Wydanie z magazynu od zlecenia ZWZ lub awizo przez bufor i zatwierdzenie WZ po przekazanie przewoźnikowi. Co zmienia się w stanie magazynowym i w dokumentach.
Wydanie z magazynu zaczyna się od zlecenia, a kończy na rampie, gdy przewoźnik odbiera paczki. Dobrze ułożone wydanie odciąża biuro magazynu i dział sprzedaży, bo oba widzą ten sam dokument i ten sam status. Ta strona opisuje cały przebieg w Studio WMS.net: skąd bierze się zlecenie wydania, kiedy towar jest rezerwowany, jak działa bufor dokumentu WZ i co dzieje się ze stanem po zatwierdzeniu. Sąsiednie tematy mają własne strony. Sam dokument opisują dokumenty WZ, a zbieranie towaru z regałów - kompletacja zamówień. Zamykanie paczki omawia pakowanie i kontrola wysyłki. Wydanie z magazynu w programie magazynowym realizowane jest za pomocą dokumentów magazynowych Wz i Rw.
Jakimi dokumentami magazyn zapisuje ruchy towaru?
Ruchy w magazynie ewidencjonuje pięć dokumentów: przyjęcie zewnętrzne Pz, wydanie zewnętrzne Wz, zmiana lokalizacji Zl, rozchód wewnętrzny Rw i przychód wewnętrzny Pw. Dla wydania najważniejszy jest Wz, który wyprowadza towar do odbiorcy. Obok niego pracują Rw, czyli wydanie na potrzeby własne, oraz Zl, czyli przesunięcie w obrębie magazynu. Pełną listę dokumentów, razem z przesunięciami międzymagazynowymi i korektami, zbiera strona o dokumentach magazynowych. Tutaj omawiamy tylko te, które biorą udział w wydaniu.
Dokumenty Rw i Pw dotyczą przesunięcia towaru do strefy kompletacji
W Studio WMS.net dokumenty Rw i Pw dotyczą też przesunięcia towaru do strefy kompletacji. W ewidencji samego wydania przewidziano cztery dokumenty:
- Awizo wydania Aw albo zlecenie wydania zewnętrznego ZWZ. Kontrahent zapisuje awizo w programie i jest ono traktowane jako zlecenie wydania towaru, a ZWZ wpisuje biuro albo przychodzi z ERP.
- Dokument Wz bufor. Roboczy zapis wydania, do którego przepisywane są informacje z awizo.
- Dokument Wz. Właściwe wydanie, które zatwierdza magazynier.
- Zmiana lokalizacji Zl. Przesunięcie palet ze strefy składowania do strefy przyrampowej.
Jak przebiega wydanie od zlecenia do przewoźnika?
Wydanie przechodzi przez sześć etapów, a każdy zostawia w systemie ślad: dokument albo status. Schemat pokazuje je w kolejności, z dokumentem przy każdym kroku. Tabela pod nim dopisuje, kto odpowiada za dany etap i co zmienia się w stanie magazynowym. Układ zależy od wdrożenia, bo część magazynów pomija awizo i wprowadza zlecenia samodzielnie.
| Etap | Kto | Dokument lub status | Skutek dla stanu |
|---|---|---|---|
| Zlecenie i rezerwacja | Kontrahent zapisuje awizo albo biuro magazynu wprowadza zlecenie, które może przyjść z ERP lub portalu | ZWZ albo awizo Aw; po zatwierdzeniu zlecenia towar jest rezerwowany | Maleje stan dostępny, stan fizyczny bez zmian |
| Bufor WZ | Program przepisuje dane z awizo lub zlecenia, a magazyn widzi dokumenty do realizacji | WZ bufor, status oczekujący na kompletację | Bez zmian do czasu akceptacji realizacji |
| Kompletacja i ZL | Magazynier | Lista kompletacyjna, ZL do strefy przyrampowej, status skompletowany | ZL zmienia adres towaru, nie jego ilość |
| Kontrola i pakowanie | Pakujący, czasem ta sama osoba, która zbierała | Etykieta i list przewozowy po zamknięciu paczki | Bez zmian, różnicę poprawia się przed zatwierdzeniem |
| Zatwierdzenie WZ | Magazynier, po zatwierdzeniu ZL i wpisaniu kodu autoryzacji | WZ, status wydany, e-mail do kontrahenta | Stan maleje o wydaną ilość |
| Przekazanie przewoźnikowi | Magazynier lub operator wydania oraz przewoźnik | Numer listu przewozowego przy WZ, status zamknięty | Bez zmian, na podstawie WZ ERP wystawia fakturę |
Stan magazynowy zmienia się wyłącznie przez dokumenty zatwierdzone, więc zlecenie, rezerwacja i bufor niczego nie ujmują z regału. Dopiero zatwierdzenie WZ zmniejsza ilość i otwiera drogę do faktury. Wszystkie dokumenty wydania zbiera w jednym menu sekcja Wydania w module Magazyn.
Jak wydanie wpływa na stany magazynowe?
Dlaczego dokładność wydania ma znaczenie?
Każde wydanie zmniejsza stan magazynowy, a limity stanów wpływają na koszty składowania i rotację towaru. Dlatego wydanie jest dokumentowane przed wyjazdem towaru: magazynier zatwierdza WZ, zanim towar opuści magazyn. Rezerwacja działa wcześniej i zmniejsza stan dostępny do sprzedaży, choć towar nadal leży w regale i wchodzi do stanu fizycznego. Różnicę między stanem fizycznym i dostępnym opisuje strona o zarządzaniu zleceniami.
Czym jest wydanie wewnętrzne RW?
Wydanie wewnętrzne RW oznacza wydanie pozycji z magazynu na własne potrzeby. Może to być dostarczenie surowców do produkcji albo zużycie wewnętrzne. RW zmniejsza stan, ale nie jest sprzedażą, więc nie kończy się fakturą. Towar zostaje w firmie, a WZ wyprowadza go do odbiorcy zewnętrznego. Zbieranie towaru pod konkretne zamówienie opisuje kompletacja zamówień.
Czy stany widać na bieżąco?
Korzystając z systemów informatycznych, takich jak magazyn online, można na bieżąco monitorować stany posiadanych towarów. Dzięki temu da się sprawdzić dostępność towaru i upewnić się, że odpowiada zamówieniu. Faktura w KSeF powstaje po zatwierdzeniu WZ, bo przyjętej faktury nie da się edytować, co omawia strona KSeF a dokumenty magazynowe.
Jakie są cztery kroki wydania?
Proces wydania magazynowego obejmuje cztery kroki:
- Sprawdzenie stanu i dostępności towarów. Magazynier sprawdza, czy w magazynie są wymagane ilości towaru i czy zgadzają się z zamówieniem.
- Przygotowanie towarów do wydania. Następnie zbiera wymagane ilości i przygotowuje je do wysyłki lub transportu. Zbieranie opisuje kompletacja zamówień, a kontrolę paczki pakowanie i kontrola wysyłki.
- Dokumentowanie wydania. Magazynier rejestruje wydanie dokumentami, na przykład wydaniem z magazynu albo wydaniem na fakturę.
- Przekazanie towaru odbiorcy. Na końcu przekazuje towar odbiorcy, którym może być klient albo inny dział firmy.
Jak system rezerwuje towar przed kompletacją?
Rezerwacja zaczyna się przy zatwierdzeniu zlecenia wydania. W przykładowym procesie operatora logistycznego, który opisuje strona o przykładowym procesie magazynowym, istnieją dwa tryby. Rezerwacja twarda powstaje, gdy operator wskaże partię lub termin ważności: system odkłada wtedy dokładnie ten towar i nikt inny go nie weźmie. Rezerwacja miękka dotyczy pozycji bez wskazanej cechy: system zmniejsza tylko widoczną dostępność, a partię i lokalizację dobiera dopiero w chwili pobrania towaru przez magazyniera.
Gdy zlecenie nie wskazuje partii, system dobiera towar według algorytmu wydania: FEFO, czyli najkrótszy termin ważności najpierw, albo FIFO, czyli najwcześniej przyjęty towar najpierw. Zatwierdzenie zlecenia sprawdza też, czy dostępność wystarcza na zamówioną ilość. W opisanym przykładzie rezerwuje ten, kto pierwszy zatwierdzi, bo wersja robocza zlecenia niczego nie blokuje. Oznaczanie partii i terminów opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Co zapisuje się w awizo wydania?
W awizo zapisuje się dane, które pozwalają przygotować wydanie, zanim po towar przyjedzie przewoźnik. Część wartości program uzupełnia sam, a resztę wpisuje kontrahent. Tabela zestawia jedenaście pól awizo i wyjaśnia, do czego służy każde z nich.
| Pole | Skąd wartość | Do czego służy |
|---|---|---|
| Dane kontrahenta | Program zapisuje je automatycznie | Eliminuje błędy przy wprowadzaniu danych |
| Data rejestracji | Proponowana jako bieżąca data systemowa, nie jest modyfikowana | Zachowuje spójność informacji |
| Termin wydania | Wpisuje kontrahent | Określa, kiedy towar ma zostać dostarczony |
| Miejsce dostawy | Wpisuje kontrahent | Wskazuje, dokąd towar ma trafić, i ogranicza zamieszanie w dystrybucji |
| Rodzaj towaru | Wpisuje kontrahent | Identyfikuje produkt, co ma znaczenie przy wielu różnych towarach |
| Ilość wydawanego towaru | Wpisuje kontrahent | Pozwala uniknąć błędów w ilości |
| Ilość towaru na palecie | Wpisuje kontrahent, dla towarów paletowych | Ułatwia przechowywanie i manipulację towarem |
| Ilość towaru w kartonie | Wpisuje kontrahent | Ułatwia kompletowanie wydania |
| Algorytm wydania | Kontrahent wybiera regułę: przyjęcie FIFO lub LIFO albo data ważności lub numer partii | Wskazuje, który towar ma wydać magazyn |
| Data ważności | Wymagana, gdy wybrano algorytm według konkretnej daty | Wskazuje towar z danym terminem |
| Partia towaru | Wymagana, gdy wydanie opiera się na wyborze partii | Identyfikuje właściwą partię |
Po zatwierdzeniu awizo przez kontrahenta program generuje kod autoryzacji WZ, który później potwierdza odbiór towaru. Awizo wydania dotyczy towaru wychodzącego. Dostawy do magazynu zapowiada się osobno, o czym mówi awizacja dostaw.
Jak awizo skraca przygotowanie wydania?
Awizo wydania jest podstawowym dokumentem procesu, bo pozwala przygotować towar do wysyłki z wyprzedzeniem. Kontrahent wprowadza do systemu wszystkie informacje o planowanym wydaniu, a elektroniczna forma awizacji przyspiesza obieg dokumentów między działami firmy.
Program przenosi dane z awizo do dokumentu wydania zewnętrznego w buforze. Dzięki temu pracownicy magazynu mogą z wyprzedzeniem zaplanować kompletację zamówienia, a ryzyko pomyłek przy wydawaniu maleje. Awizo jest też źródłem informacji dla dalszych etapów wysyłki, a jego status pokazuje, na jakim etapie jest realizacja zamówienia. Zamiast pytać telefonicznie, biuro i magazyn patrzą na ten sam dokument.
Na ile sposobów rejestruje się dokument WZ bufor?
Dokument WZ bufor można zarejestrować na trzy sposoby, a każdy z nich daje pełną kontrolę nad przebiegiem wydania.
1. Na podstawie awizo kontrahenta
Pierwszy sposób wykorzystuje awizo zapisane przez kontrahenta w programie. Niezbędne informacje dostarcza wtedy kontrahent, a program przepisuje je do bufora, więc magazyn niczego nie wprowadza ręcznie.
2. Przez pracownika na podstawie zlecenia
Gdy kontrahent nie zapisuje awizo, pracownik firmy rejestruje dokument na podstawie zlecenia wydania, które otrzymał od kontrahenta. To podejście daje kontrolę nad procesem po stronie magazynu.
3. Na podstawie dokumentu elektronicznego
Trzecia możliwość to rejestracja na podstawie dokumentu elektronicznego przysłanego przez kontrahenta. Taki dokument zwykle pochodzi z systemu ERP, co opisuje strona o integracji z systemem ERP, a tworzenie dokumentów bez ręcznego przepisywania omawia strona o automatycznym generowaniu dokumentów.
Co ustala klient przy wymianie plikiem?
Niezależnie od wybranej formy wymiany danych klient musi podać strukturę pliku wymiany danych. To warunek poprawnej rejestracji dokumentów WZ bufor, bo program musi wiedzieć, które pole pliku odpowiada towarowi, a które ilości. W sekcji Wydania programu jest też osobne narzędzie importu zleceń z pliku Excel.
Co zapisuje się w dokumencie WZ bufor?
Jeśli kontrahent nie zapisał awizo wydania w programie, pracownik magazynu może wprowadzić dokument WZ bufor samodzielnie. Program generuje wtedy numer awizo i kod autoryzacji WZ, a kod trafia do kontrahenta pocztą elektroniczną.
W dokumencie rejestruje się dane kontrahenta. Gdy kontrahent rejestruje dokument bezpośrednio, jego dane zapisują się automatycznie. Daty rejestracji nie zmienia się, bo program proponuje bieżącą datę systemową. Obok tego zapisuje się miejsce dostawy oraz rodzaj i ilość towaru, a także algorytm wydania z datą ważności lub partią, jeśli algorytm tego wymaga.
Dokument WZ bufor nie zawiera informacji o paletach ani kartonach do wydania. Konkretną lokalizację wskazuje się przy pozycjach dokumentu WZ, co widać na formularzu poniżej.
Po co akceptacja realizacji WZ bufor?
Dokument WZ bufor wymaga akceptacji realizacji, zanim program zarejestruje kolejne operacje na towarze. Bufor jest więc miejscem, w którym błąd wychwytuje się przed zatwierdzeniem, bo po zatwierdzeniu poprawia się go korektą. Do tego czasu dokument nie zmienia stanu magazynowego.
Jakie dokumenty powstają z WZ bufor?
Na podstawie dokumentu WZ bufor program generuje kolejne dokumenty:
- Dokumenty zmiany lokalizacji ZL, które przesuwają towar ze strefy składowania do strefy przyrampowej. Zmiana adresu nie zmienia ilości, a historia ZL pokazuje, skąd towar wyjechał.
- Dokument WZ. Pracownicy magazynu nie mają wglądu do rejestru wszystkich dokumentów WZ. W grupie użytkowników MAGAZYN widać dokumenty WZ bufor do realizacji oraz w trakcie realizacji.
Jak zatwierdza się dokument WZ?
Co trzeba zrobić przed zatwierdzeniem?
Zanim towar opuści magazyn, magazynier zatwierdza dokument WZ. Zatwierdzenie jest możliwe po zatwierdzeniu skojarzonego dokumentu zmiany lokalizacji i po wprowadzeniu kodu autoryzacji dokumentu WZ.
Czym jest kod autoryzacji?
Aby potwierdzić odbiór towaru, trzeba wpisać do dokumentu WZ kod autoryzacji. Program generuje go w chwili zatwierdzenia awizo wydania przez kontrahenta, a gdy awizo nie ma, przy zatwierdzeniu dokumentu WZ bufor.
Kiedy kontrahent dostaje e-mail z potwierdzeniem?
Po wpisaniu kodu autoryzacji i zatwierdzeniu dokumentu WZ program generuje automatycznie wiadomość e-mail z potwierdzeniem wydania. Trafia ona na konto zdefiniowane w kartotece kontrahenta, w polu MAIL DO KORESPONDENCJI AUTOMATYCZNEJ, więc adres trzeba uzupełnić przed pierwszym wydaniem. Na zakładce Inne kartoteki kontrahenta pole to widać jako e-mail autopowiadomienia.
Ile trwa wydanie?
W opisywanym wdrożeniu wydanie z magazynu realizuje się w ciągu jednej zmiany. To przykład organizacji pracy, a nie obietnica, bo czas zależy od liczby pozycji i od przebiegu kompletacji.
Czym różni się WZB od WZ?
WZB to wydanie bezpośrednie bez wcześniejszego zlecenia, używane na przykład przy wydaniach pilnych. W nagłówku WZB wpisuje się odbiorcę i datę wydania, a zamiast porównania ze zleceniem zostaje kontrola zgodności z zamówieniem klienta. Szczegóły samego dokumentu opisują dokumenty WZ.
Co dzieje się z paczką po zatwierdzeniu WZ?
Po zatwierdzeniu WZ towar trafia do załadunku, a dokument zostaje podstawą do fakturowania. Przy wysyłce kurierskiej do WZ dopisuje się numer listu przewozowego. Wymiana z firmami kurierskimi odbywa się przez pliki Excel lub WebService, a numer przesyłki wraca do magazynu i zostaje skojarzony z dokumentem WZ. Dla zamówień ze sklepu internetowego numer trafia dalej do platformy sprzedażowej.
Drogi integracji i różnice między przewoźnikami opisuje strona o integracji WMS z kurierami przez API, a organizację wysyłki - wysyłka z magazynu za pomocą firm kurierskich. Przykład pliku dla jednego przewoźnika pokazuje generowanie listu przewozowego DHL. Etykietę i list przewozowy tworzy się po zamknięciu paczki, co omawia pakowanie i kontrola wysyłki.
W przykładowym procesie operatora po zatwierdzeniu wydania system pyta o zamówienie kuriera, które robi się z tego samego ekranu. Wydruki, między innymi dokument WZ i listy przewozowe CMR, zapisują się w dokumentacji zlecenia, więc da się je odtworzyć bez powtarzania operacji.
Co robić, gdy wydanie nie idzie zgodnie z planem?
Tabela zestawia pięć typowych problemów z tym, co potwierdzają opisy w serwisie. Tam, gdzie opisy milczą, reakcję programu ustala analiza przedwdrożeniowa, a nie ta strona.
| Problem | Co się dzieje | Jak program go obsługuje |
|---|---|---|
| Brak towaru w lokalizacji | Magazynier nie zbierze całej pozycji | Wpisuje ilość faktycznie znalezioną, a różnica zostaje w zapisie zlecenia. Odpowiedzialna osoba decyduje, czy dobrać towar z innej lokalizacji, czy zrealizować zlecenie częściowo. Brakująca pozycja nie wstrzymuje reszty zlecenia, a niewydana ilość nie jest dosyłana automatycznie. |
| Zła ilość przed zatwierdzeniem | Dokument WZ jest jeszcze w buforze | Bufor wychwytuje błąd przed zatwierdzeniem, a do akceptacji realizacji program nie rejestruje kolejnych operacji. Na stanowisku pakowania niezgodność wykrywa porównanie skanów ze zleceniem. |
| Zła ilość po zatwierdzeniu | WZ zmienił już stan magazynowy | Zatwierdzonego dokumentu się nie kasuje. Dokument korygujący dopisuje różnicę, a oryginał zostaje w historii. Zwrot od odbiorcy rejestruje dokument Zw, a faktura korygująca w ERP potrzebuje takiego śladu w magazynie. |
| Uszkodzenie towaru | Wykryte na pakowaniu albo zgłoszone przez odbiorcę | Niezgodność wykrytą na pakowaniu koryguje się dokumentem, a nie ręczną zmianą ilości. Reklamacja po wydaniu wymaga protokołu reklamacyjnego, który opisuje uszkodzone lub niezgodne towary. Osobnego statusu uszkodzenia przed wydaniem serwis nie opisuje. |
| Spóźniony przewoźnik | Odbiór nie następuje o planowanej godzinie | Odbiór kuriera jest parametrem zlecenia przesyłki, na przykład w postaci godzin odbioru. W przykładowym procesie zlecenia złożone po godzinie granicznej dostają datę nadania na kolejny dzień roboczy. Automatycznej reakcji programu na spóźnienie serwis nie opisuje. |
Którą stronę o wydaniu otworzyć dalej?
Serwis ma kilka stron o wydaniu i każda zajmuje się innym wycinkiem tematu. Ta strona opisuje cały przebieg, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.
| Strona | Czym się zajmuje | Kiedy ją otworzyć |
|---|---|---|
| Wydanie z magazynu (ta strona) | Cały przebieg wydania od zlecenia do przewoźnika oraz skutek dla stanu | Gdy chcesz zobaczyć, jak etapy łączą się ze sobą |
| Dokumenty WZ | Sam dokument WZ, jego rola i fakturowanie na jego podstawie | Gdy interesuje cię dokument, a nie cały proces |
| Kompletacja zamówień | Zbieranie towaru z lokalizacji i metody kompletacji | Gdy dobierasz sposób zbierania towaru |
| Pakowanie i kontrola wysyłki | Stanowisko pakowania, waga i etykieta na paczce | Gdy szukasz źródła pomyłek tuż przed wydaniem |
| Dokumenty magazynowe | Pełna lista symboli dokumentów, numeracja i korekty | Gdy potrzebujesz przeglądu wszystkich dokumentów |
| Integracja WMS z kurierami | Pliki, API przewoźników i agregatory, etykiety ZPL i PDF | Gdy łączysz magazyn z firmami kurierskimi |
| Wysyłka przez firmy kurierskie | Rejestracja numerów listów przewozowych przy dokumentach WZ | Gdy organizujesz wysyłkę paczek |
| Awizacja dostaw | Zapowiedź dostaw i rezerwacja okien czasowych na rampie | Gdy interesuje cię towar wchodzący, nie wychodzący |
Czy potrzebujesz prosty program magazynowy?
Przekazanie dostawy do strefy składowania dotyczy przyjęcia, które opisuje strona o przyjęciu do magazynu. Prosty program magazynowy to zwykle synonim taniego rozwiązania, które upraszcza wydanie do jednego dokumentu. Opisany tu przebieg ma kilka etapów, bo każdy z nich zostawia ślad do kontroli, a jakość kosztuje, ale się opłaca. Czy masz potrzeby dotyczące wydania z magazynu?
Na czym działa Studio WMS.net?
Jaką bazę danych wykorzystuje program?
System WMS.net, opracowany przez SoftwareStudio, wykorzystuje Microsoft SQL Server jako główną bazę danych. Informacje o firmie podaje strona SoftwareStudio, twórca Studio WMS.net. Baza zapisuje każdy dokument wydania, więc historię wydań da się odtworzyć i policzyć, a szybkie inwentaryzacje opierają się na tych samych danych.
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
System wprowadza elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, więc ilość dokumentacji papierowej można ograniczyć do minimum. Operacje związane z przyjęciem i wydaniem towaru są dokonywane w sposób zautomatyzowany, co przyspiesza procesy i zmniejsza ryzyko błędów z obiegu papierowego.
Dowiedz się więcej o Systemie WMS.net
Jak wygląda wydanie na ekranach Studio WMS.net?
Dwa zrzuty poniżej pokazują wydanie w programie. Pierwszy to formularz dokumentu WZ w starszej wersji interfejsu, z nagłówkiem i polem numeru zlecenia ZWZ. Drugi to formularz parametrów raportu, w którym wydania można odnaleźć po kontrahencie i przewoźniku albo po numerze partii.
Wydanie z magazynu w programie magazynowym WMS.net
Wydanie z magazynu w programie magazynowym WMS.net