Jak WMS tworzy wiadomość dla autora zapotrzebowania, gdy do magazynu wpływa zamówiony towar: kolejka wysyłki poczty i jedna wiadomość na każde przyjęcie.
Gdy towar z zapotrzebowania trafia do magazynu, jego autor powinien się o tym dowiedzieć bez telefonu do magazynierów. W opisywanym wdrożeniu Studio WMS.net robi to wiadomością e-mail, którą system przygotowuje dla autora zapotrzebowania po zatwierdzeniu przyjęcia.
W tym wdrożeniu zapotrzebowanie towarowe jest zleceniem wydania ZWZ składanym na towar spoza stanu magazynu. Jego formularz i zasady opisuje strona o zapotrzebowaniu towarowym jako zleceniu ZWZ. Tutaj opisujemy tylko drogę od przyjęcia do wiadomości.
System zapisuje wiadomość w kolejce wysyłki poczty. Wysyła ją zadanie usługi harmonogramu, gdy ma skonfigurowane konto pocztowe, a dalszą drogę wyznacza konfiguracja poczty. Ta strona opisuje to, co dzieje się po stronie WMS. O dostarczeniu wiadomości do skrzynek nie rozstrzygamy.
Kiedy system wysyła wiadomość
Powiadomienie uruchamia zatwierdzenie przyjęcia towaru. Dotyczy to dwóch dokumentów: przyjęcia PZB, czyli dostawy bez zlecenia, oraz przyjęcia PZ wykonanego ze zlecenia przyjęcia ZPZ. Obie ścieżki przyjęcia opisuje strona o przyjęciach w WMS.
Po zatwierdzeniu system sprawdza, czy przyjęty towar występuje na otwartych zleceniach ZWZ w tym samym magazynie. Kartoteka towarowa jest prowadzona osobno dla każdego magazynu, więc zlecenie powiadamia o przyjęciu w magazynie, w którym je złożono. Przyjęcie w innym magazynie nie uruchamia wiadomości dla tego zlecenia.
Nie każde zlecenie bierze udział w tym sprawdzeniu. System pomija zlecenia w buforze, bo to wersje robocze. Liczą się tylko zlecenia zatwierdzone i niewydane w całości. Dla Twojej firmy oznacza to, że wiadomość dotyczy wyłącznie zapotrzebowań, które nadal czekają na towar.
Co jest w wiadomości
Wiadomość jest adresowana do autora zlecenia. Podaje trzy dane o przyjęciu: numer (PZ albo PZB), datę i magazyn. Pod nimi stoi tabela z pozycjami zapotrzebowania, które pasują do przyjętego towaru.
Tabela w wiadomości ma siedem kolumn. Pierwsze cztery wskazują zlecenie i towar: numer zlecenia ZWZ, indeks, nazwę towaru i ilość zamówioną. Kolejne dwie liczą: ilość pozostałą do wydania i ilość przyjętą w dostawie. Ostatnia kolumna podaje termin realizacji.
Na końcu wiadomości stoi zdanie, że towar nie jest zarezerwowany dla zlecenia i do czasu wydania może zostać pobrany na inny dokument. Zgadza się to z zasadą zlecenia ZWZ w tym wdrożeniu: zlecenie niczego nie rezerwuje. Podobnie działa znacznik dostępności towaru przy zleceniach, który pokazuje stan, a nie rezerwację.
Przykład z makiety: przyjęcie PZB-2026-0007 obejmuje towar z dwóch zleceń tego samego autora. Autor ma jedną wiadomość z dwoma wierszami tabeli, a nie dwie osobne wiadomości. Dane w makiecie są wymyślone.
Jedna wiadomość na przyjęcie
System tworzy dla autora zlecenia jedną wiadomość na jedno przyjęcie. Wiadomość zbiera wszystkie jego pozycje, które pasują do przyjętych towarów. Kolejne przyjęcie tego samego towaru wysyła nową wiadomość.
To samo przyjęcie nie powiadamia ponownie o tej samej pozycji. Na pozycji zlecenia zapisuje się numer ostatniego przyjęcia, które o niej powiadomiło, i ten zapis chroni przed powtórką. Następne przyjęcie powiadamia. Gdy towar przychodzi w kilku dostawach, autor ma kilka wiadomości, po jednej na każde przyjęcie.
Tabela zestawia cztery sytuacje i to, co system robi w każdej z nich.
| Sytuacja | Czy wysyłana jest wiadomość | Wpis w historii |
|---|---|---|
| Nowe przyjęcie z towarem ze zlecenia | Tak, wiadomość trafia do kolejki wysyłki poczty | Wpis o tym, do kogo skierowano wiadomość |
| To samo przyjęcie po raz drugi | Nie | Brak. Numer przyjęcia zapisany na pozycji zlecenia chroni przed powtórką |
| Autor zlecenia bez adresu e-mail | Nie | Wpis o niewysłanym powiadomieniu |
| Zlecenie w buforze | Nie | Brak. Zlecenie jest pomijane |
Jedno przyjęcie to jedna wiadomość dla każdego autora zlecenia. To samo przyjęcie nie powiadamia ponownie o tej samej pozycji.
Użytkownik bez adresu e-mail
System kieruje wiadomość na adres wpisany w koncie użytkownika, który założył zlecenie. Dla użytkownika bez adresu nie wysyła wiadomości, a w historii systemu zostaje wpis o niewysłanym powiadomieniu. Ten wpis pokazuje, komu wiadomość nie poszła.
Adresy trzeba uzupełnić w kartotece użytkowników. Nie każde konto miało adres w momencie wdrożenia, więc uzupełnienie adresów należy do przygotowania funkcji. O polach konta i o tym, dlaczego adres jest potrzebny, piszemy na stronie o zarządzaniu użytkownikami w WMS.
Konto wysyłkowe w konfiguracji
Wiadomość zapisuje się w kolejce wysyłki poczty, a historia notuje, do kogo ją skierowano. Wysyłkę z kolejki wykonuje osobne zadanie usługi harmonogramu, które trzeba skonfigurować z kontem pocztowym. Dopóki to zadanie nie pracuje, wiadomości zostają w kolejce.
Konto wysyłkowe system wybiera z konfiguracji. Najpierw bierze konto skonfigurowane dla klienta, o ile jest aktywne i ma hasło. Gdy go brakuje, używa konta systemowego, a konto demonstracyjne zostaje na końcu. Które konto zadziała, zależy od konfiguracji w Twojej instalacji. Zmiana konta nie wymaga zmiany kodu, bo ustawienia leżą w konfiguracji. Ogólne zasady poczty wychodzącej opisuje strona o wysyłaniu maili z systemu magazynowego.
Przy kontach pocztowych zewnętrznego dostawcy z włączonym uwierzytelnianiem dwuetapowym potrzebne jest hasło aplikacji. Zwykłe hasło konta kończy się komunikatem o zbyt słabym mechanizmie uwierzytelniania. Hasło aplikacji ustawia się po stronie skrzynki, więc ustal wcześniej, kto w Twojej firmie nią zarządza.
Błąd powiadomienia nie blokuje eksportu
Powiadomienie jest wywoływane przy zatwierdzeniu przyjęcia, tuż przed eksportem do Subiekta GT, czyli programu księgowo-magazynowego, z którym WMS wymienia dokumenty. Błąd powiadomienia zapisuje się do rejestru błędów i nie blokuje eksportu. Sam eksport opisuje strona o eksporcie dokumentów do Subiekta GT.
Jest jedno ograniczenie. Gdy eksport do Subiekta w tym samym wywołaniu skończy się błędem i wycofa transakcję, razem z nim znika powiadomienie. Ponowienie eksportu nie woła powiadomienia, więc dla autora zlecenia nie powstanie wiadomość o takim przyjęciu.
Z tego ograniczenia wynika prosta zasada dla Twojej firmy: brak wiadomości przy przyjęciu, które powinno ją wysłać, jest powodem, by sprawdzić historię systemu i wynik eksportu.
Co ustalić przed uruchomieniem funkcji
Przed uruchomieniem powiadomień w Twojej firmie ustal cztery sprawy. Szerszą listę pytań zbiera strona o pytaniach przed wdrożeniem WMS, a ogólny obraz powiadomień w programie daje strona o automatyzacji e-mail w WMS.
- Autorzy zleceń. Czy każda osoba, która zakłada zlecenia ZWZ, ma w koncie adres e-mail?
- Konto wysyłkowe. Które konto pocztowe wyśle wiadomości i kto zna jego hasło aplikacji?
- Zadanie wysyłki. Kto skonfiguruje zadanie, które opróżnia kolejkę wysyłki poczty?
- Reakcja na wiadomość. Co autor zlecenia ma zrobić po wiadomości, skoro towar nie jest zarezerwowany?