Program do ewidencji opakowań zwrotnych

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Ewidencja opakowań zwrotnych liczy palety, skrzynki, kontenery, butle i beczki, które wychodzą z magazynu razem z towarem, a potem wracają albo giną. Ta strona opisuje samą ewidencję: rodzaje opakowań, kartę opakowania, ruch razem z towarem, stan u kontrahentów i typowe straty. Wymagania wobec programu zebraliśmy w czterech pytaniach do dostawcy.

Sąsiednie tematy mają własne strony. Saldo palet i dokumenty paletowe opisuje strona o rozliczaniu palet, a moduł do palet strona o Studio Palety. Kaucję za opakowania po napojach, którą ustala ustawa, omawia strona o systemie kaucyjnym w magazynie, a zwrot towaru od klienta strona o zwrotach w magazynie e-commerce. Pełne porównanie zawiera tabela na końcu tej strony.

Czym jest ewidencja opakowań zwrotnych w magazynie?

Opakowanie zwrotne to nośnik albo pojemnik wielokrotnego użytku, który magazyn wydaje razem z towarem i oczekuje z powrotem. Nie jest towarem na sprzedaż, ale ma właściciela oraz cenę zakupu, a ktoś musi pilnować jego liczby. Program do ewidencji opakowań zwrotnych jest narzędziem wspomagającym gospodarkę magazynową: umożliwia dokładne śledzenie przepływu opakowań wielokrotnego użytku między firmą a jej kontrahentami i prowadzi dokumentację przyjęć oraz wydań. Z tych dokumentów powstają raporty pokazujące aktualny stan wraz z historią operacji dla każdego rodzaju opakowania, a także salda rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami.

Od takiego programu oczekuje się też pilnowania terminów zwrotu przez odbiorców i naliczania ewentualnych kar umownych. Powinien pozwalać na definiowanie indywidualnych warunków współpracy z każdym kontrahentem, bo jeden odbiorca zwraca opakowania w ciągu tygodnia, a inny dopiero przy następnej dostawie. Zestawienia rotacji pokazują, które opakowania krążą szybko, a które zalegają u odbiorców, a powiadomienie o przekroczeniu terminu pozwala zareagować, zanim strata urośnie. Opisy Studio WMS.net na tej witrynie nie potwierdzają jednak terminów zwrotu ani kar umownych, więc to pytanie do dostawcy, a nie obietnica.

Programy do ewidencji opakowań zwrotnych oferują także integrację z systemami magazynowymi oraz księgowymi przedsiębiorstwa. Umożliwiają import i eksport danych w popularnych formatach, a także kopie zapasowe i archiwizację. Poziomy uprawnień dopasowują dostęp do roli użytkownika, a praca przez przeglądarkę internetową i aplikację mobilną pozwala rejestrować opakowania także w terenie. W Studio WMS.net administrator nadaje uprawnienia osobno każdemu użytkownikowi, co opisuje strona o uprawnieniach per użytkownik. Moduł do palet działa jako aplikacja webowa, a skanowanie przy regale obsługuje aplikacja magazynowa na Androida.

Jakie opakowania zwrotne ewidencjonuje się w magazynie?

Opakowania zwrotne nie tworzą jednej grupy, bo każdy rodzaj ma inną jednostkę liczenia i inne ryzyko straty. Paletę liczy się w sztukach i często wymienia jeden do jednego, butla i beczka wymagają zwykle numeru, a kontener ma dużą wartość jednostkową. Tabela zestawia sześć rodzajów z tym, jak je ewidencjonować i co najczęściej się psuje. To wiedza z praktyki magazynowej, a nie opis funkcji programu.

O sposobie liczenia decyduje wartość opakowania i to, czy trzeba odróżnić jedną sztukę od drugiej. Opakowanie z numerem seryjnym prowadzi się tak jak towar z numerem, co opisuje strona o numerach seryjnych. Gdy wystarczy liczba nośników, zostaje ewidencja ilościowa z rodzajem opakowania na pozycji dokumentu. Przy każdym opakowaniu rozstrzyga się więc dwie sprawy:

• Własność - czy opakowanie należy do firmy, do kontrahenta, czy do operatora puli, bo od tego zależy, kto odpowiada za jego brak.
• Jednostka liczenia - czy wystarczy ilość danego rodzaju, czy każda sztuka potrzebuje własnego numeru.

Jak opisać opakowanie zwrotne w kartotece?

Opakowanie potrzebuje własnej karty, żeby dokumenty odwoływały się do niej, a nie do opisu w uwagach. Studio WMS.net ma w sekcji Magazyn widok Lista palet, który jest słownikiem rodzajów palet i opakowań. Zrzut pokazuje wiersze takie jak paleta Euro, paleta CHEP, Big Bag i karton standardowy, a w kolumnach kod, nazwę, wysokość, szerokość, długość, objętość, współczynnik i uwagi. Nad tabelą stoją przyciski Stan magazynowy i Historia.

Rodzaj opakowania łączy się z towarem na karcie asortymentu. Zakładka Dane uzupełniające ma ramkę Pakowanie z polami Opakowanie jednostkowe, Ilość w op. zbiorczym, Ilość na palecie i Rodzaj palety. Osobne ramki trzymają wagę netto i brutto opakowania jednostkowego oraz zbiorczego. Dla każdego towaru wiadomo więc, na jakim nośniku jedzie i ile sztuk się na nim mieści. Resztę karty opisuje strona o kartotekach magazynowych w programie WMS.net.

Przy wdrożeniu rozstrzyga się jeszcze jedno: czy opakowanie prowadzi się tylko jako rodzaj palety na pozycji dokumentu, czy jako osobny indeks w kartotece asortymentu. Pierwsze rozwiązanie wystarcza, gdy liczy się ilość nośników u kontrahentów. Drugie ma sens, gdy opakowanie ma własną cenę, numer seryjny albo jest sprzedawane z kaucją. Dokumentacja produktu nie rozstrzyga, który wariant przyjmie dane wdrożenie, więc ustala to analiza przedwdrożeniowa.

Jak opakowanie zwrotne krąży między magazynem a kontrahentem?

Opakowanie jedzie razem z towarem, ale jego ruch trzeba zapisać osobno. Przy wydaniu opakowanie zapisuje się razem z towarem, więc saldo kontrahenta rośnie o liczbę wydanych nośników. Przy przyjęciu zwrotnym liczy się puste opakowanie, które kontrahent albo kierowca odsyła, a saldo maleje. Schemat pokazuje sześć kroków tej drogi i dokumenty, które je zapisują.

Wydanie opakowania razem z towarem

W Studio WMS.net wydanie z magazynu zapisuje dokument WZ, a bez zlecenia dokument WZB, a pozycja ma pola: asortyment, lokalizacja, ilość, numer partii i numer palety. Opis Studio Palety mówi, że każde wydanie i przyjęcie zewnętrzne palet jest kojarzone z kontrahentem albo przewoźnikiem oraz z magazynem i lokalizacją. Ruchy aktualizują saldo kontrahentów i przewoźników. Przebieg wydania opisują strony o wydaniu z magazynu i o dokumentach WZ.

Dokumentacja produktu nie mówi, czy jedna pozycja WZ wydaje towar i opakowanie jednocześnie, czy opakowanie idzie osobnym dokumentem paletowym. Obie drogi dają ten sam skutek: dokument wiąże opakowanie z kontrahentem i datą. Wybór zależy od tego, czy opakowanie ma wartość księgową i czy ERP ma je zobaczyć na fakturze.

Przyjęcie zwrotne pustych opakowań

Studio Palety przewiduje przyjęcia zewnętrzne dokumentem PZ i wewnętrzne dokumentem PW. Gdy puste opakowania wracają bez zapowiedzi, przyjmuje się je bez zlecenia, a w Studio WMS.net służy do tego dokument PZB. W pozycji są pola: asortyment, numer palety, lokalizacja, rodzaj palety, numer partii, termin ważności, data produkcji, ilość i uwagi do pozycji. Zapowiedziany zwrot przyjmuje się według zasad ze strony o przyjęciu do magazynu, a samą zapowiedź dostawy opisuje strona o awizacji dostaw.

Przy zwrocie sprawdza się, czy wrócił właściwy rodzaj w należytej ilości oraz w jakim stanie jest opakowanie. Uszkodzoną paletę zapisuje się inaczej niż sprawną, dlatego pole uwag do pozycji i zakładka Zdjęcia w dokumencie mają znaczenie przy późniejszym sporze z kontrahentem. Które z tych pól program wymusza przy przyjęciu, a które zostawia do ręcznego wypełnienia, pokazuje demo.

Jak policzyć stan opakowań u kontrahentów?

Rozwiązania do kontroli stanów są potrzebne także dla opakowań, ale tu ważniejszy bywa stan poza magazynem. Program do stanów magazynowych pokazuje to, co leży na regałach, a saldo kontrahenta mówi, ile opakowań stoi u odbiorców. Jest to ilość wydana pomniejszona o ilość zwróconą, liczona od bilansu otwarcia. Przykład ilustracyjny: kontrahent dostał w miesiącu 120 palet i zwrócił 96, więc saldo wynosi 24 palety do zwrotu albo rozliczenia.

Cztery liczby opisują opakowanie u jednego kontrahenta:

• Wydano - suma z dokumentów wydania od bilansu otwarcia lub od ostatniego uzgodnienia.
• Zwrócono - suma z dokumentów przyjęcia zwrotnego od tego samego kontrahenta.
• Saldo - różnica obu liczb, dodatnia dla opakowań do odzyskania, a ujemna, gdy kontrahent oddał więcej, niż dostał.
• Wiek salda - od kiedy saldo jest niezerowe, bo stare saldo trudniej wyjaśnić niż świeże.

Studio Palety opisuje zestawienia sald i dokumentów, które na nie wpływają, a także zdalny dostęp klientów i przewoźników do danych o saldach. Stan magazynu na dowolny dzień z przeszłości opisuje strona o stanie magazynu na dowolny dzień, a czy to samo działa dla sald opakowań, pokazuje demo. Wiek salda nie jest w opisach modułu wymieniony wprost, więc warto o niego zapytać dostawcę.

Dlaczego opakowania mają odrębną ewidencję ilościową?

Stan towaru obejmuje to, co się sprzeda, a stan opakowań to liczba nośników, które mają wrócić. Gdy oba leżą w jednym raporcie, opakowania zawyżają wartość zapasu albo gubią się wśród wielu indeksów. Osobna ewidencja ilościowa trzyma dla opakowań własny stan i saldo, a inwentaryzację prowadzi osobno, więc raport towarowy zostaje czysty.

Moduł do palet zaczyna ewidencję od dokumentu przychodu wewnętrznego, który wprowadza bilans otwarcia, i pozwala poprawić stany dokumentem rozchodu wewnętrznego, także po inwentaryzacji. Dokumenty wewnętrzne są kojarzone z kontrahentem. Dokument MM zapisuje przesunięcia opakowań między magazynami i w obrębie jednego magazynu. Ten sam dokument obsługuje ruch do procesów wewnętrznych, na przykład kompletacji, i zwroty z nich.

Opakowania inwentaryzuje się w dwóch miejscach. W magazynie liczy się je przy regale, a arkusz inwentaryzacyjny pokazuje różnicę ilościową przy każdej pozycji, co opisują strony o inwentaryzacji magazynu i o kontroli zapasów. Stanu u kontrahenta nie ma kto policzyć, więc potwierdza się go uzgodnieniem salda na piśmie. Rozbieżności z kontrahentem rozstrzyga umowa, a nie program.

Gdzie giną opakowania zwrotne i jak ograniczyć straty?

Strata opakowań rzadko wynika z jednego zdarzenia. Zwykle składa się z drobnych braków w dokumentach, które przez miesiące zamieniają się w saldo bez właściciela. Cztery przyczyny powtarzają się najczęściej:

• Zwrot bez dokumentu - kierowca zostawia puste opakowania na rampie bez przyjęcia, a saldo kontrahenta dalej rośnie.
• Wydanie bez zapisu opakowania - towar jedzie na palecie, ale dokument nie ma pozycji opakowania, więc u kontrahenta nie ma salda.
• Zły rodzaj albo stan - wraca paleta innego rodzaju lub uszkodzona, a w ewidencji jest zapisana jako pełnowartościowa.
• Saldo bez nadzoru - nikt nie zestawia go z umową i nie uzgadnia z kontrahentem, więc zaległość rośnie.

Pierwsze dwie przyczyny usuwa porządek w dokumentach: każdy ruch opakowania ma dokument, a dokument ma kontrahenta i datę. Trzecią wychwytuje kontrola przy rampie, a czwartą cykliczne uzgadnianie sald. Cztery nawyki ograniczają straty w praktyce:

• Liczenie opakowań na rampie przy wydaniu i przy zwrocie, z potwierdzeniem kierowcy.
• Zapis rodzaju i stanu opakowania w pozycji dokumentu, z uwagą przy uszkodzeniu.
• Uzgadnianie sald z kontrahentami w stałych odstępach, na przykład co miesiąc.
• Przegląd najstarszych sald, bo to one najczęściej kończą jako strata.

Wartość straty zależy od ceny zakupu opakowania i od umowy z kontrahentem. Przepisy o kaucji za opakowania po napojach to osobny mechanizm z własną ewidencją i karami, który opisuje strona o systemie kaucyjnym w magazynie.

Kiedy arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać do ewidencji?

Arkusz wystarcza przy jednym kontrahencie i niewielkiej liczbie opakowań, bo ktoś przepisuje liczby z dokumentów wydania. Przykład ilustracyjny: przy kilkunastu kontrahentach i kilku rodzajach opakowań przepisane liczby rozjeżdżają się z dokumentami. Wydanie ma jedną ilość, arkusz drugą, a salda na wskazany dzień nikt już nie odtworzy.

Program magazynowy prowadzi ruch towaru w dokumentach, więc ewidencja opakowań nie wymaga osobnego rejestru. Saldo wynika z tych samych dokumentów, z których powstaje stan magazynu, więc nikt nie przepisuje liczb. System powinien też integrować się z innymi narzędziami firmy, o czym mówi następna sekcja.

Jak powiązać ewidencję opakowań z ERP, na przykład z SAP?

ERP, na przykład SAP, prowadzi zwykle cenę i dokumenty sprzedaży, a magazyn ilości i ruch fizyczny. Przy opakowaniach trzeba ustalić, który system liczy saldo kontrahenta, a który je tylko pokazuje. Gdy ERP zapisuje opakowanie jako pozycję faktury albo noty, WMS przekazuje liczbę sztuk z dokumentu wydania, a obie liczby porównuje się przy uzgadnianiu sald.

Możliwość integracji z innymi modułami SAP daje spójność danych tylko wtedy, gdy wiadomo, który system jest źródłem ilości. Opis połączenia znajduje się na stronie SAP program magazynowy, a ogólne tryby wymiany na stronie o integracji z systemem ERP. Witryna nie opisuje wymiany sald opakowań z ERP jako funkcji standardowej, więc zakres ustala projekt.

Z jakich rozwiązań korzysta ewidencja opakowań zwrotnych?

Efektywna ewidencja opakowań jest potrzebna w wielu firmach, bo odpowiedni program pozwala śledzić stany opakowań i ich zwroty. Dzięki temu można uniknąć strat i obniżyć koszty operacyjne, a praca staje się lepiej zorganizowana. Tabela zestawia pięć rozwiązań, do których prowadzą linki z tej strony, i mówi, do czego każde z nich przydaje się przy opakowaniach.

Jakie cztery pytania zadać dostawcy programu do opakowań?

Wybór odpowiedniego systemu to istotna decyzja dla każdej firmy, a oprogramowanie do zarządzania magazynem musi spełniać wymagania danego przedsiębiorstwa. Skalowalność i wsparcie techniczne producenta sprawdza się osobno. Przy ewidencji opakowań cztery pytania odsiewają programy, które liczą tylko towar:

• Czy opakowanie ma własną kartę z rodzajem i wymiarami oraz czy można je liczyć ilościowo albo co do sztuki z numerem?
• Czy dokument wydania i przyjęcia zmienia saldo kontrahenta i przewoźnika oraz czy saldo da się odtworzyć na dzień z przeszłości?
• Czy program pokazuje saldo u każdego kontrahenta z wiekiem zaległości i czy kontrahent może je sprawdzać zdalnie?
• Czy straty i różnice trafiają do dokumentu zamiast do ręcznej poprawki oraz czy saldo wymienia się z ERP?

W Studio WMS.net opisy witryny potwierdzają słownik rodzajów opakowań, dokumenty przyjęć i wydań wiązane z kontrahentem, salda przewoźników i kontrahentów oraz zdalny dostęp do sald. Wiek zaległości, przypomnienia o terminie zwrotu i wymianę z ERP trzeba ustalić na demo i w analizie. Pełniejszą listę zawiera lista pytań do dostawcy WMS.

Którą stronę o opakowaniach i paletach otworzyć dalej?

Ewidencja opakowań jest częścią szerszego przepływu towaru, który opisuje strona WMS program magazynowy. Skanery kodów kreskowych i terminale z Androidem ograniczają błędy ręcznego wpisu, a opakowania zwrotne korzystają z nich tak samo jak towar. Tabela pokazuje, do czego służą pokrewne strony serwisu.