Numery seryjne w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Numer seryjny wskazuje jedną sztukę towaru, a nie całą partię. Opisujemy, kiedy go prowadzić i jak ślad sztuki wiedzie od dostawcy do klienta i z powrotem. Dwie sztuki tego samego produktu z jednej palety mają różne numery, więc magazyn i serwis odróżnią je nawet wtedy, gdy wyglądają identycznie.

Ta strona dotyczy numeru seryjnego jednostki. Numer partii, czyli oznaczenie grupy sztuk z jednego cyklu produkcji, opisuje strona o numerze partii, a procesy zależne od terminu ważności, takie jak FEFO i wycofanie partii, strona o partiach produkcyjnych i datach ważności. Sam mechanizm ewidencji w programie opisuje strona o ewidencji na magazynie według numerów seryjnych. Tutaj pokazujemy, kiedy numer seryjny jest potrzebny i jak wpisuje się w codzienną pracę magazynu.

Numer seryjny stoi na etykiecie jako tekst i jako kod, więc współpracuje z systemem kodów kreskowych: skan zastępuje przepisywanie. Przy inwentaryzacji skan numerów pozwala porównać stan fizyczny z zapisem nie tylko co do ilości, ale i co do konkretnych sztuk. Indeks katalogowy (SKU) wskazuje rodzaj towaru, a numer seryjny konkretną sztukę tego rodzaju. Lokalizacja mówi dodatkowo, gdzie ta sztuka stoi.

Czym numer seryjny różni się od SKU, partii i terminu ważności?

Cztery dane o towarze odpowiadają na cztery różne pytania. Indeks mówi, co to za towar. Partia wskazuje cykl produkcji, z którego towar pochodzi. Numer seryjny odróżnia jedną sztukę od drugiej, a termin ważności określa, do kiedy towar nadaje się do sprzedaży. Tabela zestawia je na jednym przykładzie ilustracyjnym. Podobne zestawienie, ale bez SKU i z zapisem w kodach GS1, podaje strona o numerze partii.

Numer seryjny jest unikalny w obrębie jednego producenta i jednego wyrobu, a nie w skali całego rynku. Ten sam ciąg znaków może więc legalnie wystąpić przy dwóch różnych towarach. Dlatego magazyn traktuje parę indeks plus numer seryjny jako jedną całość i w tej parze szuka powtórzeń.

Które towary wymagają numeru seryjnego?

Numer seryjny prowadzi się tam, gdzie po sprzedaży ktoś zapyta o konkretną sztukę. Powody są cztery:

• Gwarancja i serwis. Producent lub serwis rozpoznaje urządzenie po numerze, więc bez niego trudno wykazać, że zgłoszona sztuka jest tą, którą sprzedano.
• Reklamacja i zwrot. Magazyn sprawdza, czy odesłana sztuka rzeczywiście wyszła z jego stanu i komu ją wydano.
• Wartość towaru. Przy drogim sprzęcie różnicę między stanem a półką trzeba umieć wskazać co do sztuki.
• Wymóg odbiorcy lub przepisu. Niektórzy odbiorcy i niektóre branże żądają numerów na dokumentach wydania.

W praktyce numer seryjny prowadzi się przy elektronice i sprzęcie AGD, czyli przy urządzeniach z gwarancją. Towar sprzedawany na sztuki bez gwarancji, na przykład artykuły sypkie albo drobne akcesoria, zwykle go nie wymaga: wystarcza indeks i ewentualnie partia. Każdy numer seryjny wydłuża przyjęcie i wydanie, więc prowadzi się go tylko tam, gdzie zwraca się ten czas.

Osobny przypadek to narzędzia wypożyczane. W opisanym na stronie o programie dla wypożyczalni procesie zwrotu pracownik skanuje identyfikator narzędzia i opcjonalnie podaje numer seryjny, a gdy narzędzie jest zarejestrowane pod kilkoma numerami, wybiera właściwy z listy. Ewidencję narzędzi w terenie opisuje strona o systemie mobilnym.

Leki mają unikalny identyfikator w kodzie 2D z numerem seryjnym pod identyfikatorem (21), co opisuje strona o logistyce farmaceutyków. W wyrobach medycznych działa system UDI: jego część zmienna, identyfikator produkcji, może zawierać numer seryjny, numer partii, datę produkcji lub termin ważności (rozporządzenie (UE) 2017/745, art. 27 i załącznik VI część C). Które z tych danych dotyczą danego wyrobu, zależy od jego klasy i ustala to producent, więc magazyn bierze zakres z etykiety i z umowy, a nie z tej strony.

Przy jakich operacjach zapisuje się numer seryjny?

Numer seryjny trzeba zapisać za każdym razem, gdy sztuka zmienia stan lub miejsce. Pominięta operacja tworzy lukę w śladzie: system wie, że sztuka weszła, ale nie wie, że wyszła. Tabela zestawia operacje z tym, co się zapisuje i co się sprawdza. Nazwy dokumentów odpowiadają Studio WMS.net, a tabela pokazuje zasadę pracy z numerami seryjnymi. To, które kontrole program wykonuje samoczynnie w danym wdrożeniu, pokazuje demo i potwierdza projekt.

Najwięcej zależy od przyjęcia, bo numer wpisany z błędem przy dostawie powtarza się w każdej kolejnej operacji. Przebieg dostawy opisuje strona o przyjęciu do magazynu, a zapowiedź zawartości dostawy strona o awizacji dostaw. Po stronie wydania obowiązuje ta sama zasada, co opisują strony o wydaniu z magazynu i o dokumentach WZ. Zbieranie sztuk pod zamówienie opisuje strona o kompletacji zamówień, a spis całego stanu strona o inwentaryzacji magazynu.

Program magazynowy WMS.net

Numery seryjne w programie magazynowym WMS.net

Skanować numer seryjny czy wpisywać go ręcznie?

Skan jest metodą podstawową. Numer seryjny bywa długim ciągiem liter i cyfr, a przepisywanie go z etykiety dopuszcza pomyłki, takie jak zamiana zera z literą O albo jedynki z literą I. W standardzie GS1 numer seryjny stoi w kodzie pod identyfikatorem (21) i ma do 20 znaków alfanumerycznych, co opisuje strona o numerze partii. Kod 2D może nieść naraz numer seryjny i inne dane o towarze, na przykład partię, więc jeden skan wypełnia kilka pól bez przepisywania. Rodzaje kodów opisuje strona o kodach kreskowych 1D i 2D.

Wpisywanie jest wyjątkiem i dotyczy dwóch przypadków:

• Etykieta bez kodu. Numer przepisuje się z tekstu, a drugi odczyt lub druga osoba potwierdza zgodność.
• Uszkodzony kod. Skaner go nie czyta, więc numer wpisuje się ręcznie, a uszkodzenie opisuje się w uwagach do przyjęcia.

Magazyn nie zastępuje numeru producenta własnym. Może nakleić własną etykietę z numerem przepisanym i sprawdzonym, ale zapis w systemie musi pozostać zgodny z tym, co producent wybił na urządzeniu. Skanowanie przy regale i na rampie umożliwia aplikacja magazynowa na Androida, a wybór czytnika opisuje strona o czytniku kodów. Zasady etykiet z danymi z systemu opisuje strona o etykietach magazynowych.

Jak system pilnuje unikalności i wykrywa duplikaty?

Kontrola unikalności działa na parze indeks plus numer seryjny i odrzuca albo zgłasza numer, który się powtarza. Duplikat powstaje w czterech sytuacjach:

• Podwójny skan. Ta sama sztuka trafia dwa razy do jednej pozycji dokumentu przyjęcia.
• Pomyłka we wpisie. Jeden błędny znak daje numer, który należy już do innej sztuki na stanie.
• Powrót sztuki. Zwrócona sztuka wraca z numerem, który wcześniej wyszedł z magazynu. To nie jest błąd, tylko drugie przyjęcie tej samej sztuki, które system rozpoznaje po historii numeru.
• Błąd dostawcy. Dwie różne sztuki w jednej dostawie mają ten sam numer, co wymaga reklamacji do dostawcy.

Dobra kontrola nie kasuje danych po cichu. Zatrzymuje operację i prosi osobę odpowiedzialną o decyzję, bo tylko człowiek z towarem w ręku rozstrzygnie, czy numer jest błędem, powrotem czy wadą dostawy. Zakres kontroli w Studio WMS.net, na przykład to, czy program odrzuca powtórzony numer przy przyjęciu, ustala się w projekcie i sprawdza na demo. Mechanizm ewidencji opisuje strona o ewidencji według numerów seryjnych.

Jak wygląda ślad sztuki od dostawcy do klienta i z powrotem?

Ślad sztuki ma sześć przystanków, a numer musi być zapisany lub sprawdzony na każdym z nich. Zapis zaczyna się na etykiecie producenta, w systemie pojawia się przy przyjęciu i od tego wpisu zależą wszystkie kolejne ogniwa. Zwrot lub serwis zamyka pętlę: sztuka wraca na stan albo trafia do naprawy, a jej numer prowadzi dalej tę samą historię.

Po tym samym numerze można pójść w dwie strony. W przód prowadzi od sztuki do dokumentu WZ, a z niego do klienta i daty wydania. Wstecz prowadzi od reklamowanej sztuki do dokumentu przyjęcia i dostawcy. Różnica wobec partii jest praktyczna: partia wskazuje listę odbiorców całej dostawy, a numer seryjny wskazuje jednego klienta, więc wycofanie obejmuje tylko sztuki, których dotyczy wada. Ogólny obraz drogi towaru przez magazyn daje strona o przepływie towarów, a lokalizacje opisuje strona o lokalizacji towaru.

Ślad urywa się w miejscu, w którym numer nie został zapisany. Przy wyszukiwaniu dokumentów Studio WMS.net pozwala filtrować po dacie, kontrahencie, asortymencie i numerze partii, więc część drogi odtwarza się z dokumentów nawet wtedy, gdy numeru seryjnego nie ma wśród filtrów. Dokładną ścieżkę wyszukiwania sztuki po jej numerze pokazuje demo.

Jak numer seryjny pomaga w gwarancji i reklamacji?

Reklamacja zaczyna się od pytania, czy zgłoszona sztuka w ogóle była w obrocie firmy. Numer seryjny z formularza zestawia się z dokumentem wydania, a odpowiedzią są klient i data wydania. W Studio WMS.net formularz zgłoszenia ma pole numeru seryjnego, a protokoły reklamacyjne mają etykiety z kodami kreskowymi, co opisuje strona o programie reklamacyjnym RMA.

Zwrot po odstąpieniu od umowy i reklamacja to dwie różne ścieżki. Zwrot nie wymaga wady towaru, a reklamacja wymaga niezgodności towaru z umową. Zasady i podstawy prawne opisuje strona o zwrotach w magazynie e-commerce, więc nie powtarzamy ich tutaj. Numer seryjny pomaga przy obu ścieżkach, bo wskazuje, którą sztukę klient odsyła i czy była wydana temu klientowi.

Gdy sztukę wymieniono na nową, numer seryjny wymiany zapisuje się obok numeru sztuki zwróconej. Bez tego ślad urywa się na pierwszej sztuce, a magazyn nie wie, że klient ma już inne urządzenie niż to, które pierwotnie wydano. Gwarancja i serwis wymagają tego samego zapisu po stronie serwisu, ale zasady gwarancji wynikają z dokumentu gwarancyjnego producenta, więc magazyn ich nie ustala.

Co z numerami seryjnymi przy dużych ilościach?

Przy kilku sztukach dziennie numer seryjny zapisuje się bez wysiłku. Przy dostawie kilkuset sztuk pojedynczy odczyt staje się głównym kosztem przyjęcia. Przykład ilustracyjny: paleta ze 120 sztukami to 120 odczytów, a przy trzech sekundach na odczyt samo skanowanie palety trwa sześć minut. Czas można skrócić czterema sposobami:

• Lista od dostawcy. Dostawca przesyła numery seryjne dostawy w pliku razem z awizacją, a magazyn potwierdza je wyrywkowym skanem.
• Etykieta zbiorcza. Karton lub paleta ma własny numer, na przykład SSCC, powiązany z listą numerów sztuk w środku. Wymaga to ustalenia, kto odpowiada za zgodność listy.
• Równoległe stanowiska. Rampa z kilkoma terminalami dzieli dostawę na kilka osób skanujących jednocześnie.
• Wybór towarów. Numer prowadzi się tylko przy towarach, które go naprawdę potrzebują, zgodnie z podziałem z sekcji o wymaganiach.

Niezależnie od sposobu obowiązuje jedna kontrola: liczba numerów musi być równa ilości w pozycji dokumentu. Czy i w jakiej formie Studio WMS.net wczyta listę numerów z pliku dostawcy, ustala się w projekcie, bo żadna ze stron tej witryny nie opisuje tego jako funkcji standardowej. Zapowiedź zawartości dostawy opisuje strona o awizacji dostaw, a etykiety jednostek logistycznych strona o etykietach logistycznych GS1.

Dlaczego warto korzystać z Studio WMS.net do zarządzania numerami seryjnymi?

Studio WMS.net prowadzi ewidencję według numerów seryjnych i obsługuje w jednej bazie przyjęcie towaru i inwentaryzację, a kompletacja zamówień korzysta z tych samych danych. Dzięki temu numer zapisany przy przyjęciu jest tym samym, który widać przy wydaniu i przy spisie, a pracownicy nie przepisują go między systemami. Strona o funkcjach WMS online wymienia numery seryjne wśród cech kartoteki towarowej obok partii i daty ważności, a dla towaru da się wydrukować etykietę (funkcje systemu WMS online).

Dane z dokumentów przyjęcia i wydania zasilają raporty stanów i ruchów, co opisuje strona o raportowaniu. Zestawienia operacji z numerami seryjnymi można przygotować także raportami SQL Server. Spis towarów z numerami seryjnymi zależy jednak od tego, czy numer zapisano przy każdej operacji, więc raport nie naprawi luki w śladzie.

Na jakich stanowiskach pracuje się z numerami seryjnymi?

Ten sam zapis numeru obsługuje kilka stanowisk. Tabela zestawia je ze stronami, które opisują każde z nich. Treść wierszy pochodzi z opisów tych stron, a nie z osobnej specyfikacji numerów seryjnych.

Jak wygląda przyjęcie i wydanie w programie, najłatwiej zobaczyć na demo systemu WMS, gdzie można sprawdzić przebieg operacji i dostępne etykiety.

Jakie korzyści daje Studio WMS.net przy numerach seryjnych?

Pierwsza korzyść to przejrzystość informacji o sztukach. Historię każdego towaru łatwiej prześledzić, co ma znaczenie przy produktach o wysokiej wartości i przy tych, które wymagają ścisłej kontroli jakości. Korzyść nie przychodzi sama: zależy od tego, czy numer zapisuje się przy każdej operacji, czy tylko przy wybranych.

Druga korzyść dotyczy obsługi klienta. Gdy numer sztuki jest zapisany, magazyn szybko ustala, czy zgłoszona sztuka pochodzi z jego wydań i komu została wydana. Odpowiedź na zapytanie o gwarancję lub reklamację nie wymaga wtedy szukania po papierowych dokumentach.

Trzecia korzyść to mniej strat i błędów. Numery pozwalają zauważyć brakującą sztukę po spisie i wskazać dokument, przy którym zniknęła. Jak taki spis wygląda, opisuje strona o inwentaryzacji magazynu, a utrzymanie zgodności stanów strona o kontroli zapasów.

Którą stronę o numerach seryjnych otworzyć dalej?

Numery seryjne odgrywają istotną rolę w zarządzaniu zapasami, bo umożliwiają identyfikowalność każdej sztuki od przyjęcia do wydania. Ułatwiają kontrolę jakości i zarządzanie gwarancjami. Poniższa tabela mówi, która strona odpowiada na jakie pytanie, żeby nie czytać wszystkich po kolei.