Dokumenty WZ w programie magazynowym WMS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Dokument wydania towaru z magazynu to dokument, który służy do odnotowania przekazania towaru z magazynu do klientów lub innych działów. W programie nazywa się go WZ, czyli wydaniem zewnętrznym, a odwrotnością jest przyjęcie PZ. Dla firm ważne jest, aby śledzić towary, które są wydawane z magazynu.

Proces wydania towaru z magazynu jest istotnym etapem w zarządzaniu operacjami logistycznymi każdej firmy. Polega on na przenoszeniu towarów z magazynu do klientów lub innych działów organizacji, co wymaga precyzyjnego nadzoru i dokumentacji. Dokładne rejestrowanie wydania towaru jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowego śledzenia zapasów oraz rozliczenia z klientami i wewnętrznymi jednostkami firmy.

Dokumentacja procesu wydania towaru pomaga w utrzymaniu porządku w ewidencji magazynowej, umożliwiając monitorowanie, które produkty zostały wydane i w jakiej ilości. Prawidłowe prowadzenie tego procesu zmniejsza liczbę błędów i skraca obsługę zamówienia.

Ta strona dotyczy samego dokumentu WZ: jego pól, obiegu, numeracji i wydruku. Przebieg całego wydania, od zlecenia po wyjazd towaru, opisuje strona o wydaniu z magazynu, a zbieranie towaru z regałów strona o kompletacji zamówień. Wszystkie symbole dokumentów zestawia przegląd dokumentów magazynowych, a ogólne zasady wystawiania i zatwierdzania strona o programie do wystawiania dokumentów magazynowych.

Czym jest dokument WZ i co potwierdza?

WZ to skrót od wydania zewnętrznego. Dokument potwierdza, że towar opuścił magazyn i trafił do odbiorcy spoza firmy, najczęściej do klienta, który go kupił. Właśnie dlatego WZ jest podstawą faktury sprzedaży, a dokument wydania na potrzeby własne firmy (RW) nie prowadzi do żadnej faktury.

Po zatwierdzeniu WZ zmniejsza stan magazynowy o wydaną ilość. Do tej chwili dokument jest zapisem roboczym w buforze i stanu nie zmienia. W Studio WMS.net stan zmienia się wyłącznie przez zatwierdzone dokumenty, więc to moment zatwierdzenia, a nie moment wydruku, decyduje o tym, czy liczba na ekranie zgadza się z liczbą palet na regale.

Dokument odpowiada na dwa pytania: co i w jakiej ilości wyszło z magazynu oraz kto to odebrał. Pierwsze pytanie zamykają pozycje, drugie nagłówek i podpisy, a obie części łączy numer dokumentu.

Co zawiera dokument WZ i skąd program bierze pola?

Formularz WZ w Studio WMS.net ma dwie części: nagłówek i pozycje. W nagłówku stoją dane całego wydania, a w pozycjach każda linia opisuje jeden towar z jednego miejsca składowania. Schemat poniżej numeruje pola dokumentu. To schemat poglądowy z przykładowymi danymi, a nie zrzut wydruku, bo układ papieru ustala szablon opisany w dalszej części strony.

Tabela zestawia pola z formularza i pokazuje, skąd program bierze wartość. Przy dokumencie powstałym ze zlecenia magazynier niczego nie przepisuje: kontrahent i numer zlecenia przechodzą z ZWZ, a data ustawia się domyślnie na bieżącą.

Zakres zmian po zatwierdzeniu jest wąski: żadne pole zatwierdzonego dokumentu nie jest poprawiane w miejscu. Błąd naprawia dokument korygujący, o czym mówi sekcja o korektach.

Sekcja pozycji działa tak samo przy każdym wydaniu. Asortyment wybiera się po indeksie albo po kodzie kreskowym, a lokalizację po kodzie miejsca składowania. Potem wpisuje się ilość i uwagę do pozycji, a gotowa linia trafia do tabeli dokumentu. Przycisk Bufor zapisuje dokument w buforze, czyli w stanie roboczym.

Starszy wygląd formularza pokazuje, ile informacji niesie jedna linia. Tabela pozycji ma kolumny numeru partii, numeru palety, terminu ważności i daty produkcji, więc z dokumentu da się odtworzyć pochodzenie towaru, gdy odbiorca zgłosi reklamację.

Kiedy powstaje WZ i jak przechodzi przez bufor?

WZ nie powstaje od zera. W Studio WMS.net wydanie zaczyna się od zlecenia ZWZ albo od awizo wydania, które kontrahent zapisuje w programie. Dane z awizo trafiają do dokumentu WZ w buforze, więc magazynier nie przepisuje kontrahenta ani pozycji. Przebieg całego wydania opisuje strona o wydaniu z magazynu, a tutaj liczy się sam dokument.

Wydanie z magazynu w programie magazynowym realizowane jest za pomocą dokumentów magazynowych WZ lub RW (dokumenty WZ).

Wydanie towaru z magazynu (dokumenty WZ)
Przewidziane w ewidencji wydania dokumenty:

• Zlecenie wydania zewnętrznego ZWZ,
• Dokument WZ bufor,
• Dokument WZ,
• Zmiana lokalizacji ZL - przesunięcie palet z strefy składowania do strefy przyrampowej.

Ruchy w magazynie ewidencjonowane są za pomocą dokumentów, które różnią się kierunkiem:

• Przyjęcie zewnętrzne PZ i przychód wewnętrzny PW zwiększają stan.
• Wydanie zewnętrzne WZ i rozchód wewnętrzny RW zmniejszają stan.
• Zmiana lokalizacji ZL zmienia tylko adres towaru, a ilość zostaje bez zmian.
• Przesunięcie międzymagazynowe MM przenosi towar między magazynami firmy, więc łączny stan się nie zmienia.

Zlecenie ZWZ planuje wydanie i stanu nie zmienia. WZ w buforze to wersja robocza, którą można poprawić, a dopiero zatwierdzony WZ zmniejsza stan. Przed zatwierdzeniem WZ zatwierdza się też skojarzony dokument ZL, który przesuwa palety ze strefy składowania do strefy przyrampowej. Magazynier zatwierdza WZ, zanim towar wyjedzie, po wpisaniu kodu autoryzacji opisanego w sekcji o podpisie odbiorcy.

Wydanie pilne może obejść zlecenie. Wtedy magazynier wystawia WZB, czyli wydanie bezpośrednie, które nie wymaga wcześniejszego zlecenia ZWZ. W nagłówku WZB są pola kontrahenta, odbiorcy, daty wydania i numeru awizo. Zamiast porównania ze zleceniem zostaje kontrola zgodności z zamówieniem klienta.

System magazynowy WMS

Czym WZ różni się od WZB, RW, MM i zwrotu?

WZ łatwo pomylić z dokumentami, które też zmniejszają stan albo towarzyszą wydaniu. Tabela zestawia sześć pozycji z punktu widzenia tego, kiedy powstają i co zmieniają. Pełny przegląd symboli, także przyjęć, znajduje się na stronie o dokumentach magazynowych.

Faktura jako jedyna pozycja tabeli nie zmienia stanu magazynowego, a opiera się na WZ. Z tego powodu pierwsze pytanie przy rozbieżności między fakturą a magazynem brzmi: co mówi zatwierdzony WZ.

Jak optymalizować i automatyzować dokumenty WZ w zarządzaniu magazynem?

Jaką rolę pełni WZ w logistyce magazynowej?

Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne, pełni funkcję potwierdzenia wydania towarów do odbiorcy. Przy automatyzacji procesów magazynowych odpowiednie prowadzenie dokumentów WZ zapewnia przejrzystość działań magazynu. Porządek w tych dokumentach wpływa na cały obieg towaru, bo wydanie jest ostatnim ruchem towaru w magazynie.

Czy WZ potwierdza realizację zamówienia?

Dokumenty WZ stanowią oficjalne potwierdzenie wysyłki towarów do klienta. To potwierdzenie jest potrzebne dla dokładności inwentaryzacji oraz stanów magazynowych. Studio WMS.net przygotowuje dokument WZ w buforze z danych zlecenia lub awizo, a po zatwierdzeniu dokument potwierdza wydanie. Mniej przepisywania oznacza mniej pomyłek.

Dlaczego WZ jest podstawą do fakturowania?

Wydanie Zewnętrzne stanowi podstawę do wystawienia faktur za sprzedane towary. Systemy informatyczne w magazynie, takie jak WMS, przekazują dane o wydaniu do systemów księgowych przez integrację, co przyspiesza fakturowanie, a zakres wymiany zależy od ERP. Fakturę po wydaniu przyjmuje KSeF, a numer WZ można wpisać w jej polu WZ, o czym mówi strona KSeF a dokumenty magazynowe.

Jak WZ pokazuje przepływ towarów?

Każde wydanie towaru jest rejestrowane w systemie, więc ruchy magazynowe da się odtworzyć dokument po dokumencie. Dane bieżące i historyczne są w jednym miejscu, co ułatwia wychwycenie nieprawidłowości, na przykład rozbieżności między ilością zleconą a wydaną.

Co daje automatyzacja dokumentów WZ?

Automatyzacja przygotowania dokumentów WZ zmniejsza liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych i skraca obsługę zamówienia. Magazynier zajmuje się towarem, a nie przepisywaniem, bo kontrahent i pozycje przychodzą z ZWZ albo z awizo. Skan lokalizacji i towaru trafia od razu do pozycji dokumentu.

Wdrażając oprogramowanie magazynowe, takie jak system WMS, i łącząc je z automatyzacją dokumentów WZ, firma ogranicza ręczne wpisywanie danych. Zakres automatyzacji zależy od integracji z ERP.

Jak WZ łączy się z fakturą i KSeF?

Krajowy System e-Faktur przyjmuje faktury, a nie dokumenty magazynowe. WZ zostaje w magazynie i w ERP, a do KSeF trafia dopiero faktura wystawiona na jego podstawie. Aktualny stan przepisów i terminów podaje strona KSeF a dokumenty magazynowe. Tutaj opisujemy tylko to, co dotyczy samego WZ.

Kolejność pracy wynika z jednej zasady: przyjętej faktury nie da się edytować, a błąd poprawia faktura korygująca. Dlatego faktura powstaje po zatwierdzeniu WZ, a nie po przyjęciu zamówienia. Dopóki magazynier nie zatwierdzi wydania, ilość rzeczywista może odbiegać od zamówionej, na przykład przez brak towaru albo zamianę partii.

Struktura faktury FA(3) ma pole WZ na numer dokumentu magazynowego. Według strony o KSeF pole jest fakultatywne i można je powtórzyć do 1000 razy, więc jedna faktura obsłuży wiele wydań. Studio WMS.net nie wystawia faktur. Fakturę tworzy ERP, a WMS przekazuje mu dane o zatwierdzonym wydaniu przez integrację z systemem ERP, a podział ról omawia strona WMS a ERP.

Zakres wymiany zależy od ERP i wchodzi do analizy przedwdrożeniowej. Dla WZ wynikają z niej cztery ustalenia:

• Moment fakturowania: po zatwierdzeniu WZ, bo przyjętej faktury nie da się edytować.
• Numer WZ na fakturze: czy ERP wpisuje go w pole WZ i ile numerów mieści faktura za wiele wydań.
• Dane o partii: czy partia i termin ważności mają trafić na fakturę i w którym polu opisowym.
• Obsługa korekt: jaki dokument magazynowy odnotuje zwrot albo niedobór, zanim ERP wystawi korektę.

Jak poprawić błędny WZ i zarejestrować zwrot?

Błąd w WZ naprawia się w jednym z dwóch miejsc, zależnie od tego, kiedy wyjdzie na jaw:

• Błąd wykryty przed zatwierdzeniem: poprawka w buforze, bez dodatkowego dokumentu i bez śladu w stanie magazynowym.
• Błąd wykryty po zatwierdzeniu: dokument korygujący, który odwołuje się do oryginału i dopisuje różnicę, a oryginał zostaje w historii.

Zwrot od odbiorcy jest osobnym zdarzeniem, a nie poprawką WZ. Według strony o dokumentach magazynowych rejestruje go dokument Zw, a w części programów dokument korygujący. Zwrot od odbiorcy zwiększa stan, a zwrot do dostawcy go zmniejsza. Nazwę i obieg dokumentu zwrotu ustala się we wdrożeniu, bo zależą od programu i od ERP.

Przykład ilustracyjny: WZ opiewa na 100 sztuk, a odbiorca odsyła 10. WZ zostaje w historii ze 100 sztukami, dokument zwrotu dopisuje 10 sztuk do stanu, a ERP wystawia korektę faktury na 10 sztuk. Korekty magazynowej nie należy mylić z korektą faktury. Faktura korygująca w KSeF wymaga śladu w magazynie, do którego ERP się odwoła, co wyjaśnia strona KSeF a dokumenty magazynowe.

Jak numeruje się i drukuje dokument WZ?

Każdy WZ dostaje numer, który identyfikuje go w archiwum i na wydruku. W Studio WMS.net numery nadaje funkcja LICZNIK. Jej domyślny format składa się z roku, miesiąca, przedrostka, numeru kolejnego uzupełnionego zerami i symbolu typu (#RRRR-#MM-#PRZ-#XXXXXX#TYP). Przykład ilustracyjny: przy przedrostku MAG i symbolu WZ domyślny format da numer 2026-10-MAG-000045WZ. Format można zmienić, co opisuje strona o numeracji dokumentów i funkcji LICZNIK.

Ciągła numeracja ma praktyczny sens: luka w numerach od razu pokazuje, że dokument zginął albo został usunięty. Dlatego zatwierdzonych dokumentów WZ zwykle się nie kasuje.

Wygląd wydruku ustala szablon w formacie RDL lub RDLC, który edytuje się w Report Builder bez zmiany kodu aplikacji. W szablonie można dodać logo firmy i dopasować format dokumentu. Wydruk uruchamia się z listy wydań: program przekazuje do transakcji wydruku symbol szablonu i numer referencyjny wybranego dokumentu. Szczegóły opisuje strona o szablonach wydruków dokumentów, a ogólne zasady personalizacji strona o personalizacji wydruków.

Szablon można dobrać do oddziału albo kontrahenta. Jeśli program nie znajdzie szablonu w folderze oddziału, używa szablonu z folderu głównego, więc nowy oddział zaczyna pracę na wzorze wspólnym. Na wydruku WZ szablon decyduje o czterech sprawach:

• logo i układ strony,
• kolumny, które pojawiają się w tabeli pozycji,
• wersja szablonu dla oddziału lub kontrahenta,
• format pliku wyjściowego, PDF albo XLS.

Gotowy wydruk można zapisać do PDF. Według strony o szablonach program potrafi też zapisać kopię wydruku jako załącznik do transakcji i wysłać ją e-mailem przez zadania systemowe, dzięki czemu cyfrowa wersja WZ jest powiązana z rekordem wydania. Zakres tej funkcji ustala się we wdrożeniu.

Kto podpisuje WZ i czym jest POD?

Wydruk WZ ma na dole dwa pola podpisów: wydającego, czyli magazyniera, oraz odbierającego, którym jest odbiorca albo kierowca. Podpis odbiorcy jest dowodem wydania przy ewentualnym sporze. Bez niego magazyn ma tylko własny zapis, że towar wyjechał.

POD nie jest podpisem na WZ. POD (Proof of Delivery) to potwierdzenie dostawy, które podpisuje odbiorca po stronie klienta. Zawiera datę dostawy i dane odbiorcy z podpisem, dotyczy wydania, a nie przyjęcia, i ma znaczenie przy rozliczeniu transakcji oraz reklamacji. WZ powstaje w magazynie przy wydaniu, a POD dokumentuje, że towar dotarł do klienta. Oba dokumenty mogą dotyczyć tej samej wysyłki, ale jeden nie zastępuje drugiego. Nie należy też mylić POD z dokumentem przyjęcia PZ, który podpisują dostawca i magazynier.

W Studio WMS.net odbiór potwierdza dodatkowo kod autoryzacji. Program generuje go przy zatwierdzeniu awizo wydania albo WZ w buforze i wysyła kontrahentowi e-mailem. Magazynier wpisuje kod w dokumencie WZ, a dopiero potem go zatwierdza. Cały przebieg opisuje strona o wydaniu z magazynu.

Jak przechowywać i wyszukiwać dokumenty WZ?

Zatwierdzone dokumenty WZ zostają w bazie programu, a archiwum wpisów przechowuje historię zdarzeń w obiekcie. Odpowiedź na pytanie, kiedy i do kogo wyszedł towar, nie zależy więc od pamięci pracowników. Archiwum opisuje strona o archiwum wpisów w programie magazynowym.

Konkretny dokument odnajduje wyszukiwarka w sekcji Magazyn. Obejmuje wszystkie typy dokumentów magazynowych, w tym WZ i WZB. Filtry na ekranie wyszukiwania obejmują przedział dat, numer referencyjny, rodzaj dokumentu, magazyn, kontrahenta, odbiorcę, przewoźnika, asortyment, miejsce składowania, numer partii, numer nośnika i użytkownika. Z listy wyników można od razu otworzyć dokument, obejrzeć historię zmian albo go wydrukować.

Lista wydań pokazuje status każdego dokumentu: od oczekującego na kompletację po wydany i zamknięty. Do rozliczeń z odbiorcą nadają się wydania w statusie wydany albo zamknięty. Wyszukiwanie według partii jest przydatne przy reklamacji, bo prowadzi od partii do wszystkich WZ, z którymi towar wyjechał.

Dokumenty WZ z programu magazynowego

Dokumenty WZ z programu magazynowego łączą magazyn z handlem i księgowością. Zakres ich wdrożenia ustala analiza przedwdrożeniowa, którą prowadzi SoftwareStudio. Wynikają z niej cztery rzeczy: skąd pochodzą zlecenia ZWZ, kto zatwierdza WZ, jaki szablon wydruku obowiązuje i jak przebiega zwrot od odbiorcy. Pełny zakres programu pokazuje opis Studio WMS.net dla logistyki magazynowej.

Czy dokumenty WZ można obsłużyć na Androidzie?

Aplikacja magazynowa, która jest instalowana na urządzeniach z systemem Android, obsługuje wydania przy regale. Według strony o aplikacji wydanie ze zlecenia ZWZ kończy się dokumentem WZ, a wydanie bez zlecenia dokumentem WZB. Aplikacja ma wewnętrzny czytnik kodów kreskowych, więc kod lokalizacji i kod towaru przy każdej pozycji wczytuje się skanem. Dokument założony na terminalu ma te same symbole co w wersji przeglądarkowej i otwiera się w biurze bez przeróbek.

Program zawiera zestaw gotowych procesów logistycznych, a ich dopasowanie do firmy ustala się w analizie przedwdrożeniowej. Terminy i zakres wdrożenia zależą od liczby magazynów oraz od integracji z ERP, więc nie podajemy ich w oderwaniu od konkretnego projektu.

Co sprawdzić przy uruchamianiu WZ w magazynie?

Przed uruchomieniem WZ trzeba uzgodnić cztery sprawy, bo każda wpływa na to, jak dokument zachowuje się po zatwierdzeniu. Przy wdrożeniu takim jak Studio WMS.net ustala się je w konfiguracji i uprawnieniach.

• Uprawnienia: kto zatwierdza WZ, a kto może wystawić WZB bez zlecenia, co opisuje strona o uprawnieniach użytkowników magazynu.
• Numeracja: format funkcji LICZNIK i ciągłość numerów w roku.
• Wydruk: szablon z logo i polami podpisów odbiorcy.
• Integracja z ERP: moment wystawienia faktury i dane o wydaniu, które WMS przekazuje.

Którą stronę o dokumentach otworzyć dalej?

Strony o dokumentach zachodzą na siebie tematycznie, więc tabela rozdziela je według pytania, na które odpowiadają.