykuły o różnych aspektach WMS.

Program magazynowy WMS.net

System zarządzania magazynem w programie magazynowym WMS.net