Checklista pytań do dostawcy WMS przed zakupem w ośmiu grupach, od funkcji po wyjście z umowy. Tabele z tym, czego szukać w odpowiedzi, do wydruku i RFP.
Demo pokazuje, co system potrafi w dobrym dniu. Umowa rozstrzyga, co się dzieje w złym: gdy integracja z ERP przestaje działać, gdy dostawca podnosi opłatę albo gdy trzeba zmienić system.
Poniższa lista zbiera pytania w ośmiu grupach. Każda grupa ma wyjaśnienie, po co się pyta, tabelę z tym, czego szukać w odpowiedzi, i uczciwą odpowiedź Studio WMS.net. Lista rozbudowuje stronę o wyborze systemu WMS.
Odpowiedzi Studio WMS.net opisują stan z 6.10.2026 na podstawie cenników produktowych i dokumentacji. Nie zastępują oferty, bo wiążą zapisy w ofercie i umowie. Czego nie możemy potwierdzić, oznaczamy wprost.
Jak użyć tej listy
Wydruk, wspólna numeracja i skala oceny odpowiedzi.
Wydrukuj stronę albo skopiuj tabele do arkusza i dołącz je do zapytania ofertowego (RFP). Każde pytanie ma numer, więc dostawca odpowiada pod tym samym numerem, a Ty porównujesz oferty wiersz po wierszu. Cztery czynności porządkują pracę z listą:
- Wybierz pytania - skreśl te, które nie dotyczą Twojego magazynu, i dopisz własne wymagania procesowe pod kolejnymi numerami; w branży regulowanej, na przykład farmaceutycznej, dopisz też pytania o walidację i audit trail, które opisuje strona o elektronicznym zapisie naważania surowców farmaceutycznych,
- Wyślij jedną listę - każdy dostawca dostaje identyczne pytania, bo inaczej oferty trudno porównać,
- Oceń odpowiedzi - użyj skali z tabeli poniżej i wpisz ocenę obok każdego numeru,
- Sprawdź deklaracje - pokaz na własnych danych i analiza przedwdrożeniowa zamieniają deklaracje w zapisy.
| Ocena | Co oznacza | Co z tym zrobić |
|---|---|---|
| Potwierdzone | Odpowiedź ma opis i dowód: dokumentację, ekran albo zapis w ofercie | Przenieś zapis do umowy lub załącznika |
| Deklaracja | Odpowiedź brzmi „tak” bez opisu mechanizmu | Poproś o dowód albo pokaz na demo |
| Do ustalenia w analizie | Dostawca nie zna odpowiedzi bez poznania magazynu | Wpisz do zakresu analizy przedwdrożeniowej z terminem |
| Brak | Funkcji lub gwarancji nie ma | Zdecyduj, czy luka jest do zaakceptowania |
Odpowiedź „tak” bez opisu mechanizmu jest deklaracją, a nie dowodem. Poproś o ekran, dokument albo zapis w ofercie.
Grupa 1 - funkcje procesowe
Scenariusze procesowe zamiast haseł z folderu.
Lista funkcji w ofercie nie mówi, czy proces działa tak, jak pracuje Twój magazyn. Różnica wychodzi przy partiach, przy paletach mieszanych albo przy kilku właścicielach towaru w jednym magazynie, więc pytaj o konkretne scenariusze, nie o hasła.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 1.1 | Pokaż na ekranie przyjęcie towaru z numerem partii i terminem przydatności, od skanu do dokumentu | Pokaz na demo zamiast slajdu oraz liczba kroków operatora |
| 1.2 | Jak system wybiera partię przy wydaniu: FEFO czy FIFO, i czy pracownik może wybrać ją ręcznie? | Reguła konfigurowalna i wymuszana na terminalu |
| 1.3 | Jak działają palety mieszane i kompletacja ze skanem kartonów? | Czy wydanie wiąże kody kartonów z dokumentem WZ, czy tylko ilość |
| 1.4 | Czy system obsłuży kilku właścicieli towaru i rozliczanie usług w jednym magazynie? | Opłaty według indywidualnych cenników i panel z własnymi stanami klienta |
Studio WMS.net prowadzi przyjęcie jako transakcję na dużym monitorze albo na terminalu z Androidem. Operator skanuje indeks lub GTIN i podaje liczbę sztuk w kartonie oraz numer partii, a dokument ma status BUFOR do zatwierdzenia. System zapisuje najpierw miejsce składowania, potem ilość, a stany można oglądać ogólnie albo z numerem partii (LOT), datą produkcji i terminem przydatności. Wydanie opiera się na skanie unikalnych kodów kartonów i powiązaniu z dokumentem WZ. Usługi magazynowe dla wielu klientów w jednym magazynie, z opłatami według indywidualnych cenników, należą do produktu. Raporty RDL na SSRS pracują produkcyjnie, a zestawienia konfiguruje się bez programowania. Granica: pakiet WMS na platformie GT nie ma jeszcze pełnej obsługi partii z datą ważności i FEFO, więc ten zakres zostaje w Studio WMS.net na platformach ST i RS.
Grupa 2 - integracje i konektory
Wersja ERP i kierunek wymiany, a potem sposób zapisu.
Integracja z ERP bywa najczęstszym źródłem opóźnień we wdrożeniu. Pytanie o „integrację z ERP” bez nazwy wersji i kierunku nie ma odpowiedzi: konektor zależy od wersji ERP, a sposób zapisu decyduje o tym, czy numeracja dokumentów i walidacje ERP zostają zachowane. Tło opisują strony o integracjach i o relacji WMS i ERP.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 2.1 | Które wersje mojego ERP obsługujecie i w jakim statusie: wykonana, deklarowana czy do zbudowania? | Rozróżnienie wdrożenia wykonanego od deklaracji, z numerem wersji ERP |
| 2.2 | Jak zapisujecie dokumenty do ERP: przez API producenta ERP czy do bazy? | Zapis przez API zachowuje numerację i walidacje ERP, zapis do bazy ich omija |
| 2.3 | Co się dzieje, gdy ERP jest niedostępny? | Kolejka, ponawianie, unikalny identyfikator komunikatu i log wymiany |
| 2.4 | Kto ponosi licencje po stronie ERP i kto utrzymuje konektor po aktualizacji ERP? | Koszt licencji API w ofercie i wskazany właściciel konektora |
| 2.5 | Jak łączycie się z TMS i YMS oraz firmami kurierskimi? | Pliki lub WebService oraz sposób dodania nowej integracji: konfiguracja czy kod |
Wymiana danych z ERP odbywa się przez pliki Excel albo WebService, tak samo jak z TMS i YMS oraz firmami kurierskimi. Cennik wymienia ERP: SAP, enova, WFmag i HermesSQL. Status integracji jest różny: SAP i SAP EWM są wykonane, Symfonia ERP jest wykonana (kolejka FIFO z tabelą wysyłkową), Comarch ERP XL jest deklarowany na stronie produktowej, a dla Optimy proponujemy integrację przez Sferę, przy czym licencja jest po stronie klienta. Dla enova365 istnieje warstwa XML i REST, a zakres interfejsu i moduły dodatkowe leżą po stronie partnera. Zapis do ERP idzie wyłącznie przez API producenta, a odczyt kontem SQL tylko do odczytu, więc numeracja i walidacje ERP nie są omijane. Przy Comarch XL interfejs CDN_API działa tylko na maszynie Windows z klientem XL i zużywa licencję stanowiskową. Integracje wykonuje usługa Windows SSService.exe instalowana na serwerze, a konektor jest dobierany do wersji ERP.
Grupa 3 - architektura i hosting
Kto odpowiada za serwer i licencje systemowe.
Architektura wyznacza, kto odpowiada za serwer i za kopie danych. Ta sama nazwa produktu bywa dostępna jako usługa w chmurze i jako instalacja u klienta, z innym podziałem kosztów i obowiązków. Zagadnienie rozwija strona o WMS w chmurze, a technikę opisuje architektura Studio WMS.net.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 3.1 | Na jakiej technologii i jakim systemie operacyjnym działa serwer? | Nazwane składniki: baza, serwer aplikacji, system, a nie ogólnik o architekturze |
| 3.2 | Gdzie fizycznie są dane i w jakim centrum danych? | Obszar (UE lub EOG), nazwa operatora centrum danych i zapis w umowie |
| 3.3 | Chmura czy instalacja u mnie: kto odpowiada za serwer i licencje systemowe oraz kopie danych? | Jasny podział kosztów licencji, sprzętu i administracji |
| 3.4 | Jak system działa przy braku sieci na hali? | Tryb offline w aplikacji mobilnej i obsługa konfliktów po synchronizacji |
Studio WMS.net działa na platformie ST: ASP.NET i Microsoft SQL Server na Windows Server, w przeglądarce oraz w aplikacji Android. Wersja Cloud to SaaS w chmurze prywatnej SoftwareStudio Group, a wersja On-Premise to instalacja u klienta. Według strony firmowej centra danych działają w Warszawie (Atman) i w Jawczycach (Netia), a jako lokalizację danych deklarujemy Unię Europejską i EOG, a nie sam kraj. W wariantach SaaS opłata bazowa obejmuje hosting i licencje Microsoft. Przy instalacji u klienta to klient ponosi licencje Windows Server i SQL Server, sprzęt, administrację systemu i kopie. Aplikacja mobilna pracuje offline i synchronizuje dane po odzyskaniu łączności, a między systemem a narzędziem BI stoi osobna warstwa danych raportowych. Platforma GT działa na Linuxie w kontenerach z bazą PostgreSQL, ale jej pakiet WMS nie ma jeszcze pełnej obsługi partii i FEFO.
Grupa 4 - bezpieczeństwo i dane
Dowód zamiast zapewnienia.
Dane magazynowe obejmują ceny i dane kontrahentów, więc mają wartość handlową. Pytania o bezpieczeństwo mają dać dowód: certyfikat albo raport z audytu da się sprawdzić, hasło o wysokim poziomie ochrony nie. Ogólny opis zabezpieczeń znajdziesz na stronie o bezpieczeństwie danych.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 4.1 | Jakie certyfikaty i audyty macie i jaki jest ich zakres? | Numer i zakres certyfikatu albo wprost „nie mamy”, a nie zapewnienie o standardach |
| 4.2 | Jak rozdzielacie dane klientów i kto ma dostęp administracyjny do mojej bazy? | Osobna baza lub instancja albo izolacja wierszy, lista kont uprzywilejowanych |
| 4.3 | Jak działa kopia zapasowa i jak długo jest przechowywana? | Częstotliwość, okres, miejsce i test odtworzenia |
| 4.4 | Czy podpiszecie umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i kto jest podprocesorem? | Art. 28 RODO, lista podprocesorów i ich lokalizacja |
Nie deklarujemy certyfikatu ISO 27001 i nie podajemy tu parametrów SLA, więc jeżeli wymagasz certyfikatu albo czasu reakcji, zapytaj o to wprost w RFP i oceń odpowiedź na piśmie. Usługa integracyjna działa w sieci klienta z ruchem tylko wychodzącym HTTPS, więc nie trzeba publikować punktu dostępowego z Internetu, co ma znaczenie przy wymaganiach dyrektywy NIS2 (stan na 6.10.2026). Okres przechowywania kopii zależy od wariantu abonamentu i wynosi od 3 dni w Basic do 30 dni w Procesor. Na platformie GT izolację danych klientów w jednej bazie zapewnia row-level security w PostgreSQL. Zakres umowy powierzenia ustala się w ofercie, a jej wzoru tu nie publikujemy. Podstawą pytania 4.4 jest rozporządzenie RODO.
Grupa 5 - wdrożenie i harmonogram
Kto robi co i od czego zależy termin.
Termin uruchomienia zależy od podziału pracy. Dostawca zwykle podaje czas własnych prac, a opóźnienia biorą się z danych, adresacji magazynu i integracji po stronie klienta. Etapy opisuje strona o etapach wdrożenia WMS.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 5.1 | Z jakich etapów składa się wdrożenie i kto odpowiada za każdy? | Podział pracy dostawcy i klienta oraz kto przygotowuje dane i etykiety |
| 5.2 | Ile trwa uruchomienie dla magazynu o moim profilu i od czego zależy? | Widełki z warunkami zamiast jednej liczby |
| 5.3 | Czy jest analiza przedwdrożeniowa i co z niej dostaję? | Dokument z zakresem prac i wiążącą wyceną |
| 5.4 | Jak migrujecie dane i kto sprawdza ich poprawność? | Próbny import, uzgodnienie stanów i termin odcięcia |
Deklarowany czas uruchomienia Studio WMS.net to 4-8 tygodni. To deklaracja produktowa, a nie gwarancja dla Twojego magazynu. Wiążący harmonogram i wycena powstają po analizie przedwdrożeniowej, a na termin wpływają stopień zaadresowania magazynu, zakres integracji z ERP i ilość danych do migracji. Odbiór opisują strony o testach akceptacyjnych i szkoleniu pracowników. Nakład pracy omawia strona ile kosztuje wdrożenie WMS.
Grupa 6 - licencja i koszty
Cena z oferty to początek rachunku.
Pytaj, co jest w opłacie bazowej, za co płaci się osobno i ile kosztuje trzeci rok. Po 3-4 latach suma abonamentów przewyższa licencję jednorazową, więc sam próg wejścia niczego nie rozstrzyga. Porównanie modeli opisuje strona o licencji wieczystej i abonamencie.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 6.1 | Jaki jest model zakupu i co obejmuje opłata bazowa? | Hosting, licencje systemowe, wersje oraz lista modułów dodatkowych z cenami |
| 6.2 | Za co płacę osobno: za moduły, użytkowników, wdrożenie, szkolenie? | Jawna lista pozycji i jednostek rozliczenia |
| 6.3 | Czy cena zależy od liczby dokumentów, lokalizacji albo magazynów? | Jednoznaczne „tak” lub „nie” zapisane w ofercie |
| 6.4 | Ile kosztuje utrzymanie po pierwszym roku i co się dzieje po rezygnacji? | Stawka, indeksacja i prawo do korzystania po rezygnacji |
| 6.5 | Jaki jest koszt całkowity w horyzoncie 3-5 lat dla mojej liczby użytkowników? | Wyliczenie z założeniami, które da się sprawdzić |
Abonament miesięczny występuje w wariantach Basic, Standard, Procesor i Developer, a stawki opisuje cennik obowiązujący od 1.1.2025. Moduły dodatkowe, takie jak terminal Android czy Proxy, są wyceniane osobno, a w wariancie Developer wchodzą w cenę. Software Maintenance NBD wchodzi do każdego wariantu. Cena nie obejmuje wdrożenia ani szkolenia, a nie zależy od liczby dokumentów i lokalizacji. Przykład z cennika: Standard dla 10 użytkowników z Androidem i integracją to 3 500 zł netto miesięcznie, czyli 42 000 zł rocznie. Licencja wieczysta na platformie GT wymaga wyższego nakładu na starcie, a koszt bieżący to Software Maintenance. Rezygnacja z niego nie odbiera prawa do korzystania, tylko wstrzymuje aktualizacje.
Grupa 7 - wsparcie i aktualizacje
Co wchodzi w opłatę, a co jest osobnym zleceniem.
Po uruchomieniu system trzeba utrzymywać: poprawiać błędy, aktualizować go i dopasowywać do zmian w ERP albo w procesie. Pytania mają pokazać, co wchodzi w opłatę, a co jest osobnym zleceniem. Opiekę po starcie opisuje strona o wsparciu powdrożeniowym.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 7.1 | Co obejmuje wsparcie i w jakich godzinach jest dostępne? | Kanały, godziny i czas reakcji zapisany w umowie, a nie na stronie |
| 7.2 | Jak często wychodzą aktualizacje i kto je instaluje? | Okno serwisowe albo aktualizacja bez przerwy oraz środowisko testowe |
| 7.3 | Co dzieje się z moimi zmianami, gdy wyjdzie nowa wersja? | Czy specyfika klienta żyje w konfiguracji, czy w kopii kodu wymagającej scalenia |
| 7.4 | Czy aktualizacja ERP zepsuje integrację? | Zapis przez API producenta ERP, a nie przez tabele |
Software Maintenance NBD jest częścią każdego wariantu abonamentu. Zakres i czas reakcji trzeba potwierdzić w ofercie, bo parametrów SLA tu nie deklarujemy. Na platformach ST i RS zmiana funkcji to wgranie transakcji JS albo nowa wersja aplikacji, przy czym specyfika klienta bywa trzymana w kopiach i wymaga uzgodnienia przy nowej wersji. Na platformie GT konfigurację podmienia się na gorąco, bez restartu i okna serwisowego. Ponieważ zapis do ERP idzie przez API producenta, aktualizacja ERP nie psuje integracji.
Grupa 8 - wyjście z umowy
Prawa do danych i kodu zapisane przed podpisem.
Najtańszy moment na ustalenie zasad rozstania to podpisanie umowy. Po wdrożeniu w systemie siedzą Twoje dane i konfiguracje, więc brak zapisów o ich wydaniu oznacza zależność od dostawcy. Przy usłudze w chmurze znaczenie ma też unijne rozporządzenie o danych (Data Act), które zawiera przepisy o zmianie dostawcy usług przetwarzania danych (stan na 6.10.2026). Jego wpływ na konkretną umowę oceń z prawnikiem.
| Nr | Pytanie do dostawcy | Czego szukać w odpowiedzi |
|---|---|---|
| 8.1 | W jakim formacie i terminie wydacie dane po rozwiązaniu umowy? | Pełna baza lub eksport tabel, termin w dniach i koszt eksportu |
| 8.2 | Co z konfiguracją, raportami i szablonami etykiet? | Czy raporty i szablony wydruków są przekazywane i w jakim formacie |
| 8.3 | Czy dostanę kod źródłowy albo prawo do jego modyfikacji i na jakich warunkach? | Zakres praw: używanie, modyfikacja albo przeniesienie praw autorskich |
| 8.4 | Jak działa dostęp do systemu w okresie wypowiedzenia? | Czas pracy w pełnym zakresie lub tylko do odczytu |
Prawo do modyfikacji kodu źródłowego daje tylko wariant Developer, z instalacją na własnym serwerze. Platforma GT odpada, gdy klient wymaga przeniesienia pełnych praw i kodów źródłowych platformy, bo jej runtime pozostaje własnością SoftwareStudio i jest licencjonowany. Wtedy proponujemy system dedykowany od podstaw, z repozytorium dostępnym klientowi. Bazą Studio WMS.net jest SQL Server, a raporty działają na SSRS jako pliki RDL. Format eksportu i termin wydania danych po rozwiązaniu umowy nie mają standardowej klauzuli opisanej na tej stronie, więc trzeba je zapisać w umowie.