Zarządzanie użytkownikami w WMS: role i uprawnienia do menu

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Każdy, kto loguje się do WMS, ma w systemie konto, a konto ma jedną rolę. Z tej zasady wynikają dwie rzeczy: osoba pracująca w przeglądarce i na terminalu ma dwa konta, a konto, które przestaje być potrzebne, dezaktywuje się zamiast usuwać.

Opisujemy zarządzanie użytkownikami tak, jak wygląda w opisywanym wdrożeniu programu Studio WMS.net, w Panelu Administratora. Ogólne zasady dostępu opisują już strony o uprawnieniach użytkowników magazynu i o uprawnieniach per użytkownik, więc ich tu nie powtarzamy. Dla Twojej firmy ta strona pokazuje, jakie decyzje trzeba podjąć przed założeniem pierwszych kont.

Panel Administratora i lista użytkowników

Panel Administratora jest dostępny po zalogowaniu na specjalne konto administracyjne. Z jego poziomu zakłada się konta użytkowników i uzupełnia ich dane. Tam samo nadaje się hasła. Dezaktywacja konta i wybór widocznych pozycji menu także leżą w panelu. Sam rejestr użytkowników opisuje też strona o użytkownikach programu WMS.net.

Menu panelu ma sześć grup: Administrator, API, Dokumentacja, Integracja, Pomoc i Koniec. Użytkownikami zarządza pozycja Użytkownicy w grupie Administrator. Zestawienie użytkowników ma cztery polecenia: Nowy, Edycja (także dezaktywacja i nadanie hasła), Uprawnienia oraz Reset. Kolumna Aktywne pokazuje, czy konto jest aktywne.

Formularz nowego użytkownika ma pięć zakładek. Pola wymagane są pogrubione, a bez ich wypełnienia formularza nie da się zapisać. Dane podstawowe leżą na zakładce pierwszej. Informacje dodatkowe i uprawnienia mają zakładki drugą i trzecią, a czwarta i piąta zostają bez zmian.

Role i dlaczego użytkownik ma dwa konta

Rola jest przypisana do konta. Osoba pracująca zarówno w przeglądarce, jak i na terminalu ma dwa osobne konta: jedno z rolą Magazyn, drugie z rolą WMSAndroid. Rodzaj menu zależy od roli, więc każde z tych kont widzi inne menu.

Login jest unikalny, na przykład pierwsza litera imienia i nazwisko, i nie można go później zmienić. Ustal więc z góry zasadę nazywania kont, także dla drugiego konta tej samej osoby.

Konto z rolą WMSAndroid służy do pracy na kolektorze. Jak ta praca wygląda przy wydaniu bez zlecenia, opisuje strona o wydaniu WZB na kolektorze Android. Zmiany magazynu lub roli działają dopiero od następnego logowania.

Dane konta i adres e-mail

Do konta przypisuje się komórkę i oddział. Osobno wybiera się magazyn, w którym użytkownik rozpoczyna pracę. Po zalogowaniu może go zmienić w opcji zmiany parametrów.

Cztery pola konta wymagają osobnej decyzji.

• Adres e-mail. Trzeba go uzupełnić dla każdego aktywnego konta. Na ten adres program wysyła powiadomienia przypisane do użytkownika. Przykładem jest powiadomienie e-mail po przyjęciu towaru z zapotrzebowania, które użytkownik założył.
• Analityka. Pole używane tylko dla kont klientów z rolą WMS_Klient. Zawiera numer referencyjny kontrahenta.
• Data ważności konta. Pozwala założyć konto czasowe.
• Wersja językowa. Puste pole oznacza język polski, uk-UK angielski, a de-DE niemiecki.

Dla Twojej firmy adres e-mail jest pierwszą rzeczą do sprawdzenia przy każdym nowym koncie, bo bez niego system nie wyśle powiadomienia do tego konta.

Hasło

Hasło nadaje się osobnym oknem. Wpisuje się je dwa razy, ma co najmniej 5 znaków i jest przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Nie da się go odczytać, więc gdy użytkownik zapomni hasła, administrator nadaje nowe.

Konto bez hasła nie pozwoli się zalogować. Po założeniu konta trzeba więc od razu nadać hasło. Ustal w firmie, kto ma prawo je nadawać, bo ta czynność leży po stronie administratora.

Dezaktywacja zamiast usuwania

W opisywanym wdrożeniu konta osób, które nie korzystają już z programu, dezaktywuje się zamiast usuwać. Zostaje historia operacji użytkownika, a konto w razie potrzeby można włączyć ponownie. Dezaktywację wykonuje się w poleceniu Edycja, a kolumna Aktywne w zestawieniu pokazuje, które konta są włączone.

Konta nie usuwa się, tylko dezaktywuje. Zostaje historia operacji, a konto można później włączyć ponownie.

Instrukcja wdrożenia zaleca okresowy przegląd zestawienia, na przykład raz na kwartał. Konta, które dawno się nie logowały, i konta osób, które odeszły, należy dezaktywować. Dla Twojej firmy to praktyczny sposób, by lista aktywnych kont zgadzała się z listą osób, które naprawdę pracują w magazynie.

Włączanie i wyłączanie pozycji menu

Każdy użytkownik widzi w menu tylko pozycje włączone w jego uprawnieniach. Na zakładce Role wybiera się z listy rolę, którą mają pracownicy magazynu, i uruchamia listę uprawnień. W kolumnie Wartość zaznaczone pozycje są włączone, a niezaznaczone ukryte.

Pozycje menu głównego mają w kolumnie Typ wartość MENU, a pozycje ich podmenu wartość SUB_MENU. Pozycja i podmenu muszą być włączone obie, żeby użytkownik widział grupę. Przykład: aby użytkownik widział listy zleceń ZWZ, ma mieć włączoną pozycję Wydania oraz podmenu ZWZ.

Zmiana zapisuje się od razu po kliknięciu. Użytkownik musi jednak wylogować się i zalogować ponownie, żeby zobaczyć zmienione menu. Samą konfigurację menu opisuje strona o menu StudioSystem.

Co ustalić przed założeniem pierwszych kont

Przed założeniem pierwszych kont w Twojej firmie ustal cztery sprawy. Szersze pytania przed wdrożeniem zbiera strona o pytaniach przed wdrożeniem WMS, a zadania osoby, która konta prowadzi, opisuje strona o administratorze programu.

• Podział kont. Kto pracuje i w przeglądarce, i na terminalu, a więc potrzebuje dwóch kont i dwóch loginów?
• Hasła. Kto nadaje nowe hasła, skoro użytkownik nie może odczytać starego?
• Odejścia. Kto dezaktywuje konta po odejściu pracownika i kto robi przegląd raz na kwartał?
• Menu. Które pozycje i podmenu ma widzieć każda rola, na przykład czy dana osoba potrzebuje listy zleceń ZWZ?