Wybór systemu WMS w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Ta strona prowadzi przez proces wyboru systemu WMS: od chwili, gdy magazyn zaczyna go potrzebować, do podpisania umowy. Nie porównuje programów ani nie opisuje ich funkcji, bo od tego są strony sąsiednie. Pokazuje, kto w firmie decyduje i jak spisać wymagania, a potem jak ocenić dostawców i uniknąć błędów, które wychodzą dopiero po zakupie.

Jak wybrać system WMS: sześć etapów decyzji?

Wybór systemu WMS to projekt z początkiem i końcem, a nie jednorazowe oglądanie ofert. Producenci oferują wiele wariantów dostosowanych do branż i wielkości firm, więc funkcje trzeba porównywać z własnym magazynem, a nie z folderem reklamowym. Schemat pokazuje sześć etapów, a tabela pod nim przypisuje każdemu osobę prowadzącą i wynik, który powinien zostać na piśmie.

Kolejność ma znaczenie, bo każdy etap zawęża następny. Wymagania spisane przed rozmowami pozwalają odrzucić część ofert bez demo, a pilotaż uruchamia się tylko u dostawców, którzy przeszli kartę oceny. Budżet ustala się na początku, a przy wyborze modelu zakupu pomaga porównanie licencji wieczystej i abonamentu WMS. Jeżeli magazyn ma uniknąć licencji Microsoft, sprawdź też Studio WMS.net na platformie GT wraz z jej granicami.

System klasy WMS prowadzi stany i terminy przydatności, a także podpowiada rozmieszczenie towarów, ale zakres tych funkcji różni się między produktami. Każdą z nich trzeba więc zobaczyć na ekranie, a nie przyjąć z opisu w ofercie.

Kiedy magazyn powinien zacząć wybierać system WMS?

Wybór zaczyna się od sygnałów z codziennej pracy, a nie od hasła z prezentacji. Magazyn prowadzony w arkuszu albo w module ERP często działa dobrze do pewnego progu, po którym korekty zajmują więcej czasu niż sama praca. Cztery sygnały zwykle oznaczają, że ten próg został przekroczony:

• Rozjazd stanów - stan w systemie i na półce różni się po każdym przeliczeniu i trzeba go ręcznie korygować.
• Towar po pamięci - bez adresu miejsca nieobecność jednego magazyniera wstrzymuje wydania.
• Partia decyduje o wydaniu - termin ważności ma wpływ na to, co wolno wysłać, a program tego nie wymusza.
• Rosnąca liczba kanałów - każdy nowy sklep, kurier albo właściciel towaru dokłada pracy ręcznej.

Jeżeli sygnały dotyczą tylko stanów i dokumentów, czasem wystarczy lepiej skonfigurowany moduł ERP, a porównanie obu podejść pokazuje strona o WMS a ERP. Jeżeli dotyczą adresu miejsca i partii albo pracy na terminalu, czas na system klasy WMS. Cel zmiany zapisz liczbą, na przykład czasem kompletacji albo liczbą pomyłek na tysiąc linii. Bez takiej liczby po wdrożeniu nie będzie czego porównać.

Kto w firmie decyduje o wyborze systemu WMS?

Wybór systemu dotyka kilku działów, więc decyzja podjęta w pojedynkę zwykle wraca w poprawkach. Każda osoba zna inny fragment firmy i ocenia inne kryteria. Cztery role mają różny głos:

• Zarząd lub właściciel - zatwierdza budżet i cel, a na końcu podpisuje umowę.
• Kierownik magazynu - odpowiada za opis procesów i za ocenę, czy system da się obsłużyć na hali.
• Dział IT lub administrator ERP - ocenia integracje, hosting i bezpieczeństwo danych.
• Magazynierzy - sprawdzają ergonomię pracy na terminalu, bo to oni będą skanować przez całą zmianę.

Dobrze jest wskazać jedną osobę, która prowadzi wybór i zbiera oceny w jednej karcie. Bez niej każdy dział ocenia co innego, a porównanie ofert się rozpada. Role w samej analizie przedwdrożeniowej opisuje strona o analizie przedwdrożeniowej. Tutaj chodzi o etap wcześniejszy, czyli o wybór dostawcy.

Jak spisać wymagania wobec systemu WMS?

Wymagania to dokument, który dostawca dostaje przed pierwszą rozmową. Im dokładniej opisuje magazyn, tym mniej czasu idzie na dopytywanie i tym trudniej o ofertę niedopasowaną do procesów. Tabela zestawia pięć obszarów z tym, co w każdym spisać, i z pytaniem, które z danego obszaru trafia potem do dostawcy.

Liczby wpisuj z danych, nie z pamięci: liczbę dokumentów i linii z ostatniego roku, a szczyty z miesięcy sezonowych. Przykład ilustracyjny: magazyn, który wydaje 250 zamówień dziennie po trzy linie, generuje 750 linii wydania, a w szczycie sezonu ta liczba bywa wyższa. System oceniany przy średniej nie powie nic o szczycie, więc oba poziomy trzeba podać dostawcy.

Próbkę kartoteki z arkusza przygotuj od razu, bo pozwala sprawdzić import już na demie, a zasady przeniesienia opisuje strona o kartotekach z Excela. Wymagania techniczne środowiska, czyli serwer i przeglądarkę, zbiera strona o wymaganiach dla programu magazynowego.

Do wymagań należy też decyzja o hostingu, bo od niej zależy podział kosztów i obowiązków. W abonamencie SaaS hosting i licencje Microsoft zostają po stronie dostawcy, a przy instalacji u klienta to klient ponosi licencje Windows Server i SQL Server oraz koszt sprzętu i administracji. Jeżeli firma ma wymagania co do lokalizacji danych, zapytaj o nazwę centrum danych i obszar przetwarzania. Model chmurowy opisuje strona o WMS Cloud.

Jak policzyć opłacalność systemu WMS przed decyzją?

Opłacalność to różnica między kosztem całkowitym a efektem, który da się zmierzyć, a nie sama cena licencji. Po stronie kosztu są opłaty dla dostawcy oraz wydatki, które ponosi klient: terminale z siecią Wi-Fi oraz czas pracowników. Po stronie efektu stoją mniejsza liczba pomyłek w zamówieniach i krótszy czas kompletacji. Skala tych efektów zależy od magazynu, a ich mechanizmy i warunki opisuje strona o korzyściach z wdrożenia systemu WMS. Ta strona zajmuje się tylko tym, jak wpisać je do rachunku przed wyborem.

Budżet ma kilka warstw i tylko część z nich ma stawki cennikowe. Strona ile kosztuje wdrożenie WMS podaje wstępne widełki godzin i sumę za trzy lata dla dwóch wariantów, a cennik zawiera stawki licencji. Hosting i licencje serwera zależą od architektury, którą opisuje strona o architekturze Studio WMS.net. Porównuj oferty w tym samym horyzoncie, na przykład trzech albo pięciu lat, bo przy Studio WMS.net suma abonamentów po 3-4 latach przewyższa licencję jednorazową.

W porównaniu ofert najłatwiej pominąć cztery pozycje:

• Migracja danych - przeniesienie kartotek z arkusza lub starego programu, które opisuje strona o migracji danych.
• Licencje po stronie ERP - bywają potrzebne, gdy konektor zapisuje dokumenty przez API producenta ERP.
• Szkolenia - każda zmiana robocza potrzebuje osobnego terminu, co omawia strona o szkoleniu pracowników.
• Czas zespołu klienta - analiza i odbiór wdrożenia odbywają się w godzinach pracy własnych pracowników.

Jak ocenić dostawców: karta oceny z wagami?

Karta oceny zamienia wrażenia z pokazów na liczby, które da się porównać. Każde kryterium dostaje wagę ustaloną przed pierwszą rozmową, a po każdym demie wpisuje się ocenę w skali od 0 do 3. Wagi w tabeli są ilustracyjne i sumują się do 100. Magazyn z licznymi integracjami podniesie wagę integracji kosztem innych kryteriów.

Przykład ilustracyjny: przy wagach z tabeli i skali od 0 do 3 najwyższy możliwy wynik to 300 punktów. Ocena 3 za funkcje procesowe daje 90 punktów, a ocena 1 za integracje tylko 20, więc słaba odpowiedź w kryterium o wysokiej wadze obniża wynik mocniej niż kilka drobnych braków.

Pytania, na które odpowiedzi trafiają do karty, zbiera checklista pytań do dostawcy WMS: osiem grup z numeracją do załączenia do zapytania ofertowego i skalą oceny odpowiedzi. Ta strona jej nie powtarza. Wyślij listę dwóm lub trzem dostawcom, którzy zostali po wstępnym odsiewie, i oceniaj odpowiedzi na piśmie. Odpowiedź z ekranem albo zapisem w ofercie zasługuje na wyższą ocenę niż deklaracja bez opisu mechanizmu.

Dostawca powinien zapewnić wsparcie techniczne i regularne aktualizacje, a zakres wsparcia i czas reakcji powinny stać w umowie, a nie tylko na stronie internetowej. Warto też porozmawiać z firmą, która używa systemu od kilku lat, bo to ona powie, jak wygląda opieka po pierwszym roku. Ocena zakresu dotyczy również wersji produktu: pakiet WMS na platformie GT nie ma jeszcze pełnej obsługi partii z terminem ważności i FEFO, więc magazyn, w którym partia decyduje o wydaniu, sprawdza ten zakres osobno.

Jak przeprowadzić demo i pilotaż systemu WMS?

Demo ocenia się na własnych scenariuszach, a nie na gotowym pokazie dostawcy. Demo Studio WMS.net otwiera się w przeglądarce, nie wymaga rejestracji i działa na danych przykładowych, więc samo kliknięcie systemu można zrobić jeszcze przed rozmową handlową. Cztery zasady porządkują pokaz zorganizowany z dostawcą:

• Scenariusze z wyprzedzeniem - wyślij dostawcy opisy procesów i próbkę kartoteki, żeby pokaz dotyczył Twojego towaru.
• Właściwi ludzie przy ekranie - magazynier i kierownik oceniają inne rzeczy niż dział IT.
• Błąd na życzenie - poproś o pokaz sytuacji wyjątkowej, na przykład braku towaru w lokalizacji, a nie tylko ścieżki bezbłędnej.
• Ocena od razu - karta powinna być wypełniona po pokazie, zanim wrażenia zleją się z kolejnym dostawcą.

Mapa lokalizacji i wyszukiwarka dokumentów to dwa widoki, na których dobrze widać, czy system odwzorowuje Twój magazyn i czy da się w nim odnaleźć dokument bez przewijania list.

Demo nie pokaże wszystkiego. W Studio WMS.net pracuje na przykładowym asortymencie i fikcyjnych kontrahentach, bez Twojej konfiguracji stref i uprawnień oraz bez integracji z Twoim ERP, bo wymiana danych działa na instancji klienta. Te luki uzupełnia pilotaż albo analiza przedwdrożeniowa.

Pilotaż to próba na wybranym wycinku magazynu: kilku dokumentach i lokalizacjach, na prawdziwych towarach. Taki test pilotażowy przed wdrożeniem opisuje strona o etapach wdrożenia WMS. Przed startem ustal kryterium zaliczenia, na przykład liczbę pomyłek i czas przyjęcia dostawy, oraz termin zakończenia. Bez tego pilotaż się przeciąga i niczego nie rozstrzyga. Czy dostawca w ogóle przewiduje pilotaż i na jakich warunkach, trzeba zapytać wprost. Pilotaż nie zastępuje też testów akceptacyjnych po konfiguracji, bo sprawdza inny etap.

Po pilotażu zsumuj punkty z kart i sprawdź, czy wynik zmienia się po zmianie wag o kilka punktów. Gdy dwie oferty dzieli niewiele, rozstrzyga koszt całkowity i zapisy o prawie do danych po rozwiązaniu umowy. Uzasadnienie wyboru zapisz w jednym dokumencie, bo wróci przy analizie przedwdrożeniowej, kiedy trzeba będzie przypomnieć, co dostawca obiecał na pokazie.

Jakie cztery procesy sprawdzić na demie w pierwszej kolejności?

Cztery procesy najszybciej pokazują, czy system pasuje do magazynu. Przy każdym z nich dostawca powinien pokazać konkretny ekran, a nie ogólny opis.

Czym program magazynowy różni się od systemu WMS?

Program magazynowy prowadzi ilości i dokumenty, a system WMS dodaje adres miejsca i partię towaru, a także zamienia dokument w zadanie dla magazyniera. Zapytaj dostawcę, do której klasy należy oferowany produkt, i porównaj odpowiedź z własnymi sygnałami. Moduły i wersje opisuje strona o programie magazynowym, a synchronizację z ERP warto sprawdzić od razu, bo błędy z ręcznego przepisywania znikają tylko wtedy, gdy wymiana działa na żywo.

Czy system drukuje etykiety logistyczne?

Poproś o wydruk etykiety z numerem partii i datą ważności na drukarce, której używasz. Strona o aplikacji do etykiet logistycznych opisuje generowanie etykiet z kodami kreskowymi lub QR, a zasady oznaczeń omawia strona o etykietach magazynowych.

Jak system dokumentuje wydanie zewnętrzne WZ?

Wydanie zewnętrzne WZ potwierdza, że towar opuścił magazyn na rzecz klienta lub innej jednostki firmy. Sprawdź, czy dokument zawiera dane odbiorcy i partię, i czy powstaje ze skanu, a nie z ręcznego wpisu. Pola i obieg dokumentu opisuje strona o dokumentach WZ.

Jak wygląda przyjęcie towaru na terminalu?

Przyjęcie na przenośnym urządzeniu ze skanerem powinno aktualizować stan w chwili skanu, bez przepisywania danych z dokumentu dostawy. Policz kroki operatora i zapytaj, co dzieje się po utracie zasięgu Wi-Fi, bo aplikacja Studio WMS.net na Androidzie pracuje offline i synchronizuje dane po odzyskaniu łączności. Ścieżkę przyjęcia opisuje strona o przyjęciu do magazynu za pomocą terminala radiowego, a pracę kolektora strona o aplikacji magazynowej na Androida.

Jakie błędy popełnia się przy wyborze systemu WMS?

Większość błędów powstaje przed demem, a ujawnia się po podpisaniu umowy. Cztery warto wykluczyć z góry:

• Wybór po cenie licencji - tańszy abonament bywa droższy po kilku latach, gdy dochodzą moduły i integracje.
• Demo na danych dostawcy - pokaz przechodzi bez zarzutu, a kłopoty wychodzą przy pierwszym imporcie własnej kartoteki.
• Integracja bez wersji ERP - konektor zależy od wersji ERP, więc deklaracja bez numeru wersji nic nie znaczy.
• Brak osoby prowadzącej wybór - kryteria każdego działu są inne, a wynik zależy od tego, kto był na ostatnim spotkaniu.

Kolejne błędy dotyczą czasu po wyborze. Szkolenie przesunięte na ostatni tydzień obniża jakość startu, a pominięta migracja danych wydłuża harmonogram. Wybór kończy się dopiero wtedy, gdy ustalono analizę przedwdrożeniową oraz zapisy o wyjściu z umowy, w tym o prawie do danych.

Którą stronę o wyborze systemu otworzyć dalej?

Serwis ma kilka stron o wyborze i każda odpowiada na inne pytanie. Ta opisuje sam proces: kto go prowadzi i w jakiej kolejności. Tabela wskazuje, gdzie szukać rodzajów oprogramowania i kosztów.