Pięć próśb zgłoszonych przed wdrożeniem WMS: cztery odpowiedzi nie i jedna osobna wycena, każda z uzasadnieniem. Sprawdź, gdzie kończy się standard programu.
W opisywanym wdrożeniu klient zgłosił przed startem pięć próśb. Na cztery odpowiedzieliśmy nie, a piąta dostała osobną wycenę. Zapisujemy je razem z powodami, bo uczciwe nie na etapie ankiety i spotkania kosztuje mniej niż obietnica, którą trzeba wycofać po wdrożeniu.
Odpowiedzi pochodzą ze spotkań wdrożeniowych i dotyczą jednego wdrożenia, więc nie są listą wad programu. Całe wdrożenie opisuje studium przypadku magazynu celnego. Pytania w drugą stronę, czyli te, które Ty zadajesz dostawcy, zebrała strona z checklistą pytań do dostawcy WMS.
Dlaczego zapisujemy odpowiedzi nie
Prośba bez odpowiedzi zamienia się w oczekiwanie. Gdy na spotkaniu pada tak, a funkcji nie ma, rozbieżność wychodzi na testach albo po starcie. Dlatego przy każdej prośbie zapisujemy odpowiedź i jej powód, najlepiej już w ankiecie przed wdrożeniem WMS.
| Prośba | Odpowiedź | Powód |
|---|---|---|
| Stan magazynu z wartością | Nie | WMS nie prowadzi ewidencji wartościowej |
| Podpowiadanie kartonów po skanie numeru palety | Nie | Terminal weryfikuje towar z plikiem, nie wypełnia danych |
| Skanowanie dokumentów, na przykład dowodu rejestracyjnego | Nie | Program przechowuje plik załączony do dokumentu, nie skanuje |
| Praca terminala na dwóch magazynach | Nie | Zmiana magazynu wymaga innego loginu |
| Rozliczenie według m2 lub m3 | Osobna wycena | Wykracza poza standard, a kartony rozlicza się jako nośnik |
Wartość stanu
Pierwsza prośba dotyczyła stanu magazynu z wartością. Odpowiedzieliśmy nie, bo WMS nie prowadzi ewidencji wartościowej. Cenę można zapisać w kartotece i wziąć do wyliczeń, ale gdy cena się zmienia, wartości będą przekłamane.
Kartoteka asortymentu ma pola cen, o czym piszemy na stronie o ewidencji magazynowej. Gdy firma ma ERP, ilości z zatwierdzonych dokumentów trafiają do niego, a metodę wyceny wybiera księgowość.
Klient chciał prawdopodobnie jednego raportu z ilością i wartością. Zamiast niego dajemy ilości z zatwierdzonych dokumentów i ceny w kartotece, a wartość zapasu zostaje po stronie ERP albo księgowości. Raport z przekłamaną wartością jest gorszy niż brak raportu, bo wygląda wiarygodnie. Zapytaj dostawcę, kto liczy wartość zapasu i według jakiej metody wyceny rozchodu, i zapisz odpowiedź.
Terminal weryfikuje, a nie podpowiada
Druga prośba: po zeskanowaniu numeru palety terminal ma podpowiadać numery kartonów. Odpowiedzieliśmy nie. Terminal służy do weryfikacji zgodności towaru z danymi z pliku: pracownik skanuje numer palety, potem numer kartonu. Poprawny numer daje dane, a niepoprawny komunikat o niezgodności.
Terminal weryfikuje towar z plikiem, nie wypełnia danych za magazyniera.
Skan wykonany przez pracownika sprawdza, że karton leży na palecie. Gdyby terminal podpowiadał numery, ta kontrola by zniknęła.
Klient chciał zapewne skrócić pracę: mniej skanów i mniej wpisywania. Zamiast podpowiedzi terminal daje weryfikację, a jej wynikiem są dane albo komunikat o niezgodności. Przy odbiorze to komunikat pokazuje, że coś na palecie nie zgadza się z plikiem. Zapytaj dostawcę, czy terminal wypełnia pola, czy sprawdza zgodność z danymi, i co robi, gdy skan nie pasuje.
Skan dokumentów a plik w załączniku
Trzecia prośba dotyczyła skanowania dokumentów, na przykład dowodu rejestracyjnego. Program nie skanuje dokumentów. Ma natomiast możliwość przechowania pliku załączonego do dokumentu, na przykład do WZ. W odpowiedzi padły pliki PDF, a pozostałe formaty zostały do uszczegółowienia.
Plik powstaje więc poza programem i trafia do dokumentu jako załącznik. Dopuszczalne formaty trzeba ustalić przed startem.
Klient chciał zapewne, żeby dokument kierowcy albo pojazdu zostawał w systemie bez przepisywania. Dajemy załącznik, czyli plik dołączony do dokumentu, na przykład do WZ. Skanowanie przed dołączeniem jest czynnością poza programem, więc ktoś musi ją wykonać i mieć na to miejsce w procesie. Zapytaj w swoim projekcie, kto skanuje i do którego dokumentu plik ma być dołączony.
Dwa magazyny na jednym terminalu
Czwarta prośba: praca terminala na dwóch magazynach równocześnie. Odpowiedź brzmi nie. Zmiana magazynu wymaga innego loginu, a dokumentu magazynowego z towarem z wielu magazynów nie da się dopisać.
Skutki dla układu magazynu opisujemy w artykule jeden magazyn ze strefami czy dwa magazyny. Dostęp jednego konta do kilku magazynów to inna sprawa, którą opisuje strona o kilku magazynach jednego klienta.
Rozliczenie według m2 lub m3
Na piątą prośbę nie odpowiedzieliśmy nie. Rozliczenie według m2 lub m3 podlega dodatkowej wycenie, a kartony rozlicza się jako nośnik. To granica standardu, a nie odmowa.
Cennik licencji nie ma pozycji za metr kwadratowy ani sześcienny, a wdrożenie wycenia się indywidualnie, co opisuje strona o cenniku Studio WMS.net. Objętość stanu w m3 program liczy z wymiarów opakowania, o czym piszemy na stronie o stanach magazynowych. Co dokładnie obejmuje osobna wycena, ustala się na etapie analizy przedwdrożeniowej.
Klient chciał rozliczać składowanie według zajętej powierzchni albo objętości. Zamiast gotowej odpowiedzi tak lub nie dajemy rozmowę o zakresie i osobną wycenę. Nie czytaj tej odpowiedzi jako stwierdzenia, że program nie liczy objętości, bo strona o stanach magazynowych pokazuje, że liczy ją z wymiarów opakowania. Zapytaj dostawcę, jak rozlicza kartony i palety, i poproś o zapisanie tej zasady w ofercie.
Sprawy otwarte na liście do konsultacji
Część próśb nie dostała ani tak, ani nie. Trafiły na listę do konsultacji, bo wymagają dalszych rozmów. To nie są obietnice.
| Sprawa | Stan w opisywanym wdrożeniu |
|---|---|
| Powiadomienia mailowe do klienta po przyjęciu towaru | Pytanie otwarte |
| Zdjęcia towaru z terminala | Pytanie otwarte |
| Statystyki dla kontrahentów do dokumentu kosztowego | Uwaga do dalszych rozmów |
Wpis na liście oznacza tylko tyle, że temat jest do omówienia. Nie zapisujemy go jako funkcji i nie podajemy terminu. Chodzi o konkretne powiadomienie do klienta po przyjęciu towaru, a nie o wiadomości e-mail w ogóle.
Wpis na liście ma cztery pola, które warto wypełnić od razu. Bez pola o pytaniu wpis zamienia się w życzenie, a bez pola o odpowiedzialnym nikt nie wie, kto ma zająć się sprawą.
- Prośba. Nazwa sprawy własnymi słowami klienta.
- Zgłaszający. Osoba po stronie klienta, która o to prosi.
- Pytanie otwarte. Co dokładnie pozostaje do rozstrzygnięcia.
- Odpowiedzialny. Osoba po stronie dostawcy, która ma odpowiedzieć.
Jak postawić granicę w Twoim projekcie
Przed warsztatem wdrożeniowym zbierz własne prośby i przy każdej zapisz jedną z czterech odpowiedzi.
- Tak. Funkcja jest w programie i działa tak, jak o nią prosisz.
- Nie. Zapisz powód, żeby po wdrożeniu nikt nie szukał funkcji, której nie ma.
- Osobna wycena. Zapisz zakres, który ma wycenić dostawca.
- Do konsultacji. Zapisz, że to pytanie otwarte, a nie obietnica.
Zamiast pytać, czy system to potrafi, poproś o pokazanie funkcji na własnym przykładzie. Odpowiedź tak bez pokazu zapisz jako deklarację, a nie jako fakt.
Tak przygotowana lista trafia do analizy przedwdrożeniowej, czyli pierwszego z etapów wdrożenia WMS. Jak spisać wymagania przed wyborem systemu, opisuje strona o wyborze systemu WMS.