Jak konto klienta składa zlecenie wydania w WMS: kontrahent i listy pochodzą z konta, a koszyk pilnuje stanu. Odbiór osobisty i priorytet to pola zlecenia.
Operator systemu wpisuje zlecenie wydania, wybierając kontrahenta. W opisywanym wdrożeniu programu magazynowego WMS.net zlecenie może złożyć także sam klient, ze swojego konta. Formularz zachowuje się inaczej, gdy loguje się konto z rolą klienta: kontrahent pochodzi wtedy z konta, a listy są węższe.
Opisujemy zlecenie wydania składane przez klienta w WMS: co klient widzi w formularzu i jak system pilnuje ilości. To przykład dla Twojej firmy, jeśli klienci mają sami zamawiać z magazynu.
Sam dokument ZWZ opisuje strona o programie do przyjmowania zamówień. Ogólny pomysł zamawiania przez przeglądarkę znajdziesz na stronie Web Ordering, a zdalny podgląd stanów dla klienta w opisie programu magazynowego online dla klienta.
Zlecenie jako koszyk
Na koncie z rolą klienta przycisk zapisu zlecenia w buforze nazywa się „Koszyk”. Klient dodaje do zlecenia pozycje i zapisuje je w buforze, jak w zwykłym koszyku zakupowym. Dalszą drogę zlecenia, od dokumentu do wydania towaru, opisuje strona o wydaniu z magazynu.
Dla Twojej firmy ta nazwa ma praktyczny sens. Klient nie musi znać języka magazynu, bo przycisk mówi mu wprost, co robi: odkłada zamówienie do koszyka. Magazyn dostaje zlecenie w buforze i sam decyduje, co z nim dalej.
Różnice między kontem klienta i kontem operatora zestawia tabela.
| Rola | Kontrahent | Przycisk bufora | Listy odbiorców i asortymentu |
|---|---|---|---|
| Klient | Z konta, pole ukryte i zablokowane | „Koszyk” | Zawężone do kontrahenta z konta |
| Operator | Wybierany przed rozpoczęciem zlecenia | „Bufor” | Bez zawężenia z konta |
Co klient widzi i robi po kolei
Przebieg składania zlecenia opisujemy z punktu widzenia klienta. Zanim klient doda pierwszą pozycję, wypełnia nagłówek zlecenia, czyli sześć pól opisanych niżej. Potem pracuje na pozycjach.
- Wybór towaru. Klient wybiera asortyment z listy, która pokazuje tylko jego towary.
- Ilość. Klient wpisuje ilość. Po wyborze asortymentu pole ma maksimum wynikające ze stanu.
- Dodanie pozycji. System sprawdza, czy ilość nie przekracza stanu dostępnego do wydania, i dopiero wtedy dopisuje pozycję do zlecenia.
- Zapis w koszyku. Klient zapisuje zlecenie w buforze przyciskiem „Koszyk”.
Klient może też pominąć formularz i dodać pozycję wprost z listy asortymentu, przez okno „Do koszyka”. Obie drogi kończą się tą samą kontrolą stanu.
Kontrahent z konta i zawężone listy
Pole kontrahenta jest w formularzu klienta ukryte i zablokowane, bo wartość pochodzi z konta. Lista odbiorców i lista asortymentu pokazują wtedy tylko dane tego kontrahenta. Klient wybiera więc spośród swoich odbiorców i swojego asortymentu. Zapis kontrahenta w systemie opisuje strona o kartotekach kontrahentów.
Klient nie wybiera kontrahenta. Zlecenie wydania zawsze dotyczy kontrahenta przypisanego do jego konta.
Nowego odbiorcę dodaje się z okna formularza odbiorcy. Operator musi najpierw wybrać kontrahenta, a jeśli tego nie zrobi, dostaje podpowiedź „wybierz kontrahenta”. Klient tego kroku nie ma, bo kontrahent wynika z konta.
Dla Twojej firmy to zmiana odpowiedzialności. Klient nie pomyli kontrahenta, bo go nie wybiera, a o właściwej firmie decyduje konto. Błąd może powstać tylko wtedy, gdy do konta przypisano niewłaściwego kontrahenta.
Odbiór osobisty i priorytet
Zlecenie ma sześć pól. Dwa z nich to pola wyboru, które zapisują się w zleceniu.
| Pole | Co zawiera |
|---|---|
| Termin realizacji | Pole wymagane, data do 365 dni naprzód |
| Odbiorca | Z listy kontrahenta z konta, nowego można dodać z okna formularza |
| Przewoźnik | Wybór przewoźnika dla zlecenia |
| „Odbiór osobisty” | Pole wyboru, zapisuje się w zleceniu |
| „Wysoki priorytet” | Pole wyboru, zapisuje się w zleceniu |
| Uwagi | Tekst do 200 znaków |
Termin realizacji jest polem wymaganym, a kalendarz pozwala wybrać datę do 365 dni naprzód. Uwagi mogą mieć do 200 znaków. Oba pola wyboru są częścią zlecenia, więc zapisują się razem z terminem i odbiorcą.
Pole „Wysoki priorytet” oznacza zlecenie jako pilne. Zasady kolejności opisuje strona o priorytetach zleceń i kolejności kompletacji. Gdy zlecenie wskazuje przewoźnika, wysyłkę kurierską opisuje strona o zamówieniu kuriera z dokumentu wydania w Studio WMS.net.
Strona nie opisuje, jak magazyn obsługuje zlecenie z odbiorem osobistym. Jak Twoja firma przygotuje takie wydanie i kto potwierdzi odbiór, trzeba ustalić po stronie magazynu.
Kontrola stanu przy dodawaniu
Przy dodawaniu pozycji w formularzu klienta ilość nie może przekroczyć stanu dostępnego do wydania. Gdy klient wpisze więcej, system pokazuje komunikat „Przekroczono ilość dostępną do wydania na stanie magazynu!”. Po wyborze asortymentu maksimum pola ilości wynika z danych stanu.
Ta sama kontrola działa w formularzu klienta i w oknie z listy asortymentu, które opisujemy niżej. Schemat pokazuje całą drogę od konta do pozycji w zleceniu.
Tabela zestawia miejsca, w których opisujemy kontrolę stanu. Dotyczy formularza klienta i okna z listy asortymentu; formularza operatora w tym zakresie nie opisujemy.
| Miejsce | Kontrola stanu | Co widzi użytkownik |
|---|---|---|
| Formularz zlecenia klienta | Tak | Komunikat „Przekroczono ilość dostępną do wydania na stanie magazynu!” oraz maksimum pola ilości po wyborze asortymentu |
| Okno „Do koszyka” | Tak, ta sama kontrola | Ilość zamawiana od 1 do 99999, sprawdzana ze stanem przed dodaniem pozycji |
| Formularz operatora | Nie opisujemy na tej stronie | Strona opisuje kontrolę stanu dla formularza klienta i okna „Do koszyka” |
Dla Twojej firmy ważne jest to, że klient dostaje informację o ilości już przy wpisywaniu zlecenia. Pole ilości ma maksimum wynikające ze stanu, a komunikat pojawia się przy dodawaniu pozycji.
Kontrola dotyczy stanu dostępnego do wydania. Czy zlecenie rezerwuje towar na czas kompletacji, kod formularza nie pokazuje, więc tego nie twierdzimy.
Okno „Do koszyka” z listy asortymentu
Z listy asortymentu klienta otwiera się okno „Do koszyka”. Pokazuje indeks i nazwę towaru oraz ilość zamawianą, domyślnie 1, do 99999.
Okno najpierw sprawdza stan taką samą kontrolą jak formularz. Potem dodaje pozycję do otwartego zlecenia albo, gdy go nie ma, zakłada nowe zlecenie. Po udanym dodaniu okno się zamyka.
Gdy otwartych zleceń jest kilka, okno również zakłada nowe zlecenie, zamiast dopisywać pozycję do jednego z nich. Dla klienta to najkrótsza droga: po wpisaniu ilości klika „Do koszyka”, a zlecenia nie musi wcześniej zakładać.
Konto bez kontrahenta
Gdy konto nie ma przypisanego kontrahenta, okno „Do koszyka” pokazuje komunikat „Brak uprawnień” zamiast formularza. Konto klienta powinno więc mieć przypisanego kontrahenta. Konta i role opisuje strona o uprawnieniach użytkowników magazynu.
Komunikat pojawia się tylko w tym oknie. W samym formularzu zlecenia kontrahent po prostu nie zostanie ustawiony, a osobnego komunikatu nie ma. Dla Twojej firmy to sygnał do sprawdzenia konta, a nie błąd klienta.
Trzy przykłady z fikcyjnymi danymi
Przykłady są fikcyjne i służą tylko do pokazania reguł. Numery zleceń i indeksy nie pochodzą z żadnego magazynu.
Przykład 1: zamówienie ponad stan. Klient wybiera indeks WYR-001, którego stan dostępny do wydania wynosi 40, i wpisuje ilość 60. System pokazuje komunikat „Przekroczono ilość dostępną do wydania na stanie magazynu!” i nie dopisuje pozycji. Klient poprawia ilość sam, a magazyn nie musi nic robić.
Przykład 2: odbiór osobisty i priorytet. Klient składa zlecenie ZWZ-26-0042. Zaznacza pole „Odbiór osobisty”, a ponieważ towar jest mu potrzebny szybko, także pole „Wysoki priorytet”. Oba zaznaczenia zapisują się w zleceniu. Co magazyn zrobi z takim zleceniem, ustala Twoja firma.
Przykład 3: konto bez kontrahenta. Do konta testowego nikt nie przypisał kontrahenta. Klient otwiera okno „Do koszyka” i widzi komunikat „Brak uprawnień”. Twoja firma przypisuje kontrahenta do konta, a klient próbuje ponownie.
| Przykład | Reguła | Co widzi klient | Co zostaje po stronie magazynu |
|---|---|---|---|
| Zamówienie ponad stan | Kontrola stanu | Komunikat o przekroczeniu i pole ilości do poprawy | Nic: klient poprawia ilość sam |
| ZWZ-26-0042 z odbiorem i priorytetem | Pola zlecenia | Zaznaczone pola w zleceniu | Przygotowanie wydania do odbioru |
| Konto bez kontrahenta | Okno „Do koszyka” | Komunikat „Brak uprawnień” | Przypisanie kontrahenta do konta |
Co przejmuje system, a co zostaje w magazynie
Podział decyzji między system a magazyn wynika z opisanych reguł. System przejmuje cztery rzeczy.
- Kontrahent. System ustawia go z konta, a klient go nie zmienia.
- Listy. System zawęża listę odbiorców i listę asortymentu do kontrahenta z konta.
- Ilość. System porównuje ilość ze stanem dostępnym do wydania i ustawia maksimum pola.
- Zlecenie w oknie. System sprawdza, czy jest otwarte zlecenie, i dopisuje pozycję albo zakłada nowe.
Po stronie Twojej firmy zostaje to, czego formularz nie rozstrzyga: komu przypisać konto i jak obsłużyć zlecenie z odbiorem osobistym albo wysokim priorytetem. Termin realizacji i odbiorcę wybiera klient, więc to magazyn ocenia, czy zlecenie da się wykonać w tym terminie.
Co ustalić przed uruchomieniem konta klienta
To pytania do zadania, a nie fakty o opisywanym wdrożeniu. Odpowiedzi zależą od Twojej firmy i od klientów, którym uruchomisz konta.
- Kontrahent konta. Czy każdy klient ma w systemie swojego kontrahenta i czy konto jest do niego przypisane.
- Zawartość listy. Czy lista asortymentu klienta pokazuje towary, które klient ma zamawiać.
- Obsługa zleceń. Kto w magazynie przyjmuje zlecenia z odbiorem osobistym i priorytetem oraz w jakim czasie.
- Otwarte zlecenia. Jak ma postępować klient, który ma kilka otwartych zleceń, skoro okno „Do koszyka” zakłada wtedy nowe.
Jeśli któraś odpowiedź jest niejasna, sprawdź ją na demonstracyjnej wersji programu, zanim klient dostanie dostęp.
Czego ta strona nie twierdzi
Opisujemy formularz i okno, a nie cały proces zamówienia. Nie twierdzimy, że zlecenie rezerwuje towar: kod formularza tego nie pokazuje. Nie podajemy też liczby klientów, którzy z koszyka korzystają, ani żadnych skutków dla czasu pracy magazynu.
Nie opisujemy, co magazyn robi po zapisaniu zlecenia w buforze, ani tego, jak przebiega odbiór osobisty w magazynie. Kontrolę stanu opisujemy dla formularza klienta i okna „Do koszyka”. Formularza operatora w tym zakresie nie opisujemy.