WMS funkcje w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Ta strona opisuje funkcje WMS, które pracują obok podstawowego przebiegu towaru: kontrolę jakości i śledzenie partii, wymianę danych z innymi systemami i automatyką, raporty kierownika oraz uprawnienia z zapisem zdarzeń. Katalog funkcji ułożony według drogi towaru od przyjęcia do wydania znajduje się na stronach o funkcjach systemu Warehouse Management System i funkcjach systemu WMS. Opisujemy tu program Studio WMS.net, a tam, gdzie zakres zależy od wdrożenia albo wersji ERP, piszemy o tym wprost.

Sąsiednie strony odpowiadają na inne pytania. Raporty i ich odbiorców omawia strona o raportowaniu w magazynie, a analitykę na danych z wielu systemów strona o business intelligence dla logistyki. Przegląd połączeń z innymi systemami zbiera strona o integracji systemów informatycznych, a mechanikę nadawania dostępu strona o uprawnieniach per użytkownik. Poziomy automatyzacji, od skanu po urządzenia, porządkuje strona o automatyzacji magazynu. Tutaj pokazujemy, jak te funkcje opierają się na jednym zapisie operacji i co z tego wynika dla kontroli. Pełne porównanie stron zawiera tabela na końcu.

Co w funkcjach operacyjnych wykracza poza podstawowy przebieg?

Podstawowy przebieg towaru, od przyjęcia po wydanie, wykonuje każdy program magazynowy. W WMS każdy z tych etapów ma dodatkowo stronę kontrolną: porównuje dane z dokumentem i pilnuje terminów. Schemat pokazuje cztery grupy funkcji, które czytają te same dokumenty ruchu, oraz to, z czego każda z nich korzysta.

Przyjęcie jako pierwszy etap kontroli

Przyjęcie dostawy zaczyna się od porównania ładunku ze zleceniem zapisanym w systemie nadrzędnym ERP. Zamówienie zakupu trafia do magazynu jako zlecenie przyjęcia ZPZ, a pracownik z terminalem mobilnym skanuje kody kreskowe lub etykiety logistyczne. Program potwierdza zgodność dostawy pod względem ilościowym i asortymentowym, a gdy zeskanowany kod nie zgadza się z oczekiwanym, nie pozwala przejść dalej. Błędna pozycja nie wchodzi więc na stan, a pomyłka wychodzi przy rampie, a nie przy wysyłce.

Program może wydrukować etykietę logistyczną dla towaru, który jej nie ma, co jest potrzebne do śledzenia wewnątrz magazynu. W pozycji dokumentu przyjęcia zapisuje się numer partii i termin ważności, a obok datę produkcji. W kartotece towaru dwa pola wyboru, Wymagana seria i Wymagana data ważności, wymuszają te dane przy operacjach magazynowych. Dzięki temu przyjęcie przestaje być jedynie czynnością ewidencyjną i staje się pierwszym etapem kontroli jakości, a wpisane dane widać od razu w stanach i zestawieniach dla innych działów firmy. Etapy kontroli przy przyjęciu opisuje strona o kontroli jakości, a samo przyjęcie strona o przyjęciu do magazynu.

Strefy i lokalizacje poza zwykłym regałem

System dzieli magazyn na strefy i regały, a w nich na konkretne miejsca paletowe, tworząc cyfrową mapę całego obiektu. Na podstawie zdefiniowanych wcześniej reguł program podpowiada magazynierowi miejsce odłożenia, biorąc pod uwagę rotację produktu oraz wymiary i wagę ładunku. Wymagania dotyczące warunków przechowywania, na przykład temperatury, uwzględnia się w regułach, a ich zakres ustala analiza przedwdrożeniowa.

Funkcja ta porządkuje składowanie, które w magazynie zarządzanym ręcznie bywa dowolne. Towary szybkorotujące trafiają w miejsca łatwo dostępne, blisko strefy kompletacji lub doków wysyłkowych, a asortyment o niskiej rotacji do odleglejszych sektorów albo na wyższe poziomy regałów. Takie rozmieszczenie skraca późniejszą zbiórkę i ogranicza zatory w alejkach. Dla kontroli ważniejsza jest jednak inna cecha lokalizacji: nie każde miejsce służy do wydania. W instalacji demonstracyjnej drzewo zestawień ma osobne pozycje dla stref kontroli jakości i kwarantanny, a kwarantanna to lokalizacja bez prawa do wydania. Własną strefę ma też obsługa reklamacji i zwrotów. Zasady opisu miejsc zbiera strona o lokalizacjach w magazynie.

Kompletacja i przygotowanie do wysyłki

Zarządzanie procesem kompletacji zamówień ma bezpośredni wpływ na szybkość obsługi klienta. Program przetwarza zamówienia spływające z systemu sprzedaży i zamienia je w zlecenia wydania ZWZ. Lista kompletacyjna ma pozycje w kolejności lokalizacji w hali, więc magazynier pokonuje krótszy dystans i nie szuka towaru, a pole wysokiego priorytetu oznacza zlecenie pilne. Każdą pozycję potwierdza się skanem, więc pomyłka wychodzi przy regale.

Obok zbiórki pojedynczego zamówienia program prowadzi multipicking, czyli jednoczesne kompletowanie kilku zamówień. W kompletacji strefowej każdy pracownik obsługuje tylko wyznaczony sektor, a wybór metody opisuje strona o strategii komisjonowania. Po skompletowaniu zlecenie przesyłki i etykieta kurierska powstają przez plik albo API przewoźnika, co opisujemy w sekcji o wymianie danych. Dokument WZ zamyka etap magazynowy i zapisuje, z której lokalizacji zdjęto towar.

Jak WMS wspiera kontrolę i zarządzanie jakością?

Kontrola w WMS opiera się na jednej zasadzie: stan wynika z dokumentów, a towar, o którym nie wiadomo, czy nadaje się do wydania, trzeba zatrzymać, zanim trafi na listę kompletacji. Zgodność stanów z półką omawia osobno strona o kontroli zapasów. Tutaj opisujemy, jak program blokuje towar i jak pilnuje terminów ważności.

Inwentaryzacja w tle i kontrola stanów

Utrzymanie zgodności stanów magazynowych ze stanem faktycznym jest jednym z największych wyzwań w logistyce, dlatego WMS ma moduł inwentaryzacji. Spis cykliczny prowadzi się po kawałku, na przykład jeden regał albo jedna strefa naraz, więc magazyn pracuje dalej. Kierownik może zlecać wyrywkowe kontrole konkretnych lokalizacji lub wybranego asortymentu w chwilach mniejszego obciążenia pracą. Dzięki terminalom spis jest szybki i eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych z arkuszy papierowych.

Program zestawia ilość systemową z naliczoną i pokazuje różnicę przy każdej pozycji arkusza inwentaryzacyjnego, a kierownik zatwierdza raport rozbieżności. Zamknięcie arkusza zakłada dokumenty RI (rozchód niedoborów) i PI (przyjęcie nadwyżek), więc korekta zawsze idzie dokumentem, a nie ręczną poprawką. Spis sprawdza stan także w przekroju partii, a jego przebieg opisuje strona o inwentaryzacji magazynu.

Cztery poziomy blokady towaru

Wykrycie problemu to połowa kontroli, a druga połowa to zatrzymanie towaru, zanim ktoś go skompletuje. Studio WMS.net zatrzymuje towar na czterech poziomach, a tabela zestawia, co dany poziom obejmuje i na co uważać.

Zablokowany towar nadal fizycznie leży w magazynie, więc spis powinien go uwzględnić. Blokada partii dotyczy nie tylko wad: partia, która przekroczyła termin ważności, też powinna zmienić status, zanim ktoś ją skompletuje, a zbliżające się terminy podpowiadają, kiedy to nastąpi.

Terminy ważności i kolejność wydań

Studio WMS.net śledzi partię od przyjęcia do wydania i wydaje towar według FEFO, czyli pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi. FIFO patrzy na datę przyjęcia, a FEFO na termin ważności zapisany przy partii. Przykład ilustracyjny: dostawa z poniedziałku ma termin 20 maja, a dostawa z wtorku 12 maja. FIFO wyda najpierw poniedziałkową, a FEFO wtorkową, bo ta wcześniej straci ważność i nie przeterminuje się na regale.

FEFO jest tak dobre, jak dane o terminach. Partia przyjęta bez terminu nie wejdzie do kolejki, więc brak daty trzeba zatrzymać przy przyjęciu, a nie przy wydaniu, i do tego służy pole Wymagana data ważności. Kolejność wydawania nie jest jedynym warunkiem, bo odbiorcy często zastrzegają w umowie minimalny pozostały okres ważności, więc przy kompletacji sprawdza się także, czy termin mieści się w umowie. Funkcja kwarantanny pozwala dodatkowo zablokować partię podejrzaną o wady jakościowe i uniemożliwia jej przypadkowe wysłanie do klienta. Zasady kontroli opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.

Jak śledzić partię od dostawcy do klienta?

Historia partii powstaje ze zdarzeń. Każde z nich zostawia w bazie wiersz z numerem partii, więc łańcuch da się odczytać w obu kierunkach: od dostawcy do klienta albo odwrotnie. Tabela pokazuje, co zapisuje się przy kolejnych zdarzeniach i na jakie pytanie to odpowiada. Szersze omówienie samego numeru zawiera strona o numerze partii.

Odwrotne śledzenie zaczyna się od reklamacji. Numer partii z opakowania prowadzi do dokumentu przyjęcia, a ten do dostawcy i jego dokumentów jakościowych. Dokumenty wyszukuje się w formularzu Szukaj w sekcji Magazyn: po zakresie dat i po numerze partii, a także po numerze nośnika i po użytkowniku.

Co zrobić, gdy partia okaże się wadliwa?

Wada wykryta po przyjęciu wymaga dwóch działań naraz: zatrzymać to, co jest na stanie, i ustalić, co już wyszło. Drugie działanie to wycofanie z rynku, czyli recall. Odpowiedź, którym odbiorcom i w jakich ilościach wydano towar z wadliwej partii, daje zestawienie dokumentów wydań, a kluczem do niego jest numer partii. Przebieg ma cztery działania:

• Zablokuj partię - zmień status wszystkich palet z danym numerem, także tych przy kompletacji.
• Policz stan - ustal, ile sztuk leży jeszcze w magazynie, a ile już wyszło.
• Wskaż odbiorców - zestaw dokumenty wydań z kontrahentami i datami.
• Rozstrzygnij - zapisz decyzję o zwrocie do dostawcy albo utylizacji, a po kontroli także o zwolnieniu partii.

Raz na jakiś czas warto przeprowadzić próbne wycofanie. Wybierz partię sprzed miesiąca, ustal jej odbiorców i dostawcę, a potem porównaj ilość z dokumentów wydań z liczbą sztuk z przyjęcia. Zgodność oznacza, że dane partii zapisano przy każdym zdarzeniu, a rozjazd wskazuje zdarzenie, przy którym ich zabrakło. Numer seryjny schodzi poziom niżej niż partia, bo wskazuje pojedynczą sztukę, dlatego przy towarach drogich lub objętych gwarancją prowadzi się go obok numeru partii, co opisuje strona o numerach seryjnych.

Jak WMS łączy się z systemami zewnętrznymi i automatyką?

Program magazynowy rzadko pracuje sam. Studio WMS.net wymienia dane z innymi systemami, a wymianę wykonuje usługa Windows SSService.exe instalowana na serwerze. Usługa realizuje zadania w tle, a wymiana z ERP jest jednym z nich. Studio WMS.net ma konektor do danej wersji ERP, dlatego zakres dla konkretnej wersji potwierdza analiza przedwdrożeniowa. Moduł integracji ERP jest dostępny od wersji STANDARD licencji, a w wersji BASIC go nie ma. Cztery kanały wymiany opisuje strona o komunikacji z systemami zewnętrznymi.

Wymiana z ERP i platformami sprzedaży

Wymiana działa w obie strony. Z ERP do magazynu płyną kartoteki i zamówienia, a z magazynu do ERP dokumenty ruchu z ilościami rzeczywistymi, a nie zamówionymi. Informacje o nowych zamówieniach czy awizowanych dostawach trafiają do magazynu bez przepisywania, więc dział handlowy widzi tę samą ilość, którą potwierdził magazynier. Tryb OnLine przekazuje dane na żądanie, a tryb OffLine według rytmu replikacji do tabel pośrednich, więc wybór zależy od tego, jak szybko zmiana ma być widoczna po drugiej stronie.

Zapis do ERP odbywa się wyłącznie przez interfejs producenta ERP, a odczyt kontem SQL tylko do odczytu, więc numeracja i walidacje ERP nie są omijane. Dokument trafia do bazy razem z wpisem w tabeli wysyłkowej, czyli outboxie, w jednej transakcji. Awaria ERP nie zatrzymuje magazynu, bo dokument czeka w kolejce i wychodzi po wznowieniu łączności. Na tym wzorcu zrealizowano wymianę z Symfonią, a dla innego ERP zasadę ponawiania potwierdza analiza. Ogólne zasady wymiany opisuje strona o integracji systemów informatycznych.

Kurierzy i awizacja dostaw

Etykieta kurierska to ostatni dokument, który powstaje w magazynie przed wyjazdem paczki. Zlecenie przesyłki może iść plikiem albo przez API przewoźnika, a numer przesyłki wraca do WMS i zapisuje się przy dokumencie WZ, zanim status zamówienia wróci do platformy sprzedażowej. Cennik Studio WMS.net mówi o wymianie z firmami kurierskimi przez pliki Excel lub WebService i nie deklaruje gotowych konektorów do konkretnych kurierów, więc zakres dla danego przewoźnika potwierdza analiza przedwdrożeniowa. Drogi integracji opisuje strona o integracji z kurierami przez API, a samą wysyłkę strona o wysyłce z magazynu przez firmy kurierskie.

Dostawy umawiane na godziny obsługuje awizacja. Współpraca z systemami awizacji, takimi jak Studio VSS.net, pozwala powiązać pracę magazynu z harmonogramem przyjazdów, bo dane o dostawie i pojeździe docierają do magazynu przed przyjazdem naczepy, jeśli awizacja jest zapisana w systemie. Pomaga to planować pracę przy rampie i ograniczać zatory na placu manewrowym, a zasady awizacji opisuje strona o awizacji dostaw. Narzędziownię, czyli kontrolę narzędzi i materiałów, obsługuje osobny program Studio TCS.net, który opisuje strona o narzędziowni.

Automatyka i warstwa sterowania

Magazyn bywa środowiskiem hybrydowym, w którym praca ludzi przeplata się z działaniem urządzeń. WMS wie, gdzie leży towar i które zlecenie czeka, ale urządzeniami steruje osobna warstwa WCS, która zamienia zadanie na sygnały sterowników w ułamkach sekundy. Podział warstw WMS, WCS, TMS i MES opisuje strona o rolach systemów w magazynie.

Integracje z automatyką w Studio WMS.net są modułami dedykowanymi i mają wycenę indywidualną. Zakres, czyli które zdarzenia WMS przekazuje, a które zostają po stronie sterowników, ustala analiza przedwdrożeniowa, a ta witryna nie deklaruje gotowych połączeń z konkretnymi urządzeniami. Opis produktu jest też na profilu Studio WMS.net na LinkedIn, a poziomy automatyzacji, od skanu po pojazdy bez kierowcy, porządkuje strona o automatyzacji magazynu.

Jakie raporty i wskaźniki widzi kierownik magazynu?

Raport nie tworzy danych, tylko porządkuje to, co aplikacja zapisała po zdarzeniu na hali, więc liczby w nim są tak dobre jak zapis operacji. Raporty działają na usłudze Microsoft SQL Server Reporting Services i czytają z tej samej bazy, w której leżą dokumenty i stany. Niezeskanowane wydanie nie pojawi się na stanie, a terminal bez zasięgu zapisuje operacje lokalnie i synchronizuje je po odzyskaniu łączności, więc raport uruchomiony w tym czasie może ich jeszcze nie zawierać. Drogę danych opisuje strona o architekturze Studio WMS.net, a rodzaje raportów i ich odbiorców strona o raportowaniu w magazynie.

Kierownicy logistyki korzystają z pulpitów prezentujących wskaźniki wydajności (KPI), takie jak liczba zrealizowanych linii zamówień na godzinę czy czas cyklu zamówienia. To typowe miary, a to, które z nich program liczy w danym magazynie, ustala się przy wdrożeniu. Definicje i wzory zbiera strona o KPI magazynu. Analiza takich danych pozwala szybko zauważyć miejsca, w których praca zwalnia, i podjąć działania korygujące, zanim wpłyną na terminowość dostaw.

Ocena pracy poszczególnych magazynierów wymaga ostrożności. Czas liczony z cyklu dokumentu obejmuje też oczekiwanie na wolnego magazyniera, więc taką wartość traktuje się jako szacunek i porównuje tylko podobne zlecenia.

Pulpit, zestawienia i raporty własne

Studio WMS.net ma kilka narzędzi do odczytu danych, a każde odpowiada na inne pytanie. Tabela zestawia je według tego, co pokazują i kiedy warto po nie sięgnąć.

Dalsza analiza przesuwa się z raportu do decyzji. Raport rotacji i wiekowania zapasu wskazuje towary zalegające, tak zwane półkowniki, które zajmują miejsce i wiążą kapitał obrotowy. Raporty pokazują też produkty o największej dynamice sprzedaży, a wtedy rozważa się przeniesienie ich do strefy złotej, położonej najbliżej strefy pakowania. Przesunięcie rejestruje się dokumentem ZL, a po miesiącu porównuje się czas kompletacji z poprzednim okresem. Analizę samych danych magazynowych opisuje strona o analizie danych magazynowych, a zestawienia z wielu systemów należą już do tematu business intelligence dla logistyki.

Kto może co robić w systemie i co zostaje w zapisie?

Dostęp w Studio WMS.net nadaje administrator osobno dla każdego użytkownika. Wzorzec uprawnień ustawia się raz dla modułu, a program kopiuje go nowym kontom. Wyjątek dla jednej osoby ustawia się w menu UPRAWNIENIA: wartość TAK w kolumnie DOSTĘP daje prawo uruchomienia transakcji, a NIE ją blokuje. Domyślnie transakcje z menu modułu są dostępne, więc ograniczenie dostępu wymaga świadomego wyłączenia. Mechanikę opisuje strona o uprawnieniach per użytkownik, a konta i role strona o uprawnieniach użytkowników magazynu.

Poziom szczegółowości to transakcja. Kolumna DOSTĘP otwiera albo zamyka całą pozycję menu, więc mówi, kto może uruchomić listę dokumentów, a nie kto zatwierdza konkretny dokument. Dla kontroli jakości ma to znaczenie praktyczne, bo zwolnienie partii z kwarantanny jest decyzją, którą warto przypisać osobie. Rozróżnienie wykonującego od zatwierdzającego trzeba więc ustalić osobno, uprawnieniem specjalnym albo procedurą magazynu.

Ślad pracy zapisuje się na dwóch poziomach. Dokument ma operatora i datę, a w panelu administracji, w grupie Pomoc, jest pozycja Dziennik zdarzeń, do której trafia między innymi zdarzenie logowania. Przebieg logowania opisuje strona o logowaniu do systemu WMS. Tabela rozdziela to, co potwierdza dokumentacja, od tego, co trzeba ustalić na wdrożeniu.

Do czasu potwierdzenia ślad zmian uprawnień zapewnia procedura: polecenie na piśmie i wpis w zakładce UWAGI w kartotece użytkownika, gdzie pola KTO i DATA UTWORZENIA wypełnia system po zapisaniu. Szerszy obraz ochrony, czyli konto, baza, kopia i serwer, daje strona o bezpieczeństwie danych.

Którą stronę o funkcjach WMS otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o funkcjach, a każda odpowiada na inne pytanie. Ta strona opisuje funkcje ponad podstawowym przebiegiem towaru, a tabela pokazuje, do czego służą pozostałe.

Dodatkowe opisy funkcji znajdują się w innych serwisach produktu. Współpracę WMS z urządzeniami mobilnymi omawia strona Funkcje WMS i urządzenia mobilne. Pracę systemu w magazynie opisuje strona Jak działa system WMS w magazynie, a pracę w terenie strona Mobilna obsługa magazynu z WMS.