Osiem pytań, które wdrożeniowiec zadaje przed startem WMS, od listy użytkowników po szablon etykiet. Zobacz odpowiedzi klienta z opisywanego projektu WMS.
Przed pierwszym formularzem wdrożeniowiec zadaje klientowi pytania. W opisywanym projekcie było ich osiem, w arkuszu z drugą kolumną na odpowiedzi klienta. Ankieta i specyfikacje formularzy powstały w czerwcu i lipcu 2020.
Twoja firma przejdzie podobną rozmowę przed startem WMS, więc pokazujemy pytania razem z odpowiedziami. Widać, które pytania dostały konkretną odpowiedź, a które zostały bez ustalenia. Pytania w drugą stronę, czyli te, które Ty zadajesz dostawcy, zebrała strona z checklistą pytań do dostawcy WMS.
Po co ankieta przed pierwszym formularzem
Ankieta zbiera ustalenia, zanim ktokolwiek zacznie budować formularze. Ogólny przebieg wdrożenia opisuje strona o etapach wdrożenia WMS, a pierwszy etap, czyli analizę przed wdrożeniem, strona o analizie przedwdrożeniowej programu WMS.
Tabela zestawia osiem pytań z odpowiedziami klienta i skutkiem dla projektu.
| Nr | Pytanie | Odpowiedź klienta | Skutek dla projektu |
|---|---|---|---|
| 1 | Lista użytkowników | Osobna zakładka arkusza: jedenaście kont w dwóch grupach | Podstawa do ustalenia dostępu według magazynu |
| 2 | Zakres importu kartotek i bibliotek, schemat importu może zaproponować SoftwareStudio | Załączone pliki: cztery arkusze importowe dla asortymentu, kontrahentów, odbiorców i lokalizacji | Dane startowe do wczytania do systemu |
| 3 | Zakres danych w zleceniach i dokumentach oraz pola wymagane | Odesłanie do pliku specyfikacji | Pola uzgadniane w arkuszu specyfikacji |
| 4 | Czy import zleceń z plików xlsx jest wymagany | Tak, w tym samym układzie danych co plik xls | Wymaganie klienta |
| 5 | Czy rola handlowca ma mieć wgląd w dokumenty i zlecenia przyjęć | Tak, jako opcja szybko włączana lub wyłączana, dotyczy podglądu dla oddziału zagranicznego | Wymaganie bez opisanej konfiguracji |
| 6 | Dane dla wyszukiwarki dokumentów | Zgodnie z układem kolumn | Zakres wyszukiwania nie jest opisany |
| 7 | Wycofywanie w dokumentach PZ i WZ | Wycofanie pojedynczych pozycji z korektą wydanych ilości oraz usunięcie całego dokumentu | Wymaganie klienta, bez opisu realizacji |
| 8 | Szablon etykiet | Pytanie zwrotne: o co chodzi dokładnie | Brak ustalenia |
Odpowiedzi klienta dzielą się na cztery rodzaje.
- Dane przekazane. Lista użytkowników i pliki importowe, czyli pytanie pierwsze i drugie.
- Odesłanie do pliku. Specyfikacja formularzy i układ kolumn, czyli pytanie trzecie i szóste.
- Wymaganie. Import zleceń z xlsx oraz podgląd przyjęć dla oddziału zagranicznego, czyli pytanie czwarte i piąte. Do tej grupy należy też wycofywanie w dokumentach, czyli pytanie siódme.
- Brak ustalenia. Szablon etykiet, czyli pytanie ósme.
Użytkownicy i magazyny
Pytanie pierwsze dotyczyło listy użytkowników. Klient odpowiedział osobną zakładką arkusza, w której jest jedenaście kont w dwóch grupach. Z tej listy wynika dostęp według magazynu, który opisujemy na stronie o kilku magazynach jednego klienta.
Pytanie piąte dotyczyło roli handlowca: czy ma mieć wgląd w dokumenty i zlecenia przyjęć. Klient odpowiedział, że tak, jako opcja szybko włączana lub wyłączana, i dotyczy to podglądu dla oddziału zagranicznego. Zapisujemy to jako wymaganie klienta, bez opisu konfiguracji.
Dane startowe do importu
Pytanie drugie dotyczyło zakresu importu kartotek i bibliotek. Klient dołączył pliki: cztery arkusze importowe dla asortymentu, kontrahentów, odbiorców i lokalizacji. W pytaniu zapisano też, że schemat importu może zaproponować SoftwareStudio.
Przebieg importu z arkusza opisuje strona o imporcie danych z Excela do WMS. Układ kolumn arkuszy z tego projektu omawia strona o układzie kolumn importu i raportu stanu.
Pytanie czwarte dotyczyło importu zleceń. Klient wymagał go z plików xlsx, w tym samym układzie danych co plik xls.
Pola dokumentów i pola wymagane
Pytanie trzecie dotyczyło zakresu danych w zleceniach i dokumentach oraz pól wymaganych. Klient odesłał do pliku specyfikacji. W tym arkuszu pola uzgadniano w dwóch wersjach: pierwsza miała trzy kolumny, druga sześć. Przebieg opisuje strona o specyfikacji formularzy WMS w arkuszu.
Pytanie szóste dotyczyło danych dla wyszukiwarki dokumentów. Klient odpowiedział: zgodnie z układem kolumn. Zakres wyszukiwania nie jest w tym opisie rozstrzygnięty.
Wycofanie dokumentu jako wymaganie klienta
Pytanie siódme dotyczyło wycofywania w dokumentach PZ i WZ. Klient opisał wymaganie: wycofanie pojedynczych pozycji z korektą wydanych ilości oraz usunięcie całego dokumentu. Zmiana ma wpływać na stan artykułów, a na zleceniu ma zostać ślad usunięcia lub korekty.
Funkcja wycofywania ma wycofywać poszczególne pozycje i robić korektę wydanych ilości. Ma też pozwalać usunąć cały dokument, a na zleceniu zostaje ślad usunięcia lub korekty.
Opisujemy to wyłącznie jako wymaganie z ankiety, bez opisu realizacji. Wycofanie całego zlecenia do bufora to inny mechanizm z innego wdrożenia, który opisuje strona o wycofaniu zlecenia w WMS.
Pytanie, które potrzebowało przykładu
Pytanie ósme dotyczyło szablonu etykiet. Klient odpowiedział pytaniem zwrotnym: o co chodzi dokładnie. W projekcie nie ma w tej sprawie ustalenia.
Ankieta przedwdrożeniowa działa, gdy każde pytanie ma przykład. Pytanie o szablon etykiet go nie miało i zostało bez odpowiedzi. Jeśli Twoja firma dostanie podobną ankietę, poproś o przykład przy pytaniu, którego nie rozumiesz.