Jak wybrać program do zarządzania magazynem: kryteria porównania systemów WMS oraz pytania, które warto zadać dostawcy przed podpisaniem umowy o wdrożenie.
Program do zarządzania magazynem wybiera się pod konkretną firmę. Producent ma inne wymagania niż sklep internetowy, a magazyn z kilkoma stanowiskami inne niż centrum dystrybucyjne. Poniżej zebrano kryteria, które pozwalają porównać systemy WMS bez zgadywania.
Jak wybrać program do zarządzania magazynem
System powinien rosnąć razem z firmą. Pierwsza decyzja dotyczy tego, co ma robić się samo, na przykład zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym albo optymalizacja tras kompletacji. Integracja z innymi systemami to osobne kryterium.
Dobrze porównywać kilka rozwiązań według tych samych pytań. Tabela zestawia kryteria z pytaniami, które warto zadać dostawcy przed podpisaniem umowy.
| Kryterium | Pytanie do dostawcy | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Profil działalności | Czy system obsługuje procesy mojej branży? | Producent ma inne wymagania niż sklep internetowy |
| Skalowalność | Czy system rośnie razem z firmą? | Zasady rozliczenia przy większej liczbie użytkowników |
| Łatwość obsługi | Jak długo trwa nauka programu? | Przejrzysty interfejs i instrukcje po polsku |
| Koszty | Co obejmuje licencja, a co wdrożenie? | Osobna wycena licencji i wdrożenia |
| Integracje | Z jakimi systemami program wymienia dane? | Połączenie z ERP oraz ze sklepem internetowym |
| Bezpieczeństwo danych | Jak wygląda kopia zapasowa i dostęp do danych? | Regularne kopie i zgodność z RODO |
Potrzeby, opinie i budżet
Wybór programu magazynowego zaczyna się od analizy własnych potrzeb i wielkości firmy. Potem sprawdza się opinie użytkowników o interesujących rozwiązaniach. Na końcu ustala się budżet na zakup oraz na późniejsze utrzymanie systemu.
Funkcje podstawowe
Podstawą jest ewidencja towarów i generowanie dokumentów magazynowych. Program musi też szybko wyszukiwać produkty i pokazywać ich ruch w magazynie. Osobnym wymaganiem jest wymiana danych z innymi systemami firmy oraz ze sklepami internetowymi.
Wdrożenie i szkolenia
Pracownicy potrzebują czasu, żeby przejść na nowe narzędzia i procedury, dlatego w początkowym okresie liczy się wsparcie techniczne dostawcy. Interfejs powinien być przejrzysty, a szkolenia i instrukcje dostępne po polsku. Działanie programu można sprawdzić wcześniej w bezpłatnym demo.
Bezpieczeństwo danych
System wykonuje regularne kopie zapasowe i chroni dane przed nieautoryzowanym dostępem. Producent aktualizuje oprogramowanie i dostosowuje je do przepisów, a dane magazynowe przechowuje zgodnie z RODO. Kopie baz Microsoft SQL Server opisuje dokumentacja producenta.
Rodzaje rozwiązań magazynowych
Rozwiązania różnią się miejscem pracy i skalą firmy, dla której je zaprojektowano. Cztery grupy spotyka się najczęściej.
- System WMS obsługuje zaawansowane zarządzanie magazynem w średnich i dużych firmach. Wspiera lokalizację towarów i kompletację zamówień.
- Magazyn online działa w chmurze i pozwala zarządzać magazynem w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca. Ma sens przy rozproszonych lokalizacjach.
- Program magazynowy Windows instaluje się lokalnie. Wybierają go mniejsze firmy, którym zależy na prostej obsłudze i niezależności od Internetu.
- Mobilna obsługa magazynu opiera się na aplikacjach na urządzenia ze skanerem kodów kreskowych. Przyspiesza zadania magazynowe.
Osobną cechą każdego z tych rozwiązań jest integracja z systemami ERP, takimi jak SAP czy enova. Zapewnia ona spójność danych między magazynem a pozostałymi działami firmy.
Wersje licencji a wybór programu
Studio WMS.net rozlicza się miesięcznie, a cztery wersje licencji różnią się tym, co wolno w nich uruchomić. Zestawienie zawiera stawki z edycji cennika obowiązującej od 1 stycznia 2025. Do każdej kwoty należy doliczyć 23% VAT, a wdrożenie wycenia się osobno.
| Wersja | Opłata podstawowa | Opłata za użytkownika | Co wolno uruchomić |
|---|---|---|---|
| BASIC | 600 zł | 80 zł | Praca wyłącznie w przeglądarce, bez aplikacji mobilnej i bez integracji |
| STANDARD | 1 000 zł | 150 zł | Terminale Android oraz wymiana danych z systemem ERP |
| PROCESOR | 3 000 zł | bez opłaty | Brak limitu użytkowników i możliwość instalacji na serwerze klienta |
| DEVELOPER | 20 000 zł | bez opłaty | Dostęp do kodu źródłowego na własne potrzeby |
Wybór wersji warto zacząć od dwóch pytań: czy magazynierzy będą pracować na terminalach oraz ilu użytkowników ma korzystać z systemu równolegle.
Odpowiedź na pierwsze pytanie przesądza o wersji STANDARD albo wyższej, bo tylko one obejmują aplikację Android. Odpowiedź na drugie wpływa na koszt: przy większej liczbie nazwanych licencji wersja bez limitu użytkowników bywa tańsza. Pełne zasady opisuje cennik programu magazynowego.