Jak rozliczyć magazynowanie palet, gdy kontrahent ma dni wolne od opłat, a stawka zależy od liczby palet naliczanych w danym dniu. Opis reguł wdrożenia 3PL.
Rozliczanie magazynowania palet z dniami wolnymi zaczyna się od pytania, które może zadać każdy właściciel towaru: od którego dnia płacę za paletę, którą przywiozłem w poniedziałek. W opisywanym wdrożeniu odpowiedź wynika z jednego pola w kartotece kontrahenta, a wysokość stawki z cennika, w którym każdy przedział liczby palet ma własną pozycję.
W opisywanym wdrożeniu rozliczenie magazynowania liczy palety dzień po dniu i pomija te, które mieszczą się w liczbie dni wolnych ustalonej dla kontrahenta. Stawka za dany dzień wynika z przedziału, do którego należy liczba palet naliczanych tego dnia, więc ten sam kontrahent dostaje inną stawkę, gdy tych palet jest mało, a inną, gdy jest ich dużo.
Opisujemy dwie reguły jednego wdrożenia u operatora logistycznego, w którym rozliczenie magazynowania jest liczone w paletach. To nie jest opis standardu produktu. Ogólny dokument rozliczenia opisuje strona o rozliczeniu kosztów usług magazynowych, a metodę paletodób na przykładzie ilustracyjnym strona o rozliczeniu metodą dobopalety. Przykład z tamtej strony liczy dzień przyjęcia, a w opisywanym wdrożeniu dzień przyjęcia nie jest naliczany. Kontekst operatora z wieloma właścicielami towaru opisuje strona o WMS dla operatora 3PL.
Rozliczenie powstaje dla jednego kontrahenta i jednego okresu
Operator, który tworzy rozliczenie kosztów, wybiera kontrahenta. Potem podaje datę rozliczenia oraz datę początkową i końcową okresu. Wynik trafia do bufora jako dokument rozliczenia, a drugi krok, Zapisz, nadaje dokumentowi numer.
Formularz wymaga wypełnienia wszystkich trzech dat i pilnuje ich porządku. Kalendarze pozwalają wybrać dzień do pięciu lat wstecz i nie dalej niż dziś. Formularz odmawia też, gdy dla kontrahenta istnieje już rozliczenie z okresem zachodzącym na wybrany okres, w tym przez wspólny dzień graniczny. Dotyczy to także rozliczenia jeszcze niezapisanego, stojącego w buforze. Wszystkie sześć kontroli zestawia tabela. Ogólny przebieg tworzenia dokumentu rozliczenia opisuje strona o precyzyjnym rozliczaniu kosztów magazynowych, a rozliczenie w buforze i dokument rozliczenia pokazuje strona na portalu o systemie WMS: rozliczenie kosztów magazynowych w WMS.
| Sytuacja | Co pokazuje formularz |
|---|---|
| Brak daty rozliczenia | „Brak daty rozliczenia!” |
| Brak daty początkowej | „Brak daty początkowej rozliczenia!” |
| Brak daty końcowej | „Brak daty końcowej rozliczenia!” |
| Data rozliczenia starsza od początkowej | „Data rozliczenia jest starsza od daty początkowej!” |
| Data końcowa starsza od początkowej | „Data końcowa jest starsza od daty początkowej!” |
| Dla kontrahenta istnieje już rozliczenie zachodzące na wybrany okres | Okno „Blokada dopisania rozliczenia” z informacją o istniejącym rozliczeniu kontrahenta w wybranym przedziale czasowym |
Magazynowanie jest w tym rozliczeniu osobną kategorią kosztów. Kategorie, które mają się liczyć, włącza się kontrahentowi osobno, więc rozliczenie obejmuje tylko te, które ma włączone. Reguły z dalszych sekcji dotyczą kategorii magazynowania.
Dni wolne ustala się w kartotece kontrahenta
Dni wolne to dni bez opłat za składowanie, liczone w dniach kalendarzowych, więc weekendy i święta wliczają się do nich tak samo jak dni robocze i nie mają nic wspólnego z dniami wolnymi od pracy. Liczbę tych dni wpisuje się w kartotece kontrahenta, w polu Ilość dni wolnych. Pole należy do kartoteki, którą opisuje strona o kartotekach magazynowych w systemie WMS, więc każdy kontrahent ma własną wartość. Dwóch właścicieli towaru w jednym magazynie może mieć różne okresy bezpłatnego składowania, a rozliczenie czyta wartość tego kontrahenta, dla którego powstaje.
- Podpowiedź. Przy polu stoi tekst „Ilość dni bez opłat za składowanie”.
- Wymagalność. Pole jest wymagane, więc kartoteka nie zostaje bez wartości.
- Zakres. Pole przyjmuje liczbę całkowitą od 0 do 999.
- Wartość początkowa. Nowa kartoteka zaczyna od 0.
Zero oznacza brak dni bezpłatnych, ale nie oznacza naliczania palety w dniu przyjęcia. Tę zasadę opisujemy w następnej sekcji, bo dotyczy każdej wartości pola, także zera. Nie należy mylić tego tematu z rozliczaniem palet jako opakowań między partnerami, które opisuje strona o rozliczaniu palet.
Paleta wchodzi do rozliczenia dopiero po dniach wolnych
Magazynowanie liczy się dzień po dniu w wybranym okresie, dla tych rodzajów palet, dla których kontrahent ma w cenniku aktywną pozycję magazynowania. Paleta wchodzi do liczby palet naliczanych danego dnia, gdy na koniec poprzedniego dnia miała dodatni stan i minęły dni wolne od jej przyjęcia. Palety, które są jeszcze w dniach wolnych, nie zwiększają tej liczby. Ten opis dotyczy palety przyjętej jednym przyjęciem, bez późniejszych przeniesień.
Dni wolne liczy się w dniach kalendarzowych od daty przyjęcia. Przy wartości 3 paleta przyjęta w dniu D nie jest naliczana przez trzy dni, od D do D+2, a pierwszym naliczanym dniem jest D+3. Dzień przyjęcia nie jest naliczany nawet wtedy, gdy kontrahent ma 0 dni wolnych. Pierwszym naliczanym dniem jest wtedy następny dzień po przyjęciu, tak samo jak przy wartości 1. Regułę sprawdzono na danych przykładowych.
| Dzień od przyjęcia | Przy 0 dni wolnych | Przy 3 dniach wolnych |
|---|---|---|
| D (dzień przyjęcia) | nie | nie |
| D+1 | tak | nie |
| D+2 | tak | nie |
| D+3 | tak | tak |
| D+4 | tak | tak |
Dzień przyjęcia nie jest naliczany, a dni wolne liczy się od daty przyjęcia.
Dla właściciela towaru wynika z tego prosta konsekwencja: pierwszy płatny dzień palety przypada zawsze co najmniej dzień po przyjęciu, a przy trzech dniach wolnych jest to czwarty dzień od przyjęcia.
Dostawa wpisana później jest liczona od daty przyjęcia
Za datę przyjęcia rozliczenie przyjmuje datę z pola Z dnia, a gdy jej nie ma, datę dokumentu. W formularzach przyjęć w przeglądarce pole Z dnia jest wymagane, a kalendarz pozwala wybrać dzień od 365 dni wstecz do dziś. Gdy dostawę wpisano później, rozliczenie bierze więc datę z tego pola.
Wcześniejsza data z pola Z dnia przesuwa początek liczenia. Przy trzech dniach wolnych dostawa z datą 1 marca i dokumentem z 4 marca jest naliczana od 4 marca. Regułę sprawdzono na danych przykładowych. Gdyby brano datę dokumentu, pierwszym naliczanym dniem byłby 7 marca.
Stawka zależy od liczby palet naliczanych w danym dniu
Formularz pozycji cennika ma pięć pól, a przy dopisaniu dochodzi szóste, Usługa. Pierwsze dwa to Kategoria kosztów i Cena netto. Dalej stoją Rodzaj palety oraz granice przedziału, czyli Ilość palet od i Ilość palet do. Oba pola z liczbą palet to liczby od 0 do 9999 z wartością początkową 0.
Dla każdego dnia system wybiera pozycję cennika magazynowania dla danego rodzaju palety, w której liczba palet naliczanych tego dnia mieści się w przedziale od „od” do „do”. Są to palety, które mają już za sobą dni wolne, a te będące jeszcze w dniach wolnych nie zwiększają tej liczby. Obie granice należą do przedziału. Cennik ma więc dla jednego rodzaju palety kilka pozycji, a konkretny dzień trafia do tej, której przedział obejmuje liczbę palet naliczanych tego dnia.
Gdy żaden przedział nie obejmuje liczby naliczanych palet, system bierze pozycję tego samego rodzaju palety, której górna granica jest najbliższa liczbie palet, niezależnie od tego, czy leży niżej, czy wyżej. Po najechaniu kursorem na pole Ilość palet do formularz podpowiada, że przy braku zakresu użyty będzie cennik najbliższej ilości palet.
Wszystkie naliczane palety danego dnia są wyceniane według stawki jednego wybranego przedziału. Stawki nie są liczone progresywnie, czyli przedział po przedziale. Wiersz szczegółowy rozliczenia magazynowania zawiera datę i liczbę palet z danego dnia. Wskazuje też pozycję cennika, z której przepisano cenę. Cennik klienta dla usług dodanych opisuje strona o usługach dodanych w magazynie 3PL, a dzienny stan palet z przyjęciem liczonym w dniu przyjęcia pokazuje artykuł techniczny o paletodobie w T-SQL.
Formularz cennika sprawdza granice przedziałów
Dla kategorii innej niż usługi formularz cennika nie przyjmuje wartości w polu Ilość palet do mniejszej niż w polu Ilość palet od. Pokazuje wtedy komunikat „Ilość palet do nie może być mniejsza!”. Formularz wymaga też rodzaju palety i bez niego odpowiada komunikatem „Brak rodzaju palety!”.
Przy zapisie przedziału, który koliduje z istniejącą pozycją cennika, formularz odmawia komunikatem „Istnieje już cennik na wybrany zakres palet!”. Granice liczą się włącznie. Przy edycji pozycji z porównania wyłączona jest edytowana pozycja.
Przykład jednego dnia rozliczenia
Przykład (wymyślony): Klient Testowy ma w kartotece 3 dni wolne. W poniedziałek na magazyn trafia paleta PAL-0001. Przez pierwsze trzy dni, od poniedziałku do środy, nie jest naliczana, a pierwszym płatnym dniem jest czwartek. W cenniku Palety A (przykład) są dwa przedziały: od 1 do 10 palet i od 11 do 50 palet.
W czwartek 12 palet tego rodzaju ma już za sobą dni wolne, więc wszystkie 12 liczy się według stawki drugiego przedziału. Palety będące jeszcze w dniach wolnych nie zwiększają tej liczby. Gdyby naliczanych było 10 palet, zadziałałby przedział pierwszy, bo granica 10 należy do pierwszego przedziału. Gdyby naliczanych było 60 palet, system wziąłby przedział o najbliższej górnej granicy, czyli drugi. Wiersz szczegółowy za czwartek wskazuje wtedy pozycję cennika, z której przepisano cenę.
Przykład opisuje wyłącznie wybór stawki dla dnia, bez sum rozliczenia. Pokazuje za to, że ten sam kontrahent dostaje inną stawkę, gdy zmienia się liczba naliczanych palet tego rodzaju, a w kartotekach nikt niczego nie poprawia.
Co ta strona opisuje, a czego nie rozstrzyga
Opisujemy dwie decyzje systemu: od którego dnia paleta jest naliczana i którą pozycję cennika dostaje dany dzień. Granice tego opisu są następujące.
- Sumy. Opisujemy wybór stawki dla dnia, a nie sumy rozliczenia.
- Zakres reguły dni wolnych. Opis liczenia dotyczy palety przyjętej jednym przyjęciem, bez późniejszych przeniesień.
Pytania do zadania na etapie analizy
Przy analizie przedwdrożeniowej warto zadać kilka pytań. Odpowiedzi nie są faktami z opisywanego wdrożenia, tylko tematami do ustalenia w Twojej firmie.
- Dni wolne. Czy kontrahenci Twojej firmy mają różne okresy bezpłatnego magazynowania i kto ustala ich długość?
- Liczba palet. Czy stawka za dzień ma zależeć od liczby palet naliczanych w danym dniu, czyli tych, które mają już za sobą dni wolne, czy od innej wielkości?
- Data przyjęcia. Która data ma przesuwać początek liczenia: data dokumentu przyjęcia czy data wpisana przez operatora?
- Poza przedziałami. Co ma się dziać z liczbą palet, która wypada poza wszystkimi przedziałami cennika?