Jak prowadzić salda palet z kontrahentami i przewoźnikami: które dokumenty zmieniają saldo i jak wyjaśnić różnicę przed uzgodnieniem sald z kontrahentem.
Ta strona opisuje salda palet z kontrahentami i przewoźnikami: kto komu jest winien palety oraz jak dokumenty obrotu zmieniają saldo. Dalej omawiamy wyjaśnianie różnic i okresowe uzgodnienie z kontrahentem.
Czym rozliczanie palet różni się od innych stron o paletach?
Serwis ma kilka stron o paletach i każda odpowiada na inne pytanie. Ta strona dotyczy liczby palet, które partnerzy są sobie winni, a pozostałe zajmują się opakowaniami w ogóle oraz miejscem i kosztem składowania.
| Strona | Czym się zajmuje | Kiedy ją otworzyć |
|---|---|---|
| Program do ewidencji opakowań zwrotnych | Ewidencja wszystkich opakowań wielokrotnego użytku, nie tylko palet | Gdy obracasz też innymi opakowaniami, które mają wrócić do właściciela |
| Studio Palety | Aplikacja do gospodarki paletowej: dokumenty, przesunięcia i raporty sald | Gdy chcesz zobaczyć narzędzie stworzone właśnie do palet |
| System kaucyjny w magazynie | Obowiązki związane z opakowaniami po napojach | Gdy odpowiadasz za opakowania po napojach, a nie za palety transportowe |
| Lokalizacja palet | Miejsce, w którym fizycznie stoi paleta | Gdy pytanie brzmi „gdzie jest paleta", a nie „kto jest za nią winien" |
| Przyjęcia palet | Kwit paletowy i rejestracja przyjęcia | Gdy opisujesz sam moment przyjęcia palet |
| Inwentaryzacja palet | Raporty sald, eksport do Excela i karty oceny palet | Gdy porównujesz policzone palety z zapisami |
| System paletowy EPAL | Znak jakości i zasady dotyczące palet EUR | Gdy oceniasz, czy dana paleta jest wymienna |
| Usługi magazynowe - rozliczenie kosztów | Opłaty za składowanie liczone w paleto-dobach | Gdy chodzi o pieniądze za składowanie, a nie o liczbę palet do zwrotu |
Jak sprawnie zarządzać rozliczeniami palet w firmie?
Zarządzanie paletami wymaga zapisu każdej jednostki: u kogo jest i na jakiej podstawie. Do prawidłowego prowadzenia gospodarki paletowej przedsiębiorstwo potrzebuje systemu dokumentacji, w którym każdy ruch ma swój dokument. Podstawą jest karta obrotu paletami, czyli zestawienie przyjęć i wydań z saldem narastającym dla każdego kontrahenta. Dodatkowo firma powinna regularnie przeprowadzać inwentaryzację posiadanych palet, tak jak robi to z pozostałymi zasobami. Warto również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór nad gospodarką paletową, która będzie pilnować terminowych rozliczeń z kontrahentami.
Dokumentacja paletowa wymaga systematycznego zapisywania wszystkich operacji. Każde przyjęcie oraz wydanie palet powinno zostać potwierdzone odpowiednim dokumentem WZ lub PZ, a każda transakcja musi mieć odzwierciedlenie w dokumentach. Pracownicy magazynu muszą zwracać szczególną uwagę na stan techniczny przyjmowanych palet, bo od stanu zależy, czy druga strona uzna zwrot. Dobrą praktyką jest również fotografowanie uszkodzonych palet, co może być pomocne w przypadku późniejszych reklamacji.
Rozwiązania informatyczne usprawniają zarządzanie paletami, bo dają stały dostęp do informacji o stanie palet i ich ruchu. Dzięki nim firma może łatwo generować raporty oraz analizować przepływy palet między kontrahentami. Skanowanie kodów palet bezpośrednio w magazynie rejestruje ruch w chwili, gdy się odbywa.
Współpraca z partnerami wymaga jasnych zasad. Przedsiębiorstwo powinno zawrzeć w umowach handlowych zapisy o terminach i warunkach zwrotu palet oraz o tym, jak liczy się palety uszkodzone. Regularne uzgadnianie sald paletowych z kontrahentami pomaga uniknąć nieporozumień oraz wspiera długotrwałe relacje biznesowe. Można również rozważyć kaucję za palety, czyli zapis w umowie, że kontrahent wpłaca ustaloną kwotę za pobrane palety do chwili ich zwrotu. Kwotę kaucji ujmuje księgowość, a program prowadzi salda ilościowe.
Które palety trafiają na saldo, a które nie?
Saldo prowadzi się dla palet, które mają wrócić do właściciela albo zostać wymienione. Pierwszy podział dotyczy sposobu zwrotu. Palety wymienne, na przykład paleta EUR z oznaczeniem EPAL, oddaje się w takiej samej liczbie i o zbliżonej jakości, więc fizycznie wraca zwykle inna paleta niż ta, która wyjechała. Według stowarzyszenia EPAL bez ograniczeń wymienialne są tylko palety z oznaczeniem EPAL w owalu, a opis tego systemu znajdziesz na stronie o systemie paletowym EPAL.
Palety niewymienne, na przykład specjalne albo wielkogabarytowe, rozlicza się z konkretnym właścicielem, więc trzeba pamiętać, od kogo pochodzą. Osobną grupą są palety poolingowe. Pool zamknięty to zbiór palet wymiennych zarządzany przez operatora poolu, a korzystają z niego tylko podmioty obsługiwane przez tego operatora. Drugi podział dotyczy celu użycia: paleta zwrotna ma wrócić do nadawcy przesyłki, a paleta manewrowa służy do szybszego załadunku albo rozładunku drobnicy paczkowej.
| Rodzaj palety | Jak wraca | Co zapisać w programie |
|---|---|---|
| Wymienna (na przykład EUR z oznaczeniem EPAL) | Partner oddaje taką samą liczbę palet o zbliżonej jakości, więc wraca zwykle inna paleta niż ta, która wyjechała | Rodzaj palety i liczbę przy każdym przyjęciu i wydaniu oraz ocenę stanu przy przyjęciu |
| Niewymienna (na przykład specjalna do długich ładunków) | Wraca do właściciela albo jest rozliczana według umowy | Osobny rodzaj palety w słowniku i kontrahenta, od którego pochodzi |
| Poolingowa (na przykład CHEP) | Wraca do operatora poolu, a w poolu zamkniętym korzystają z niej tylko podmioty obsługiwane przez operatora | Osobny rodzaj palety, żeby nie mieszać jej z paletami własnymi |
| Zwrotna | Zgodnie z intencją nadawcy wraca do niego | Wydanie i zwrot na saldzie kontrahenta, a opłata według umowy |
| Manewrowa | Nadawca dostaje ją na czas załadunku lub rozładunku drobnicy paczkowej | Rodzaj palety oddzielony od zwrotnych, żeby nie zawyżać salda |
Słownik rodzajów palet jest punktem wyjścia dla wszystkich sald, bo dokument odwołuje się do rodzaju palety, a nie do ogólnego słowa „paleta". Im dokładniej rozdzielone rodzaje, tym łatwiej później wskazać, której palety brakuje. Zasady wymiany się zmieniają, więc przed wpisaniem ich do umowy należy sprawdzić aktualne warunki stowarzyszenia EPAL i uzgodnić je z kontrahentem.
Kto komu jest winien palety?
Saldo to różnica między liczbą palet wydanych partnerowi a liczbą palet, które od niego wróciły, liczona najlepiej osobno dla każdego rodzaju palety. Saldo prowadzi się osobno dla kontrahenta i dla przewoźnika, a rozliczenia można prowadzić także z kierowcami pracującymi na zlecenie przewoźnika. Dzięki temu da się ustalić, czy palety zniknęły przy odbiorcy, czy w transporcie. Znak salda zależy od konwencji przyjętej w firmie, więc przed pierwszym uzgodnieniem trzeba ją spisać i przekazać partnerom.
Schemat pokazuje, że saldo powstaje na styku dokumentów, a nie na podstawie samego stanu magazynowego. Palety mogą stać w magazynie i nie należeć do magazynu, więc stan palet i saldo to dwie różne informacje. Tabela zestawia zdarzenia, które zmieniają saldo, ze zdarzeniami, które go nie ruszają.
| Zdarzenie | Dokument | Co dzieje się z saldem |
|---|---|---|
| Dostawca albo przewoźnik przywozi palety z towarem | PZ lub PZB | Stan magazynu rośnie, a saldo zmienia się o liczbę z kwitu paletowego |
| Odbiorca albo przewoźnik zabiera palety z towarem | WZ lub WZB | Stan magazynu maleje, a saldo zmienia się w przeciwną stronę |
| Odbiorca zwraca puste palety | PZ | Stan magazynu rośnie, a saldo odbiorcy wraca w stronę zera o liczbę przyjętych palet |
| Wprowadzenie bilansu otwarcia albo korekta po inwentaryzacji | PW lub RW z kontrahentem | Saldo zmienia się o wartość korekty, a dokument zostawia ślad do wyjaśnienia |
| Paleta zmienia miejsce w magazynie | ZL (w Studio Palety MM) | Saldo bez zmian, bo formularz ZL nie ma pola kontrahenta |
| Paleta MIX z kilku asortymentów | MX | Saldo bez zmian, bo dokument nie ma pola kontrahenta i dotyczy zawartości palety |
Zasada, że każdy dokument obrotu paletami może zmieniać saldo kontrahenta albo przewoźnika wraz z jego kierowcą, pochodzi z opisu aplikacji Studio Palety. Dokumenty wewnętrzne służą tam do bilansu otwarcia i korekt, a także są kojarzone z kontrahentem. Przesunięcia między magazynami i lokalizacjami opisuje się dokumentem MM, którego opis w aplikacji nie wiąże z kontrahentem. Szczegóły tego narzędzia opisuje strona o Studio Palety.
Jak zapisać obrót paletami w dokumentach programu?
Przyjęcie palet do magazynu ewidencjonuje się na podstawie kwitu paletowego, który podaje dostawcę oraz rodzaj i liczbę palet. Magazynier ocenia przy tym stan jakościowy palet, a dokument dostaje unikalny numer ewidencyjny. W nagłówku formularza PZB wybiera się kontrahenta, a numer awizo i numer dostawy wpisuje się obok, natomiast w pozycji dochodzą pola Nr palety i Rodzaj palety. Na formularzu są też zakładki Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia, więc zdjęcia uszkodzonych palet można dołączyć do dokumentu zamiast trzymać je osobno.
Wydanie palet rejestruje się dokumentem WZ albo WZB. Formularz WZB ma osobne pola Kontrahent i Odbiorca, więc przed startem rozliczeń trzeba ustalić, na kogo wpisuje się saldo, bo od tego zależy, kogo obciąża brak zwrotu. Ogólny opis dokumentów i ich numeracji znajdziesz na stronie o dokumentach magazynowych, a przyjęcie palet na podstawie kwitu opisuje strona o przyjęciach palet.
Skąd biorą się różnice w saldach i jak je wyjaśnić?
Różnica w saldzie rzadko jest tajemnicą. Zwykle wynika z jednego brakującego albo błędnie przypisanego dokumentu, więc wyjaśnianie polega na cofaniu się po dokumentach, a nie na zgadywaniu. Program magazynowy pokazuje salda ogółem i szczegółowo oraz podgląd dokumentów, które na nie wpłynęły, a lista palet ma przyciski Stan magazynowy i Historia. Zestawienie sald można też otrzymać na wskazany dzień, co rozstrzyga spory o datę odcięcia.
| Przyczyna | Jak się objawia | Gdzie szukać |
|---|---|---|
| Paleta przyjęta bez dokumentu | Palety są w magazynie, a salda nie ma | Kwity paletowe z danego dnia i dokumenty przyjęć |
| Zapis na niewłaściwego kontrahenta lub przewoźnika | Jedna strona ma nadwyżkę, a druga niedobór o tę samą liczbę | Dokumenty wpływające na salda obu stron |
| Inny rodzaj palety w dokumencie | Saldo ogółem się zgadza, a w podziale na rodzaje nie | Salda szczegółowe i dokumenty z rodzajem palety |
| Palety odrzucone z powodu stanu | Kontrahent nie uznaje zwrotu | Zdjęcia i uwagi zapisane przy przyjęciu |
| Różne dni odcięcia | Każda ze stron liczy na inną datę | Zestawienie sald na ten sam dzień |
Dobrym pierwszym krokiem jest sprawdzenie, u którego partnera leży najwięcej palet. Tam różnica będzie największa, a jej wyjaśnienie da najwięcej. Następnie porównuje się kwity paletowe z dokumentami z tego samego dnia i szuka dokumentu, którego brakuje po jednej ze stron. Gdy dokumenty się zgadzają, a różnica zostaje, problem leży w stanie palet albo w ich rodzaju.
Jak prowadzić reklamację paletową?
Reklamacja paletowa dotyczy palet, których brakuje albo które odrzucono z powodu stanu technicznego. O jej wyniku decyduje to, co zapisano w chwili przyjęcia lub wydania, a nie to, co ustala się po tygodniach. Do oceny palet stosuje się karty: zielona opisuje cechy prawidłowej palety EPAL lub EUR, a karty żółta i czerwona rozdzielają uszkodzenia dopuszczalne od niedopuszczalnych. Stowarzyszenie EPAL przewiduje też klasy jakości palet, ale według jego opisu stosuje się je tylko za zgodą stron, dlatego bez takiej zgody obowiązują zwykłe warunki wymiany.
Spór o paletę wygrywa ten, kto ma dokumenty. Termin zgłoszenia reklamacji i sposób rozliczenia ustala umowa, a program pomaga tylko w tym, żeby dowody były pod ręką. Przed zgłoszeniem różnicy zbierz cztery rzeczy:
- Dokument z datą. Kwit paletowy i dokument przyjęcia albo wydania, który wpłynął na saldo.
- Zdjęcia palet. Wykonane przy przyjęciu i dołączone do dokumentu.
- Ocena stanu. Zapis, że magazynier ocenił stan jakościowy, z uwagą do pozycji.
- Zestawienie sald. Saldo kontrahenta na dzień, którego dotyczy spór.
Jak uzgadniać salda z kontrahentem okresowo?
Okresowe uzgodnienie to porównanie salda z zapisami kontrahenta na ten sam dzień. Częstotliwość ustala umowa, a prostym przykładem jest uzgodnienie na koniec miesiąca. Palety zwrotne dostarczane klientom w ramach usługi są zwykle odpłatne, wysokość opłaty ustala umowa o świadczeniu usług, a opłatę nalicza się po zwrocie pustych palet w ustalonych cyklach. Dlatego uzgodnienie ilości powinno poprzedzać fakturę, a nie następować po niej.
- Odcięcie. Ustal dzień, na który obie strony liczą salda.
- Wysyłka. Wyślij kontrahentowi zestawienie sald, które program pozwala eksportować do Excela i wysyłać mailem.
- Odpowiedź. Zbierz potwierdzenie albo listę różnic i rozstrzygaj je dokumentami.
- Korekta. Resztę zapisz dokumentem wewnętrznym z kontrahentem, a nie zmianą starych zapisów.
Raporty sald i ich eksport opisuje strona o inwentaryzacji palet, a wydruki zestawień można dostosować własnymi szablonami w bezpłatnym Report Builderze.
Jak usprawnić rozliczenia palet między kontrahentami?
Rozliczenia palet to często pomijany, ale istotny element logistyki. Precyzyjne śledzenie przepływu palet między firmami jest niezbędne do utrzymania równowagi w obrocie opakowaniami zwrotnymi. Jak zatem uprościć ten proces i uniknąć nieporozumień?
Skuteczne zarządzanie rozliczeniami palet wymaga odpowiedniego systemu informatycznego. Dzięki niemu można dokładnie rejestrować każdą paletę, która trafia do magazynu lub go opuszcza. System taki powinien umożliwiać przypisywanie palet do konkretnych dostawców i odbiorców, co ułatwia późniejsze rozliczenia. Ponadto warto zadbać o integrację z systemami ERP oraz TMS, aby zobaczyć palety obok przepływu towarów.
Kolejnym ważnym elementem jest automatyzacja procesów. Skraca ona czas potrzebny na rozliczenia i zmniejsza ryzyko błędów, bo zestawienia sald powstają z dokumentów, a nie z ręcznego przepisywania. Automatyzacja pozwala też szybko reagować na zmiany liczby posiadanych palet i sprawniej zarządzać stanami magazynowymi.
Jak program magazynowy wspiera rozliczanie palet?
Dobrze skonfigurowany system ułatwia rozliczanie palet na czterech poziomach.
- Ewidencja palet - numer palety w dokumencie pozwala odnaleźć ją w historii ruchów, a ewidencję według numerów seryjnych opisuje osobna strona.
- Systemy WMS - system wspiera rozliczanie dzięki integracji z dokumentacją magazynową, bo każdy dokument obrotu zostawia ślad na saldzie i pozwala przypisać palety do odpowiednich kontrahentów.
- Mobilna obsługa magazynu - skanery mobilne połączone z systemem pozwalają rejestrować przyjęcie i wydanie palet w czasie rzeczywistym, co ułatwia bieżącą kontrolę nad ich obrotem.
- Dokumentacja magazynowa - dokumenty PZ i WZ są podstawą każdego salda, a zestawienia i wydruki można dostosować do wymagań partnera.
Trendy w obrocie paletami czyta się z raportów sald, a podział asortymentu według ważności opisuje strona o analizie ABC i XYZ. Pozwala ona wskazać towary, które wychodzą na paletach najczęściej, czyli u których odbiorców saldo będzie rosło najszybciej.